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        Excel數據匯報更快捷——即拉即統(tǒng)計

        2020-05-26 09:27:33平淡
        電腦愛好者 2020年6期
        關鍵詞:單元格列表表格

        平淡

        從示例圖表可以看到,這個組合主要是由“數據驗證”+“求和”組成,因此要實現(xiàn)這一效果,我們需根據原始數據將對應的類別整合在“數據有效性”下拉列表中,同時將對應數值的和統(tǒng)計出來。

        首先設置數據有效性下拉列表,因為這里有多個部門銷售同一種產品(比如銷售一部和銷售二部都銷售PVC-1)。為了方便進行篩選,先將表轉換為動態(tài)表格,全選表格內容后,點擊“插入→表格”,切換到“表格工具→設計”,勾選其中的“標題行”、“鑲邊行”、“篩選按鈕”(圖2)。

        接著復制D2:D25單元格中的內容到M2:M25單元格,在M1單元格中輸入“序列”,選中M2:M25單元格中的內容,點擊菜單欄的“數據→刪除重復項”,在打開的窗口中勾選“全選”和“數據包含標題”,點擊“確定”(圖3)。

        經過上面的操作后,重復產品的數據會自動刪除,只保留其中唯一的產品值,這些數值就可以作為數據有效性的序列數據了(圖4)。

        定位到J1單元格中輸入“選擇查詢產品”,K1單元格中輸入“銷售額”,接著定位到J2單元格,點擊菜單欄的“數據→數據驗證→設置”,在允許列表中選擇“序列”,在“來源”后面點擊數據源,接著選擇“M2:M6”數據(即上述去重后的序列數據),點擊“確定”完成設置(圖5)。

        現(xiàn)在從J2單元格展開的下拉列表中就可以依次選擇上述的產品內容了。接下來就要在K2單元格中設置求和數值,求和借助SUMIF函數完成。定位到K 2單元格中,輸入公式“=SUMIF(表1[產品],J2,表1[金額])”,當我們在J2單元格的下拉列表中選擇產品時,在K2單元格中就會自動顯示對應的金額,如此一來查詢數據明顯方便了很多(圖6)。

        因為我們使用的是動態(tài)表格(求和條件和范圍是通過表格的字段來設置),完成上述設置后,以后如果需要添加數據,比如在A 26:H26單元格中增加了PVC-6的銷售數據,那么K2單元格中的求和也會同步發(fā)生變化。

        SUMIF是單條件的求和,如果是多條件的求和,我們還可以借助SUMIFS來完成。假設現(xiàn)在需要同時查詢部門和指定產品的銷售數據和,如查詢銷售一部的PVC-1銷售數據。同上在I1單元格中輸入“部門查詢”,在I2單元格中再設置一個數據有效性驗證序列(序列的內容為銷售一部到銷售三部)。定位到K 2單元格,輸入函數“=SUMIFS(表1 [ 金額] , 表1 [ 部門] , I2 , 表1[產品], J2)”,即可同時對部門和產品兩個條件進行查詢(圖7)。

        如果部門和產品很多,可以進入“數據→數據驗證→設置”,在允許列表中選擇“任意數值”,這樣只要在I2和K2單元格中自行輸入部門和產品數值即可進行查詢。如果統(tǒng)計的報表很多,我們可以新建一個工作表專門用于查詢,同上在每個原來有數據的工作表中插入動態(tài)表,比如在Sheet2中插入“表2”,依此類推。

        那么只要在“查詢表”中的C3單元格中輸入公式“=SUMIFS(表2 [金額] , 表2[部門] , A3 , 表2 [產品] , B3)”(需要查詢哪張表格數據,這里就將表名稱和字段修改為對應的名稱即可),就可以在一張專用表中非常方便地查詢其他工作表的所有數據了(圖8)。

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