楊海燕

摘? ?要：對(duì)教育檔案實(shí)施現(xiàn)代的信息化管理是社會(huì)發(fā)展和服務(wù)于教育教學(xué)管理發(fā)展的要求。有效開展教育檔案信息化建設(shè)，要面對(duì)信息技術(shù)人員匱乏、設(shè)備落后、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)緊張等現(xiàn)實(shí)問題，只有采取行之有效的措施，及時(shí)解決問題，才能保證教育檔案信息化建設(shè)的有序開展。

關(guān)鍵詞：教育檔案;信息化建設(shè);措施

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)在社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中得以普及應(yīng)用。通過信息化手段加強(qiáng)教育檔案管理，既是社會(huì)更好地發(fā)展和服務(wù)于教育教學(xué)管理的要求，也是提升教育檔案自身管理水平的需求。教育檔案管理信息化建設(shè)，可以快速、便捷地實(shí)施檔案管理和提供服務(wù)，促進(jìn)教育信息資源共享的盡快實(shí)現(xiàn)。所以加強(qiáng)教育檔案信息化建設(shè)意義重大且迫在眉睫。

1? ? 教育檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及主要問題

教育檔案工作自身具有顯著的特點(diǎn)，除文書檔案外，其他如教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、科研檔案，設(shè)備檔案等，門類眾多，專業(yè)性和管理要求難度大。并且檔案形成范圍廣，涉及教育教學(xué)的各個(gè)方面及環(huán)節(jié)，工作任務(wù)繁重，對(duì)檔案的形成、收集、整理、保管、利用等都是很大的挑戰(zhàn)，亟須實(shí)施信息化管理。

1.1? 缺少必要的經(jīng)費(fèi)保障

由于歷史等原因，對(duì)檔案實(shí)施信息化管理在一定程度上需要從接受到重視的轉(zhuǎn)變過程。由于重視程度不夠，檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)不能納入教育管理整體財(cái)政預(yù)算，這必然影響檔案信息化建設(shè)的開展。檔案信息化建設(shè)需要技術(shù)和軟件支持，檔案實(shí)體數(shù)字化加工，掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、存儲(chǔ)器等是實(shí)施檔案信息化管理的必備基礎(chǔ)和設(shè)備，這都需要一定的經(jīng)費(fèi)保障才可以有效實(shí)施。由于檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)沒納入財(cái)政預(yù)算，資金無法保障，檔案信息化建設(shè)工作遲遲得不到實(shí)施開展，仍然停留在傳統(tǒng)手工管理階段。

1.2? 缺少檔案信息化專業(yè)人員

教育檔案信息化開展實(shí)施除必要的經(jīng)費(fèi)保障外，還需要專業(yè)技術(shù)人員的具體組織實(shí)施。由于重視程度不夠，加之檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念影響，先進(jìn)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和新知識(shí)更新緩慢，工作中甚至連基本的計(jì)算機(jī)應(yīng)用也不熟悉，更談不上利用現(xiàn)代化信息手段開展檔案管理，更缺少既懂信息化建設(shè)又懂檔案管理的復(fù)合型檔案管理人才，檔案信息化建設(shè)由于缺少技術(shù)人才支撐而無從開展。

2? ? 教育檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1? 教育檔案信息化管理能夠提升管理利用效率

教育檔案管理的目的是更好地提供服務(wù)，有效地服務(wù)于教育各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。通過教育檔案管理信息化可以利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)手段實(shí)施檔案的在線收集歸檔，及時(shí)了解檔案資料形成情況，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。數(shù)字化的教育檔案信息數(shù)據(jù)以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)，有利于檔案的統(tǒng)計(jì)管理和開發(fā)利用，大大降低和減輕了工作人員的工作量，提升了檔案管理服務(wù)效率。

2.2? 教育檔案信息化管理方便檔案資源共享

目前正處于變革與發(fā)展的階段，社會(huì)信息資源需求量大，國家也在積極推行信息資源共享共治，這為實(shí)施檔案資源共享提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案屬于重要的信息資源，適應(yīng)國家和社會(huì)發(fā)展要求，積極推行教育檔案信息資源共享是當(dāng)下必須抓好的一項(xiàng)重要任務(wù)。檔案的信息化管理是實(shí)施檔案資源共享的必然途徑，用數(shù)字化的存儲(chǔ)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化的管理手段，改變傳統(tǒng)的手工管理，在一定程度上可以使手工檢索與信息手段分離，在確保檔案信息資源安全管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，更好發(fā)揮教育檔案的價(jià)值。

