陳碧蘭

摘 要：醫(yī)院合同檔案記錄了醫(yī)院的日常管理行為，對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科學(xué)管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展發(fā)揮著極其重要作用。但，醫(yī)院合同檔案管理中也存在著諸多的風(fēng)險(xiǎn)隱患，防范和規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)隱患，對(duì)醫(yī)院日常管理和正常醫(yī)療秩序的維護(hù)都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文在分析了醫(yī)院合同檔案管理的重要性和風(fēng)險(xiǎn)類型的基礎(chǔ)上，就進(jìn)一步做好醫(yī)院合同檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范提出了具體的對(duì)策建議，對(duì)規(guī)避醫(yī)院合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：合同檔案;管理風(fēng)險(xiǎn);風(fēng)險(xiǎn)防范;醫(yī)院

近年來，隨著醫(yī)院參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的不斷增加，逐漸形成了購(gòu)買設(shè)備合同、購(gòu)買服務(wù)合同、基建合同、用工合同等，合同的種類和數(shù)量不斷增加。醫(yī)院合同檔案作為記載履行合同全部情況的文字資料，對(duì)維護(hù)合同雙方權(quán)益，規(guī)范醫(yī)院日常管理，實(shí)現(xiàn)管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中發(fā)揮著極其重要作用。但，醫(yī)院合同檔案管理中也存在著諸多的風(fēng)險(xiǎn)隱患，防范和規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)隱患，對(duì)醫(yī)院日常管理和正常醫(yī)療秩序的維護(hù)都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院合同檔案管理的重要性

根據(jù)《合同法》規(guī)定：合同是雙方或多方當(dāng)事人（自然人或法人）關(guān)于建立、變更、消滅民事法律關(guān)系的協(xié)議。合同是當(dāng)事人基于意思表示一致的法律行為。醫(yī)院合同檔案則是以醫(yī)院簽訂的合同為管理對(duì)象和內(nèi)容的檔案類型，做好醫(yī)院合同檔案規(guī)范管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1.現(xiàn)實(shí)憑證功能

從“合同”的定義來看，醫(yī)院合同檔案的突出特點(diǎn)是憑證性。合同對(duì)當(dāng)事人均具有遵守和履行的義務(wù)和法律約束力。合同訂立、生效、變更、權(quán)利義務(wù)轉(zhuǎn)讓、終止、違約等，均需完全、唯一地依據(jù)合同檔案，否則將承擔(dān)由此產(chǎn)生的不利法律后果。以醫(yī)院設(shè)備合同檔案為例，在醫(yī)院與醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)簽訂設(shè)備購(gòu)銷合同，設(shè)備質(zhì)量未達(dá)到合同約定或缺件等，可依據(jù)雙方當(dāng)初簽訂的合同檔案原始約定，分析責(zé)任分擔(dān)。

2.轉(zhuǎn)化參考功能

合同檔案可以成為醫(yī)院再次約定相關(guān)法律關(guān)系，并為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策做出提供重要?dú)v史參考，將合同檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)法律關(guān)系確立的重要依據(jù)，降低醫(yī)院管理風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)醫(yī)院日常管理的科學(xué)性、規(guī)范性。如，醫(yī)院用工合同檔案的管理，為醫(yī)院新一輪人員招聘、使用和管理提供歷史參考，參考過往醫(yī)院用工合同中關(guān)于薪資待遇規(guī)定、雙方權(quán)利義務(wù)劃分等都具有重要參考價(jià)值。

3.潛在預(yù)備功能

從醫(yī)院合同檔案中規(guī)定的內(nèi)容來看，合同中往往約定了生效條款、無效條款及解除條款，在后期履行合同過程中一旦觸發(fā)相應(yīng)的條款將會(huì)對(duì)應(yīng)的產(chǎn)生相應(yīng)的義務(wù)履行或權(quán)利主張，這些都使得醫(yī)院合同檔案具有潛在的預(yù)備功能。如，房屋租賃合同，當(dāng)擴(kuò)大醫(yī)療規(guī)?；驊?yīng)急醫(yī)療活動(dòng)開展的需要，需要擴(kuò)大房屋租賃規(guī)模時(shí)，可依據(jù)現(xiàn)有房屋租賃合同直接簽訂相應(yīng)的補(bǔ)充條款，如展期租賃條款等，縮短雙方因再次重新簽訂合同耗費(fèi)的人力、物力，提升合同簽訂效率。

