袁可心

摘 要 涉外國(guó)有企業(yè)因其業(yè)務(wù)的國(guó)際化和企業(yè)性質(zhì)的特殊性，對(duì)涉密文件的管理提出更高的要求。本文旨在結(jié)合工作實(shí)際，探討如何提高涉外國(guó)有企業(yè)的涉密文件管理水平，試圖對(duì)其保密管理的特殊性進(jìn)行思考并提出建議。

關(guān)鍵詞 辦公室 涉外企業(yè) 商業(yè)秘密 保密管理

涉及海外業(yè)務(wù)的國(guó)有企業(yè)，其接觸國(guó)家秘密和商業(yè)秘密的機(jī)會(huì)都較一般企業(yè)更多。國(guó)家機(jī)密一經(jīng)泄露將危害國(guó)家安全，而商業(yè)秘密的泄露將使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中敗下陣來。因此，涉外國(guó)有企業(yè)涉密文件管理工作的重要性不言而喻。

在企業(yè)的海量文件中，除了已確定密級(jí)的文件外，還存在大量未達(dá)到定密標(biāo)準(zhǔn)，但包含敏感內(nèi)容和信息，或作為工作秘密短期內(nèi)不適宜披露的事項(xiàng)，以上類型的文件可統(tǒng)稱為涉密文件，本文主要討論該類型的涉密文件管理。

針對(duì)涉外國(guó)有企業(yè)的涉密文件，可從以下3個(gè)環(huán)節(jié)著手，有針對(duì)性地提高文件管理水平，努力做到“慎、細(xì)、全”。

一、涉密文件的接收和生成要“慎”

文件的接收和生成是涉密文件管理的起始節(jié)點(diǎn)，決定了之后的環(huán)節(jié)能否順利進(jìn)行，因此應(yīng)格外謹(jǐn)慎處理。根據(jù)文件的來源，又具體分為接收和生成兩種情況。

（一）涉密文件接收

國(guó)有企業(yè)接收的文件通常來自上級(jí)單位（包括國(guó)家機(jī)關(guān)部委）、系統(tǒng)內(nèi)兄弟單位及少數(shù)系統(tǒng)外單位。來自上級(jí)單位的文件通常都已定密且密級(jí)較高，無須再定密，其知悉范圍和保管方式應(yīng)參照國(guó)家相關(guān)規(guī)定來處理;來自兄弟單位和系統(tǒng)外單位的文件，既有已定密文件，也包括較多未定密文件，則應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)確定知悉范圍。

對(duì)于外來文件，接收時(shí)首先要做好登記。由機(jī)要秘書在專用的保密機(jī)上建立涉密文件臺(tái)賬，登記和錄入所接收文件的相關(guān)信息。臺(tái)賬不僅要包括標(biāo)題、來文單位、密級(jí)、保密期限等文件原有信息，還要對(duì)文件被本單位接收后的情況進(jìn)行登記，如“何年何月由何人接收”“接收后交由何人辦理”等。尤其要注意的是，為了防止電子文檔遺失或保密機(jī)損壞等意外情況發(fā)生，務(wù)必對(duì)電子臺(tái)賬進(jìn)行備份，并對(duì)保密機(jī)定期檢查維護(hù)。

（二）涉密文件生成

涉外企業(yè)參與的國(guó)際合作和競(jìng)爭(zhēng)多，其工作中既會(huì)有許多達(dá)到定密要求的商業(yè)秘密，也會(huì)有未達(dá)到定密標(biāo)準(zhǔn)但因工作需要不得對(duì)外透露的文件，需要企業(yè)自己根據(jù)具體情況確定處理方法。

對(duì)符合定密標(biāo)準(zhǔn)的文件，要嚴(yán)格按照國(guó)家和上級(jí)單位的相關(guān)保密規(guī)定確定密級(jí)和保密期限，既不可過度定密，也不可密級(jí)過低，通常由業(yè)務(wù)部門和公司保密辦公室以謹(jǐn)慎為原則共同研究確定，不符合定密要求的文件絕不定密。而對(duì)于工作秘密，則應(yīng)根據(jù)具體工作需要和事項(xiàng)重要程度，參考本公司內(nèi)部保密管理辦法，確定文件知悉和傳播的范圍，不可隨意傳播擴(kuò)散。無論采取何種處理方式，其核心原則都是確保涉密文件只有必須知悉的人員才能接觸到，杜絕任何形式的不必要接觸，從而將泄密風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

