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        淺析民辦中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

        2020-06-03 16:12:36張偉城
        廣告大觀 2020年1期
        關(guān)鍵詞:檔案管理對策

        摘要:作為教育市場化的產(chǎn)物,民辦中學(xué)發(fā)展迅猛,富有活力;作為社會活動的參與者,民辦中學(xué)檔案管理工作的水平關(guān)系著萬千教職工和學(xué)子的切身利益。本文通過剖析民辦中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在問題,闡述提高民辦中學(xué)檔案管理水平的對策。

        關(guān)鍵詞:民辦中學(xué);檔案管理;對策

        近年來,隨著《民辦教育促進法》的出臺,我省民辦中學(xué)借助于市場經(jīng)濟的加快推進和教育服務(wù)市場構(gòu)建的勢態(tài),借助于旺盛的教育需求和有力的政策扶持,呈現(xiàn)了迅猛發(fā)展的態(tài)勢。

        民辦中學(xué)是貫徹實施國家義務(wù)教育方針、政策的個體,與國家、社會和學(xué)生的利益息息相關(guān)。在學(xué)校管理和教學(xué)過程中形成各類檔案,是一種寶貴的信息資源和財富,它在學(xué)校的內(nèi)部管理、教育教學(xué)和教學(xué)研究等各方面具有重要的憑證和信息價值,它的質(zhì)量和完整程度將影響到民辦教育事業(yè)的發(fā)展。因此,加強和改善民辦中學(xué)檔案管理工作,是依法治教需要,也是規(guī)范民辦教育發(fā)展的重要手段。

        一.現(xiàn)階段民辦中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀

        現(xiàn)階段民辦學(xué)校檔案管理工作相對滯后,主要呈現(xiàn)以下三種狀態(tài):一是原公辦中學(xué)轉(zhuǎn)制為民辦中學(xué),其檔案管理工作有一定基礎(chǔ),檔案管理管理人員具備一定的專業(yè)知識,學(xué)校各部門檔案意識較強;二是由公辦中學(xué)集團化辦學(xué)創(chuàng)辦的民辦中校,其檔案管理工作借鑒母校的經(jīng)驗,雖有各方面的不足但初具規(guī)模,在摸索中前進;三是完全新辦的民辦中學(xué),其主要精力放在教育教學(xué)業(yè)務(wù)和吸引生源上,缺乏長遠眼光,將檔案管理工作放在極次要的位置上,缺乏檔案管理經(jīng)驗和專業(yè)人才,檔案管理呈粗放型的狀態(tài)。

        二.現(xiàn)階段民辦中學(xué)檔案管理工作存在的主要問題

        (一). 未建立完善檔案工作體系。民辦中學(xué)由于對檔案管理工作缺乏經(jīng)驗,各類檔案文件材料大多散落在各處室、各部門,未能實現(xiàn)綜合檔案集中統(tǒng)管;學(xué)校將主要精力集中在教學(xué)業(yè)務(wù)上,對檔案工作缺乏重視,未能有效開展對各部門檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)檢查,未能完全建立部門立卷歸檔制度;學(xué)校片面追求教職工的教學(xué)業(yè)績,未將文件形成積累和歸檔要求納入教職工有關(guān)職責(zé)及其考核,未開展檔案工作獎懲。

        (二).未建立完善檔案管理制度。主要表現(xiàn)為:各項工作制度,管理制度及業(yè)務(wù)規(guī)范有待完善,尤其是包括檔案實體分類、歸檔范圍、保管期限等業(yè)務(wù)規(guī)范急需根據(jù)國家檔案局8號令、財政部2016年新頒布的《會計檔案辦法》等規(guī)范,結(jié)合民辦中學(xué)實際修訂。同時按要求制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案、檔案工作責(zé)任追究制度、電子檔案管理制度等制度。

        (三).缺乏檔案管理專業(yè)人才。由于體制原因,我國專業(yè)的檔案管理人才多集中在各級機關(guān)、國有企事業(yè)單位,與之相比,民辦中學(xué)在薪資福利和職業(yè)發(fā)展方面上處于完全劣勢,因此,民辦中學(xué)大多只能聘任普通文員來負(fù)責(zé)檔案管理工作。普通文員具備一定的檔案管理專長后,容易跳槽到待遇和發(fā)展更好的單位工作,而由于檔案管理人員頻繁流失,民辦學(xué)校不愿意投入人力財力,讓其參加專業(yè)的檔案管理技能培訓(xùn),這就陷入了惡性循環(huán)。

        (四).檔案信息化水平低,檔案利用效果不足,檔案保管條件較差。民辦中學(xué)的創(chuàng)辦多以盈利為最終目標(biāo),這導(dǎo)致其片面追求短期成績,追求社會效應(yīng)以吸引生源,追求財力賬面上的投入產(chǎn)出比。大多數(shù)民辦中學(xué)不愿意在檔案軟、硬件方面有過多的投入,造成檔案信息低使用率,檔案保管條件惡劣,實體檔案易損毀。檔案信息化建設(shè)有待完善,主要表現(xiàn)為:大多數(shù)民辦中學(xué)沒有購買檔案管理軟件,或購買傳統(tǒng)的單機版檔案軟件,依靠紙質(zhì)的檔案目錄進行查閱利用,這浪費了大量的人力和時間卻無明顯效果,造成檔案信息低使用率。檔案庫房建設(shè)同樣需要資金投入,而部分民辦中學(xué)為了節(jié)約成本,使用小面積的課室或房間作為檔案庫房,經(jīng)過較短時間的積壓,庫房飽和,有無法滿足新增檔案的存放需求;部分檔案庫房因為面積不足,無法合理劃分,將辦公、閱覽和儲存檔案的區(qū)域混為一體,造成檔案散溢;部分庫房缺少相應(yīng)的祛濕、消毒、防火、防磁等檔案保護設(shè)施和技術(shù)設(shè)備,導(dǎo)致檔案因為受潮或蟲蛀而損毀。

