南京中醫(yī)藥大學附屬醫(yī)院（江蘇省中醫(yī)院）設(shè)備處，江蘇 南京 210029

引言

醫(yī)療設(shè)備是現(xiàn)代化醫(yī)院固定資產(chǎn)投資最主要的方面之一，醫(yī)療設(shè)備的引進極大地促進了醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展，提升了醫(yī)療技術(shù)水平，同時通過設(shè)備的運行，為醫(yī)院創(chuàng)造出巨大的經(jīng)濟效益[1]。醫(yī)療設(shè)備，尤其是大型醫(yī)療設(shè)備，在為醫(yī)院帶來可觀的經(jīng)濟效益的同時，如果在使用管理環(huán)節(jié)疏漏，就容易導致設(shè)備未能充分發(fā)揮其應有的作用，設(shè)備使用率低下等一系列問題[2]。建立二次驗收制度是量化考核新購置設(shè)備在醫(yī)院第一年使用中的各項重要指標，為設(shè)備尾款的支付提供充分的依據(jù)支持。因此，如何科學合理設(shè)置二次驗收考核指標，論證和審批工作，建立健全尾款支付制度和流程，是設(shè)備管理中的又一個重要的課題。全面科學的對設(shè)備進行二次驗收制度，可以全面反映設(shè)備的使用狀態(tài)，使得醫(yī)療設(shè)備資源得到合理配置和有效使用，也是反映新形勢下醫(yī)院設(shè)備管理水平的重要標志之一[3]。

1 新購置設(shè)備二次驗收的概念及影響因素

二次驗收是相對于首次驗收來講的，購置新的醫(yī)療設(shè)備在預算制定之初相關(guān)科室負責人會對該設(shè)備的運行效率效益給出相應的預估（圖1），能在一定的期限內(nèi)收回成本達到相應的經(jīng)濟效益和社會效益的設(shè)備，院設(shè)備管理委員會才會批準購置，新購置設(shè)備到貨后，由設(shè)備處的分管工程師、采購員、使用科室設(shè)備負責人或指定的相關(guān)人員和廠（商）家代表共同驗收后，方可使用，這時的驗收屬于首次驗收。

圖1 我院醫(yī)療儀器設(shè)備申購效益預測報告

二次驗收是指新購置設(shè)備到貨并驗收使用后一年，設(shè)備處組織相關(guān)人員會同設(shè)備供應商對該設(shè)備的使用狀態(tài)、運行效率、成本效益等進行全面評估，最終確認該設(shè)備有沒有達到購置的預期以及是否支付或延期支付合同約定的尾款（設(shè)備購置合同中在付款方式中一般約定：自買方驗收合格之日起12個月設(shè)備使用，維修正常，無質(zhì)量問題的，支付全款的10%，也就是尾款。這一條款目前普遍應用于醫(yī)療設(shè)備的支付模式）。二次驗收的目的是為了杜絕臨床科室盲目擴大診療規(guī)模所進行的不合理購置行為，以及本著契約精神履行購置合同規(guī)定的付款行為，旨在與各供應商建立良好的合作基礎(chǔ)。目前制約二次驗收正常運行的因素主要有以下幾個方面。

1.1 尾款支付的意識淡薄，隨意性強

醫(yī)療設(shè)備購置合同中留有10%的尾款是為了保證供應商在新設(shè)備購入后一年使用期內(nèi)積極提供售后維保服務(wù)，加強與醫(yī)院臨床科室使用人員的溝通協(xié)作，保證該設(shè)備的正常高效的運行。尾款支付是二次驗收中最重要的一個環(huán)節(jié)，然而在實際操作中，設(shè)備驗收合格一年后，臨床科室主任確認設(shè)備使用狀態(tài)正常，財務(wù)就放款。一些人對于留存設(shè)備尾款的作用認識不足，認為支付設(shè)備尾款只是正常履行合同的一個環(huán)節(jié)，是財務(wù)行為，因此缺乏主觀能動性去跟蹤設(shè)備一年中的運行狀況和供應商售后服務(wù)情況，支付尾款一般都是等到供應商上門催繳，才會去進行相應的運作，失去了尾款支付行為的主動性；另外由于種種原因還有的人員會拖欠供應商尾款，這極大地影響了供應商提供優(yōu)質(zhì)售后維保服務(wù)的積極性，對于醫(yī)院設(shè)備的運行也埋下了巨大的隱患。

