李松

摘 要：高校檔案數(shù)字化是滿(mǎn)足新時(shí)期高校教育改革的現(xiàn)實(shí)需要。本文在分析了高校檔案數(shù)字化可行性和現(xiàn)實(shí)意義的基礎(chǔ)上，針對(duì)當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，有針對(duì)性地提出解決措施，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案數(shù)字化;檔案信息

根據(jù)《高校檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）中的相關(guān)規(guī)定，高校人事檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)高校人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，能被計(jì)算機(jī)識(shí)別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，進(jìn)一步提升了人事檔案管理的信息化水平。

1 高校人事檔案數(shù)字化現(xiàn)實(shí)意義

1）異地備份，防范檔案篡改。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案修改會(huì)留有痕跡，雖然數(shù)字化后的人事檔案信息修改及編輯不會(huì)留有痕跡，影響人事檔案真實(shí)性，但可通過(guò)對(duì)其進(jìn)行異地備份，有效解決檔案篡改問(wèn)題。例如，將某機(jī)關(guān)的高校檔案數(shù)字化后的電子文件分別交由組織部、檔案局和上級(jí)教育主管部門(mén)進(jìn)行備份，后期在利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有可疑修改痕跡的，可與備份單位進(jìn)行原掃描件核對(duì)，能夠徹底杜絕檔案被篡改問(wèn)題。

2）保護(hù)原件，縮短查詢(xún)時(shí)間。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，利用時(shí)會(huì)翻閱原始檔案，縮短檔案原件的保存壽命，檔案信息查找效率低下。但在信息條件下，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描成電子檔案，并對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，制作干部人數(shù)檔案的數(shù)字化副本，原件在后期利用過(guò)程中不再受到侵?jǐn)_，有利于原件的保護(hù)。

3）綜合評(píng)價(jià)，利于人才管理。隨著高校制度改革的深入，干部的選拔、任用發(fā)生了很大變化，在倡導(dǎo)國(guó)家治理體系治理能力現(xiàn)代化的大背景下，高校檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了人事檔案資源的共享，通過(guò)對(duì)高校的人事檔案進(jìn)行分析，掌握機(jī)關(guān)人事檔案的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)等，可以為高校人才現(xiàn)狀分析，緊缺人才引進(jìn)作出科學(xué)的判斷，對(duì)干部的調(diào)整、選拔和任用提供第一手信息，提高人才使用和管理效率。

2 高校人事檔案數(shù)字化可行性

1）出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)，提供操作規(guī)范。隨著高校教育改革的深入，以及高校人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程顯著加快。根據(jù)《全國(guó)組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》的相關(guān)要求，中組部從2006年起開(kāi)始研究包括高校檔案在內(nèi)的干部人事數(shù)字化技術(shù)及實(shí)施辦法，并在2011年起正式采用統(tǒng)一采集軟件對(duì)中管干部數(shù)字檔案管理，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等系列檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的陸續(xù)頒布實(shí)施，為高校檔案數(shù)字化提供了可靠技術(shù)保障。

2）專(zhuān)項(xiàng)審核，創(chuàng)造有利條件。近年來(lái)，國(guó)家加強(qiáng)了干部人事檔案質(zhì)量的嚴(yán)格把控，為高校檔案數(shù)字化創(chuàng)造了有利條件。2014年以來(lái)，中組部進(jìn)行兩次大規(guī)模的干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行了一次拉網(wǎng)式排查和深度“體檢”，并對(duì)檔案材料查漏補(bǔ)缺，重點(diǎn)審核干部的“三齡兩歷一身份”，即年齡（出生日期）、黨齡（入黨時(shí)間）、工齡（參加工作時(shí)間），干部的學(xué)歷學(xué)位和工作經(jīng)歷，以及干部身份，通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)審核將領(lǐng)導(dǎo)干部信息進(jìn)行認(rèn)定與固化。

3）技術(shù)進(jìn)步，夯實(shí)應(yīng)用根基。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵和核心是數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展、進(jìn)步，及其在檔案管理領(lǐng)域中的實(shí)際應(yīng)用。如高校檔案管理網(wǎng)站、局域網(wǎng)的建設(shè)為數(shù)字化提供過(guò)硬的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ);計(jì)算機(jī)、掃描儀以及專(zhuān)門(mén)的高校檔案信息管理系統(tǒng)，為數(shù)字化提供有力的軟硬件設(shè)備支持。此外，圖像數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、數(shù)字證書(shū)等身份認(rèn)證系統(tǒng)等等，一系列先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用，為高校檔案數(shù)字化提供了成熟的軟硬件條件。

3 高校人事檔案數(shù)字化現(xiàn)狀分析

1）數(shù)字化程度不高。長(zhǎng)期以來(lái)，受到傳統(tǒng)的高校管理體制的影響，管理方式多以手工操作為主，人事檔案數(shù)字庫(kù)系統(tǒng)尚未完全建立，缺少專(zhuān)門(mén)的管理軟件，無(wú)論是硬件配置，還是軟件應(yīng)用都難以保障新時(shí)代高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。近年來(lái)，加大了數(shù)字化進(jìn)程，但之前已歸檔的高校檔案（“存量”）尚未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化全覆蓋，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中的高校檔案信息更新不及時(shí)、不完整，以致高校檔案數(shù)字化水平較低，影響了高校檔案的查詢(xún)利用。

