楊冬青

摘 要：在長(zhǎng)期工作過(guò)程中，民政部門往往會(huì)產(chǎn)生大量檔案資料，這就需要利用信息系統(tǒng)對(duì)各類檔案資料進(jìn)行管理，同時(shí)還應(yīng)對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理安全問(wèn)題展開(kāi)有效防護(hù)，逐步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文將對(duì)信息時(shí)代民政部門檔案管理工作進(jìn)行深入探討，首先闡述信息時(shí)代檔案管理面臨的安全問(wèn)題，之后解析各項(xiàng)安全問(wèn)題需要作出的防護(hù)措施?？刂聘黜?xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)信息時(shí)代檔案管理產(chǎn)生的影響，將信息時(shí)代檔案管理優(yōu)勢(shì)展現(xiàn)出來(lái)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;民政檔案管理;安全問(wèn)題

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，為各類檔案資料的日常管理提供了極大便利。這就要求民政部門在檔案管理工作中，充分利用信息技術(shù)對(duì)各項(xiàng)資料分類歸檔，大力推進(jìn)民政部門檔案管理工作的信息化建設(shè)。然而，在信息化檔案管理過(guò)程中，也會(huì)隨之出現(xiàn)一些安全問(wèn)題，要求工作人員做到有效防護(hù)，保證各項(xiàng)檔案資料中基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確和完善，確保民政部門檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到有效提升。

1 信息時(shí)代檔案管理面臨的安全問(wèn)題

1）檔案安全管理意識(shí)薄弱。民政部門檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，與群眾的實(shí)際生活聯(lián)系非常密切，關(guān)乎民生問(wèn)題和社會(huì)穩(wěn)定。因此，保證各類檔案資料得到有序分類歸檔對(duì)于提升工作效率和維護(hù)社會(huì)和諧運(yùn)轉(zhuǎn)有著重要作用。但在現(xiàn)實(shí)工作過(guò)程中，部分檔案管理人員自身信息化意識(shí)低下，仍舊使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致單位內(nèi)部檔案管理工作難度大、效率低。同時(shí)部分管理人員安全意識(shí)相對(duì)薄弱，很難在短時(shí)間內(nèi)處理好檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的各項(xiàng)安全問(wèn)題，直接影響民政部門信息時(shí)代檔案管理效果，與之相關(guān)的工作也會(huì)受到極大影響。

2）信息系統(tǒng)潛藏安全風(fēng)險(xiǎn)。信息時(shí)代條件下的民政部門檔案管理工作主要基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)展開(kāi)，旨在有效提升檔案管理便利性，使得檔案管理工作符合信息時(shí)代發(fā)展要求。但是多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中經(jīng)常受到病毒和木馬軟件的影響，造成計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)變多，繼而導(dǎo)致信息時(shí)代檔案管理在具體實(shí)施過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)故障、信息泄露等安全問(wèn)題。原有信息系統(tǒng)的安全隱患會(huì)直接或間接導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，使民政部門檔案管理工作在進(jìn)行過(guò)程中安全問(wèn)題無(wú)限延伸，不僅會(huì)降低工作效率，還無(wú)法體現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。

3）檔案管理流程不合理。為降低信息時(shí)代下檔案管理難度，必須要求民政部門工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)化流程開(kāi)展檔案管理工作，從而保證各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)之間有效銜接，確保信息化檔案管理優(yōu)勢(shì)全面彰顯出來(lái)。但是信息時(shí)代中，部分單位規(guī)劃的檔案管理流程尚有漏洞，造成單位內(nèi)部檔案管理周期比較長(zhǎng)、效率不高，這就導(dǎo)致檔案管理工作中仍舊潛存各項(xiàng)安全問(wèn)題。檔案管理信息化工作的安全效果變差，民政部門在信息時(shí)代中處理相關(guān)民生問(wèn)題也會(huì)受到層層制約。

4）工作人員技術(shù)水平不足。在開(kāi)展檔案管理時(shí)，必須保證管理人員對(duì)各項(xiàng)信息化技術(shù)有所了解，如果管理人員信息技術(shù)知識(shí)不過(guò)關(guān)，一旦在檔案管理具體實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，管理人員就很難在短時(shí)間內(nèi)按照自身技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備和信息化思維解決各項(xiàng)檔案管理問(wèn)題，造成信息時(shí)代檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)增加，各項(xiàng)信息技術(shù)在檔案管理中作用效果也得不到有效發(fā)揮。同時(shí)有些單位的基礎(chǔ)規(guī)章條例也不夠規(guī)范，造成信息時(shí)代檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化參考依據(jù)，信息時(shí)代檔案管理題屢見(jiàn)不鮮，為實(shí)際工作的順利開(kāi)展埋下了很多隱患。

