方瓊

摘 要：改革開(kāi)放以來(lái)，企業(yè)辦公室逐步發(fā)展成為綜合性管理服務(wù)部門(mén)，而行政事務(wù)工作逐步成為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要部分，提高經(jīng)濟(jì)效益的有效保障。但在過(guò)往的觀念里，行政管理無(wú)異于簡(jiǎn)單的后勤工作，這樣必然會(huì)影響行政事務(wù)管理水平的提升。為了有效提高國(guó)有企業(yè)辦公室運(yùn)行效率，需要不斷完善行政事務(wù)管理，促使管理形式與管理內(nèi)容產(chǎn)生有利轉(zhuǎn)變。本文主要從辦公室行政事務(wù)管理工作的必要性入手，提出存在問(wèn)題，并給出一些切實(shí)有效的管理措施，以促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);行政事務(wù)管理;服務(wù);措施

一、引言

辦公室行政事務(wù)管理為企業(yè)的制度完善、辦公管理、會(huì)議管理、設(shè)備管理等任務(wù)帶來(lái)有力的臂助。最主流、常見(jiàn)的項(xiàng)目不外乎：出差機(jī)票訂購(gòu)、物業(yè)管理、后勤保障、會(huì)議組織、統(tǒng)籌固定資產(chǎn)等。行政事務(wù)管理絕不僅僅局限于辦公事務(wù)或給管理人員打下手，更是一項(xiàng)艱巨而長(zhǎng)遠(yuǎn)的使命，是國(guó)企在成長(zhǎng)壯大道路上不可或缺的一環(huán)。

二、行政事務(wù)管理工作的必要性

行政管理人員除了在保證公司總發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上做好公司的助手，更重要的是為企業(yè)創(chuàng)造一個(gè)和諧且積極向上的工作環(huán)境，在為公司全員服務(wù)的同時(shí)也監(jiān)督公司員工。企業(yè)要發(fā)展必須保證一定的基礎(chǔ)及相關(guān)的物質(zhì)條件，而行政事務(wù)管理的內(nèi)容就是保證企業(yè)生存基本條件，只有事務(wù)管理工作做好了，才是保證企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)基礎(chǔ)，管理和服務(wù)相互結(jié)合，讓企業(yè)以最佳的姿態(tài)接受市場(chǎng)的挑戰(zhàn)，斬獲豐厚的效益。

三、影響企業(yè)行政事務(wù)管理工作水平的主要問(wèn)題

1.規(guī)章制度不完善，工作氛圍缺乏積極性

一個(gè)企業(yè)管理水平高低與否，主要在于制度管人。制度是否健全與頂層設(shè)計(jì)息息相關(guān)，受限于諸多外在條件的制約，公司缺乏成熟、周密的頂層規(guī)劃，給行政工作帶來(lái)了巨大的困擾，獎(jiǎng)懲機(jī)制也不夠清晰、準(zhǔn)確，存在大量模糊、籠統(tǒng)之處，造成工作沒(méi)有說(shuō)服力，員工得不到崗位重視和工作成就感，影響行政事務(wù)管理工作水平提升，從而使員工缺乏積極性和主動(dòng)性。甚至認(rèn)為行政事務(wù)管理工作無(wú)異于管理人員的跟班，毫無(wú)專業(yè)水準(zhǔn)可言，給職員帶來(lái)了巨大的情緒壓力，甚至出現(xiàn)抵觸、排斥心理，無(wú)法以專注、陽(yáng)光的姿態(tài)投入到工作中。

2.管理和服務(wù)意識(shí)缺乏

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，行政事務(wù)管理扮演著基礎(chǔ)性角色，牢牢把握人力、物力、經(jīng)營(yíng)管理等多方面相關(guān)因素，肩負(fù)著統(tǒng)籌資源、鏟除風(fēng)險(xiǎn)、削減能耗等一系列使命?？删蛯?shí)際情況來(lái)看，國(guó)內(nèi)企業(yè)的物質(zhì)保障水準(zhǔn)并不理想。

不僅如此，在企業(yè)崛起、壯大的道路上，業(yè)務(wù)版圖不斷延伸，可后勤工作出現(xiàn)脫節(jié)，難以妥善調(diào)配物資，無(wú)疑會(huì)拖累企業(yè)前進(jìn)的步伐。物質(zhì)保障缺乏落實(shí)，行政效率低下，部門(mén)間、公司間溝通不暢，說(shuō)到底就是管理意識(shí)、服務(wù)意識(shí)不到位，致使行政部門(mén)難以妥善肩負(fù)起自身使命，無(wú)法塑造出和諧、活躍的工作氛圍，讓公司凝聚力大打折扣。

3.員工素質(zhì)良莠不齊，欠缺工作經(jīng)驗(yàn)和精力

行政事務(wù)管理職責(zé)與國(guó)家法規(guī)、企業(yè)規(guī)章緊密相關(guān)，對(duì)管理人員的素質(zhì)應(yīng)有高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求。然而現(xiàn)階段，一些企業(yè)在人員配備上重一線、輕管理，管理崗位幾乎都要應(yīng)付多類任務(wù)。

