張曉佳

摘要：隨著時代的發(fā)展，科技的進步，工作生活發(fā)生了翻天覆地的變化，在檔案管理與服務工作方面，也應當打破原有的、傳統(tǒng)模式的束縛，不斷擴大服務領(lǐng)域，進一步優(yōu)化管理方式與方法，積極探索信息化檔案管理與服務工作的新路徑。本文將就信息化背景下，提升方案管理水平的方法展開深入探究。

關(guān)鍵詞：信息化;轉(zhuǎn)變觀念;更新設(shè)備;綜合素質(zhì)

隨著信息科學技術(shù)的不斷發(fā)展，人類社會已經(jīng)進入了信息化時代，在這樣的科技背景之下，檔案管理工作也正在逐步實現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工處理的方式向信息化處理方式轉(zhuǎn)變。在轉(zhuǎn)變的過程之中，人們通過把先進的信息科學技術(shù)和檔案管理的手段有效的結(jié)合在一起，有效的提升檔案管理的水平和效率，滿足現(xiàn)代檔案管理的實際需要。

一、檔案信息化管理的意義分析

1、有助于提高檔案的利用率

檔案的信息化管理需要借助計算機對檔案進行查閱，極大地提高了檔案的利用率，主要體現(xiàn)在三個方面：第一能夠代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工查閱檔案的方式，從而為檔案的調(diào)閱和查詢提供便利;第二能夠迅速完成檔案的接受、轉(zhuǎn)遞以及借查閱工作;第三，檔案信息化管理還能夠完成檔案、花名冊以及報表等資料的輸出，全面提高檔案管理的效率。

2、有助于降低檔案管理的成本

檔案借助計算機進行管理后，從原則上講未經(jīng)允許是不能隨意查閱的，只有經(jīng)過允許的人才能查閱原件，如此便極大地減少了檔案原件的使用頻率，保證了檔案信息的完整。另外傳統(tǒng)的檔案管理辦法需要設(shè)立多名專職的檔案管理人員，但是實現(xiàn)信息化管理之后，可以大大提高檔案管理的工作效率，節(jié)省勞力成本，從而極大的降低了人事檔案管理的成本。

3、有助于提高檔案的質(zhì)量

檔案信息化后，將檔案信息的載體由傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)為光盤或計算機，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案時，可選擇先用紙質(zhì)檔案進行掃描，在文件重點內(nèi)容上進行著重彩色掃描，提高檔案信息準確度，明確檔案中的重點內(nèi)容。從而，在檔案信息質(zhì)量上建設(shè)電子檔案比由大量復印件組成的紙質(zhì)檔案有著較大的優(yōu)勢，并且可解決紙質(zhì)檔案的缺陷問題，使得檔案信息質(zhì)量大幅提升。

二、當前檔案管理存在的缺陷分析

目前，由于相關(guān)制度沒有嚴格落實，一些單位對檔案管理人員的教育培訓不足，影響檔案管理水平提高，存在的不足表現(xiàn)在以下方面。

1、管理人員素質(zhì)偏低。例如，不注重引進專業(yè)扎實，管理綜合技能強的檔案管理人員。再加上忽視構(gòu)建完善的教育培訓機制，忽視對檔案管理最新知識和技能的學習，難以提高忠誠和擔當意識，影響干部保健檔案管理水平提高。

2、基礎(chǔ)設(shè)施有待改進。未能有效適應檔案管理數(shù)字化發(fā)展趨勢，不利于增強檔案管理人員綜合技能。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的資金投入不足，數(shù)據(jù)庫建設(shè)、更新和升級不足，掃描儀和計算機應用不足，設(shè)備陳舊，未能及時改進，難以順應檔案管理新趨勢和新需要。

