田正姣

摘 要：現(xiàn)階段，加大對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的力度是很有必要的，其既能夠提升企業(yè)檔案工作水平，同時還能符合企業(yè)檔案的規(guī)范化和合理化需求。目前，企業(yè)要想滿足檔案工作的基本要求，那么就應(yīng)當(dāng)做好檔案信息化建設(shè)工作，根據(jù)實際情況來制定規(guī)范完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，從而有效實施企業(yè)檔案工作。本文詳細(xì)探究了企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中存在的諸多問題，并且提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;策略

在企業(yè)的經(jīng)營過程中，企業(yè)檔案是指在生產(chǎn)與經(jīng)營活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖紙、照片等不同形式的資料，這些資料對于企業(yè)的發(fā)展具有一定的參考價值，并且有利于企業(yè)市場競爭力的提升。隨著信息時代的到來，為了充分發(fā)揮企業(yè)檔案對于企業(yè)發(fā)展的作用，必須做好檔案管理工作，加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，改變原有的管理模式，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的資源共享，提高檔案管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

1 當(dāng)前我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題分析

1.1 檔案信息化發(fā)展不均衡，建設(shè)水平有待提高

企業(yè)檔案管理工作中加強信息化建設(shè)確有必要，但是實踐中卻存在著一些問題與弊端，其中發(fā)展不平衡就是一個最大的問題，亟需采取有效的措施予以解決。不平衡問題主要在橫向上，包括企業(yè)的規(guī)模、類型以及綜合實力等因素，這些橫向上的影響因素不同程度地影響著企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，阻礙了企業(yè)檔案建設(shè)的順利開展。例如，對于規(guī)模大或?qū)嵙π酆竦钠髽I(yè)，其具有輕強的資金能力支持企業(yè)檔案信息化建設(shè)，而相對之下，規(guī)模小且實力弱的企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中缺乏足夠的資金支持，這就使得檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)了橫向上的不平衡現(xiàn)象。

1.2 檔案信息透明性和公開性較低

企業(yè)經(jīng)營過程中實施企業(yè)檔案信息化工作，主要是將相關(guān)資源整合到一起，以此為企業(yè)人員查找資料提供一定的便利，增強企業(yè)信息的公平公正性。不過，從當(dāng)前情況可以看出，在企業(yè)檔案信息化管理期間，還存在著諸多的問題。比方，信息公開性和透明性較低，他們只是把企業(yè)的檔案管理權(quán)限交由少數(shù)人員進(jìn)行管理，根本沒有做好公開化管理。此外少數(shù)人員管理的方式雖然能夠有效維護(hù)和提升企業(yè)檔案信息的安全性，不過，和檔案信息化建設(shè)的真實含義相比較而言，還是有著特別大的差距，嚴(yán)重影響了企業(yè)后期的正常運營。

1.3 企化檔案資料和信息存在隱患問題

檔案是企業(yè)發(fā)展歷程的記錄載體，其中還包含了商業(yè)機(jī)密以及企業(yè)職工人事檔案。企業(yè)檔案資料的安全風(fēng)險體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，外界因素。黑客竊取或者篡改檔案資料信息，妄圖獲利，攻擊企業(yè)檔案信息系統(tǒng)。第二，內(nèi)部因素。企業(yè)檔案資料管理工作中，其中為數(shù)不少的人員并非專職，而是兼職人員，甚至在未接受專門的培訓(xùn)條件下就上崗;所以缺乏安全保密意識，以致于很多職工的信息以及企業(yè)信息被泄露，造成了不利影響和安全隱患。

2 檔案信息化管理的實現(xiàn)策略

2.1 建立完善的檔案管理制度

為了促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，檔案管理部門需要根據(jù)企業(yè)的實際情況建立完善的檔案管理制度，管理制度主要由歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱制度、應(yīng)用制度、軟件管理制度、操作管理制度以及崗位責(zé)任制等部分構(gòu)成。只有這樣，才能使企業(yè)檔案管理工作具有較強的可操作性以及約束性，保證所有檔案管理工作能夠有條不紊的進(jìn)行，有效的提高檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.2 采用信息控制措施