二、醫(yī)院合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)類型

醫(yī)院合同檔案管理，是醫(yī)院日常管理所形成的重要?dú)v史記錄。根據(jù)醫(yī)院檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的綜合分析，存在的風(fēng)險(xiǎn)類型主要表現(xiàn)三個(gè)方面：

1.合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)

合同構(gòu)成合同檔案管理的核心和主要內(nèi)容，醫(yī)院簽訂的一份合同能否發(fā)揮其應(yīng)有作用，根本在于合同簽訂是否規(guī)范。而合同檔案管理的合規(guī)性也是直接影響合同效力的重要因素之一。如保管的醫(yī)院合同檔案中雙方權(quán)利義務(wù)約定的不規(guī)范、語言存在歧義、重要條款不完整等，合同檔案管理的合規(guī)性既表現(xiàn)在作為檔案的合同內(nèi)容的合規(guī)性，也表現(xiàn)在合同格式的合規(guī)性，還表現(xiàn)合同簽訂程序的合規(guī)性等等。一旦醫(yī)院合同檔案管理不符合規(guī)定，勢(shì)必會(huì)給醫(yī)院日常管理帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)。

2.完整性風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院合同檔案的完整性是指合同檔案管理過程中，涉及醫(yī)院合同簽訂雙方檔案資料應(yīng)收盡收。但由于合同具有一定的保密特性，以及合同檔案的重要價(jià)值和存儲(chǔ)必要性認(rèn)識(shí)不足，這就使得醫(yī)院檔案收集的完整性一直成為醫(yī)院合同檔案管理的主要難點(diǎn)之一。出于查閱的便利性，醫(yī)院合同檔案往往分散于科室甚至?xí)r個(gè)人，造成合同檔案收集不完整、有缺失。

3.安全性風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院合同檔案的重要性不言而喻，醫(yī)院合同檔案管理的要求較高，因管理不善所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)也時(shí)有發(fā)生。如紙質(zhì)合同檔案管理中的防火防霉防盜等問題需要切實(shí)解決;再如，隨著無紙化辦公的到來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，加快實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院合同檔案管理的信息化、電子化，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、木馬病毒入侵、存儲(chǔ)介質(zhì)損毀等因素，也都容易造成醫(yī)院合同檔案實(shí)體的滅失或信息的泄漏，影響了醫(yī)院合同檔案管理的安全性。

三、醫(yī)院合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策

針對(duì)醫(yī)院合同檔案管理過程中極易發(fā)生的不同風(fēng)險(xiǎn)類型及產(chǎn)生的原因，要規(guī)避其中的風(fēng)險(xiǎn)，需要綜合施策，采取有效措施，做好風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的有效應(yīng)對(duì)。

1.健全醫(yī)院合同檔案管理規(guī)章制度

醫(yī)院合同檔案管理作為醫(yī)院檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容和組成部分，涉及到醫(yī)院管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)部門，專業(yè)性、復(fù)雜性并存。這就需要醫(yī)院檔案管理部門根據(jù)醫(yī)院管理的實(shí)際情況，詳細(xì)制定醫(yī)院合同檔案管理制度，尤其是要明確要求醫(yī)院各科室或人員在簽訂或使用合同檔案一定時(shí)間內(nèi)要及時(shí)將合同檔案存檔、歸還，明確合同檔案移交的時(shí)間、移交的范圍、移交的方式。通過明確的制度性規(guī)定，使醫(yī)院合同檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)，從制度上防范醫(yī)院合同檔案管理可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。

