孫銘

摘 要：隨著以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為標(biāo)志的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件以其強(qiáng)大的沖擊力開辟了信息時(shí)代檔案管理工作的新領(lǐng)域。在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件的部分功能，也使電子文件歸檔管理成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔工作

為了推動(dòng)電子文件歸檔在檔案管理中的應(yīng)用，首先必須克服對(duì)電子文檔管理工作中的畏難情緒。受傳統(tǒng)觀念和檔案管理技術(shù)的影響與制約，多數(shù)人認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔的重要性，或是怕增加本職工作量而不愿承擔(dān)該項(xiàng)工作，因?yàn)殡娮游募w檔與紙質(zhì)文件歸檔相比是一項(xiàng)極其細(xì)致且有一定難度的工作。由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)編目歸檔等檔案管理工作，這對(duì)不懂計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作那么熟悉，這也增加了開展電子文件歸檔工作的難度。因此，企業(yè)檔案管理工作必須立足為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)，積極順應(yīng)在企業(yè)管理工作和檔案管理工作中應(yīng)用科學(xué)技術(shù)的潮流，從企業(yè)辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能做好電子文件的歸檔管理工作，使電子文件歸檔管理工作成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理在新時(shí)期的有力助手。

1 分析電子文件歸檔工作的重要性

1）促進(jìn)現(xiàn)代化電子文件的歸檔工作更加的具有時(shí)代性。電子文件的歸檔要依賴當(dāng)前較為實(shí)用的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，而且電子歸檔更加的注重實(shí)際的應(yīng)用，形成對(duì)于辦公室辦公的自動(dòng)化和信息管理工作的有效結(jié)合，并且進(jìn)一步的完善了電子歸檔工作的管理規(guī)范制度。

2）促使文件歸檔更加的具有規(guī)范性。在進(jìn)行對(duì)電子文件歸檔保護(hù)利用中，能夠制定嚴(yán)格規(guī)范的文檔管理制度，也要求有關(guān)人員的基本素質(zhì)要過硬，能夠應(yīng)對(duì)各種電子文件歸檔的問題，并且還要具有高度的責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神，為進(jìn)一步的電子文件歸檔工作提供更多的保障。因此在確保歸檔電子文件符合歸檔要求的時(shí)候，要制定對(duì)于電子文檔的管理制度，并對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，因?yàn)殡娮游臋n脫離紙質(zhì)文檔的實(shí)質(zhì)性和可觸摸性之后，更重要的就是保障文檔的信息準(zhǔn)確。

2 電子歸檔的要求

1）將應(yīng)歸檔的最終版本的電子文件存入光盤，光介質(zhì)上，脫機(jī)后可存放在別處。2）采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上，但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一、規(guī)范。3）將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上，對(duì)備份系統(tǒng)歸檔一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。4）采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式，一般適用于永杰和長(zhǎng)期保存的電子文件的歸檔，這種方法應(yīng)在兩種載體中同時(shí)保存規(guī)范的機(jī)讀目錄，并在兩者間建立便于檢索的聯(lián)系。

3 正確選擇電子文件歸檔方式

電子文件的載體與紙質(zhì)檔案的載體相比較，具有穩(wěn)定性差、易損壞的弱點(diǎn)。因此，選擇合理的歸檔方式就成為電子檔案管理工作中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。通常利用磁盤采集數(shù)據(jù)的方式容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失、因磁盤質(zhì)量較差影響文件的可讀性，為防止數(shù)據(jù)丟失制作多份備份等現(xiàn)象，不僅影響了電子文件的可靠性，也加大了檔案管理的工作量。實(shí)踐證明，采用網(wǎng)絡(luò)移交并利用光盤存貯，是最便捷、最安全的歸檔方式。一方面，應(yīng)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)，建立電子文件歸檔傳遞系統(tǒng)。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。首先，業(yè)務(wù)管理部門要認(rèn)真挑選反映本機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)概貌的文件，然后由信息管理部門按要求統(tǒng)一進(jìn)行文件格式轉(zhuǎn)換后傳上網(wǎng)絡(luò)，這樣就在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性、完整性和通用性，這是電子文件歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上、但具有保存價(jià)值的文件，應(yīng)由電子文件形成部門整理編目，然后利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸。另外，也可借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔傳遞網(wǎng)，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)但具有保存價(jià)值的電子文件通過該系統(tǒng)傳給檔案部門，檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化部門和信息管理部門協(xié)商后，對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求并達(dá)成共識(shí)，從而完成歸檔。另一方面，要確立電子文件形成部門的權(quán)威，由計(jì)算機(jī)信息管理部門與檔案管理部門共同負(fù)責(zé)歸檔。

4 制定管理標(biāo)準(zhǔn)

電子文件的記錄格式、載體形式區(qū)別于紙質(zhì)文件，不僅外形上不同，在處理方法、管理內(nèi)容上也相差甚遠(yuǎn)，所以，必須根據(jù)電子文件的特殊性來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全以及專利維護(hù)等各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定，可參照文書檔案的某些做法，但不能硬性照搬。歸檔標(biāo)準(zhǔn)的制定決不只是檔案部門的事，而應(yīng)聯(lián)合技術(shù)部門和使用部門等共同協(xié)商制定。如電子文件在形成、積累、歸檔、保管過程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件的歸檔質(zhì)量;生成電子文件與專用軟件必須一同歸檔;對(duì)已經(jīng)歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施，以確保信息的原始性、真實(shí)性和完整性等。

5 建立健全電子文件歸檔制度

相對(duì)于電子文件歸檔來說，紙質(zhì)文件歸檔工作起步較早，不僅形成了一支穩(wěn)定的、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的骨干隊(duì)伍，還有一套行之有效的規(guī)章制度。開展電子文件歸檔工作，也應(yīng)組建一支強(qiáng)有力的電子文件管理隊(duì)伍，承擔(dān)電子文件的歸檔工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)信息管理人員對(duì)檔案工作比較陌生，而紙質(zhì)檔案立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年的合作，已經(jīng)建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，要依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作的兼職檔案管理人員，通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握計(jì)算機(jī)信息管理和辦公自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件歸檔所涉及的問題較廣泛，受制約的因素也很多，僅靠檔案部門很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)信息管理部門相互合作的方式進(jìn)行。電子文件形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件及其形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是歸檔工作的主要責(zé)任者，也最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則及方法，又了解本單位檔案管理實(shí)際情況，可以起到統(tǒng)籌和把關(guān)的作用;計(jì)算機(jī)信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)、維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)，管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。因此，三個(gè)部門的職能相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，才能共同高質(zhì)量地完成電子歸檔。

6 結(jié)語

對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上都很難做到一步到位，所以在企業(yè)中這兩種歸檔方式往往是長(zhǎng)期并存的。但是，隨著以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的普及與發(fā)展，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理大量電子文件已成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。搞好電子文件歸檔工作，不僅能大大減少企業(yè)管理的工作量，也使企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程、解決生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理等問題成為必然與可能。

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