1.2 尾款支付的支持依據(jù)不充分

尾款支付應有充分的客觀依據(jù)予以支撐。如果未按合同條款逐一論證，查驗在操作培訓，指導使用，維修培訓，維護保養(yǎng)，問題響應時間，軟件升級等各個方面是否按照約定，在一年中切實履行到位，就不能客觀反映設(shè)備當前使用狀況，如果不能保障相關(guān)問題在尾款支付前得到妥善的解決，醫(yī)院和科室的利益就會因此受到損失。

1.3 尾款支付的制度和流程不完善

尾款支付流程和制度不規(guī)范，就會導致支付過程中的風險，審核和審批不健全，就會導致驗收環(huán)節(jié)流于形式，不能全面地反映設(shè)備的使用狀態(tài)，可能會導致尾款支付的盲目性和不合理性[4]。

1.4 設(shè)備在期初使用一年中的運行情況缺乏有效監(jiān)督和評價考核機制

二次驗收需要對設(shè)備在使用、管理方面的一些考核指標進行評估，可以通過信息反饋以及分析評價，對科室設(shè)備在一年使用的效益進行量化考核，可以考驗科室對預算執(zhí)行的效果，通過與各科室的目標，責任掛鉤，形成閉環(huán)式的預算執(zhí)行責任體系，不僅能促進科室對設(shè)備日常使用的管控，還能強化科室預算執(zhí)行的意識，同時實現(xiàn)設(shè)備管理部門對設(shè)備使用的監(jiān)管，有的放矢的配合科室制定策略，保障和提升設(shè)備的使用率，調(diào)動和激發(fā)臨床設(shè)備使用的積極性[5]，而目前對于新購置設(shè)備一年內(nèi)的運行情況沒有做到有效的監(jiān)督和評價。

2 我院在新購置設(shè)備二次驗收制度方面的探索

我院在總結(jié)近年來在新購置設(shè)備管理過程中存在的問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合兄弟醫(yī)院的經(jīng)驗，建立二次驗收制度并強化落實，在驗收的同時著重設(shè)備使用的量化考核分析，探索通過標準化的二次驗收制度和流程，促進科室提高設(shè)備的高效使用意識，加強分管工程師對設(shè)備使用過程的監(jiān)督和管理，推進設(shè)備精細化管理目標。主要有以下幾個方面的探索。

2.1 組織人員，明確分工，制定二次驗收各項指標體系

我院設(shè)計的設(shè)備二次驗收報告的表單（圖2）中，明確設(shè)立了參與驗收人員以及各人員具體驗收指標[6]。參與二次驗收人員包括使用科室人員與設(shè)備處工程人員。將該報表做成魚骨圖，如圖3所示。

圖2 我院醫(yī)療設(shè)備二次驗收報告表單

圖3 我院二次驗收報告表單魚骨圖

使用科室的二次驗收部分，主要考核使用環(huán)節(jié)的各項指標是否達標，明確設(shè)備的使用培訓是否達到合同約定要求（需提供培訓的證明材料，包括培訓相關(guān)事項的明細記錄，參加培訓人員的簽名，培訓考核結(jié)果等）；設(shè)備的關(guān)鍵技術(shù)指標是否達到購置時的需求，有無偏離；提供科室目前可以熟練掌握設(shè)備使用的人員明細；設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)過何種使用問題，是否解決，解決的時間和過程記錄，目前設(shè)備在使用過程中還是否存在問題，分別是什么問題等。

設(shè)備處的二次驗收部分，主要明確設(shè)備維護和保養(yǎng)方面各項指標是否達標，明確設(shè)備在一年使用過程中保養(yǎng)頻率和保養(yǎng)內(nèi)容以及其他服務(wù)是否達到合同約定要求；設(shè)備在發(fā)生故障時候的響應速度是否符合合同約定要求；設(shè)備在一年中故障發(fā)生的次數(shù)，原因，解決問題的過程和周期等。

將各條目與合同中對應條款中的約定內(nèi)容進行比較核對，相關(guān)內(nèi)容需要用數(shù)據(jù)支持。以上設(shè)備在一年運行中出現(xiàn)過的問題，相關(guān)服務(wù)不滿意的地方以及未達標的項目，均需提供供應商以及院方雙方簽字確認的證據(jù)支持，一方面以明確各方的責任，另一方面，用于針對性的探討和提出解決問題的方案，限期進行整改[7]。

