曹吉

檔案管理的根本目的是滿足服務對象對檔案信息的利用需求，通過檔案利用服務，體現(xiàn)了這項工作的作用及其社會職能。因此提供利用是檔案工作的出發(fā)點和落腳點，如何做好利用服務工作成為每個檔案人員必須要考慮的重要問題。

在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案人員工作的主要內容是保護和管理檔案的實體，往往首先是保證檔案實體不被破壞，其次是根據(jù)利用者的要求，提供相關檔案，滿足各項工作的信息需求。服務的方式為你查（提出需求）我調（提供檔案），解決信息需求問題。

傳統(tǒng)的檔案服務方式關注的焦點是是否提供了利用者要查找的檔案。實踐中，憑借檔案人員的精心管理和主觀努力，能夠實現(xiàn)焦點目標。但是常常也有這樣的情況，找到了要查的檔案，還是沒有利用者需要的信息。

隨著社會發(fā)展和信息時代的到來，一方面檔案數(shù)量激增，信息浩如煙海，另一方面各項工作對檔案信息需求的要求不斷提高，關注的焦點是是否通過檔案利用服務解決了利用者的問題。要實現(xiàn)這樣的目標并不容易，高等院校涉及的專業(yè)和事務眾多，機構體制比較完整，活動具有周期性和連續(xù)性，其檔案包括黨政文書、教學、科研、教師業(yè)務、學生、設備儀器、基建、財務會計、人事等諸多種類，信息涵蓋了教育教學、科學研究、行政管理、黨團活動、基本建設、后勤保障等各個方面的工作內容，利用者出于不同的角度，信息需求也是多種多樣的，對檔案利用工作會不斷提出新的更高的要求。

反觀現(xiàn)狀，以筆者所在學校為例，檔案利用服務工作在管理機制、資源建設、技術手段、人員素質等方面，受到這樣那樣主觀因素的影響和客觀條件的制約，目前還存在一定的差距，有的甚至成為管理的短板，工作人員的管理理念、管理方式方法、檔案利用效果往往不盡人意，拖了信息資源實現(xiàn)更大價值的后腿。

進一步做好檔案利用工作，更好地為各項工作服務既是時代的要求，也是學校發(fā)展的迫切需要，順勢而為刻不容緩，急待引起各方面的關注，筆者根據(jù)學校的具體情況，提出以下應對策略。

1 更新觀念，引入知識管理理念

人類社會進入知識經(jīng)濟時代，知識成為社會發(fā)展的關鍵性資源，隨之產(chǎn)生的知識管理也日益成為重要的話題。知識管理指信息和知識通過獲得、創(chuàng)作、分享、整合、記錄、存取、更新、反饋等過程，形成不間斷的積累，成為智慧的循環(huán)和管理與應用的資本。越來越多的組織通過知識管理提高工作效率，塑造自身的核心競爭力。

知識管理可以拓展檔案管理的領域，傳統(tǒng)的管理體制往往強調檔案與文件、圖書、情報等的區(qū)別，限制了自身活動的范圍，也限制了自身發(fā)揮作用的領域。檔案具有知識屬性，知識管理要求將各種信息載體的知識進行整合與集成，構建知識資源體系，強調在各項工作活動中積累知識，創(chuàng)造知識，共享知識，應用知識，使檔案管理融入更加寬泛的活動領域。

知識管理可以提升檔案管理的價值，以往的檔案管理往往重管輕用，傾向于儲存檔案，諸多檔案記錄了學校發(fā)展的過程，但僅僅是過去式，歷史足跡對當前的各項工作不一定帶來益處。知識管理則強調創(chuàng)造知識，運用知識，對檔案信息進行研究，得到新的信息，發(fā)揮更大的作用，提升管理的價值。

高校檔案不僅記錄了學校發(fā)展的整個過程，也沉淀積累了豐富的知識，其實體既承載有顯性知識，也承載有隱性知識。知識管理作為一種新的管理理念，可以運用于檔案利用服務工作中，根據(jù)檔案利用需求，提煉檔案信息，歸納總結其中的知識，提供給利用者，解決其工作上的問題，實現(xiàn)從信息服務到知識服務的飛躍。

挖掘信息、提煉知識，引進知識管理，把信息資源的作用和價值充分發(fā)揮出來，為檔案管理提供了創(chuàng)新發(fā)展的方向與動力?？茖W地運用知識管理理念，通過知識服務解決利用者的困惑與問題，能夠進一步提高檔案利用服務工作的質量和效率。

