趙長海

摘 要：社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展使得檔案管理成為各行各業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)且發(fā)揮的作用也越來越明顯。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前我國公路行業(yè)科技檔案管理滯后，制約了我國公路管理的有序發(fā)展。本文從我國公路檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，針對存在的問題提出科學(xué)合理的檔案管理對策，以期為提高我國公路檔案管理水平提供相關(guān)參考。

關(guān)鍵詞：公路;科技檔案;檔案管理

公路工程是國家基礎(chǔ)設(shè)施，自上世紀(jì)九十年代以來一直是國家重點(diǎn)投資項(xiàng)目。公路科技檔案是保證公路管理實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)行的基礎(chǔ)，是公路建設(shè)規(guī)劃、工程設(shè)計(jì)以及后期養(yǎng)護(hù)等提供真實(shí)有效的信息的關(guān)鍵，不僅記載研究過程中生成的圖紙和圖標(biāo)，還包含書面材料和證書等，足以體現(xiàn)這項(xiàng)工作的復(fù)雜性。在當(dāng)今信息時(shí)代，科學(xué)檔案管理，不能被視為只是存儲工作，必須采取有效的措施對科技檔案進(jìn)行管理，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。

一、公路檔案管理現(xiàn)狀

目前公路管理規(guī)模龐大，檔案資料豐富，形式多樣。這些信息和資料是有價(jià)值的，因?yàn)樗鼈兪枪窂恼型稑?biāo)、進(jìn)場、施工到后期維護(hù)和管理的見證，所涉及的數(shù)據(jù)包括公路從施工招標(biāo)、監(jiān)理、施工隊(duì)伍管理產(chǎn)生的包括工程合同、公路進(jìn)度、工程造價(jià)、竣工驗(yàn)收等數(shù)據(jù)?？梢?，公路工程科技檔案對公路管理質(zhì)量具有極高的價(jià)值。公路管理雖已實(shí)現(xiàn)了電子化管理，但在具體實(shí)施過程中仍無法滿足檔案查詢的要求，例如，在手機(jī)上查詢歸檔信息以快速獲得所需的信息就是一個迫切需要解決的問題。

二、科技檔案管理的重要性

加強(qiáng)科技檔案管理是尊重科研成果的重要表現(xiàn)。能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)技術(shù)數(shù)據(jù)的有效保護(hù)和管理，便于科學(xué)檔案的后續(xù)開發(fā)利用。

1.改變傳統(tǒng)檔案管理方式的必然要求。高速公路規(guī)模大，周期長，涉及到相關(guān)主體較多。因此，檔案的管理必須與項(xiàng)目開發(fā)過程同步。同步需求包括項(xiàng)目立項(xiàng)與文件收集同步、建設(shè)過程與檔案生成同步、后續(xù)管理和文件傳輸驗(yàn)收同步。傳統(tǒng)的檔案管理方法難以滿足三個同步的要求。舊的項(xiàng)目文件管理方法存在著文件準(zhǔn)備不規(guī)范、查詢繁瑣耗時(shí)、存儲問題頻繁等問題。因此，一直強(qiáng)調(diào)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)等，開辟中國特色檔案管理的新途徑。

2.檔案服務(wù)利用的必然要求。檔案最重要的屬性是其固有的價(jià)值屬性。因此，檔案管理的目的是發(fā)揮檔案的作用，提供有價(jià)值的信息。目前，許多公路已購置或開發(fā)了各種先進(jìn)的管理系統(tǒng)，如結(jié)算支付系統(tǒng)、進(jìn)度控制系統(tǒng)、設(shè)備物資管理系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)的使用對提高公路檔案質(zhì)量起到了重要的作用。進(jìn)一步開展公路在各階段、各過程的檔案信息管理，可以進(jìn)一步挖掘檔案信息的價(jià)值，為以后公路的運(yùn)營、改造和擴(kuò)建提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。

3.緩和館藏壓力的必然要求。根據(jù)交通部門有關(guān)建設(shè)檔案移交管理辦法和有關(guān)規(guī)定，公路建設(shè)完成及后續(xù)保養(yǎng)工程必須按規(guī)定移交部分檔案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)移，逐漸給檔案的收藏能力帶來了很大的壓力。因此，檔案信息管理過程將原始材料經(jīng)過處理、創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，圖像采集和壓縮記錄到存儲設(shè)備，如光盤、電子光盤、磁帶、等，報(bào)有關(guān)部門，大大提高了單位的檔案數(shù)量收集效率，減少收集成本。