2.2 完善二次驗收的制度和流程

新購置設(shè)備到貨至首次驗收合格使用一年后，由財務(wù)處依據(jù)系統(tǒng)的提示，生成二次驗收報告表單，列明具體設(shè)備名稱，使用科室以及設(shè)備期初到貨安裝驗收時間，請示設(shè)備處辦理二次驗收。

設(shè)備處按照責任區(qū)的劃分，把二次驗收單分派給相關(guān)分管工程師，工程師聯(lián)系并提請相關(guān)科室主任做設(shè)備使用方面的二次驗收?？剖抑魅魏驮O(shè)備處分管工程師對應設(shè)備二次驗收表單中的各項指標做勾選在，需要說明之處也要給出相應的佐證材料。

只有使用科室與設(shè)備處的考核結(jié)果均顯示設(shè)備在一年使用過程中各項指標正常，供應商在各方面均按照合同的約定完成規(guī)定的義務(wù)，驗收意見均合格，經(jīng)過設(shè)備處領(lǐng)導和分管院長審批同意后，財務(wù)處方予以支付尾款[8]。

二次驗收未通過，如果是產(chǎn)品質(zhì)量方面問題，經(jīng)過第三方鑒定，技術(shù)指標達不到招標要求，參照合同條款做退貨或者換貨處理；如果是供應商其他服務(wù)條款未到達合同要求方面問題，則使用科室與設(shè)備處共同研究方案，明確具體需求，提請供應商限期整改解決，供應商提出具體方案，并由三方共同簽字確認整改時間和內(nèi)容要求，整改期結(jié)束，問題妥善解決則再次辦理二次驗收手續(xù)，若整改達不到要求，則三方共同協(xié)商解決方案，可以采取不支付尾款，部分支付尾款，或采取其他方式解決問題等提案，提請院設(shè)備管理委員會審批[9]。具體流程圖，見圖4。

2.3 量化考核新購置設(shè)備運行狀況指標

為加強科室設(shè)備充分高效合理使用的意識，加強和督促科室提高設(shè)備使用率，以期達到相應的經(jīng)濟效益和社會效益，二次驗收環(huán)節(jié)中設(shè)置了設(shè)備效益考核指標[10]（圖5）。

設(shè)備在申購論證階段，使用科室填寫了設(shè)備效益預測分析表，參考物價，材料成本，月檢查人次，檢查指標比重等指標，設(shè)備處與計財處核實后，依據(jù)統(tǒng)計算法計算出設(shè)備的盈虧人次，投資回收期和每月經(jīng)濟指標等[11]。

圖4 我院二次驗收流程圖

圖5 我院新購置醫(yī)療設(shè)備效益追蹤報告

通過調(diào)取設(shè)備一年使用過程中的收費收據(jù)，可以實現(xiàn)設(shè)備實際使用效益的追蹤考核。通過統(tǒng)計包括使用人次數(shù)，一年內(nèi)設(shè)備實際產(chǎn)生的經(jīng)濟收益，與期初填報設(shè)備申購申請時的對比，分析評價科室對新設(shè)備的使用效率是否達到預期值[12]。

將圖5的結(jié)果與圖1進行對比可以直觀顯示預測值與實際值之間的差異，從而考核設(shè)備在一年中使用效率和經(jīng)濟效益是否已經(jīng)達到了預期。若設(shè)備實際效益低于預期值的15%，科室須做具體原因的分析和闡述，是預算估計過于樂觀還是實際情況發(fā)生變化導致目標值產(chǎn)生差異，并提出具體的舉措，必要時由設(shè)備處與科室一起，找到解決問題的對策和方法。繼續(xù)使用半年后，由設(shè)備處和計財處繼續(xù)進行設(shè)備效益考核，如果無特殊原因，情況依然得不到改善，則由設(shè)備管理部門權(quán)衡是否通過調(diào)撥或者設(shè)備共享的方式提高以保障和提高設(shè)備使用率并報院設(shè)備管理委員會通過。在來年的設(shè)備預算申報工作中做通報，該科室申購設(shè)備在立項評分表中對相應分值進行扣除。比如說圖1中本院某科室提出需購置一臺三維超聲成像系統(tǒng)，在做效益預測時，科主任估計該設(shè)備能在55個月內(nèi)收回成本，設(shè)備購入后，一年后我們進行二次驗收時，發(fā)現(xiàn)該設(shè)備由于科室人員配備不到位（圖5），導致該設(shè)備使用率低，全年僅使用22次，收入7458元，使用率極低，完全沒有達到效益預期。最終該設(shè)備調(diào)撥給超聲醫(yī)學科供全院使用，該科室在來年的立項評分表中相應的分值被完全扣除。