二、涉密文件的流轉(zhuǎn)要“細(xì)”

流轉(zhuǎn)是涉密文件管理的重中之重，其工作重點(diǎn)是要將流轉(zhuǎn)過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)都詳細(xì)加以記錄。

在文件接收臺(tái)賬基礎(chǔ)上，繼續(xù)對(duì)涉密文件的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行記錄。必要時(shí)可建立子目錄，按密級(jí)、主題或項(xiàng)目分類，便于登記管理。記錄內(nèi)容包括文件經(jīng)手人、經(jīng)手時(shí)間、文件返回時(shí)間、文件辦結(jié)時(shí)間及其他需要備注的事項(xiàng)。尤其是對(duì)需要返回來文單位的機(jī)密文件，臺(tái)賬記錄作為唯一的流轉(zhuǎn)痕跡，對(duì)于日后查證至關(guān)重要。通過詳細(xì)記錄流轉(zhuǎn)過程，可起到如下作用：

一是便于追蹤。某些文件的知悉范圍包括多人，或在某個(gè)辦理人處停留超過一天，記錄每位經(jīng)辦人的信息可避免文件因經(jīng)手人過多或流轉(zhuǎn)時(shí)間過長(zhǎng)而遺失?？墒褂谩段募鏖唵巍饭┙?jīng)辦人閱后簽字，并于辦結(jié)后作為附件留存。

二是便于還原?！昂糜浶圆蝗鐮€筆頭”，與其依賴經(jīng)辦人的記憶，不如事無巨細(xì)地留下書面記錄，方便日后內(nèi)外審計(jì)或巡視檢查需要調(diào)閱文件時(shí)有跡可循，為加強(qiáng)企業(yè)監(jiān)督檢查發(fā)揮作用。

機(jī)要秘書負(fù)責(zé)對(duì)涉密文件的流轉(zhuǎn)進(jìn)行把控，嚴(yán)格遵守“密來密回”的原則，做到定密文件不復(fù)印，絕密和機(jī)密文件不離開機(jī)要室;督促辦理人及時(shí)辦結(jié)并歸還文件;確保離開本單位的文件均密封并由專職機(jī)要員交換;定期進(jìn)行文件清點(diǎn)和自查。

三、涉密文件的歸檔要“全”

作為涉密文件管理的最后一環(huán)，歸檔決定了整個(gè)流程的嚴(yán)密程度。

首先，涉密文件應(yīng)單獨(dú)歸檔。涉密文件應(yīng)與普通文件分開流轉(zhuǎn)、分別歸檔，其保管場(chǎng)所應(yīng)符合保密要求，查閱范圍小于普通文件。涉密文件單獨(dú)管理既便于查閱，又確保不泄密。

其次，涉密文件歸檔應(yīng)盡量全面。文件歸檔不應(yīng)只注重正文而忽視附件，附件（包括圖表、數(shù)據(jù)、譯文等）與正文具有同等保密效力。此外，文件傳閱過程中形成的其他補(bǔ)充材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、部門反饋等，也應(yīng)與正文一并歸入檔案。

再次，涉密文件歸檔應(yīng)雙線并行。當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)已實(shí)現(xiàn)線上線下兩條線同時(shí)歸檔。一方面，紙質(zhì)文件仍按照傳統(tǒng)方式手動(dòng)編號(hào)、分類并移交檔案室保管，另一方面，電子臺(tái)賬也備份保存，兩者共同組成完整的文件資料包。

四、涉外企業(yè)保密管理工作的特殊性

（一）平衡保密和效率的關(guān)系

保密是為了國(guó)家和企業(yè)的利益與安全，而提高工作效率也是為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，如何平衡保密與工作效率的關(guān)系值得深思。涉外企業(yè)經(jīng)常參與國(guó)際談判，需要快速?zèng)Q策和及時(shí)反饋，晚一天就可能貽誤商機(jī)，對(duì)時(shí)效性的要求極高。而涉密文件的線下流轉(zhuǎn)卻延長(zhǎng)了處理時(shí)間，增加了流轉(zhuǎn)步驟，這勢(shì)必對(duì)工作效率造成影響。