4.降成增效的必然要求。行業(yè)內(nèi)外職工待遇存在偏差，同工不同酬現(xiàn)象嚴(yán)重。這導(dǎo)致了嚴(yán)重的內(nèi)部員工流失和頻繁的工作變動。因此，管理部門內(nèi)部工作的整改周期越來越長，不利于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展?；谝陨戏治觯茖W(xué)檔案管理不僅顯著提高了工作效率，而且為專項(xiàng)檔案驗(yàn)收爭取了時(shí)間，達(dá)到了檔案服務(wù)于項(xiàng)目的目的。

三、公路科技檔案管理存在的問題

1.不重視檔案管理。我國逐步擴(kuò)大了公路檔案管理工作的范圍，雖然取得了不少成績，但也存在不少問題。主要表現(xiàn)在很多部門只關(guān)心近期的利益和成效，沒有長久管理的思考，安于現(xiàn)狀而忽視了檔案管理，嚴(yán)重制約了系統(tǒng)中檔案管理的發(fā)展;在很短的時(shí)間內(nèi)，當(dāng)部門無法完成和實(shí)現(xiàn)長期發(fā)展目標(biāo)不能達(dá)到令人滿意的結(jié)果時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人已經(jīng)將他們的注意力從檔案管理轉(zhuǎn)移到其他問題，對于檔案管理的人財(cái)物等方面的投資大量的減少;工程技術(shù)部門忽視檔案的管理和保存，甚至缺少檔案管理崗位。即使有這樣的職位，也大多是兼職人員或外行，負(fù)責(zé)工程和技術(shù)檔案管理，導(dǎo)致工作質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平下降。

2.公路技術(shù)檔案管理方法滯后。隨著社會進(jìn)步，公路建設(shè)和養(yǎng)護(hù)都要求建立信息化的檔案管理，但本應(yīng)該建立的檔案管理系統(tǒng)都沒有建立或者建立的不完善。與其他工程相比，公路規(guī)模較大，涉及地域較廣，內(nèi)容較多，建設(shè)范圍較為分散。沒有移動設(shè)施和存儲設(shè)備，相關(guān)數(shù)據(jù)和資料無法保存到檔案管理部門，由于科技檔案的系統(tǒng)化較為缺乏，檔案管理人員在檔案的整理和歸編過程中花費(fèi)時(shí)間較久且往往會導(dǎo)致檔案的缺失。

3.檔案管理人員專業(yè)水平低。公路管理和建設(shè)過程中，相關(guān)資料和數(shù)據(jù)等檔案的歸納和整理人員都沒有相應(yīng)的具體的培訓(xùn)，管理人員的專業(yè)水平參差不齊。另外，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低，不能很好地勝任相關(guān)的工作，從而無法提高檔案管理的效率。

4.檔案管理信息化方法落后。目前，社會各界都在努力加強(qiáng)信息管理，但公路檔案信息管理水平不高，檔案利用率較低。一些公路檔案管理部門缺乏必要的設(shè)施，嚴(yán)重阻礙了公路科學(xué)檔案管理的信息化進(jìn)程。即使已建立了相應(yīng)的信息化系統(tǒng)，但是所采用的設(shè)備和技術(shù)很多都是被市場所淘汰，不利于檔案的管理。

四、公路檔案管理對策

1.建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)。新時(shí)期，公路工程建設(shè)需要加快建立電子檔案管理系統(tǒng)。建立檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔系統(tǒng)，設(shè)置自動編制功能，并與現(xiàn)場管理人員時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)的共享和交流，若是現(xiàn)場管理人員熟悉精通檔案管理系統(tǒng)，則能登錄到檔案管理網(wǎng)絡(luò)存檔系統(tǒng)，及時(shí)歸檔檔案信息 （甲方口頭指令，和原來數(shù)據(jù)的變化等等，提供有力證據(jù)），這樣既可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，同時(shí)也可以將現(xiàn)場數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子檔案及時(shí)進(jìn)行備份，提高科技檔案的整理和歸納效率。此外，一些存檔的檔案材料經(jīng)過電子處理和及時(shí)備份后可以存儲在管理數(shù)據(jù)庫中。所有電子文件都需要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，并分級保密存檔。

