黃煌

學(xué)生檔案主要是學(xué)生管理過程中，可以綜合反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、成績、表現(xiàn)等，是個(gè)體集中保存的文字歷史記錄資料。高校學(xué)生檔案管理在學(xué)生管理活動(dòng)當(dāng)中發(fā)揮了重要作用，其重要性不可忽視。當(dāng)時(shí)目前高校學(xué)生檔案管理工作依然存在些許問題，本文以此為出發(fā)點(diǎn)，首先分析了檔案管理的概念性內(nèi)容，其次總結(jié)了當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀，最后有針對性的概括了高校學(xué)生檔案管理體系優(yōu)化策略。

檔案管理工作長期作為一項(xiàng)服務(wù)性和政治性的工作內(nèi)容而存在，因此檔案管理的水平也成為了考量高校管理質(zhì)量的指標(biāo)之一。目前階段，高校的信息化建設(shè)水平不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理工作開始面臨新的挑戰(zhàn)。對此，應(yīng)該全面關(guān)注和深度分析高校檔案管理存在的問題，提出有針對性的優(yōu)化策略，發(fā)揮理論的指導(dǎo)意義和價(jià)值。

1 高校檔案管理概述

高校學(xué)生檔案管理在學(xué)生管理活動(dòng)當(dāng)中發(fā)揮了重要作用，其重要性不可忽視。學(xué)生檔案主要是學(xué)生管理過程中，可以綜合反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、成績、表現(xiàn)等，是個(gè)體集中保存的文字歷史記錄資料。學(xué)生檔案可以為用人單位的人才選拔提供參考，通過檔案招聘人員可以準(zhǔn)確并全面的了解學(xué)生個(gè)人素質(zhì)、能力、表現(xiàn)、成績等。對學(xué)生的晉升、任免、獎(jiǎng)懲等多方面材料匯總后歸入檔案，成為了人員考核的重要依據(jù)。學(xué)生檔案內(nèi)容包括高中階段的學(xué)生學(xué)籍檔案資料、基本信息登記表、軍訓(xùn)鑒定、畢業(yè)測評、黨員及團(tuán)員資料及其他獎(jiǎng)勵(lì)材料等。

輔導(dǎo)員之所以需要進(jìn)行全面的檔案管理，主要是由于檔案信息價(jià)值的重要性。在新生入學(xué)后檔案歸檔，大學(xué)期間會(huì)進(jìn)行檔案再次整理，如果學(xué)生中途休學(xué)、退學(xué)、參軍、公務(wù)員考錄等都需要提前調(diào)閱檔案。檔案的派遣、改派、查詢等需要依照不同單位要求進(jìn)行不同操作。

2 當(dāng)前高校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理意識薄弱

高校檔案管理意識薄弱主要是由于高校決策管理層對檔案的認(rèn)識不足，未能充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。很多高校檔案管理者片面的認(rèn)為檔案成果資料數(shù)量較少，因此實(shí)際管理難度不大，因此并沒有有針對性的建立起科學(xué)的檔案管理體系，這也在一定程度上弱化了檔案的內(nèi)容價(jià)值和服務(wù)利用價(jià)值。實(shí)際上，各大高校目前都已經(jīng)在檔案的收集、整理和保管方面建立了統(tǒng)一的管理辦法，但是實(shí)際落實(shí)效果也并不理想。綜合分析可見，管理意識的薄弱和重要性的認(rèn)識不足是直接影響高校檔案管理效果的問題所在。

2.2 管理制度不健全

目前階段高校檔案管理存在制度不健全的問題。規(guī)章制度是開展各項(xiàng)檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)，因此在制度方面的欠缺直接降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。很多高校在開展檔案管理的過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這也導(dǎo)致了操作規(guī)范出現(xiàn)失誤和問題。管理制度不健全所導(dǎo)致的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，檔案管理制度不健全導(dǎo)致學(xué)院和檔案管理處業(yè)務(wù)對接不到位，資料管理和收集不及時(shí)，增加了資料定期整理和查找的難度。

2.3 管理開發(fā)利用不到位

目前，很多高校開始意識到校園檔案管理工作的收集內(nèi)容重要性，但是對開發(fā)和利用的關(guān)注較少。重視檔案收集和管理而忽視檔案的資源開發(fā)利用是目前存在的重要問題之一。由此也導(dǎo)致了很多高校的檔案資源管理系統(tǒng)遲遲未能落實(shí)到位，在電子信息化的校園建設(shè)中，檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)的電子化建設(shè)落后。同時(shí)，由于很多檔案資源處于被動(dòng)服務(wù)、保守封閉的狀態(tài)，也不利于檔案資源的開發(fā)和使用，等同于耗費(fèi)資源管理和收集而沒有發(fā)揮實(shí)際效用。該問題的出現(xiàn)也阻礙了高校檔案管理水平的提升和高效服務(wù)體系和服務(wù)價(jià)值的提高。