2）數(shù)字化能力不強(qiáng)。目前從事高校檔案管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀分析來(lái)看，既熟悉高校檔案業(yè)務(wù)理論知識(shí)，又精通計(jì)算機(jī)管理、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才十分短缺。人事檔案大多是從辦公室、人事科等人員兼任，缺乏系統(tǒng)的人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，數(shù)字化技術(shù)、通信技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握和應(yīng)用也需要一個(gè)相對(duì)較長(zhǎng)的時(shí)間保障，需要在實(shí)踐中不斷提升動(dòng)手能力，這些因素都成為制約高校檔案管理人員素能提升的重要因素。

3）數(shù)字化利用薄弱。檔案價(jià)值的發(fā)揮在于其利用。但從當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀來(lái)看，一方面，用人單位對(duì)高校檔案信息掌握不全面，影響了高校檔案信息的查詢(xún)和利用;另一方面，高校檔案工作者對(duì)高校檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)涵資源沒(méi)有充分的開(kāi)發(fā)，使后期高校檔案數(shù)字化缺少必要的信息支撐。高校檔案數(shù)字化管理所需的經(jīng)費(fèi)保障不足，設(shè)備軟件更新不及時(shí)，系統(tǒng)未定期升級(jí)，客觀(guān)上也是限制高校檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重要因素。

4 高校人事檔案數(shù)字化對(duì)策建議

1）內(nèi)容：推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程。對(duì)已經(jīng)歸檔的早期高校人事檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行掃描、整理、編目，對(duì)“存量”人事檔案進(jìn)行數(shù)字化。重點(diǎn)做好近期或者增量檔案的數(shù)字化進(jìn)程，利用全國(guó)高校檔案專(zhuān)項(xiàng)審核成果逐步推進(jìn)人事檔案數(shù)字化，先進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)干部的（已做過(guò)專(zhuān)項(xiàng)審核，信息已認(rèn)定一致）進(jìn)行數(shù)字化掃描，然后再對(duì)普通職工（正在進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審核）的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化，豐富高校檔案數(shù)字化館藏資源。

2）基礎(chǔ)：加大數(shù)字化投入。要高度重視高校檔案數(shù)字化工作，給予人事檔案數(shù)字化管理必須的人、財(cái)、物的支持和保障。要結(jié)合機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)字化管理的工作職責(zé)、工作任務(wù)和工作量，合理增添安排人手，解決人員短缺的難題;加大經(jīng)費(fèi)投入的保障力度，添置計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等，購(gòu)置正版的人事檔案管理軟件，以及相關(guān)的殺毒軟件等，確保高校人事檔案數(shù)字化管理所需的軟硬件條件。

3）隊(duì)伍：加強(qiáng)數(shù)字化培訓(xùn)。人事檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是高校檔案數(shù)字化管理的保障和關(guān)鍵。檔案管理部門(mén)要高度重視檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，注重隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)提升。通過(guò)聘請(qǐng)數(shù)字化領(lǐng)域的專(zhuān)家前來(lái)開(kāi)展講座等途徑不斷提高檔案人員的數(shù)字化管理水平，培養(yǎng)和吸收和用好檔案管理人才，尤其是一些具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，具有良好發(fā)展?jié)撡|(zhì)的青年人才，將其輸送至高校等專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)接受系統(tǒng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素能。

4）管理：完善數(shù)字化制度。針對(duì)高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，創(chuàng)建一套符合組織人事部門(mén)實(shí)際需要的數(shù)字化檔案管理制度。要結(jié)合高校檔案管理工作的保密性、安全性要求高的特點(diǎn)，探索制定和完善高校檔案信息采集、紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案雙套制管理模式;完善高校檔案查詢(xún)利用制度，建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案檢索、查閱審批制度;做好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的授權(quán)審批制度，嚴(yán)格審批用戶(hù)登錄，定期對(duì)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)進(jìn)行終端授權(quán)，明確用戶(hù)責(zé)任權(quán)限。此外，還要積極探索數(shù)字檔案“日掃描周備份”制度，安排專(zhuān)人定期對(duì)高校檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保應(yīng)檔盡檔，應(yīng)數(shù)字化盡數(shù)字化。

參考文獻(xiàn)

[1]汪水英，王文華.高校人事檔案數(shù)字化管理淺析[J].山西檔案，2014（4）：69-71.

[2]崔海莉.人事檔案數(shù)字化相關(guān)問(wèn)題探究[J].上海檔案，2016（8）：31-34.

[3]曾海容.干部人事檔案數(shù)字化管理的安全問(wèn)題分析[J].檔案時(shí)空，2019（4）：52-53.