程筱潔

摘 要：在事業(yè)單位檔案管理工作中，人事檔案管理是重要的組成部分。目前，大部分事業(yè)單位正推行各項(xiàng)改革，對(duì)原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作是否能跟上人事制度改革步伐，無(wú)疑對(duì)人事檔案管理人員也提出了更高的要求，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平勢(shì)在必行。筆者在結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出解決方法，希望能為實(shí)際工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理

一、引言

作為人事制度系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，人事檔案管理不僅是政府監(jiān)督人事改革成效的重要資料憑證和事實(shí)依據(jù)，更是人事制度改革本身的重要組成部分[1]。人事檔案是人生歷史的縮影，具有動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性和保密性等特征，不僅與個(gè)人的就業(yè)、工資、職級(jí)、待遇等切身利益息息相關(guān)，而且對(duì)于推進(jìn)人才交流、健全干部激勵(lì)機(jī)制、完善干部管理體制等都具有重要的作用，各級(jí)組織人事部門和檔案管理部門應(yīng)當(dāng)引起高度的重視。

二、目前事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案的重視程度不夠，人員配備不足

著名的檔案學(xué)家謝倫伯格曾說(shuō)，“對(duì)檔案的重視程度是衡量一個(gè)國(guó)家文明水平的最好尺度”，檔案是對(duì)人類自身活動(dòng)的直接記錄，是每個(gè)人發(fā)展歷史的真實(shí)寫照，一個(gè)人、一個(gè)國(guó)家、一個(gè)社會(huì)對(duì)待人事檔案的態(tài)度也就是其對(duì)待個(gè)人、國(guó)家和社會(huì)發(fā)展歷史的態(tài)度。目前，許多事業(yè)單位的人事檔案管理部門并不是一個(gè)獨(dú)立的部門，多數(shù)是從屬于人力資源或辦公室，部門領(lǐng)導(dǎo)和員工甚至認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫，保管性的事務(wù)性工作，是不需要專業(yè)技術(shù)的簡(jiǎn)單工作。因而檔案管理人員多為兼職人員或是照顧臨退休的老職工，其工作重點(diǎn)并不在檔案管理工作，經(jīng)常還要兼職做其他事物性的工作，對(duì)于檔案的工作精力投入不夠，導(dǎo)致了他們?nèi)菀自谌耸聶n案管理工作中發(fā)生偏差和過(guò)失。

（二）管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)偏低，檔案管理水平不高

一名合格的人事檔案管理人員，不僅要精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，熟悉掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，而且要具有較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)及愛(ài)崗敬業(yè)的職業(yè)素質(zhì)，這樣才能適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案管理工作。但目前很多事業(yè)單位由于工作繁忙、人員緊缺，人事檔案管理人員未經(jīng)過(guò)專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，不能完全達(dá)到以上工作要求;甚至有部分檔案管理人員檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，在比較枯燥的檔案管理工作中很難保持對(duì)工作的熱情和積極性，未能很好地履行職責(zé)，責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致人員檔案材料遺失或放錯(cuò)，人員信息不準(zhǔn)確等。

（三）檔案管理方式落后，硬件設(shè)施不完善

目前，大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)象均為實(shí)體檔案，方法只局限于保管保存功能，查找方法單一，導(dǎo)致管理效率低下。有相當(dāng)一部分事業(yè)單位檔案資料的管理并沒(méi)有相對(duì)完善的保護(hù)設(shè)施，存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用;部分事業(yè)單位庫(kù)房緊張，無(wú)獨(dú)立的人事檔案室;還有的事業(yè)單位檔案室不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，狹窄潮濕，檔案柜也達(dá)不到防潮、防火、防蟲、耐高溫等“六防”要求，設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。而傳統(tǒng)地保管保存檔案和查找紙質(zhì)材料，已經(jīng)跟不上時(shí)代的變化，適應(yīng)不了高強(qiáng)度的工作需要，并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查找起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查找使用頻率高的材料容易造成檔案的磨損，不利于人事檔案的長(zhǎng)久保存。

（四）人事檔案管理制度不規(guī)范，檔案管理意識(shí)淡漠

目前，大多數(shù)事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作制定科學(xué)完善的工作制度，沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。人事檔案是人才信息的重要承載，也是人才信息的源泉，是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分。人事檔案憑證的真實(shí)與否，對(duì)于選拔人才、任用人才至關(guān)重要，尤其是管理崗位的干部，其個(gè)人履歷、政治素質(zhì)、德才表現(xiàn)、學(xué)歷學(xué)位都需要通過(guò)人事檔案來(lái)論證。由于檔案管理人員缺乏制度的約束，又沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案在國(guó)家和社會(huì)生活中的重要地位和作用，有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)存檔，造成檔案材料不全或缺失，不能真實(shí)反映出他人的實(shí)際情況，使檔案的利用率不能很好的發(fā)揮出來(lái)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的具體對(duì)策

