曲麗峰

摘要：云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及物聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的出現(xiàn)，顯著加快我國(guó)信息化發(fā)展的步伐，不僅實(shí)現(xiàn)了電子政務(wù)的應(yīng)用，還將電子政務(wù)逐步推廣到各個(gè)基層，將以往手工的公文管理轉(zhuǎn)變成電子處理，有效提高政務(wù)工作的處理效率，并優(yōu)化整個(gè)公文管理系統(tǒng)。公文管理系統(tǒng)主要是進(jìn)行發(fā)文管理和收文章管理、文檔查詢等，按照政務(wù)部門的實(shí)際工作需求展開(kāi)公文的相應(yīng)處理，從而增強(qiáng)電子政務(wù)管理的實(shí)效性。為滿足電子政務(wù)管理的要求，公文管理系統(tǒng)要以需求為依托，定制個(gè)性化的公文管理功能，通過(guò)簡(jiǎn)化工作流程和科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化電子政務(wù)公文處理效果，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+公文”的發(fā)展，促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變和效能提升。本文依據(jù)電子政務(wù)的發(fā)展，探討如何實(shí)現(xiàn)公文管理，加快我國(guó)社會(huì)工作的信息化發(fā)展，從而提升為人民群眾的辦事效率和推動(dòng)政府工作改革創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);公文管理

引言

企業(yè)常用公文主要是用于辦公管理工作，服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各環(huán)節(jié)，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序暢通、提高辦公效率和企業(yè)執(zhí)行力。常見(jiàn)的種類有請(qǐng)示、報(bào)告、決定、批復(fù)、通知、通報(bào)、函、會(huì)議紀(jì)要等。主要適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn);適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng);適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng);適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員;適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況;適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)等。

1明確時(shí)限，確保公文處理及時(shí)高效

常規(guī)類文件原則上應(yīng)在3天以內(nèi)處理完畢，最長(zhǎng)處理時(shí)間不能超過(guò)7天;緊急公文應(yīng)即收即辦;涉及工作安排、會(huì)議通知等時(shí)效性較強(qiáng)的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)在24小時(shí)內(nèi)處理并提交意見(jiàn)。辦文人員應(yīng)根據(jù)以上時(shí)限要求，加快公文處理進(jìn)度。辦文人員如因出差在外，可借助移動(dòng)辦公工具或委托授權(quán)他人處理或在出差地辦理，不得以人為原因耽誤公文處理進(jìn)度。如個(gè)別公文因特殊情況需要延遲辦理，必須簽署意見(jiàn)后由行政辦文書(shū)轉(zhuǎn)主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)批轉(zhuǎn)基層各單位執(zhí)行的文件，各相關(guān)單位原則上應(yīng)在當(dāng)天處理。各相關(guān)單位文書(shū)應(yīng)切實(shí)負(fù)起責(zé)任，每天下班以前務(wù)必確保當(dāng)天本單位執(zhí)行的文件得到及時(shí)處理[1]。

2公文管理中OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)

其一，設(shè)計(jì)要求。公文管理中對(duì)OA的系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，要注重按照安全的原則，里哦用合理安全對(duì)策保障OA系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)中按照先進(jìn)原則落實(shí)也是比較重要的，要注重業(yè)界認(rèn)同和熟悉的先進(jìn)技術(shù)，保障OA系統(tǒng)的模式和技術(shù)的先進(jìn)化，通過(guò)結(jié)合不同用戶要求保障系統(tǒng)可用以及可維護(hù)。其二，設(shè)計(jì)系統(tǒng)架構(gòu)。對(duì)于OA系統(tǒng)的實(shí)際設(shè)計(jì)當(dāng)中，就要充分從系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)加強(qiáng)重視，采用MVC分層加工模式設(shè)置，形成三層架構(gòu)的模式類型，這樣就能將各個(gè)層的功能作用發(fā)揮出來(lái)。如數(shù)據(jù)層，主要是把數(shù)據(jù)請(qǐng)求優(yōu)先發(fā)送，將其請(qǐng)求和數(shù)據(jù)庫(kù)層交互，在表示層把數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)表現(xiàn)出。而在表示層方面，這是用戶展現(xiàn)正確數(shù)據(jù)，給用戶錄入數(shù)據(jù)的界面，方便數(shù)據(jù)查詢以及修改等各方面的操作。另外的數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層，是起到承上啟下作用的，數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層提供數(shù)據(jù)操作服務(wù)，用戶有需求的基礎(chǔ)上通過(guò)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)層進(jìn)行調(diào)用，把數(shù)據(jù)操作有效完成。其三，管理權(quán)限設(shè)計(jì)。OA系統(tǒng)系統(tǒng)的實(shí)際設(shè)計(jì)過(guò)程中，在系統(tǒng)的管理權(quán)限設(shè)計(jì)方面是比較重要的內(nèi)容，能有效控制不同操作范圍。其中在審核權(quán)限設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)，主要是保障用戶權(quán)限的合法性凸顯，系統(tǒng)用戶對(duì)系統(tǒng)使用前，要細(xì)致對(duì)角色分配，角色不同所擁有的使用權(quán)限也存在不同之處，OA系統(tǒng)的系統(tǒng)管理權(quán)限的設(shè)計(jì)就能有助于提升管理工作的高效開(kāi)展。具體設(shè)計(jì)當(dāng)中，就要結(jié)合系統(tǒng)用戶角色，通過(guò)角色清單整合構(gòu)成，僅有順利登陸系統(tǒng)中用戶才能形成用戶角色，登錄系統(tǒng)后管理員有全部權(quán)限，不是管理員的只有角色的權(quán)限，這樣能提高管理便捷程度。另外，在讀取權(quán)限方面，從用戶的角度李碩，讀取權(quán)限就成為安全認(rèn)證的重要環(huán)節(jié)，登陸環(huán)節(jié)成功了就需要獲取角色權(quán)限[2]。