新的檔案管理環(huán)境下，加大了企業(yè)檔案管理難度，多種類型企業(yè)檔案信息的出現(xiàn)，對企業(yè)管理技術(shù)提出了新的要求，還需要建立統(tǒng)一的管理平臺，確保檔案信息管理質(zhì)量及效率，引導(dǎo)管理人員運用新型技術(shù)完成各項管理任務(wù)。檔案信息準(zhǔn)確性是保障檔案管理功能正常發(fā)揮的關(guān)鍵，如果出現(xiàn)檔案信息錯誤的問題時，將對企業(yè)帶來嚴(yán)重?fù)p失。因此，在創(chuàng)新檔案管理的過程中，需要采取恰當(dāng)?shù)男畔⒖刂拼胧瑸闄n案信息傳輸創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，同時要求檔案人員嚴(yán)格按照管理流程實施管理工作，是提高管理質(zhì)量的關(guān)鍵。在制定檔案管理要求時，要強調(diào)管理原則和管理目標(biāo)，為檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供指導(dǎo)。為了保障管理效果，還要對檔案信息資源管理過程中出現(xiàn)的違法行為予以相應(yīng)的懲處措施，從而提高管理人員的責(zé)任意識，推進(jìn)企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.3 建設(shè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)

目前，我國很多企業(yè)在開展技術(shù)型工作時會逐漸推陳出新，通過數(shù)字化管理的形式實現(xiàn)檔案信息化管理要求。這種工作的主要目的就是實現(xiàn)資源共享，讓工作人員在對檔案進(jìn)行管理時，可以提高其綜合利用率，減少資源浪費現(xiàn)象。工作人員在發(fā)揮工作職能時，可以對用戶的實際需求進(jìn)行分析，其能夠通過數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立實現(xiàn)有關(guān)工作要求，不僅需要按照基礎(chǔ)的工作原則完成有關(guān)任務(wù)，還需要對現(xiàn)有的工作情況進(jìn)行深入分析，制定合理的工作規(guī)劃，降低工作當(dāng)中產(chǎn)生錯誤的概率。當(dāng)代社會的發(fā)展對于檔案管理工作的開展也有較高的要求，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立需要以監(jiān)督管理作為基礎(chǔ)，促使每一個環(huán)節(jié)的檔案管理工作內(nèi)容得到落實。雖然數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立能夠在較大程度上滿足實際需求，但是需要注意有大量珍貴的紙質(zhì)檔案資料需要與數(shù)字化系統(tǒng)相結(jié)合。因此，檔案管理部門需要建立一種紙質(zhì)檔案與電子檔案共用的體系，這樣不僅可以實現(xiàn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建立目標(biāo)，還能夠加大對紙質(zhì)檔案的保護(hù)，使其具備雙重保護(hù)作用。

2.4 加強思想重視以及檔案信息化建設(shè)管理

企業(yè)檔案是國家檔案的組成部分，如果管理不當(dāng)則會影響國家檔案管理加強信息化建設(shè)，同時也會對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不利影響，實踐中操作過程中應(yīng)當(dāng)強化檔案管理，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)手段和方法，提高檔案管理工作的信息化水平。首先，對發(fā)展相對比較落后的企業(yè)給予幫助。實踐中，國家主管部門、協(xié)會組織機(jī)構(gòu)等，一定要加強重視，對轄區(qū)范圍內(nèi)落后企業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)和幫助。從人力資源、物力以及財力等多個方面針對各企業(yè)短板給予一定的幫助。同時，在規(guī)定的期限范圍內(nèi)階段性進(jìn)行考核，對信息化成果及時驗收和轉(zhuǎn)化;合格者對其采取繼續(xù)扶持的措施，不合格者需停止扶持，根據(jù)實際情況引導(dǎo)其及時進(jìn)行調(diào)整。其次，企業(yè)之間應(yīng)當(dāng)加強互幫互助。新時代背景下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)并非孤立的，因一些主觀和客觀因素而限制了企業(yè)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展步伐，所以各企業(yè)之間應(yīng)當(dāng)在檔案信息化建設(shè)過程中加強協(xié)作，廣泛吸取經(jīng)驗教訓(xùn)。實踐中可以定時組織企業(yè)進(jìn)行相互交流和學(xué)習(xí)，尤其在檔案信息化建設(shè)時互助，組織檔案管理人員到先進(jìn)企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，以此來提高他們的素質(zhì)和技能，這有利于促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

3 結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)要求工作人員在開展有關(guān)的工作內(nèi)容時，加強自身的注意力，提高工作能力，減少問題的產(chǎn)生。在信息化時代不間斷的發(fā)展過程中，社會對于檔案管理也有更高的要求。工作人員不僅需要遵守基礎(chǔ)的檔案管理條例與規(guī)范，還需要為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。管理部門需要對信息技術(shù)進(jìn)行有效融合，改進(jìn)檔案管理的方式，對各個環(huán)節(jié)的工作形式及內(nèi)容進(jìn)行完善，促使其能夠滿足信息化建設(shè)的深度要求，為檔案資料與信息的安全性及真實性提供保障。

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