如果設(shè)備實際效益高于預期值的15%，科室采取積極有效的方式推動設(shè)備使用率，且方法有借鑒性，普遍性，則通過宣傳和引導其他科室促進共同進步，在來年的設(shè)備預算申報工作中，該科室申購設(shè)備在立項評分表中對相應分值進行加分。

按照這一指標目前已在50萬元以上設(shè)備的二次驗收環(huán)節(jié)中得以實現(xiàn)（圖6），將圖6可視化后即為圖7圖中的效益百分比是與設(shè)備申購時的預期效益比較，并考慮逐步調(diào)整至20萬元以上設(shè)備。

圖6 我院新購置50萬元以上設(shè)備二次驗收后效益追蹤表

圖7 我院新購置50萬元以上設(shè)備二次驗收后效益追蹤圖

從上面的圖表中可以看出，二次驗收后，一些效益較好的設(shè)備依舊保持很好的效益，一些效益較差的設(shè)備得到了較好的提升，不過有些設(shè)備的效益依舊與申購時的效益預期相距甚遠，達不到預期的目標，這些設(shè)備我們就要考慮在全院范圍內(nèi)調(diào)劑或者報院設(shè)備管理委員會處置。

通過在二次驗收強化對設(shè)備的效益追蹤考核，以考核結(jié)果為依據(jù)影響科室新設(shè)備的引進工作，形成一個閉環(huán)體系，既提高了科室科學制定設(shè)備采購預算的意識，同時促進科室在實踐過程中不斷提高管理水平，采取積極有效的辦法保障和提高設(shè)備使用率[13]。

3 討論

在對設(shè)備進行的二次驗收工作中，我們著重對制度進行梳理，在量化指標的基礎(chǔ)上進行了補充和完善，對使用科室的申購行為和使用率進行規(guī)范，對設(shè)備供應商的設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)都進行了再次驗證，保證了新購置設(shè)備的高效運行[14]，也和供應商建立起良好的合作基礎(chǔ)。從臨床科室與醫(yī)院管理層的反饋來看，這些舉措積極有效的保障了設(shè)備尾款支付的科學性，合理性，規(guī)范性，提高了臨設(shè)備使用管理的能力和水平，同時以二次驗收結(jié)果為導向，提升了臨床科室對科學合理的編制設(shè)備預算重要性的認識[15]，總的來說，對于醫(yī)療設(shè)備管理部門有如下幾點借鑒意義：① 通過規(guī)范二次驗收流程，提高了設(shè)備處對臨床科室設(shè)備購置和運行的監(jiān)管，保證了醫(yī)院資產(chǎn)運行的效率；② 二次驗收對供應商全面履行合同義務(wù)進行評估，對于供貨質(zhì)量合格，售后服務(wù)質(zhì)量優(yōu)異的供應商，及時支付尾款，與供應商建立起誠信互利的合作基礎(chǔ)，對于后續(xù)設(shè)備的購置也有借鑒意義；③ 我院制定的二次驗收流程增加了設(shè)備處人員對設(shè)備運行相關(guān)指標的考核內(nèi)容，調(diào)動了工程師主觀能動性，提高其管理參與設(shè)備使用和管理的意識，發(fā)揮設(shè)備處在設(shè)備監(jiān)管方面的職責，強化使用和管理互聯(lián)互通，共同推動和促進設(shè)備科學有效的使用。

總之，二次驗收的制度用數(shù)據(jù)來說話，真實全面地反映了新購置設(shè)備在一年的使用過程中的使用，維護，效益等情況，對于支付設(shè)備尾款提供了規(guī)范，公平和科學的依據(jù)，同時也提升了設(shè)備處對設(shè)備精細化管理的水平，實現(xiàn)了設(shè)備管理有據(jù)，過程有序，措施有力，有效把控了設(shè)備全生命周期管理的開局[16]。