3依靠自身優(yōu)勢(shì)，抵御外部威脅，制定ST組合策略

建立有特色的公文管理安全體系。電子公文系統(tǒng)的安全管理應(yīng)主要側(cè)重于管理和控制。首先，國(guó)家層面應(yīng)積極出臺(tái)信息安全相關(guān)法律法規(guī)，從法律層面規(guī)范電子信息的應(yīng)用，特別是做好機(jī)關(guān)單位的電子信息安全工作。其次，各單位應(yīng)完善內(nèi)部的信息安全管理制度，如做好數(shù)據(jù)備份工作、建立重要崗位變更登記的信息安全保障制度，加強(qiáng)信息安全管理培訓(xùn)，增強(qiáng)員工信息安全意識(shí)。在具體應(yīng)用當(dāng)中，應(yīng)積極利用日益成熟的信息技術(shù)，為電子公文系統(tǒng)保駕護(hù)航，比如安裝殺毒軟件、建立防火墻等，防止黑客入侵，防止重要文件泄密。以信息化要求為基礎(chǔ)，重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。在引進(jìn)新時(shí)代復(fù)合型人才的同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。首先應(yīng)加強(qiáng)宣貫，使現(xiàn)有人員認(rèn)識(shí)到公文的重要性。其次，定期舉辦信息技術(shù)培訓(xùn)班、講座等活動(dòng)，讓相關(guān)人員熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，掌握電子公文系統(tǒng)的必要功能。最后，對(duì)電子公文處理辦法、公文格式、業(yè)務(wù)流程等作出科學(xué)完整的規(guī)定，形成監(jiān)督和考核機(jī)制，建設(shè)一支高素質(zhì)的信息化隊(duì)伍[3]。

4要將電子公文管理納入到電子政務(wù)范疇中

打破以往的既定公共環(huán)境，從電子政府和今天的電子公文關(guān)系入手，注重對(duì)電子公文管理系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建起電子政務(wù)的綜合性戰(zhàn)略框架，修改和完善現(xiàn)有的法律和行政管理規(guī)劃，協(xié)調(diào)電子公文管理和電子政務(wù)需求步調(diào)，各個(gè)機(jī)構(gòu)電子政務(wù)建設(shè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和解決國(guó)家電子政務(wù)的信息管理問(wèn)題，從安全、隱私和公文信息采集、整理和發(fā)布等構(gòu)建一體化網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。為解決安全問(wèn)題，我國(guó)在電子政務(wù)的公文管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)該借鑒美國(guó)的立法體系，共同為管理系統(tǒng)建設(shè)建立完善的法律機(jī)制，按照美國(guó)《文書(shū)削減法》（PaperworkReduc-tionAct），結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況詳細(xì)地規(guī)劃我國(guó)的電子公文管理系統(tǒng)的框架、模型和工具、最佳方案等，并依據(jù)電子公文的采集、整理和儲(chǔ)存管理方案，用法律保護(hù)電子公文管理[4]。

結(jié)束語(yǔ)

公文管理對(duì)規(guī)范企業(yè)管理、提高辦公效率、提高企業(yè)執(zhí)行力、節(jié)約辦公成本意義重大。企業(yè)必須提高認(rèn)識(shí)，不斷完善公文管理制度、加大辦公人員培訓(xùn)力度，提高認(rèn)識(shí)，運(yùn)用好電子信息化OA辦公系統(tǒng)，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有章可循、有據(jù)可查，提高辦公效率和企業(yè)的執(zhí)行力。

參考文獻(xiàn)：

[1]?吳昀霖.電子政務(wù)背景下的公文管理探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2019，18（23）：223-224.

[2]?王文博.公文管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：4+10.

[3]?賀亞妮.辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：102.

[4]?王卓勃.企業(yè)公文管理常見(jiàn)問(wèn)題分析及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（10）：40-41.

（作者單位：國(guó)網(wǎng)陽(yáng)泉供電公司）