2 信息時(shí)代檔案管理安全問(wèn)題防范措施

1）提升有關(guān)部門檔案安全管理意識(shí)。對(duì)于信息時(shí)代檔案管理來(lái)說(shuō)，其在具體實(shí)施過(guò)程中需要考慮的基礎(chǔ)因素比較多，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)安全隱患，造成信息時(shí)代檔案管理安全性持續(xù)下降。這就要求民政部門人員整體提高安全防范意識(shí)，安排專業(yè)的信息技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)管理，適時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)、嚴(yán)查漏洞，以便于檔案管理人員可以在穩(wěn)定的信息系統(tǒng)支持下開(kāi)展檔案管理工作，嚴(yán)防檔案管理工作信息化在具體實(shí)施過(guò)程中受到外在因素干擾，確保檔案管理安全水平有所提高。同時(shí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)水平，熟練掌握信息化專業(yè)知識(shí)，提高保密意識(shí)，避免在應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)受到外在因素干擾，滿足民政部門對(duì)各項(xiàng)檔案綜合管理的需求。

2）及時(shí)優(yōu)化信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)。與其他組織機(jī)構(gòu)相比，民政部門的檔案管理工作主要跟群眾掛鉤，對(duì)于各類檔案信息安全性和完善性有很高要求，為此，必須采取適當(dāng)措施提高民政部門中檔案管理安全效果。而且導(dǎo)致信息時(shí)代檔案管理出現(xiàn)安全事故的原因也比較復(fù)雜，因此在對(duì)各項(xiàng)信息系統(tǒng)實(shí)施優(yōu)化處理時(shí)，必須保證相關(guān)人員對(duì)各項(xiàng)安全事故誘因有所了解。民政部門要在考慮信息時(shí)代綜合發(fā)展需求的基礎(chǔ)上及時(shí)優(yōu)化信息系統(tǒng)中各項(xiàng)安全風(fēng)險(xiǎn)，避免惡意病毒對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)生影響，同時(shí)提高相關(guān)系統(tǒng)在檔案管理中的作用，以促使信息時(shí)代檔案管理工作良性開(kāi)展。而在開(kāi)展檔案管理時(shí)，必須要求專業(yè)技術(shù)人員及時(shí)優(yōu)化信息系統(tǒng)潛藏的安全風(fēng)險(xiǎn)，控制各項(xiàng)安全風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案管理產(chǎn)生影響，促使工作人員可以在各項(xiàng)信息系統(tǒng)支持下順利開(kāi)展檔案管理工作，確保信息管理可以滿足本單位實(shí)際發(fā)展要求。

3）規(guī)劃處理各項(xiàng)檔案管理流程。降低民政部門各項(xiàng)檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，保證各類檔案信息準(zhǔn)確完善是檔案管理工作的重中之重。多數(shù)單位在日常發(fā)展過(guò)程中會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)表和管理各類檔案資料，在獲取檔案瀏覽次數(shù)條件下，降低各類檔案管理難度。一般來(lái)說(shuō)，信息時(shí)代下檔案管理流程表現(xiàn)為檔案收集、檔案執(zhí)行和檔案檢查，這就應(yīng)要求相關(guān)人員分模塊對(duì)檔案資料進(jìn)行歸類整理，保證各類檔案資料規(guī)范性和準(zhǔn)確性，在控制檔案信息泄露問(wèn)題條件下增強(qiáng)各類信息共享和回訪力度，使得信息時(shí)代檔案管理問(wèn)題處理的及時(shí)有效。民政部門遵循標(biāo)準(zhǔn)化流程開(kāi)展檔案資料管理，對(duì)于保障檔案管理安全有著重要意義。

4）加強(qiáng)檔案管理人員技術(shù)培養(yǎng)。在信息時(shí)代下對(duì)檔案資料展開(kāi)有效管理，必須保證管理人員對(duì)各項(xiàng)信息技術(shù)作用效果和具體表現(xiàn)有所了解，從而避免檔案管理因各類技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)干擾而出現(xiàn)安全問(wèn)題，逐步提升各類檔案資料安全管理效果。加上不同檔案資料對(duì)于管理模式的要求存在一定差異，這就應(yīng)保證相關(guān)人員對(duì)各類檔案資料實(shí)際管理要求以及各項(xiàng)基礎(chǔ)因素有所了解，不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)和相應(yīng)模式，從而提高檔案資料管理安全等級(jí)，確保信息時(shí)代各類檔案管理安全問(wèn)題可以得到有效防護(hù)。在相關(guān)人員開(kāi)展檔案管理之前，需要有關(guān)部門在考慮各項(xiàng)實(shí)際要求條件下對(duì)相關(guān)人員展開(kāi)有效培訓(xùn)，加深檔案管理人員對(duì)各項(xiàng)信息化技術(shù)掌握力度，促使相關(guān)人員可以在各項(xiàng)信息技術(shù)支持下有效規(guī)避檔案資料管理風(fēng)險(xiǎn)。要針對(duì)性提高信息時(shí)代檔案管理安全水平，以此落實(shí)檔案管理安全問(wèn)題綜合防護(hù)目標(biāo)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代檔案管理中，民政部門在開(kāi)展相應(yīng)管理時(shí)很可能受到外在因素干擾，如果不能妥善處理各項(xiàng)問(wèn)題，必然造成工作效率低下、檔案管理水平下降，民政檔案管理的工作也會(huì)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，民政部門應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)管理和培訓(xùn)，降低信息時(shí)代檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)各項(xiàng)安全問(wèn)題的概率，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)防范，抓實(shí)抓牢檔案的管理工作，確保不發(fā)生安全事故。

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