馬艷紅

摘 要：關(guān)于基層單位文件檔案管理，在實(shí)際的管理過(guò)程中可以將管理層定級(jí)，根據(jù)管理人員級(jí)別的差異，賦予不同的管理權(quán)限。每位基層單位文件檔案管理員工都要對(duì)檔案負(fù)責(zé)，要形成完善的監(jiān)督機(jī)制，遇到管理不恰當(dāng)?shù)牡胤揭掠谥赋?。而相關(guān)的管理人員也要及時(shí)聽(tīng)取正確的意見(jiàn)，在工作中及時(shí)查缺補(bǔ)漏，這樣才能完善我們的工作，不斷從理念、人員、系統(tǒng)等方面全面提升管理，讓文件檔案管理工作能夠轉(zhuǎn)型升級(jí)。鑒于此，本文就做好基層單位文件檔案管理工作方面存在的問(wèn)題和相關(guān)路徑做簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞：基層單位;文件檔案管理;途徑

在某種程度上，一個(gè)單位的文件檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范關(guān)系著這個(gè)單位的業(yè)績(jī)和管理水平的高低。所以在基層單位文件檔案管理工作的管理人員必須要意識(shí)到此工作的重要性，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行文件檔案管理，在不斷的探索道路上改進(jìn)和創(chuàng)新文件檔案管理工作的思路，只有這樣，基層單位文件檔案管理工作才能夠穩(wěn)步發(fā)展。

1 基層單位文件檔案管理的概述

基層單位文件檔案管理主要指縣級(jí)以下的企業(yè)單位、民間組織等的文件檔案管理。國(guó)家在選拔人才時(shí)所參考的重要機(jī)制就是基層服務(wù)體系，所以必須要做好基層單位文件檔案管理的工作，才能夠?qū)⑷瞬藕侠矸峙洌拍軌蜃屓嗣袢罕娫谧陨砝嬖馐芮址笗r(shí)有法律可以保護(hù)。在基層單位中進(jìn)行文件檔案管理工作，是一個(gè)比較復(fù)雜的管理體系。文件檔案管理工作的內(nèi)容非常多，主要包括行政檔案、科技檔案、會(huì)議檔案等等，而在這些檔案中又有很多的圖片，文字，錄像等組成，所以文件檔案管理的工作非常多樣化。另外在文件檔案管理工作中，對(duì)于收集和保存檔案資料有非常嚴(yán)格的要求。工作人員要對(duì)這些事件的發(fā)生過(guò)程分類(lèi)收集好，但是一般保存都是以紙質(zhì)的形式存在，所以就增加了文件檔案管理工作的難度。

基層的文件檔案管理工作的另一項(xiàng)重要作用在于開(kāi)創(chuàng)新的思維模式，我們要認(rèn)識(shí)到，檔案的管理工作不再僅僅只是一個(gè)人的事，而是大家的事情。在當(dāng)今社會(huì)，檔案是我們每個(gè)人，個(gè)人履歷的縮影，亦是重要的證明材料。我們每個(gè)人都應(yīng)對(duì)自己的檔案負(fù)責(zé)任，并不是交予單位就可以棄之不管了。在新的檔案管理方法中，管理人員可以充分調(diào)動(dòng)大家的積極性，讓大家也參與管理。這種管理并不是一種對(duì)管理人員的“分權(quán)”，而是要提升員工的責(zé)任感與參與感。例如，可以讓員工定期與管理人員溝通，看看有什么材料需要補(bǔ)充。尤其是在員工的調(diào)任、入黨等重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，員工對(duì)自己相關(guān)材料的熟悉程度一定是要強(qiáng)于管理人員的。這時(shí)就需要管理人員與員工兩方之間相互溝通、及時(shí)補(bǔ)充，這樣可以最大程度的保證員工檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

2 基層單位文件檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不完善

基層單位文件檔案管理工作的制度不完善，導(dǎo)致工作人員會(huì)臨時(shí)變換。同時(shí)，有些工作人員在管理檔案工作的時(shí)間比較長(zhǎng)，會(huì)讓他們產(chǎn)生嚴(yán)重的疲勞狀態(tài)。尤其是如今的信息技術(shù)在文件檔案管理中的應(yīng)用，已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，而產(chǎn)生很多文件檔案管理問(wèn)題，并且沒(méi)有針對(duì)化的對(duì)策能夠有效解決這些問(wèn)題。所以當(dāng)前的基層單位文件檔案管理工作中，老齡化趨勢(shì)非常嚴(yán)重，使得這一工作，不能夠繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 管理檔案人員素質(zhì)低下

隨著時(shí)代的發(fā)展，在基層單位進(jìn)行文件檔案管理工作的人員老齡化趨勢(shì)越來(lái)越嚴(yán)重，他們無(wú)法跟上如今信息發(fā)展的速度，所以在管理基層檔案時(shí)沒(méi)有專業(yè)的知識(shí)，會(huì)給這一工作帶來(lái)非常大的困難。更不用說(shuō)管理檔案時(shí)的專業(yè)知識(shí)也在更新發(fā)展，若是不能夠及時(shí)掌握此技術(shù)，就會(huì)限制基層單位管理工作的開(kāi)展，使得基層單位也不能夠健康發(fā)展。