矛盾的解決可從兩方面入手，一是在定密時(shí)必須對(duì)工作內(nèi)容充分了解，準(zhǔn)確定密，切不可為了顯示工作的重要性而盲目將密級(jí)定高，使得本可以線上流轉(zhuǎn)的文件只能線下傳閱;二是要求機(jī)要秘書對(duì)涉密文件格外留心，提高處理的優(yōu)先級(jí)和緊急度，以加快辦理速度彌補(bǔ)線下傳閱增加的時(shí)間。

（二）加強(qiáng)外籍員工保密教育

隨著國(guó)際局勢(shì)的變化和企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，涉外企業(yè)的涉密文件將日益增多，增強(qiáng)員工保密安全意識(shí)勢(shì)在必行。涉外企業(yè)應(yīng)注意保密安全教育不僅要覆蓋中方員工，還要考慮外籍員工。要結(jié)合涉外機(jī)構(gòu)所在國(guó)的法律法規(guī)，并參考國(guó)外同行業(yè)公司的優(yōu)秀做法，以外籍員工可以接受和理解的方式開展保密教育。

保密教育應(yīng)具有針對(duì)性，既可針對(duì)可能遇到的情況進(jìn)行預(yù)防性教育，也可在事后進(jìn)行反思教育，對(duì)好的舉措予以表?yè)P(yáng)，對(duì)險(xiǎn)些造成泄密的做法批評(píng)警示，并鼓勵(lì)外籍員工參與研究和探討更安全、更可行的工作流程。

（三）妥善處理法律問題

法律文件作為一種特殊文件，其保密管理除了遵守公司制度外，還要遵循國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。特別是涉外企業(yè)的文件管理要“入鄉(xiāng)隨俗”，不僅要遵守中國(guó)的法律法規(guī)，還要遵守資源國(guó)和合作伙伴國(guó)家的法律法規(guī)。

由于行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，國(guó)際化公司對(duì)于自身商業(yè)秘密的保護(hù)往往更加嚴(yán)苛，一旦侵犯其商業(yè)秘密，可能面臨嚴(yán)重訴訟，因此要避免因往來文件處理不當(dāng)而卷入法律糾紛。同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)自身商業(yè)秘密的保護(hù)，妥善保管相關(guān)文件，保存完整證據(jù)，這樣即使在糾紛中也能避免處于不利地位。

（四）全球化時(shí)代的保密難題

涉外企業(yè)在海外的分支機(jī)構(gòu)通常遠(yuǎn)離祖國(guó)，路途遙遠(yuǎn)，對(duì)不能上網(wǎng)又必須傳達(dá)海外機(jī)構(gòu)的一般涉密文件，當(dāng)前的處理方法只能是向回國(guó)出差的人員口頭傳達(dá)，或?qū)⑽募H自攜帶。但此舉無疑增加了另一重泄密風(fēng)險(xiǎn)，如文件在旅途中丟失或被偷窺，將為企業(yè)和國(guó)家安全帶來重大風(fēng)險(xiǎn)。并且要防范員工為了節(jié)省時(shí)間和圖方便而將文件通過手機(jī)或網(wǎng)絡(luò)傳播，帶來安全隱患。雖然此類文件為數(shù)不多，但如何妥善處理，亟須涉外企業(yè)思考和解決。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的涉密文件管理應(yīng)做到謹(jǐn)慎定密、詳細(xì)記錄流轉(zhuǎn)和全面歸檔，這是當(dāng)前最基本也是最安全的工作流程，但我們不應(yīng)滿足于此，還要不斷完善，力求萬無一失。涉外國(guó)有企業(yè)的工作有共性也有其特殊性，要在此基礎(chǔ)上因地制宜、與時(shí)俱進(jìn)地處理好涉密文件的管理，發(fā)揮涉外企業(yè)優(yōu)勢(shì)，多學(xué)習(xí)國(guó)外企業(yè)的優(yōu)秀做法，為我所用。這樣既能為企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造保駕護(hù)航，也是在承擔(dān)國(guó)有企業(yè)的責(zé)任，維護(hù)國(guó)家利益。

（作者單位為中國(guó)石化國(guó)際石油勘探開發(fā)公司）

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