2.做好醫(yī)院合同檔案及時(shí)準(zhǔn)確收集

醫(yī)院合同檔案風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的重要原因是收集不準(zhǔn)確、不及時(shí)，成為醫(yī)院合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的重要因素之一，影響了醫(yī)院合同檔案的后期利用和價(jià)值的發(fā)揮。在收集醫(yī)院合同資料時(shí)，檔案管理部門要對(duì)其形式及內(nèi)容的規(guī)范性進(jìn)行分析，了解醫(yī)院合同的具體辦理情況，確保合同中的相關(guān)規(guī)定資料收集的及時(shí)、準(zhǔn)確，確保應(yīng)收盡收。如醫(yī)院設(shè)備合同檔案，除了購(gòu)銷合同外，還要注重收集設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)資質(zhì)證明、供應(yīng)商及生產(chǎn)商授權(quán)或資質(zhì)，特種設(shè)備還需要其他相關(guān)如壓力證明等等，這些資料作為合同檔案收集的重要組成部分，以保證所購(gòu)買的醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性。

3.切實(shí)提高醫(yī)院合同檔案管理水平

注重信息化技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理中的應(yīng)用，不斷提升醫(yī)院合同檔案管理的信息化水平。例如，將醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院合同管理系統(tǒng)有機(jī)銜接，打通兩套系統(tǒng)之間的信息“技術(shù)隔閡”。醫(yī)院合同管理系統(tǒng)中包括了合同內(nèi)容、簽訂時(shí)間、合同履行，以及具體的簽訂時(shí)間和付款信息等，并及時(shí)將相關(guān)資料導(dǎo)入至合同檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同資料生成與管理同步，并及時(shí)將原本紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子版檔案資料，極大地提升了醫(yī)院合同檔案管理的效率。

4.增強(qiáng)醫(yī)院合同檔案管理人員素能

醫(yī)院合同檔案作為一類特殊類別的檔案管理，除了要完善檔案管理制度、及時(shí)做好合同檔案資料收集，提高醫(yī)院合同檔案管理水平之外，還需要切實(shí)加強(qiáng)具體從事醫(yī)院合同檔案管理人員的專業(yè)素能。一要在思想上重視，加強(qiáng)檔案人員的思想教育，把醫(yī)院合同檔案納入到醫(yī)院檔案管理的整體工作中謀劃和推進(jìn)，嚴(yán)格按照醫(yī)院合同檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，認(rèn)真做好醫(yī)院合同檔案的收集、整理、歸檔、鑒定及利用，加強(qiáng)醫(yī)院合同檔案管理。二要切實(shí)提升醫(yī)院合同檔案從業(yè)者的專業(yè)素能。組織檔案人員開展《檔案法》《合同法》《保密法》等專業(yè)素能的業(yè)務(wù)知識(shí)再培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案人員崗位練兵，提升實(shí)踐能力。三要加強(qiáng)醫(yī)院合同檔案從業(yè)者綜合業(yè)務(wù)素能培育。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理中的應(yīng)用，加強(qiáng)從事醫(yī)院合同檔案從業(yè)者計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的培育，提升廣大檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素能，以適應(yīng)新時(shí)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

四、結(jié)語

醫(yī)院合同檔案見證了醫(yī)院日常管理歷程，是醫(yī)院檔案的重要組成部分。要高度重視醫(yī)院合同檔案管理工作，針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理存在的合規(guī)性、完整性和安全性風(fēng)險(xiǎn)，要從健全醫(yī)院合同檔案管理規(guī)章制度、及時(shí)準(zhǔn)確收集醫(yī)院合同檔案、提高醫(yī)院合同檔案管理水平，增強(qiáng)從業(yè)者的綜合業(yè)務(wù)素能等方面采取有效措施加以規(guī)避，最大限度地降低醫(yī)院合同檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，提高醫(yī)院日常管理水平，維護(hù)正常的醫(yī)療秩序。

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（作者單位：廣東醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院）