覃娜

摘 要：隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)辦公也得到的快速發(fā)展，高職院校的檔案管理工作也逐步步入信息化時代。如何高效的利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)來提高高職院校檔案管理系統(tǒng)的信息化水平，是目前研究的熱點(diǎn)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多高職院校都采用無紙化辦公系統(tǒng)，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理差別比較大，本文主要研究高職院校信息化系統(tǒng)與信息化檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)系與必然性。本文將對目前高校檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并找到相對應(yīng)的策略改善目前存在的問題，使高校能夠更好地進(jìn)行檔案管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化管理存在問題;策略改善

一、高職院校信息化檔案管理的意義

檔案管理是每個高職院校行政工作不可或缺的一部分，是高職院校建設(shè)、發(fā)展的一個縮影，也是高校歷史文化底蘊(yùn)的重要體現(xiàn)。檔案內(nèi)容的完整性、規(guī)范性，是追溯學(xué)校發(fā)展歷史的重要手段及重要事件的歷史支撐。高校大力推進(jìn)數(shù)據(jù)化發(fā)展，其成果也取得日新月異的發(fā)展，高職院校的檔案信息化管理技術(shù)也得到快速進(jìn)步，高職院校檔案管理工作步入信息化軌道是新時代發(fā)展的必由之路。檔案在信息化管理過程中也出現(xiàn)了一些問題，如何能結(jié)合教學(xué)改革、完善教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)教學(xué)效果以及能更好的服務(wù)師生提出有效的解決辦法，是廣大檔案管理工作去探討、思考、研究的內(nèi)容。檔案信息化管理可以幫助老師有更多的精力放在教學(xué)工作中，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，這也是高職院校檔案管理的一個指南。

二、當(dāng)前高職院校檔案管理存在的問題

1.對檔案工作重視不夠.通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多高職院校都將工作重心放在教學(xué)事務(wù)上，對貫徹落實(shí)有關(guān)檔案工作法律法規(guī)和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等規(guī)章制度不到位，沒有建立檔案管理機(jī)構(gòu)，沒有將檔案工作列入單位年度工作計劃，與業(yè)務(wù)工作同部署、同實(shí)施、同發(fā)展;很多學(xué)校檔案安全設(shè)施設(shè)備配備不夠齊全，檔案安全保管條件不符合要求;一些學(xué)校沒有專門的檔案管理專兼職人員，往往都是機(jī)要員兼任;或者是檔案人員兼職過多、更換過于頻繁。很多高校的檔案人員往往由校辦人員兼顧，甚至是由機(jī)要人員進(jìn)行兼顧，對學(xué)生檔案管理，頻繁更換管理員，沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案館，依然需要投入大量的人力、物力，在這樣的統(tǒng)制情況下，快速實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理是不太現(xiàn)實(shí)，這種管理意識的缺乏，在很大程度上影響檔案信息化管理的進(jìn)度，使得檔案管理的難度加大，前進(jìn)的速度受阻，檔案管理處于被動的狀態(tài)，責(zé)任劃不清。由于檔案管理人員缺少技術(shù)的支撐，不積極、不創(chuàng)新，因循守舊，最終導(dǎo)致檔案管理的信息化工作無法開展。影響檔案工作正常開展，甚至無法按時完成年度歸檔任務(wù)。年復(fù)一年重復(fù)如此，導(dǎo)致檔案工作的復(fù)雜性。

2.文件材料收集不夠齊全完整，整理不夠規(guī)范.從調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分高職院校已經(jīng)初步具備信息化管理的基本設(shè)施，配備了計算機(jī)和有了一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，也建立了一些信息化管理人員，但是一些高職院校沒有按照國家檔案局8號令、10號令要求，以及結(jié)合本單位實(shí)際制定文件材料歸檔范圍和保管期限表;由于無紙化辦公時代的到來，同時也給檔案管理帶來一定的難度，無紙化辦公對檔案的分類帶來一定難度，導(dǎo)致部分學(xué)校只重視對文書類文件材料的收集歸檔，忽視了會計、基建、照片、錄像、實(shí)物電子等門類和載體的收集歸檔;部分高校沒有按照國家印發(fā)的新標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理檔案，件內(nèi)文件排序、檔號編制、檔號章規(guī)格、目錄編制裝訂裝盒等不符合要求。一些紙質(zhì)檔案沒有及時掃描入庫，，導(dǎo)致檔案的缺失。信息化檔案整理不規(guī)范，分類模糊，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的雜亂，關(guān)鍵時刻找不到相應(yīng)的檔案。

3.檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢.一些高職院校對檔案信息化工作重視不夠，沒有經(jīng)費(fèi)預(yù)算，沒有將檔案信息化工作納入單位電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)展緩慢;不少高職院校電子文件歸檔與電子檔案管理工作滯后，辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)，無法實(shí)現(xiàn)“增量電子化”要求。其次，大多數(shù)高校檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，工作人員年齡偏大，多數(shù)人員甚至不會使用電腦，依然遵循老一套的辦法，不僅接受現(xiàn)代化信息的能力較差，對信息化管理也不重視，不能及時跟上時代的發(fā)展路徑，都是將檔案管理視為一種閑職，在這些因素的影響，會阻礙檔案管理的速度。這些問題的存在都嚴(yán)重制約檔案管理的信息化發(fā)展。最后目前高校新興信息化管理，多個系統(tǒng)且數(shù)據(jù)不互通，多版本，給檔案管理工作帶來一些難度，因此就會出現(xiàn)重復(fù)導(dǎo)入或者少輸入的現(xiàn)象。還有很多學(xué)校沒有對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行針對性研究，即使進(jìn)行研究，其方法還是比較單一，在檔案開發(fā)的過程中，對功能的定位不清，服務(wù)意識所處階段較低層次，被動的為檔案利用者提供查詢服務(wù)，這樣的開發(fā)速度是低下的。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在很多學(xué)校沒有建立檔案網(wǎng)頁鏈接，檔案資源很少，很難滿足信息化時代的管理模式。

