鄒虞山

摘 要：本文首先對(duì)地鐵生產(chǎn)性物資采購(gòu)訂單管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了闡述，然后對(duì)完善采購(gòu)訂單管理的對(duì)策和建議進(jìn)行了總結(jié)，希望可以為地鐵生產(chǎn)性物資采購(gòu)訂單管理的有效性提供一定的借鑒依據(jù)。

關(guān)鍵詞：生產(chǎn)性;物質(zhì)采購(gòu);訂單管理

1 地鐵生產(chǎn)性物資采購(gòu)訂單管理存在的問(wèn)題

1.1 工作效率低、訂單設(shè)置缺乏科學(xué)管理

目前，我國(guó)大部分采購(gòu)訂單流程設(shè)置的過(guò)程中，主要包括了兩個(gè)流程：訂單和采購(gòu)合同簽訂。在采購(gòu)合同簽訂流程當(dāng)中，主要包括了五個(gè)環(huán)節(jié)：擬定采購(gòu)合同、組織針對(duì)合同條款的談判、對(duì)合同進(jìn)行會(huì)簽、審批以及雙方確認(rèn)蓋章，主要以線下會(huì)面為主，一般會(huì)進(jìn)行三周到四周。大部分時(shí)候，對(duì)合同進(jìn)行會(huì)簽和審批往往需要很長(zhǎng)的時(shí)間，此時(shí)可以利用線上電子流轉(zhuǎn)的方法，有效的降低時(shí)間消耗，進(jìn)而提高工作效率。對(duì)訂單流程而言，主要分為以下七個(gè)步驟：制定需求計(jì)劃、擬定計(jì)劃訂單、采購(gòu)下單購(gòu)置、供應(yīng)商交貨、倉(cāng)庫(kù)部門接收貨物、對(duì)需求的物資進(jìn)行驗(yàn)收、將物資登記入庫(kù)，刨去供應(yīng)商接單到交貨的正常周期之外（如圖1所示），而對(duì)于訂單流程的都是公司內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)，一般需要三到五個(gè)周的時(shí)間來(lái)處理，正常情況下，制定需求計(jì)劃、擬定計(jì)劃訂單、采購(gòu)下單購(gòu)置所消耗的時(shí)間比較長(zhǎng)，所以這樣的設(shè)置方式缺乏科學(xué)、合理性。采購(gòu)合同是訂單的主要來(lái)源，而在目前的EAM系統(tǒng)力，尚且缺少設(shè)置采購(gòu)合同模塊，在對(duì)應(yīng)訂單的過(guò)程中，是以需求計(jì)劃作為基礎(chǔ)，導(dǎo)致EAM系統(tǒng)訂單流程不夠完善。另外在EAM系統(tǒng)導(dǎo)出的訂單中缺乏合同的重要信息，例如產(chǎn)地信息、型號(hào)規(guī)格、合同名稱等等，然后安排采購(gòu)人員到線下進(jìn)行補(bǔ)充完善，這就會(huì)采購(gòu)效率造成影響。

1.2 訂單管理系統(tǒng)有待進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，自動(dòng)化程度較低

當(dāng)前的EAM系統(tǒng)，對(duì)訂單主要分為以下幾點(diǎn)方面的問(wèn)題：首先，EAM系統(tǒng)是通過(guò)編碼庫(kù)為基礎(chǔ)，來(lái)對(duì)物資信息進(jìn)行描述的，導(dǎo)致信息與實(shí)際的采購(gòu)合同相比，存在一定的偏差;其次，EAM系統(tǒng)不能對(duì)訂單物資數(shù)量自動(dòng)匹配采購(gòu)合同的數(shù)量，而且沒(méi)有任何提醒;最后，下載EAM系統(tǒng)中的訂單，格式上不能和采購(gòu)模板相吻合。

1.3 交貨周期缺乏管理，致使訂單交貨延遲

出現(xiàn)訂單延遲交貨的主要原因有以下兩種：一是，缺少對(duì)訂單進(jìn)度有效管理，采購(gòu)人員沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)，與供應(yīng)商沒(méi)有及時(shí)溝通，在下單、交貨的過(guò)程中出現(xiàn)了各種問(wèn)題，導(dǎo)致供應(yīng)商交貨出現(xiàn)延遲，甚至無(wú)法按照規(guī)定的要求進(jìn)行交貨;二是，在合同簽訂的時(shí)候，存在著不合理的情況，有些供應(yīng)商為了想盡辦法得到采購(gòu)合同，就在簽訂時(shí)積極的響應(yīng)配合，而在實(shí)際采供過(guò)程中，缺少生產(chǎn)廠家的支持，往往會(huì)導(dǎo)致訂單交貨延遲或者無(wú)法完成交貨的情況。