而這些行政職員并不具備卓越的專業(yè)水準(zhǔn)，在龐大的工作壓力下，一是不能夠準(zhǔn)確判斷事務(wù)的重要性、緊急性，當(dāng)工作發(fā)生沖突時(shí)，優(yōu)先處理手頭業(yè)務(wù)，忽視行政事務(wù)管理;二是盲目遵循主管經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法制定出科學(xué)、系統(tǒng)的管理規(guī)劃;三是不具備應(yīng)急處理事件能力，不能夠靈活變通地解決工作中的突發(fā)和臨時(shí)事件。這只會(huì)白白耗費(fèi)資源與精力，很難斬獲理想的成效。

四、提高行政事務(wù)管理水平的有效措施

1.規(guī)范制度和流程，重管理

行政事務(wù)綜合管理負(fù)責(zé)建立健全后勤管理體系，制定并改進(jìn)資產(chǎn)管理機(jī)制;建立健全物資出入庫(kù)管理臺(tái)賬，及時(shí)辦理物資出入庫(kù)各項(xiàng)手續(xù);制定、完善并落實(shí)通訊費(fèi)用管理制度。負(fù)責(zé)公司物業(yè)綠化、保潔、餐飲、安保及基礎(chǔ)設(shè)施的維修和管理。行政事務(wù)基建及房產(chǎn)管理負(fù)責(zé)制定并完善公司周轉(zhuǎn)房、員工宿舍管理制度和基建項(xiàng)目管理制度。密切關(guān)注基建工程，完成校檢、審計(jì)等任務(wù)。有了完善的制度和流程，崗位員工就能夠各司其職。

同時(shí)，還要建立嚴(yán)格的考核機(jī)制，按季考評(píng)崗位執(zhí)行細(xì)則，提高崗位責(zé)任感，全方位的監(jiān)督和掌握工作狀態(tài)。建立獎(jiǎng)罰制度，提升員工積極性。制定完善的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，各崗位也要把握好工作重心，不斷總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，摸索出更具針對(duì)性與可操作性的管理規(guī)劃，讓管理水準(zhǔn)得到立竿見(jiàn)影的提升?；诖?，工作質(zhì)量和工作效率必然得到提升。

2.有效控制成本，重服務(wù)

在企業(yè)物業(yè)后勤工作中，保安、保潔、檢修等崗位人員流動(dòng)性比較強(qiáng)，如果通過(guò)招標(biāo)選擇專業(yè)的物業(yè)公司和保安公司進(jìn)行服務(wù)管理，不僅能大大降低企業(yè)的總費(fèi)用，減少了相關(guān)部門(mén)的負(fù)擔(dān)，還可以大大地提高工作效率，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有很大的意義。

在筆者看來(lái)，想要讓服務(wù)品質(zhì)得到立竿見(jiàn)影的進(jìn)步，不妨從保障機(jī)制上著手，要秉承著銳意進(jìn)取的精神，善于吸收先進(jìn)的理念，摸索出更成熟、可靠的保障模式，從而強(qiáng)化公司凝聚力，讓企業(yè)煥發(fā)出嶄新的面貌。同時(shí)需要以具備前瞻性的目光，準(zhǔn)確洞悉公司的前進(jìn)方向，從而靈活設(shè)定目標(biāo)，制定計(jì)劃。提前預(yù)測(cè)不可控因素，做好應(yīng)急預(yù)案，能夠主動(dòng)面對(duì)問(wèn)題，解決問(wèn)題，提高服務(wù)質(zhì)量。

3.強(qiáng)化執(zhí)行力，重團(tuán)隊(duì)建設(shè)

不能忽視人力資源在事務(wù)綜合管理領(lǐng)域的作用。事務(wù)崗位綜合性強(qiáng)，看似瑣碎，實(shí)則精妙。工作人員應(yīng)當(dāng)具備堅(jiān)定的思想覺(jué)悟與出色的專業(yè)水準(zhǔn)，才能為企業(yè)做出最大的貢獻(xiàn)。這類職員的任務(wù)在于撰寫(xiě)文件、籌劃活動(dòng)、接待客戶等，不僅要有良好的語(yǔ)言組織能力與表達(dá)能力，還要有一定的文字功底，做到“文武全才”。也只有組建出合格的人才隊(duì)伍，企業(yè)才能在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境下脫穎而出，立足于不敗之地。

有了高素質(zhì)人才，企業(yè)還要加強(qiáng)行政團(tuán)隊(duì)建設(shè)，員工技能培訓(xùn)，增強(qiáng)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)與資金規(guī)劃能力，切實(shí)提高工作執(zhí)行力。通過(guò)團(tuán)隊(duì)建設(shè)中業(yè)務(wù)拓展、交流座談等多樣形式，打開(kāi)員工溝通渠道，提高工作責(zé)任感，使其能夠正確認(rèn)識(shí)自身工作的地位，培養(yǎng)員工與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，開(kāi)闊視野，激發(fā)員工的積極性和主動(dòng)性，更好地保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

日常談到行政管理工作，常常是沒(méi)有批評(píng)就是表?yè)P(yáng)，而在面對(duì)突發(fā)、臨時(shí)事件時(shí)，行政事務(wù)管理工作所體現(xiàn)的管理職能、保障職能、服務(wù)職能，員工素養(yǎng)顯得尤為重要。企業(yè)高管要高度重視行政工作，讓流程規(guī)范化，考核精細(xì)化，服務(wù)意識(shí)強(qiáng)化，團(tuán)隊(duì)優(yōu)質(zhì)化，共同促進(jìn)企業(yè)和諧健康文明發(fā)展。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）