許鳴

Innovation and Optimization of Hospital Archives Management in Big Data Era

XU Ming

（Jilin University School of Marxism， Changchun 130012， China）

【摘? 要】在醫(yī)療體制改革日益深化、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案種類、載體形式和數(shù)量有所增加，醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯。醫(yī)院檔案在醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)院各項(xiàng)工作開展中發(fā)揮著重要作用，醫(yī)院管理部門要注重醫(yī)院檔案管理工作，為醫(yī)院改革和發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院需要樹立新型檔案管理理念，引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新并優(yōu)化現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理模式。論文主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化進(jìn)行了分析。

【Abstract】 In the context of deepening the reform of medical system and the rapid development of medical and health undertakings， the variety， carrier form and quantity of hospital archives have increased， the importance of hospital archives has been highlighted. Hospital archives plays an important role in the development of medical service and hospital work. Hospital management departments should pay attention to the management of hospital archives， so as to provide basic guarantee for hospital reform and development. In the era of big data， hospitals need to establish new concept of archives management， introduce big data technology， innovate and optimize the existing hospital archives management mode. The article mainly analyzes the innovation and optimization of hospital archives management in the era of big data.【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;醫(yī)院檔案管理工作;創(chuàng)新;優(yōu)化

【Keywords】big data era; hospital archives management; innovation; optimization

【中圖分類號(hào)】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）03-0058-02

1 引言

檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作中的關(guān)鍵，檔案是記錄醫(yī)院發(fā)展過程最具權(quán)威性的憑證。醫(yī)院具有一定的特殊性，涉及的檔案類型更具多樣性，如病例、科研、文書文件、財(cái)務(wù)和設(shè)備等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院管理部門需要引進(jìn)信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，但受各種不利因素的影響，醫(yī)院檔案管理問題越來越多。基于此，文章闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的重要性，介紹了醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的重要性

2.1 適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展

在新時(shí)期社會(huì)的快速發(fā)展中，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在不斷普及，為人民群眾日常生活和工作提供了很大便利，且大數(shù)據(jù)時(shí)代信息傳遞速度越來越快，傳遞范圍日益擴(kuò)大[1]。醫(yī)院檔案管理部門屬于保存和管理醫(yī)院門類檔案的獨(dú)立部門，需要建立完善的歸檔工作體系、立卷制度，在材料和檔案處理完成后，安排承接人員進(jìn)行收集和整理，并交接給檔案管理人員分類保存，統(tǒng)一由原有檔案管理人員做好規(guī)范檢查、內(nèi)容驗(yàn)收工作。為了滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，醫(yī)院需要明確檔案管理智能化目標(biāo)，這是醫(yī)療行業(yè)檔案管理部門必須做出的突破。在現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用是主要方式之一，由智能化操作系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理模式，滿足現(xiàn)代化醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展需求。

2.2 醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的必要條件

在醫(yī)療改革日益深入的大背景下，社會(huì)各界對(duì)醫(yī)院工作效率提出了更加嚴(yán)格的要求，但很多醫(yī)院仍實(shí)行傳統(tǒng)的人力檔案管理工作，無(wú)法滿足新時(shí)期醫(yī)院工作效率的實(shí)際要求，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。因此，在新時(shí)期的發(fā)展中，醫(yī)院為了提高自身的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，需要將管理技術(shù)和信息科技融合起來，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能科技作為醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的關(guān)鍵。除此之外，醫(yī)院各個(gè)科室都會(huì)保留歷史病歷資料，檔案管理部門需要針對(duì)這些傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，有效地保存并利用原始資料，為醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展提供保障。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

3.1 部分?jǐn)?shù)據(jù)收集存儲(chǔ)具有很大難度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)類型多是大數(shù)據(jù)技術(shù)的基本特征，為了更好地開展數(shù)據(jù)信息錄入、收集工作，需要大量資金和人力作為支持，有效地處理錄入數(shù)據(jù)，并統(tǒng)計(jì)和識(shí)別多樣性數(shù)據(jù)，提高信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，需要實(shí)行多樣性的信息統(tǒng)計(jì)方式、數(shù)據(jù)處理方式，獲取更多準(zhǔn)確的信息，但海量信息解析和存儲(chǔ)會(huì)占據(jù)醫(yī)院大量的數(shù)據(jù)管理空間，這就為數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)帶來了很大難度。

3.2 檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)大

在新時(shí)期的發(fā)展中，醫(yī)院電子化檔案轉(zhuǎn)化力度日益深入，很多傳統(tǒng)的醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、科研檔案和人事檔案進(jìn)行了電子化處理，使得檔案管理工作銷量有所提升。但是，很多醫(yī)院未針對(duì)電子檔案制定完善的安全管理體系，缺少必要的措施對(duì)其進(jìn)行防護(hù)，極易出現(xiàn)電子檔案資料泄露、篡改、永久性丟失問題，威脅著檔案資料的安全性。同時(shí)，在醫(yī)院檔案管理過程中，面臨著很多信息安全問題，而檔案為醫(yī)院管理工作的實(shí)施提供了依據(jù)，具有一定的保密性，在出現(xiàn)泄漏問題時(shí)，為病人、工作人員和醫(yī)院帶來嚴(yán)重的損失[2]。另外，醫(yī)院檔案管理部門需要針對(duì)檔案信息儲(chǔ)存系統(tǒng)進(jìn)行安全測(cè)評(píng)和維護(hù)處理，檔案管理人員需要確保操作的安全性，避免因操作失誤、病毒入侵威脅檔案管理工作的順利實(shí)施。

