李寒冰

公文是企業(yè)重要的管理工具，不僅能傳達(dá)政策意圖、布置任務(wù)、指導(dǎo)下級(jí)單位開展工作，還起到規(guī)范行為、宣傳教育、傳遞信息、聯(lián)系公務(wù)、憑證記載的作用。做好公文處理工作，關(guān)乎一個(gè)企業(yè)、一個(gè)單位的形象，體現(xiàn)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和文秘人員的素質(zhì)，更為重要的是，公文對(duì)于企業(yè)提升管理效率、加強(qiáng)內(nèi)部控制、促進(jìn)科學(xué)決策具有十分重要的作用。筆者在多年公文審核工作中，發(fā)現(xiàn)在公文格式、行文規(guī)則、公文內(nèi)容等方面經(jīng)常出現(xiàn)一些問題，而且是反復(fù)出現(xiàn)，得不到公文起草人員的重視，在一定程度上影響公文的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，損害了公文的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和政治性，也在一定程度上影響了企業(yè)良好形象的樹立。

一是發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。發(fā)文字號(hào)用法不規(guī)范是公文中常見的問題，也是最不應(yīng)該出現(xiàn)的錯(cuò)誤。常見的問題主要是順序號(hào)和年份括號(hào)使用不當(dāng)。如某公司發(fā)一份文件，發(fā)文字號(hào)標(biāo)注為“（2015）××公司第01號(hào)”。按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求，發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號(hào)3個(gè)要素組成，要編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置，居中排布，既不可缺項(xiàng)，也不可以顛倒順序。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”擴(kuò)入;發(fā)文順序號(hào)不能加“第”自，不虛編位，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”。上述事例中，發(fā)文要素齊全，看似沒有問題，但是三個(gè)要素隨意調(diào)換位置，括號(hào)也沒有按照要求使用，還人為增加“第”和虛位數(shù)，正確的寫法應(yīng)該是“公司××〔2015〕1號(hào)”。

二是正文格式不規(guī)范?！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》中規(guī)定，公文正文格式一般每面排22行，每行排28個(gè)字，行距一般為固定值28磅，特定情況下可以適當(dāng)調(diào)整，但至少同一頁(yè)公文行距應(yīng)該保持一致;公文正文中不得有表格、示意圖、結(jié)構(gòu)圖等形式，可以以附件的形式來處理。筆者所在單位為國(guó)有企業(yè)，日常工作中工作匯報(bào)、報(bào)告、總結(jié)、分析等文字材料較多，由于這些材料對(duì)格式要求不如正式公文嚴(yán)格，只要求方便閱讀、讓大家一目了然即可，導(dǎo)致個(gè)別文稿起草人員習(xí)慣成自然，在起草公文也“不拘小節(jié)”，按照自己的起草其他文稿時(shí)的習(xí)慣，自己方便怎么排版就怎么排版，在一份公文里表格、圖片、文字“相輔相成”，失去了公文統(tǒng)一格式的嚴(yán)肅性。頁(yè)邊距、行距也是容易忽略的地方，需要公文起草和審核人員給予關(guān)注，頁(yè)邊距不能按照word軟件中默認(rèn)的“上2.54mm”，“左3.17mm”，行距隨意設(shè)置成“單倍行距”或者“最小值28磅”等。必須按照國(guó)標(biāo)要求，頁(yè)邊設(shè)置為“上37mm”，“左28mm”，沒有特殊情況行距設(shè)置“固定值28”，在一個(gè)頁(yè)面沒有空間蓋章，而下一頁(yè)又是空白頁(yè)時(shí)，可以上當(dāng)增加或減少行距值，但也要保證同一頁(yè)面上行距一致。

三是結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。正確規(guī)范使用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，不僅能讓公文層級(jí)清晰明了，還能準(zhǔn)確反映出公文的構(gòu)架，讓閱讀者便于理解和接受。按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求，公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，一般盡量逐級(jí)使用，也可以越級(jí)使用，但最多越一級(jí)。如公文只有兩個(gè)層級(jí)，第一層級(jí)用“一、”，第二層級(jí)既可用“（一）”，也可以用“1.”。筆者在公文審核過程中，常常發(fā)現(xiàn)一級(jí)標(biāo)題序數(shù)用“1.”標(biāo)注，二級(jí)標(biāo)題序數(shù)用“①”或者“（一）”來標(biāo)注，也有一級(jí)標(biāo)題序數(shù)用“一、”，二級(jí)標(biāo)題序數(shù)用“1、”或者“一是”等問題，還有在三級(jí)序數(shù)“1.”下面，仍然使用“（一）”的問題出現(xiàn)，這些常見錯(cuò)誤，雖然不能影響文意的表達(dá)，但卻影響了公文的嚴(yán)肅性，希望引起公文起草與審核人員的重視。

四是數(shù)字使用不規(guī)范。數(shù)字幾乎在每篇公文中都能出現(xiàn)，在公文中存在一些數(shù)值使用不規(guī)范、數(shù)字使用不恰當(dāng)?shù)葐栴}，由于不影響閱讀，也往往被公文起草者和閱讀者所忽視。如“2016銷售收入預(yù)計(jì)50億～60億人民幣，比2015年增加10%～20%”，往往被寫成“50-60億人民幣或50～60億人民幣和10-20%或10～20%”。按照國(guó)標(biāo)規(guī)定，在表示數(shù)值的范圍時(shí)，若省略數(shù)值的附加符號(hào)或者計(jì)量單位會(huì)造成歧義時(shí)，不應(yīng)省略其附加符號(hào)。另外，國(guó)標(biāo)規(guī)定數(shù)字在表述年代時(shí)要用阿拉伯?dāng)?shù)字，“20世紀(jì)90年代”也不能寫成“20世紀(jì)九十年代”。

五是時(shí)間表述不具體。在一些匯報(bào)類的文章或總結(jié)中，往往會(huì)出現(xiàn)“去年以來”“在上年的基礎(chǔ)上”“今年我們要”等等模糊的寫法，由于匯報(bào)工作和總結(jié)工作是在一個(gè)特定的時(shí)間段內(nèi)，不需要進(jìn)行存檔，習(xí)慣性的使用上述模糊寫法不傷大雅。但是在正式公文表述中，時(shí)間必須要表述具體準(zhǔn)確，有可追溯性，不能出現(xiàn)諸如“去年”“今年”等模糊的寫法，要直接使用“2015年”“2016年”。在公文中出現(xiàn)年份時(shí)也必須頁(yè)要標(biāo)注全稱，使用四位年代號(hào)，不能簡(jiǎn)化。如不能使用“98年”“15年9月”等簡(jiǎn)化寫法，應(yīng)使用“1998年”和“2015年9月”。

俗話說，一字入公文，九牛拉不出。公文所表達(dá)的觀點(diǎn)必須符合上情下情，符合客觀實(shí)際和發(fā)展規(guī)律;所使用的論據(jù)要有說服力、經(jīng)得起推敲;所使用的語(yǔ)言、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)甚至行距和字符間距等都要符合要求，不能隨意自選動(dòng)作，自創(chuàng)格式。“沒有規(guī)矩，不成方圓”。對(duì)于公文的“規(guī)矩”，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中發(fā)辦〔2012〕14號(hào)）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—2012）都提出了明確要求，進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范，只要公文起草和審核人員認(rèn)真對(duì)待，做到細(xì)之又細(xì)、嚴(yán)之又嚴(yán)，一些熟視無睹的錯(cuò)誤就會(huì)避免，就能保證公文的準(zhǔn)確性，體現(xiàn)出公文的嚴(yán)肅性。