2.加強(qiáng)多元化檔案人才建設(shè)。目前，社會對檔案管理的相關(guān)工作還沒有給予足夠的重視。在這種狀態(tài)下，許多員工的專業(yè)不是檔案管理，有些是通過后續(xù)學(xué)習(xí)，有些是兼職人員。因此，加強(qiáng)檔案相關(guān)人員培訓(xùn)是有必要，大力普及檔案知識及技能。在公路工程單位，檔案管理人員還要具備公路設(shè)計(jì)、橋梁施工等科學(xué)工程或工程技術(shù)背景，才能做好檔案工作。另外，要給檔案管理部門的工作人員適當(dāng)?shù)膲毫?，使他們在?shí)際學(xué)習(xí)的過程中把壓力轉(zhuǎn)化為動力，不斷提高自己。同時(shí)，公路行業(yè)要運(yùn)用激勵機(jī)制對優(yōu)秀檔案管理人員進(jìn)行獎勵，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性。最后建設(shè)一支高質(zhì)量、多元化的檔案管理人才隊(duì)伍是公路科技檔案管理的基礎(chǔ)要求，讓其樹立保密意識、經(jīng)濟(jì)意識、信息化意識等，不斷提高公路工程檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)操守。

3.加大資源投入。公路科技檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。項(xiàng)目管理涉及公路建設(shè)模式、檔案管理制度制定等多個方面。因此，必須加大資源投入，提高檔案管理的責(zé)任意識，將檔案業(yè)務(wù)納入重要議程，對經(jīng)常遇到的問題進(jìn)行深入分析和討論。切實(shí)增加檔案管理資金，購置必要設(shè)備;建立檔案館，配備必要的設(shè)備。

4.加快科技檔案管理信息化進(jìn)程。加大對公路科技檔案信息建設(shè)的投入，重視對管理人員計(jì)算機(jī)知識和技能的培養(yǎng)，并創(chuàng)造良好的條件?，F(xiàn)代管理方法的使用建立公路工程科學(xué)和技術(shù)特殊的檔案信息管理系統(tǒng)和科技檔案信息數(shù)據(jù)庫、科技檔案分為信息管理的范圍。充分利用現(xiàn)代管理模式，建立和完善公路工程檔案數(shù)據(jù)庫，不斷提高科技檔案開發(fā)利用的效率和水平。

5.檔案利用價(jià)值與憑證的有效結(jié)合。檔案部門在進(jìn)行科技檔案工作時(shí)，應(yīng)有效地將檔案的使用價(jià)值與憑證結(jié)合起來，科學(xué)合理地對檔案進(jìn)行歸檔。首先，在滿足歸檔要求的前提下，保證原來文件的可靠性。其次，盡量降低文件備份的門檻，如果未收集到完整的原始文件，則應(yīng)將其替換為書寫清晰的文件。最后，對具有較高的參考價(jià)值的原始典藏，在收集完成后進(jìn)行更換，使之能直接反映科研生產(chǎn)活動的過程和成果。

五、總結(jié)

公路工程科技檔案工作必須跟上建設(shè)進(jìn)度，保證完成數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。針對當(dāng)前科技檔案管理中存在的問題，有針對性地采取了提高檔案管理人員認(rèn)知能力、建立信息化電子檔案管理系統(tǒng)、加大資源投入、加快科技檔案管理信息化進(jìn)程、將檔案的價(jià)值與憑證結(jié)合起來和加強(qiáng)檔案人才多元化隊(duì)伍建設(shè)等有效措施，提高科技檔案管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)公路管理實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈曉玲.芻議高速公路工程檔案理問題及方式研究 [J]. 神州，2017

[2]何海燕.分析高速公路科技檔案管理中存在問題及對策 [J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017

[3]陳永梅.科技檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理探析 [J]. 科技展望， 2017

[4]趙 月.科技檔案管理存在的問題分析與對策研究 [J]. 才智， 2018

（作者單位：臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心沂南縣中心）