3.3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后

在醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平日益提升的大背景下，醫(yī)療檔案數(shù)量有所增長(zhǎng)，醫(yī)療檔案的主要內(nèi)容是醫(yī)囑、手術(shù)記錄、會(huì)診記錄、病程記錄、病例報(bào)告，以及X光膠片、檢查資料和圖文音像資料。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理要求住院病例保存時(shí)間是30年，門診病歷保存時(shí)間是15年。隨著檔案儲(chǔ)存數(shù)量的日益增長(zhǎng)，醫(yī)院未投入足夠的資金和物理用于檔案管理信息化建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)，嚴(yán)重影響著檔案管理效率的提升，如醫(yī)院信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善、未建立檔案信息自動(dòng)化采集系統(tǒng)和信息處理分析系統(tǒng)，嚴(yán)重影響著醫(yī)院檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)備的建設(shè)水平。

3.4 從業(yè)人員的技術(shù)水平有待提高

受醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)的要求，醫(yī)院管理人員的內(nèi)部控制意識(shí)相對(duì)薄弱，不注重檔案管理職業(yè)的重要性，尤其在招聘檔案管理人員的過程中，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求相對(duì)較低，且信息化培訓(xùn)不到位，使得人員的素質(zhì)水平無(wú)法滿足相關(guān)要求，還有很多小型醫(yī)院未設(shè)立專業(yè)的人力檔案管理崗位，普遍由行政人員承擔(dān)檔案管理工作，這些人員未完全掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，很難利用信息技術(shù)整理、歸納和保存檔案，無(wú)法有效地更新及優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化

4.1 充分發(fā)揮信息資源的作用

首先，在醫(yī)院信息化檔案管理工作中，檔案工作人員樹立檔案為醫(yī)療服務(wù)的理念，高度注重檔案管理工作，醫(yī)院還需要注重檔案管理工作的智能化、信息化建設(shè)，為醫(yī)院檔案管理工作的可靠性、靈活性、便利性和時(shí)效性提供支持，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室、各個(gè)部門信息和資源的共享，提高社會(huì)大眾服務(wù)的整體水平。其次，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案管理工作，引進(jìn)并開發(fā)更多先進(jìn)的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和成果，將先進(jìn)的數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，提高醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)的整體水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源利用的智能化和數(shù)據(jù)化。

4.2 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院檔案管理部門需要注重檔案數(shù)據(jù)安全管理工作，在傳統(tǒng)檔案安全管理制度的基礎(chǔ)上，引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全工作，制定數(shù)字化檔案信息安全策略，有效地防范數(shù)據(jù)安全問題，為各項(xiàng)信息的安全性提供保障。并且，檔案管理部門需要重視物防建設(shè)工作，確保檔案存儲(chǔ)地方物理防護(hù)的安全性，配備相應(yīng)的安全設(shè)施，避免出現(xiàn)物防不足問題。另外，醫(yī)院檔案管理部門需要做好技防建設(shè)工作，利用信息技術(shù)登陸訪問控制、用戶權(quán)限控制、網(wǎng)絡(luò)在線監(jiān)測(cè)、鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)安全控制、信息加密控制等技術(shù)，做好信息數(shù)據(jù)安全的技術(shù)性防御工作。

4.3 全面落實(shí)信息化平臺(tái)搭建工作

首先，在搭建信息化管理平臺(tái)的過程中，醫(yī)院管理部門需要安排專業(yè)技術(shù)人員，其要滿足相關(guān)的專業(yè)條件，獲取計(jì)算機(jī)技術(shù)的等級(jí)認(rèn)證證書，確保信息化平臺(tái)合理對(duì)接檔案信息管理系統(tǒng)。其次，檔案管理人員需要實(shí)時(shí)更新已建立的資源庫(kù)，開發(fā)更多高效的管理模式，注重平臺(tái)監(jiān)督和排查工作，及時(shí)地修正錯(cuò)誤數(shù)據(jù)[3]。最后，技術(shù)人員需要注重管理系統(tǒng)智能化和操作性能，確保信息化平臺(tái)應(yīng)用的便利性，將檔案管理工作轉(zhuǎn)變成以信息技術(shù)為基礎(chǔ)徹底改善傳統(tǒng)的人力勞動(dòng)模式，利用信息化管理高效調(diào)取檔案資料，利用信息平臺(tái)確保資源的共享性，為醫(yī)院工作人員和患者檔案轉(zhuǎn)入和遷出提供便利。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員需要從管理思想、管理辦法和管理手段等方面出發(fā)，并加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握信息處理、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，以滿足現(xiàn)代化檔案管理的各項(xiàng)要求，為醫(yī)院檔案管理工作的順利實(shí)施提供保障。

【參考文獻(xiàn)】

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