侯江萍

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息化和網(wǎng)絡(luò)化速度不斷加快，檔案工作數(shù)字化已成大勢所趨。作為企業(yè)的重要資產(chǎn)之一，檔案是企業(yè)各部門進(jìn)行日常工作所需的信息數(shù)據(jù)，是企業(yè)發(fā)展過程中最為關(guān)鍵的信息資源。由此，數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生，為企業(yè)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展提供了新的發(fā)展方式。本文首先闡述了數(shù)字檔案館的概念和特點(diǎn)，通過對數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案工作的影響的深入探究，得出在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中檔案工作的調(diào)試對策，以期為相關(guān)工作者的工作提供理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館建設(shè);檔案工作;影響;調(diào)試對策

現(xiàn)如今，企業(yè)的發(fā)展速度不斷加快，日常工作所需的信息量不斷增加。為了滿足各部門對各類信息的需求，增加檔案使用和利用的靈活性，相關(guān)工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，深入研究在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中如何改變檔案工作的收集、組卷形式和工作方法，不斷加快電子檔案工作進(jìn)度的完善。

1 數(shù)字檔案館的概念和特點(diǎn)

1.1 數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館是一種新型的檔案信息處理系統(tǒng)，是高新技術(shù)環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施共同作用的結(jié)果，也是一類靈活性較高的檔案管理中心。數(shù)字檔案館本質(zhì)上來說是信息資源共享，能夠很好的將檔案信息管理和整合，最終完成檔案數(shù)字化的系統(tǒng)任務(wù)。在日常的信息處理任務(wù)中，數(shù)字檔案館的工作內(nèi)容主要是文件的保存、發(fā)布、索引和信息傳輸，能夠最大的限度提高信息資源的利用率。

1.2 數(shù)字檔案館的特點(diǎn)

1）現(xiàn)代化。數(shù)字檔案館的信息處理技術(shù)來源于現(xiàn)下最為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是高科技發(fā)展的產(chǎn)物。其信息傳輸、管理和獲取的技術(shù)含量極高，能夠完善傳統(tǒng)檔案工作的漏洞。

2）網(wǎng)絡(luò)化。在傳統(tǒng)的檔案工作過程中，檔案整理和共享僅僅有一個(gè)企業(yè)或部門參與，行業(yè)內(nèi)信息共享度不高。而數(shù)字檔案館則有效地利用了網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)谋憷裕瑢?shí)現(xiàn)了真正的信息資源共享，提高了信息資源的全面利用率。

3）專業(yè)化。數(shù)字檔案館的技術(shù)含量遠(yuǎn)超其他信息處理系統(tǒng)，對工作人員的核心素質(zhì)有著很高的要求。在數(shù)字檔案館的研究初期，一大批領(lǐng)域內(nèi)專家參與了數(shù)字檔案館的研發(fā)工作。因此，數(shù)字檔案館的專業(yè)化程度毋庸置疑。

4）虛擬化。在從前，大部分的信息資源會(huì)受到時(shí)間、空間等諸多因素的影響，信息資源利用率很低。數(shù)字檔案館的建設(shè)打破了檔案索引的時(shí)間和空間限制，提高了檔案工作的靈活性

2 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案工作的影響

2.1 有利影響

行業(yè)信息化是我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要任務(wù)之一，其建立有利于加快我國的信息化進(jìn)程，是企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行的一大主力。數(shù)字檔案館有利于加強(qiáng)檔案整合的合理性，增加檔案管理工作的公信度，從根本上提高了檔案工作的部門和崗位地位。數(shù)字檔案館能夠?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)營提供完整、可靠和綜合的信息支持，有利于企業(yè)管理層的決策和管理。不同于傳統(tǒng)意義上的文件整理，數(shù)字檔案館的主要工作內(nèi)容是將資料進(jìn)行聯(lián)系并整合，自動(dòng)總結(jié)為新的有規(guī)律性的案卷，這就是原本人工檔案工作內(nèi)容中的“立卷”。不僅如此，在遇到特殊情況時(shí)，數(shù)字檔案館產(chǎn)生的備考表能夠完整且明確地反映出文件的丟失或損壞情況，并及時(shí)采取措施進(jìn)行信息的搜集，這是其大數(shù)據(jù)庫檢索功能產(chǎn)生的實(shí)際作用，也是檔案工作靈活性提高的表現(xiàn)。

2.2 出現(xiàn)的問題

1）觀念轉(zhuǎn)變不及時(shí)。面對日新月異的信息化時(shí)代，檔案工作需要做的不只是規(guī)整檔案，還產(chǎn)生了其他的新型需求。管理觀念的轉(zhuǎn)變是檔案工作中最為重要的內(nèi)容，是檔案工作體現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵。在新時(shí)代，信息文檔處要將被動(dòng)處理文件的傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)進(jìn)行服務(wù)的工作方法。