        三.加強民辦中學(xué)檔案管理工作的對策

        (一).建立完善民辦中學(xué)檔案管理體系框架

        建立完善民辦中學(xué)檔案管理體系框架,主要包含三層內(nèi)容:

        1.建立檔案工作體系。建立民辦中學(xué)檔案工作體系,關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)重視和責(zé)任落實,即建立學(xué)校統(tǒng)籌——辦公室主管——各處室落實和分管校領(lǐng)導(dǎo)——辦公室分管負(fù)責(zé)人——專職檔案員——各部門兼職檔案員的雙層管理體系。切實落實檔案工作“三納入”、“四同步”,即將學(xué)校檔案管理工作納入到本單位工作計劃,納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程,納入到學(xué)校教職工的崗位責(zé)任制中,同時,把學(xué)校的各項重要管理活動和常規(guī)教學(xué)與檔案工作同步布置,同步落實,同步檢查,同步考核。

        2.完善檔案管理制度建設(shè)。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”。規(guī)矩也就是規(guī)章制度,用來規(guī)范我們行為的規(guī)則、條文,它保證了良好的秩序,是各項事業(yè)成功的重要保證,對于民辦中學(xué)的檔案管理工作也是如此。因此,以省、市各級檔案局和教育局的業(yè)務(wù)規(guī)范為依據(jù),結(jié)合民辦中學(xué)實際情況,修訂檔案管理工作有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度,提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求,尤為重要。具體為制定學(xué)校文件與檔案管理的崗位責(zé)任制、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案、檔案工作年度評估辦法與考核體系等整體規(guī)章;制定文件歸檔制度、檔案保管、鑒定銷毀、統(tǒng)計、利用、保密等具體業(yè)務(wù)制度;制定學(xué)校各門類檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范等業(yè)務(wù)規(guī)范。

        (二)吸引人才,加強檔案專、兼職檔案員的培養(yǎng)。與公辦中學(xué)相比,民辦中學(xué)雖然無法提供事業(yè)單位編制吸引高素質(zhì)檔案管理人才,但具有靈活的特點。民辦中學(xué)可根據(jù)自身特點,為專、兼職檔案管理員制定多勞多得、與業(yè)績考核掛鉤的薪酬制度,如設(shè)立專、兼職檔案員工作補貼和多等級的考核獎勵;民辦中學(xué)可尋求與各級檔案局進行溝通,推薦具備條件的檔案管理員參加專業(yè)技術(shù)資格審定,解決其職稱晉升和職業(yè)發(fā)展問題,鼓勵專、兼職檔案員到各級檔案主管部門舉辦的短期培訓(xùn)班學(xué)習(xí),邀請檔案局專家到校開展檔案工作監(jiān)督指導(dǎo);有條件的民辦學(xué)??膳蓹n案員到公辦中學(xué)或校本部進行跟崗學(xué)習(xí),例如廣東實驗中學(xué)合作創(chuàng)辦的附屬天河學(xué)校、順德學(xué)校、南海學(xué)校等三所民辦學(xué)校在創(chuàng)辦之初,均多次派遣專職檔案員到校本部綜合檔案室進行跟崗學(xué)習(xí)。三所分校的檔案員通過跟崗,掌握了中學(xué)檔案工作從制度搭建、具體業(yè)務(wù)到庫房建設(shè)的全流程管理技能,均能獨立開展檔案工作。經(jīng)過經(jīng)驗和知識轉(zhuǎn)移,目前這三所民辦學(xué)校的檔案工作已初具成效。

        (三)重視軟、硬件投入,推進檔案信息化建設(shè)。檔案是一筆重要的信息財富,安全重于泰山。民辦中學(xué)應(yīng)具備前瞻眼光,投入一定資金,按照檔案庫房“八防”(防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲)的要求,建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房。檔案庫房必須至少滿足本單位未來15—20年的檔案保管需求,還要合理布局,做到辦公、閱覽、庫房三分開。此外,有條件的民辦中學(xué)可購買網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng),與本單位OA系統(tǒng)進行對接,初步實現(xiàn)文檔一體化管理,開展檔案目錄及傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化;制定電子檔案管理制度和檔案管理系統(tǒng)操作制度,開展電子檔案的保管與利用工作,為全校教職工設(shè)置相應(yīng)權(quán)限的檔案查詢利用賬戶,開展檔案利用網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

        參考文獻:

        [1] ?馮惠玲.檔案學(xué)概論[M]. 北京:中國人民大學(xué)出版社,2000.

        [2] ?朱青梅.民辦高校檔案管理存在的問題與對策[J]. 鹽城工學(xué)院學(xué)報:社會科學(xué)版,2007,20(4):80 - 82.

        [3] ?李靜.基層檔案管理工作存在的問題及對策研究 [J]. 黑龍江史志,2015,(11):71.

        作者簡介:張偉城,1985年7月出生,男,漢族,廣東揭陽,大學(xué)本科,檔案館員,研究方向:檔案管理理論與應(yīng)用。

        (作者單位:廣東實驗中學(xué))

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