2 建設與開發(fā)并舉，拓展信息資源

巧婦難為無米之炊，豐富的檔案資源是做好提供利用工作的基本保障，建設與開發(fā)并舉，是不斷拓展信息資源，持續(xù)做好利用服務工作的必由之路。

建設信息資源是事關千秋大業(yè)的基礎性工程，一要加大收集工作力度，在歸檔文件材料做到應收盡收、及時歸檔的同時，也要關注與學校有關，與室藏檔案有關的圖書資料信息，努力拓展收集范圍，有效增加信息存儲量。二要理順集中統(tǒng)一管理信息資源的機制，部門（檔案種類）割據(jù)式的運行機制會直接影響和制約信息開發(fā)的生機與活力，必須實現(xiàn)信息資源的科學整合，統(tǒng)一管理、綜合利用是建設檔案信息資源的必要措施。三要規(guī)范整理收集到的各種信息，把分散、孤立的信息歸納集中起來，使之有序化，把零散、雜亂的信息進行梳理篩選，使之系統(tǒng)化，夯實有效利用的基礎。

開發(fā)信息資源是檔案信息價值的升華和再創(chuàng)造。一要優(yōu)化開發(fā)利用檔案信息的內部環(huán)境，重視拓展檔案檢索途徑，全面完善多層次的各種檢索工具，人工查詢與計算機檢索相輔相成，不斷提高查全率和查準率。二要以信息加工為手段，通過精心提煉繁雜的原始信息，經(jīng)分析、加工、整序，把檔案承載的信息從靜態(tài)轉化為動態(tài)，以信息產(chǎn)品的方式為利用者服務，最大限度發(fā)揮其資源優(yōu)勢。學校以往諸多實用的編研資料，深受廣大利用者的歡迎和好評，要結合各項工作的開展，進一步深化、細化編研工作，使其成為開發(fā)檔案信息的主要工具。三要宣傳檔案工作，通過各種渠道，借助不同的形式，大力宣傳學校檔案的豐富內容，反饋檔案利用取得的社會和經(jīng)濟效益，提高廣大教職員工和學生的檔案利用意識，營造良好的外部環(huán)境，

檔案是一種歷史記錄，它所記載的內容是歷史形成的，不是根據(jù)現(xiàn)實的需求制作的，檔案使用價值的發(fā)揮必須要有現(xiàn)實需求為條件，方能將檔案的潛在價值轉化為現(xiàn)實價值。因此，檔案人員應當在經(jīng)濟社會和信息化時代的大背景下認識檔案信息開發(fā)工作，必須了解和掌握各項工作開展對檔案信息產(chǎn)生的需求，了解和掌握學校的甚至社會的利用者的特點和變化情況，以信息利用需求為導向，對檔案資源進行有效的加工和提煉，結合學校各個階段的中心工作和社會關注熱點，不斷調整信息開發(fā)的結構，注重提高具有本學校特色的信息加工項目的比例，鍛造拳頭產(chǎn)品，實施品牌戰(zhàn)略，推進檔案信息資源開發(fā)工作不斷深化。

3 采用先進科技手段，提供方便快捷的服務

現(xiàn)代科學技術給各項事業(yè)的發(fā)展提供了蓬勃動力，特別是計算機和網(wǎng)絡通信的飛速發(fā)展，給傳統(tǒng)的管理方式帶來革命性的深刻變化。檔案管理同樣如此，科學技術給檔案管理插上騰飛的翅膀，也向管理手段提出嚴峻的挑戰(zhàn)，必須不斷引進先進技術，以信息數(shù)字化，利用網(wǎng)絡化來推進服務現(xiàn)代化，提升檔案利用工作的質量和效率。

信息數(shù)字化指不改變檔案的實質，使其結構和存在方式作符合信息原則的轉變，把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字信息，以數(shù)字化的形式存儲，利用計算機系統(tǒng)進行管理。檔案數(shù)字化可以大大提高信息存儲量和查詢、檢索的速度，利用計算機的處理能力，短時間內準確地找到需要的信息，極大地提高利用工作的效率和質量。

利用網(wǎng)絡化指借助計算機通信技術，實現(xiàn)不同平臺終端和地域之間的信息傳輸，及時提供各種利用者所需信息，提高利用服務的便捷程度，提升檔案信息的利用空間，而且一份檔案能同時提供給多個需要的用戶使用，擴大了信息覆蓋面，可以有效實現(xiàn)資源共享。