2）信息交流不及時(shí)。傳統(tǒng)的檔案工作方式只需要檔案部門內(nèi)部進(jìn)行交流和整理，數(shù)字檔案館卻需要企業(yè)的技術(shù)部門、管理部門和檔案部門的共同合作來完成系統(tǒng)的日常運(yùn)行，這無疑增加了信息交流的距離和難度。在日常的運(yùn)行過程中，必須要多個(gè)部門同時(shí)確認(rèn)后才能正式開始運(yùn)作，容易出現(xiàn)信息交流不及時(shí)的情況。

3）安全系數(shù)低。由于數(shù)字檔案館的歸檔工作是將所有形式的文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募娣旁跀?shù)據(jù)庫中，不法分子只需要通過技術(shù)手段侵入企業(yè)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫中就可對信息進(jìn)行非法竊取和轉(zhuǎn)移，甚至是銷毀。對比傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方式，數(shù)字檔案館的安全性還有待提高。除此之外，數(shù)字檔案館的檢索功能也在一定程度上能夠給不法分子以可乘之機(jī)。

3 數(shù)字檔案館調(diào)試對策

1）提高工作人員工作素質(zhì)。在調(diào)試文件管理這個(gè)崗位上，工作人員的核心素質(zhì)不僅包括工作技術(shù)基礎(chǔ)，還有安全意識和信息意識。工作技術(shù)基礎(chǔ)是工作人員必須掌握的工作技能之一，是日常檔案工作的實(shí)際需要。技術(shù)基礎(chǔ)的訓(xùn)練項(xiàng)目包含熟練的計(jì)算機(jī)操作能力和系統(tǒng)操作能力，這是數(shù)字檔案館內(nèi)信息完整性和準(zhǔn)確性的保證。安全意識的訓(xùn)練是工作人員對于信息泄露的隱患和前兆的敏感度和保護(hù)意識，工作人員的安全意識關(guān)系著數(shù)字檔案館內(nèi)信息的安全性。相關(guān)部門要定時(shí)定期對員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，幫助員工掌握或復(fù)習(xí)計(jì)算機(jī)操作能力和系統(tǒng)操作能力，訓(xùn)練員工的信息意識和安全意識。除此之外，檔案部門還可以利用座談會(huì)和講座的方式來讓工作人員對于線下的信息環(huán)境明確認(rèn)識，以此來提高工作人員積極性。

2）控制信息修改權(quán)限。信息修改權(quán)限的作用是對有偏差的檔案進(jìn)行內(nèi)容或形式矯正是對文件準(zhǔn)確性的提高。為了確保數(shù)字檔案館內(nèi)信息的準(zhǔn)確性和完整的法律憑證作用，檔案部門和其他合作部門需要適當(dāng)控制和減少信息修改權(quán)限。對于信息的核查工作，檔案部門可以設(shè)置專人來負(fù)責(zé)信息修改權(quán)限。負(fù)責(zé)修改權(quán)限的工作人員必須掌握正確的修改方式，卻具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能確保檔案信息的可靠性和可用性。

3）建設(shè)決策和反饋機(jī)制。數(shù)字檔案館是一個(gè)綜合型的信息處理系統(tǒng)，需要多部門的配合方能運(yùn)作，其中信息和指令的傳達(dá)任務(wù)就需要決策和反饋機(jī)制來完成。數(shù)字檔案館的日常工作不只是檔案的整合，還有系統(tǒng)的規(guī)劃和開發(fā)。在正常情況下，只有各個(gè)部門協(xié)調(diào)統(tǒng)一意見后，新的舉措才能落實(shí)，決策機(jī)制能夠提供一個(gè)統(tǒng)一意見的具體流程，提高各部門之間的決策效率。而反饋機(jī)制的作用則是在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)對負(fù)責(zé)部門及時(shí)進(jìn)行反饋，節(jié)省了部門之間互相反饋的時(shí)間。

4）加強(qiáng)防泄密技術(shù)研發(fā)力度。為防止數(shù)字檔案館信息的泄露，防泄密技術(shù)的研發(fā)需要提上日程。技術(shù)部門要盡量使用低輻射的計(jì)算機(jī)設(shè)備，防止過高的電磁波信號導(dǎo)致的信息泄露損失。技術(shù)部門可以開展反黑客技術(shù)的研發(fā)，密切關(guān)注黑客對系統(tǒng)的侵?jǐn)_。此外，還可以設(shè)置金屬屏蔽室，將計(jì)算機(jī)設(shè)備放入金屬屏蔽室中，以屏蔽或抵消計(jì)算機(jī)工作所放射出的電磁波信號，最終達(dá)到提高檔案信息安全性的目的。

4 結(jié)語

在數(shù)字檔案館發(fā)展速度不斷加快的今天，如何進(jìn)一步完善檔案工作，提高檔案工作效率成為一個(gè)不可忽視的問題。數(shù)字檔案館包含著眾多數(shù)字化資源，擁有先進(jìn)的信息檢索、整合和處理能力，同時(shí)也存在著部分漏洞和安全隱患，這就需要檔案部門工作人員和其他部門共同努力，提高數(shù)字檔案館的安全性和信息處理效率，為企業(yè)創(chuàng)造出更多的信息財(cái)富。

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