三、信息化檔案管理的應(yīng)對策略

1.更新離校檔案信息化管理的理念.要認(rèn)貫徹落實(shí)《檔案法》《國家檔案管理?xiàng)l例》等法律現(xiàn)和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等規(guī)章制度，成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組，健全工作制度，建立完善的臺賬，按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)，落實(shí)好檔案人員、庫房設(shè)備、日常管理、檔案信息化等重點(diǎn)難點(diǎn)問題。相對于其它的事業(yè)單位，高職院校的檔案管理工作開展的時間較晚，檔案項(xiàng)目設(shè)計內(nèi)容豐富，其整體規(guī)劃也沒從整體的角度來設(shè)計。體系缺乏科學(xué)和規(guī)范性，最終導(dǎo)致規(guī)章制度不完善，不健全。檔案管理的軟件也相對缺乏，系統(tǒng)雜糅，導(dǎo)致不能統(tǒng)一管理。為此，在高校教學(xué)檔案管理中對其進(jìn)行規(guī)范是其轉(zhuǎn)型發(fā)展的必然趨勢，提高檔案管理管理的意識，加強(qiáng)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息資源管理的數(shù)字化，同時也能更好的服務(wù)于教學(xué)。提高管理的意識的辦法，應(yīng)該不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳和推介力度，在檔案信息化管理過程中，對其設(shè)備安全性及人員保密性要求都很高，因此應(yīng)該加強(qiáng)全校師生的保密性意識，努力營造多方渠道參與檔案管理的平臺，打造良好的管理局面。

2.進(jìn)一步加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。各高職院校的檔案工作機(jī)構(gòu)要制定并組織實(shí)施好檔案工作發(fā)展規(guī)劃和計劃，按規(guī)定修改完善本單位文件材料歸襠范圍和保管期限表，加強(qiáng)對各種文件材料的形成、積累、歸檔工作和所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理各門類檔案，不斷提高單位檔案管理水平。同時要更新管理理念，提升管理人員素質(zhì)，以便能夠更好的轉(zhuǎn)型。在檔案管理過程中也要提升管理人員的業(yè)務(wù)水平，定期對信息化知識的培訓(xùn)，鼓勵管理人員創(chuàng)新方法。作為管理人員，應(yīng)該密切關(guān)注信息化的發(fā)展趨勢，不斷提高計算機(jī)水平，在工作中自覺融入到大數(shù)據(jù)思維中。在人事方面，多考慮聘用一些相關(guān)專業(yè)的人員，多提供一些與檔案方面知識有關(guān)的平臺，提供更多的機(jī)會。熟悉辦公軟件的操作，除了對各系統(tǒng)進(jìn)行全面了解，同時也要針對性的進(jìn)行了解，充分利用信息化的優(yōu)勢，為師生提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展提供便利，將信息化發(fā)揮到最大的作用。

3.加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。要繼續(xù)按照“存量數(shù)字化增量電子化”要求，加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化步伐，加強(qiáng)電子文件管理，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。采用集中的方式模式進(jìn)行檔案管理，這種檔案管理方式有利于各部門之間的聯(lián)合，提高數(shù)據(jù)的共享，目前很多高職院校沒有獨(dú)立的檔案館，學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案都分開操作，分枝太多將會出現(xiàn)不共享的情況，采用集中的方式可以克服這樣的弊端，集中式的管理方式，這種方式主要是采購硬件來實(shí)現(xiàn)集中的目的，其優(yōu)點(diǎn)在于教學(xué)信息的管理相對來說比較集中，信息安全也相對比較強(qiáng)。隨著信息化的發(fā)展，學(xué)校各部門系統(tǒng)將會出現(xiàn)集成的狀態(tài)，因此檔案管理的最終發(fā)展趨勢將是集成式管理方式。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理慢慢由原來的集中管理模式上升到集成式管理模式，保證了檔案管理與教學(xué)工作有機(jī)結(jié)合，全方位的保證了教學(xué)工作管理的工作向動態(tài)、全局性的發(fā)展。檔案管理想要更好實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，同時應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量，只有高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化管理;只有高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，才能夠取締紙質(zhì)管理模式，更節(jié)約時間、空間，人力、物力。

四、結(jié)語

在高校教學(xué)檔案管理形式中，也逐步呈現(xiàn)出信息化的特點(diǎn)，但是目前很多高職院校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理意識不強(qiáng)，沒有經(jīng)費(fèi)支持，工作人員也缺乏信息化的意識，自身水平相對比較低。當(dāng)前高職院校的檔案管理的管理人員年齡都相對比較大，對現(xiàn)代化的管理手段接受能力比較差，對信息化管理也不夠重視，檔案部門工作人員通常由一些快退休的人員進(jìn)行管理，都將檔案管理作為一種閑職，不能緊跟時代發(fā)展潮流，會在一定程度上影響到教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化。為此，在高職院校教學(xué)檔案管理中對其進(jìn)行信息化管理是發(fā)展的必然趨勢，規(guī)范檔案管理工作，能更好發(fā)揮出信息化、數(shù)字化優(yōu)勢，以便能更好的為教學(xué)管理提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校是高層次人才的基地，因此負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)該注重提升自身水平，提升業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，使其具備信息化技術(shù)素質(zhì)。同時高校應(yīng)該鼓勵檔案管理人員創(chuàng)新管理方法，采取一定的激勵辦法，不斷探索相應(yīng)的措施，采取不同的途徑，高效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提升檔案管理的利用價值。

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（作者單位：廣西生態(tài)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）