2.3? 教育檔案信息化管理更有利于檔案的安全保管

對(duì)檔案實(shí)施信息化管理，管理的對(duì)象由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變?yōu)橐孕畔㈦娮訖n案管理利用為主，紙質(zhì)檔案實(shí)體管理利用為輔的轉(zhuǎn)換。這樣減少與實(shí)體檔案的接觸，可以更好地保護(hù)檔案實(shí)體，防止檔案丟失，減少檔案調(diào)卷磨損，檔案庫房更有利于保持恒溫、恒濕，更容易達(dá)到“九防”要求，最大限度地延長檔案的壽命。

3? ? 加強(qiáng)教育檔案信息化管理的途徑

3.1? 增強(qiáng)教育檔案信息化建設(shè)意識(shí)

意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，實(shí)施檔案信息化建設(shè)首先要增強(qiáng)全員建設(shè)意識(shí)，特別是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)信息化建設(shè)意識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)重視教育檔案信息化建設(shè)工作，才能為檔案信息化建設(shè)提供必要的經(jīng)費(fèi)、人力、物力等多方面的保障，還可以提供體制機(jī)制和政策、制度保障，為開展檔案信息化管理創(chuàng)造好的環(huán)境。其次要轉(zhuǎn)變?nèi)珕T思想，特別是檔案管理人員傳統(tǒng)保守觀念的轉(zhuǎn)變和信息化技術(shù)人員的檔案信息化建設(shè)意識(shí)。主動(dòng)考慮檔案信息化的開展實(shí)施，檔案管理人員和有關(guān)信息技術(shù)人員共同協(xié)調(diào)配合，做到檔案專業(yè)技術(shù)要求與信息化專業(yè)要求的完美結(jié)合和統(tǒng)一實(shí)施。

3.2? 完善教育檔案管理信息化建設(shè)制度

制定完善的檔案信息化管理制度，是確保教育檔案信息化建設(shè)規(guī)范科學(xué)實(shí)施的前提。檔案信息化制度建設(shè)涉及信息化管理的各個(gè)方面，首先，要從源頭上建立一系列豐富檔案信息資源的管理制度，比如：檔案信息資源的形成制度、收集制度、歸屬流向制度，這是保障檔案信息化開展的重要前提，否則就是“無米之炊”，或者在基礎(chǔ)不牢的前提下形成的檔案信息化資源也將是殘缺不全的。其次，要統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制度，比如《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交和接收管理辦法》等可操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為教育檔案信息化建設(shè)工作提供重要的規(guī)范和引導(dǎo)，使檔案信息化工作有法可依、有據(jù)可查。

3.3? 提高檔案工作者綜合素質(zhì)

教育檔案管理人員要做好檔案管理工作，適應(yīng)崗位要求，就需要集檔案業(yè)務(wù)知識(shí)與現(xiàn)代信息管理技術(shù)與一身，不斷提升自身綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從書本上學(xué)習(xí)理論知識(shí)，從實(shí)踐中學(xué)習(xí)應(yīng)用技能，做到學(xué)習(xí)與實(shí)踐相結(jié)合。其次，要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。通過參加專題培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理和信息化管理專家現(xiàn)場指導(dǎo)，舉辦培訓(xùn)班，開展座談交流，外出對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)提升等各種手段方式，提升自身綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好地適應(yīng)檔案信息化管理對(duì)檔案工作人員的要求。

4? ? 結(jié)語

教育檔案信息化管理是一項(xiàng)功在當(dāng)今、利在教育的工作。做好這項(xiàng)工作需要長期堅(jiān)持，不斷在實(shí)踐中完善發(fā)展，在信息化建設(shè)過程中始終堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)原則，規(guī)范管理程序，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬檔案管理工作全局，保證教育檔案信息化建設(shè)與各項(xiàng)教育工作共同進(jìn)步與提高。

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