2 針對(duì)采購(gòu)訂單管理中問(wèn)題的對(duì)策和建議

2.1 合并同類項(xiàng)目、采用集中采購(gòu)

總結(jié)地鐵前期項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，選擇科學(xué)的措施，強(qiáng)化內(nèi)外資源的整合：首先，保證物資選型和技術(shù)參數(shù)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，保證各專業(yè)需求物資內(nèi)容，統(tǒng)一各線路的需求物資內(nèi)容;其次，制定嚴(yán)格的年度需求審查機(jī)制，避免發(fā)生重復(fù)采購(gòu)的現(xiàn)象，對(duì)同類型物資進(jìn)行整合，對(duì)不同類型的物資進(jìn)行科學(xué)的分類，確保集中采購(gòu)的有效性;最后，擴(kuò)大地鐵信息推廣渠道，提高地鐵信息傳播的效率，增強(qiáng)地鐵對(duì)市場(chǎng)的影響力，充分發(fā)揮市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)和積極性。

2.2 科學(xué)設(shè)計(jì)計(jì)劃、項(xiàng)目，提升工作效率

在擬定需求計(jì)劃、制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)需要注意以下幾點(diǎn)：一是，相關(guān)部門必須科學(xué)的制定計(jì)劃內(nèi)容，對(duì)物資的定位、產(chǎn)品檔次進(jìn)行的確認(rèn)，同時(shí)要對(duì)信息的準(zhǔn)確些提出要求，例如技術(shù)參數(shù)、產(chǎn)品名稱、名牌和規(guī)格參數(shù)，從而確保物資能夠生產(chǎn)的實(shí)際情況，更深入市場(chǎng)進(jìn)行研究，對(duì)行業(yè)發(fā)展的需求進(jìn)行分析，避免發(fā)生需求與供應(yīng)不相符的情況;二是，對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)一的管理，讓計(jì)劃的內(nèi)容符合實(shí)際需求，再通過(guò)對(duì)前期工作的總結(jié)，充分結(jié)合市場(chǎng)資源，合理的制定采購(gòu)項(xiàng)目，嚴(yán)格控制貨節(jié)點(diǎn)，避免出現(xiàn)重復(fù)性工作，降低人力物力成本，提高工作效率;三是，對(duì)于涉及到的重點(diǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃，例如防寒、新線開(kāi)通等等，需要優(yōu)先實(shí)施和交貨前置安排，保證物資的落實(shí)到位[1]。

2.3 改善采購(gòu)合同流程，簡(jiǎn)化訂單管理結(jié)構(gòu)

在合同的會(huì)簽和審批過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮電子化線上流程的優(yōu)勢(shì)，不僅能夠提高各環(huán)節(jié)的處理進(jìn)度，而且還能夠大幅度提高采購(gòu)工作的效率，能夠在線上留下數(shù)據(jù)積累，當(dāng)以后出現(xiàn)問(wèn)題需要復(fù)核式，便于追溯和查詢。當(dāng)采購(gòu)合同簽訂完畢以后，需要采購(gòu)人員根據(jù)需求進(jìn)行下單，還需要負(fù)責(zé)交接貨工作，督促倉(cāng)儲(chǔ)部門登記入庫(kù)，履行采購(gòu)工作的管理責(zé)任，轉(zhuǎn)變被動(dòng)下單的情況，變?yōu)橹鲃?dòng)，從而可以滿足生產(chǎn)供應(yīng)的需求[2]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在對(duì)地鐵行業(yè)物資的采購(gòu)訂單管理中，可以運(yùn)用電子軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)采購(gòu)流程的全過(guò)程管理，在管理流程當(dāng)中，會(huì)涉及到5個(gè)基礎(chǔ)管理模塊，主要包括了需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、線上系統(tǒng)訂單、線下采購(gòu)訂單以及驗(yàn)收入庫(kù)，保證管理工作可以貫徹到物資采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]程振.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)內(nèi)控制度存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].北方經(jīng)貿(mào)，2019（11）：84-85.