2.3 基層單位對(duì)于內(nèi)部的文件檔案管理不夠重視

當(dāng)前的很多基層單位僅僅將文件檔案管理工作錯(cuò)誤的定義為簡(jiǎn)單的整理資料，并沒(méi)有從管理方面對(duì)文件檔案管理工作進(jìn)行精準(zhǔn)定位，所以就無(wú)法將文件檔案管理工作落實(shí)到位。盡管時(shí)代還在快速的發(fā)展，但是文件檔案管理工作并沒(méi)有因此而更新和改變，所以使得文件檔案管理工作遲遲得不到發(fā)展。除此之外，由于基層單位的不夠?qū)е仑?fù)責(zé)此工作的相關(guān)部門(mén)地位也比較低，這也限制了基層單位文件檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3 基層單位文件檔案管理工作路徑探索

3.1 創(chuàng)新管理理念

要想讓文件檔案管理工作開(kāi)始有創(chuàng)新意識(shí)，必須要?jiǎng)?chuàng)新管理理念要加強(qiáng)對(duì)工作人員的宣傳教育，幫助他們理解自身的崗位對(duì)于基層單位發(fā)展的重要性，同時(shí)也要讓他們正確認(rèn)識(shí)到文件檔案管理工作并非一個(gè)人的責(zé)任，而是要共同合作。同時(shí)，必須要讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視文件檔案管理工作。讓管理人員能夠按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行高效分配，對(duì)各種檔案資料進(jìn)行歸納和整理，同時(shí)也要培訓(xùn)好這些工作人員，給予他們一定的監(jiān)督和指導(dǎo)，讓他們能夠有學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)。所以基層單位又將一些管理環(huán)節(jié)納入文件檔案管理的工作當(dāng)中。比如職能考核和績(jī)效管理，根據(jù)這些環(huán)節(jié)制定出比較規(guī)范的文件檔案管理，才能夠讓每個(gè)工作人員正確意識(shí)到文件檔案管理工作的重要性。只有讓這些工作人員認(rèn)識(shí)到，無(wú)論在生產(chǎn)過(guò)程還是在管理檔案的工作中都要符合相關(guān)規(guī)范，才能夠保證文件檔案管理工作的順利開(kāi)展。所以基層單位要將檔案數(shù)據(jù)和實(shí)際生產(chǎn)的績(jī)效聯(lián)系起來(lái)，根據(jù)其他因素予以獎(jiǎng)懲。只有這些因素發(fā)生變化，才會(huì)促進(jìn)工作人員的主觀理念發(fā)生改變，進(jìn)而就可以使文件檔案管理的工作人員做到人人有責(zé)。不斷創(chuàng)新工作理念，深化文件檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，就可以形成良好工作范圍的文件檔案管理工作，最終就能讓文件檔案管理工作更加現(xiàn)代和科學(xué)化。

3.2 創(chuàng)新管理系統(tǒng)

由于傳統(tǒng)的管理模式，都是依靠人工的操作，所以比較落后。但是在新時(shí)期內(nèi)，要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)來(lái)創(chuàng)新文件檔案管理的平臺(tái)系統(tǒng)。工作人員要正視傳統(tǒng)文件檔案管理工作當(dāng)中存在的不足之處，利用這些先進(jìn)的技術(shù)來(lái)彌補(bǔ)，這樣就可以提高文件檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是在創(chuàng)新文件檔案管理系統(tǒng)時(shí)，必須要規(guī)定好相關(guān)的規(guī)范化操作，只有建立起比較完善的統(tǒng)一化管理體制，才能夠讓文件檔案管理更加智能化。由于整理檔案數(shù)據(jù)的全過(guò)程不僅僅需要一個(gè)部門(mén)的工作，而是需要全體部門(mén)之間的合作。由于存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)時(shí)不僅需要信息技術(shù)的支撐，還需要各部門(mén)之間的合作才能夠讓文件檔案管理系統(tǒng)更加優(yōu)質(zhì)。所以要想讓文件檔案管理工作更加高效，必須要提高網(wǎng)絡(luò)管理的可靠和安全性。只有建立起足夠有效的安全管理制度和應(yīng)用好各種信息化管理技術(shù)手段，才能夠跟上技術(shù)的發(fā)展步伐，讓信息技術(shù)應(yīng)用到文件檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)文件檔案管理工作的高效性和科學(xué)性。通過(guò)這樣的轉(zhuǎn)變，我們可以糾正和改變先前工作中的一些錯(cuò)誤的方法，總結(jié)以前管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，這樣可以使我們更好的彌補(bǔ)自身工作的不足，進(jìn)而提高我們的工作效率、實(shí)現(xiàn)我們的管理目標(biāo)。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)全文的分析可以知道，在基層單位當(dāng)中的文件檔案管理工作是不能夠被忽視的，但是往往會(huì)有很多單位忽視這一環(huán)節(jié)。在進(jìn)行文件檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，如果采用比較單一刻板的形式，長(zhǎng)期下來(lái)就會(huì)限制基層單位管理的效率，跟不上新時(shí)期創(chuàng)新趨勢(shì)的步伐。所以必須要改變管理檔案工作的理念，從工作人員的工作理念進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠讓基層單位文件檔案管理發(fā)揮自身的價(jià)值，幫助基層單位在管理和運(yùn)營(yíng)方面能夠可持續(xù)發(fā)展。

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