（一）改變傳統(tǒng)的思想觀念，提高對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案事業(yè)是崇高的事業(yè)，檔案管理部門也是事業(yè)單位的重要組成部門，但檔案管理的重要性在許多事業(yè)單位還沒(méi)有充分體現(xiàn)出來(lái)的，特別是人事檔案管理沒(méi)有得到單位應(yīng)有的重視和地位，它們更多地徘徊在邊緣部門或從屬部門。單位領(lǐng)導(dǎo)要從根本上改變觀念，充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作的重要性，要把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，做到對(duì)檔案工作重視到位，對(duì)檔案工作人員關(guān)心到位;配齊檔案管理人員，定崗定人，充分發(fā)揮專業(yè)人才的主觀能動(dòng)性;同時(shí)要加大對(duì)于人事檔案管理所需要的信息化設(shè)備的采購(gòu)和資金的投入，為人事檔案管理工作順利開展提供強(qiáng)有力的保障。

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍思想建設(shè)，提升人事檔案管理人員整體素質(zhì)

在事業(yè)單位人事制度改革的大背景下，人事檔案的管理愈發(fā)凸顯出其重要的地位，因此，要想提高事業(yè)單位人事檔案管理水平必須要注重人員思想上的建設(shè)。首先從事人事檔案管理的人員必須要樹立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，遵守職業(yè)道德，工作態(tài)度端正，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作在社會(huì)中的地位和價(jià)值，樹立自豪感，激發(fā)主動(dòng)做好人事檔案工作的自覺(jué)性。其次事業(yè)單位在日常的培訓(xùn)管理中要特別加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)和檔案法律法規(guī)的培訓(xùn)，牢固樹立政治意識(shí)、保密意識(shí)和大局意識(shí)。這是由于人事檔案的內(nèi)容主要反映的是員工個(gè)人的情況，如個(gè)人信息、家庭情況等，都屬于個(gè)人隱私。人事檔案部門的管理人員必須要有保密意識(shí)，在日常的工作中要清楚哪些檔案內(nèi)容是可以公開的，哪些檔案內(nèi)容是需要保密的。最后要注重對(duì)于檔案管理人員專業(yè)技能的提升，要充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新思維。創(chuàng)新是進(jìn)步的根本，是可持續(xù)發(fā)展的不竭動(dòng)力。為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展，管理人員必須要具有創(chuàng)新精神，特別要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)，不斷提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

（三）重視檔案管理制度建設(shè)，提高人事檔案管理工作效率

制度建設(shè)是一切活動(dòng)的基石，是提升事業(yè)單位管理水平最重要的環(huán)節(jié)，制度建設(shè)能夠?qū)κ聵I(yè)單位的日常管理活動(dòng)和管理行為進(jìn)行一定程度的約束。一直以來(lái)，制度建設(shè)都是事業(yè)單位人事檔案管理工作的短板，部分事業(yè)單位甚至不具備專門的人事檔案管理制度，要提高人事檔案管理工作的水平，必須從制度建設(shè)入手。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)本單位的人力資源管理情況健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平;根據(jù)我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。在管理制度、管理內(nèi)容和方式方法上，根據(jù)當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展時(shí)代背景，結(jié)合快速發(fā)展的現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，創(chuàng)新人事檔案管理工作模式，進(jìn)一步提升人事檔案管理的工作效率。

（四）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，提高信息技術(shù)運(yùn)用水平

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，將人事檔案進(jìn)行信息化管理是大勢(shì)所趨。目前，檔案管理有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種模式，檔案管理部門應(yīng)盡可能地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在保證紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)條件安全、可靠的情況下利用電子檔案實(shí)現(xiàn)信息的查詢和共享。應(yīng)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，逐步建立和完善事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)技術(shù)手段將人事檔案掃描、錄入到檔案信息管理系統(tǒng)中，建立好相應(yīng)的檢索目錄，及時(shí)更新人員信息，動(dòng)態(tài)化管理人事信息，保證事業(yè)單位人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性、全面性和準(zhǔn)確性，形成數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案雙軌并行的管理模式。對(duì)紙質(zhì)檔案，要加強(qiáng)庫(kù)房“八防”建設(shè)，使檔案室做到防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防蟲、防有害氣體、防塵的安全防護(hù)要求，杜絕檔案霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象及各類事故的發(fā)生。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作是事業(yè)單位其他各項(xiàng)工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位必須通過(guò)加大對(duì)檔案科研資金和人員技能培訓(xùn)的投入，提高檔案工作人員待遇水平，鼓勵(lì)人事檔案工作者不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，為改革和創(chuàng)新人事檔案管理方法提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案工作人員必須提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和現(xiàn)代化管理能力。針對(duì)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行深入分析，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段和硬件設(shè)施，建立更加有效的檔案管理方法，持續(xù)推進(jìn)人事檔案工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，使人事檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

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