3、制度有待進一步完善。未能建立健全完善的檔案管理制度，現(xiàn)有制度不健全，忽視結(jié)合新形勢和新需要完善干部保健檔案管理制度和相關(guān)措施。例如，一些管理人員責任心不強，忠誠擔當意識不強，沒有認真做好檔案管理的每一項工作。再加上獎懲激勵機制不完善，難以全面激發(fā)檔案管理人員的主動性和積極性。

三、信息化背景下，提升檔案管理水平的幾點建議

1、提高檔案管理意識，加大檔案管理力度

檔案管理是一項綜合類事項，涉及面廣、信息量大。在新的形勢下，各部門必須將計算機技術(shù)應用于檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，拓寬服務領(lǐng)域，延伸服務范圍，創(chuàng)新服務機制，才能充分發(fā)揮檔案獨特的服務功能。相關(guān)部門也要認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，提高檔案意識，提高檔案人員工作熱情，增強檔案人員責任感和使命感。檔案人員要嚴格要求自己，努力在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績。各級部門要加大檔案管理力度，提高對檔案工作重要性的認識，提升檔案管理水平。

2、加大資金投入，完善工作設(shè)備

檔案管理方式落后主要是由于檔案管理設(shè)備落后導致的，這與檔案管理部門領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度不足有關(guān)。要使檔案管理走上先進檔案管理道路上來，就需要有關(guān)領(lǐng)導對這部分工作提高認識，增加對檔案管理的資金投入，制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實施，設(shè)立專門的監(jiān)督部門對信息化過程進行全程掌控。購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機、掃描儀、電腦和相應的資料收集、管理軟件都要配齊。檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設(shè)備，并做好相應的預算，將預算及時、合理上報，為檔案管理工作進入科技化、信息化提供便利。

3、利用現(xiàn)代化手段，提高信息化

隨著經(jīng)濟與社會科學的不斷發(fā)展與進步，檔案管理工作也應隨著時代而發(fā)展，首先檔案的管理人員不但要有過硬的專業(yè)基礎(chǔ)與全面的理論知識，還要具備良好的職業(yè)道德與盡職盡責的工作態(tài)度，并且能夠利用科學先進技術(shù)作為管理檔案的主要手段與技能，只有這樣才能適應新的檔案管理工作需求;再者由于檔案是用于記錄豐富的信息，傳播著重要的信息資源，但是由于這項工作過于繁雜，因此我們需要學會運用計算機等科技化的設(shè)備來幫助我們完成檔案管理，像是傳統(tǒng)的人工立卷，因為每個人的理解能力有所不同，因此對同一個文件可能有著不一樣的理解，這樣就會有可能發(fā)生分類不準的現(xiàn)象，給實際工作帶來很大不便，如果能適當?shù)睦糜嬎銠C進行模擬立卷，可以將屬于條目類別的內(nèi)容打印出來，以此為檢索工具，既可降低人為因素產(chǎn)生的文件歸檔不準的現(xiàn)象，同時又減少了人員工作量并有效提高了檔案管理工作的效率。

4、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，實現(xiàn)高效化管理

檔案管理工作是一個長期、系統(tǒng)性的工作，管理人員起到很重要的作用，其工作優(yōu)劣程度直接影響著檔案管理的水平高低。因此，提高檔案管理水平就得加強檔案管理工作人員的素質(zhì)，加強對管理人員的培訓，培養(yǎng)管理人員的責任心和服務意識，同時還要提升管理人員的專業(yè)管理技能，保證檔案管理工作的科學、有效進行。

綜上所述，由于科學技術(shù)的不斷進步，讓企事業(yè)單位的檔案管理水平也得到了一定程度的發(fā)展，不過仍然存在一定的問題，而想要及時的解決這些問題，就一定要加強法制化建設(shè)，進行檔案管理的信息化建設(shè)，同時也要提高檔案管理人員的素質(zhì)以及檔案資源利用效率等工作。因此在今后的工作中，相關(guān)工作者要積極努力，認真探索，爭取制定出更為完善的方案，從而讓企事業(yè)檔案的管理水平邁向一個新的高度。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣消費者協(xié)會）