2.4 管理信息化水平低

上文分析中提到，檔案管理開發(fā)利用不到位間接導(dǎo)致了在電子信息化的校園建設(shè)中，檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)的電子化建設(shè)落后，很多高校的檔案資源管理系統(tǒng)遲遲未能落實(shí)到位，這也是管理信息化水平低的重要表現(xiàn)。目前很多高校的檔案管理依然保持在傳統(tǒng)的檔案收集、立卷、歸檔、分類、編號和編目的手工操作狀態(tài)，不僅耗時(shí)耗力，同時(shí)也開始脫離信息化的校園建設(shè)要求。雖然目前很多高校的檔案管理部門配置了掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印設(shè)備等，但是由于缺乏充足的資金支持，也影響了檔案信息化建設(shè)。

3 高校學(xué)生檔案管理體系優(yōu)化策略

3.1 提升檔案管理重視程度

針對上文中提到了目前高校檔案管理工作存在的問題，應(yīng)該進(jìn)一步提升檔案管理重視程度。應(yīng)該從管理層入手，由校領(lǐng)導(dǎo)親自開會(huì)落實(shí)檔案管理要求，明確檔案管理工作的重要意義，提升全體參與人員的檔案管理重視程度。由此才能讓全校教職工作人員充分充實(shí)檔案管理工作，形成良好的工作氛圍，以檔案管理要求為標(biāo)準(zhǔn)。高校的檔案管理工作人員也應(yīng)該明確自身的工作職責(zé)，積極投入更多精力，加大檔案管理的工作力度，提升工作熱情。

3.2 完善檔案管理制度

制度是實(shí)踐的重要前提和基礎(chǔ)，擁有良好的檔案管理制度才能更好的指導(dǎo)實(shí)踐的發(fā)展。高校檔案管理工作制度的完善應(yīng)該從以下幾點(diǎn)入手。首先，應(yīng)該明確各學(xué)院與檔案室的工作關(guān)系及各自的權(quán)利、義務(wù)。保證檔案資料歸檔過程中各部分參與者順利開展工作;其次，應(yīng)該形成一套完整的檔案管理工作細(xì)則，保證檔案管理工作人員可以按時(shí)完成檔案歸檔;最后，應(yīng)該以檔案管理制度為依據(jù)來做好檔案的收集、裝訂、借閱等，形成規(guī)范化的運(yùn)行機(jī)制。

3.3 加強(qiáng)高校檔案編研

高校的檔案編研工作應(yīng)該事先檔案收集保存與開發(fā)利用的同步進(jìn)行。高校在科研、基建、教學(xué)等各個(gè)方面的工作內(nèi)容的回顧和總結(jié)都需要檔案資料為參考。因此檔案編研需要參與者全面加強(qiáng)檔案資源的征集和歸檔，堅(jiān)持詳盡而沒有遺漏。對于所征集的資料也應(yīng)該積極堅(jiān)持分類整理、科學(xué)甄別，保證檔案資源的完整、真實(shí)。除此之外，不同載體的資源開發(fā)和利用應(yīng)該形成專屬的目錄及匯總材料，幫助使用者更快捷的獲取所需要的檔案信息，通過加強(qiáng)高校的檔案編研來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校檔案的憑證化、系統(tǒng)化。

3.4 創(chuàng)新檔案管理方法

在創(chuàng)新檔案管理辦法的過程中，提升高校檔案管理的整體信息化水平是關(guān)鍵所在。高校應(yīng)該在信息化校園的發(fā)展背景下做到以下幾點(diǎn)：首先，應(yīng)該建立健全校園檔案管理局域網(wǎng)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行深層次的檔案資源挖掘，通過檔案資料的系統(tǒng)化收集和整理來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的有機(jī)融合;其次，應(yīng)該通過掃描、錄入等不同方式實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源向電子檔案資源的轉(zhuǎn)化，便于統(tǒng)一的數(shù)字檔案收集、傳輸、查閱;最后，應(yīng)該建立起高校的檔案資源數(shù)據(jù)庫，完成資源的遠(yuǎn)程檢索，促進(jìn)檔案資源的功能模塊化、網(wǎng)絡(luò)共享化。

4 總結(jié)

綜上所述，高校的檔案管理工作對于整體的校園建設(shè)和發(fā)展有十分重要的影響。因此，各大高校應(yīng)該做好檔案管理的優(yōu)化工作。充分認(rèn)識到當(dāng)前存在的管理意識薄弱、管理制度不健全、管理開發(fā)利用不到位、管理信息化水平低等問題，進(jìn)一步有針對性的提升檔案管理重視程度、完善檔案管理制度、加強(qiáng)高校檔案編研。通過多種辦法有針對性的實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理體系優(yōu)化，推動(dòng)高校檔案管理水平的不斷提升。

（作者單位：四川工商學(xué)院）