隨著辦公自動化技術的普及，學校檔案數(shù)字化工作已經(jīng)起步，并有了一定的規(guī)模，由目錄數(shù)據(jù)化向全文信息化、多媒體化逐步發(fā)展。要保障數(shù)字化工作健康有序持續(xù)發(fā)展，必須在各類檔案數(shù)字化的基礎上，建立統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫，不管是現(xiàn)行的歸檔電子文件，還是經(jīng)數(shù)字化信息加工的室藏檔案，各種類別的檔案信息都要納入其中，統(tǒng)一格式，確保安全，奠定方便、快捷提供利用的堅實基礎。

利用網(wǎng)絡化要借助學?，F(xiàn)有OA系統(tǒng)，積極開發(fā)并完善信息查詢功能，提供網(wǎng)上檔案查詢，業(yè)務部門足不出戶，盡享信息利用之方便。部分可以公開的信息，通過學校網(wǎng)站向社會提供，彰顯學校的特色和實力，發(fā)揮更大的社會效益。

檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡化是綜合了數(shù)字掃描、數(shù)字攝影（錄音、錄像）、OCR檢索、數(shù)據(jù)庫、多媒體、信息存儲、網(wǎng)絡通信等計算機技術產(chǎn)生的信息加工、傳播方法，現(xiàn)代科學發(fā)展迅速，計算機技術一日千里，“先進”技術只是相對而言，更新淘汰率很高，新的技術手段層出不窮，檔案部門應當密切關注各種相關新技術的發(fā)展和技術要求的更新變化，根據(jù)實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的需要和學校物質條件的可能，及時采取必要的軟硬件升級換代措施，切實保持檔案數(shù)字化、利用網(wǎng)絡化成果長期有效。

4 提升人員素質，適應事業(yè)發(fā)展需要

新的歷史時期，社會飛速發(fā)展對各項工作不斷提出新的、更高的要求。順應時代發(fā)展，不斷提升從業(yè)人員綜合素質，是擺在我們面前不可回避的問題。國家檔案局《檔案專業(yè)人員職務實行條例》指出：“檔案專業(yè)人員的素質，就是檔案專業(yè)人員的品質、能力和條件等的總稱，是檔案專業(yè)人員完成專業(yè)工作任務的保證”。

檔案人員具備較高的綜合素質，一要有較強的服務理念和正確的思想觀念。一方面充分認識檔案工作是一項基礎性和服務性的工作，“俯首甘為孺子?！?，有愛崗敬業(yè)、無私奉獻、淡泊名利、甘為人梯的精神，具備做好本職工作的決心和信心。另一方面能夠對主觀和客觀事物有比較正確的認識水平，有活躍的創(chuàng)新思維，努力追求知識創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術創(chuàng)新，主動尋求未知，把銳意進取和尊重客觀規(guī)律結合起來，把尊重歷史和創(chuàng)新精神結合起來，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。有了這樣的思想基礎，才能夠為扎實的基礎工作和良好的服務手段提供堅強支撐。

二要具備較高的服務技能。檔案人員服務技能涉及合理的知識程度，既要有廣博豐富的學識，又要有適合崗位需求的知識結構和動手能力。對各類檔案涉及的文化知識有一個總體的把握，對學校的歷史沿革、建設發(fā)展、教育科研成果、重大事件、重要名人有一個基本的了解，在提供服務過程中能夠成為利用者的參謀助手，收到舉一反三、觸類旁通的效果。檔案工作專業(yè)性比較強，在多年的實踐中已經(jīng)形成了一系列專門的管理原則和操作方法，檔案管理的每個環(huán)節(jié)都規(guī)定了專門的要求和嚴格的標準，檔案人員要精通這些理論，熟悉有關的規(guī)定，掌握具體的操作方法，并能夠學以致用，熟練地運用到本職工作中去。對業(yè)務知識、操作方法嫻熟的程度，決定了其處理和解決問題的能力水平。

面對知識經(jīng)濟時代的到來，檔案信息資源不管從環(huán)境條件和思想理念、管理方法和工作手段都發(fā)生了巨大的變化，作為信息管理者的檔案人員要有緊迫感和危機感，通過不斷學習，勤于吸收，努力實踐，實現(xiàn)逐步提高的目標，無論是學校還是檔案人員自身，都要有意識、有目的地創(chuàng)造各種機會，促進檔案人員綜合素質的培養(yǎng)、鍛煉和提升，努力適應新形勢下各項工作對檔案管理的要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，為我們這個時代作出應有的貢獻。