摘要:Word字處理軟件的查找和替換的功能雖然強(qiáng)大但用戶卻難以掌握。文中介紹了3種不使用通配符的查找和替換的應(yīng)用方法,包括刪除多余的空白,刪除包含某種文本的段落,制作試卷的填空題;接著介紹了3種使用通配符的查找和替換的應(yīng)用方法,包括中文引號(hào)替換為英文引號(hào),對(duì)所有同類型字符的替換,對(duì)復(fù)合結(jié)構(gòu)字符的替換。這些方法可以有效解決文檔編輯中最常見的查找和替換問(wèn)題,而且容易掌握,有很高的應(yīng)用和推廣價(jià)值。
關(guān)鍵詞:通配符;表達(dá)式;文檔編輯;查找;替換
中圖分類號(hào):G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1009-3044(2020)09-0210-02
Word文檔在編輯過(guò)程中,經(jīng)常需要對(duì)多處出現(xiàn)的考慮不周到的同一錄入內(nèi)容進(jìn)行更改,并替換成合適的其他內(nèi)容,這是Word字處理軟件設(shè)計(jì)查找和替換功能的初衷。但設(shè)計(jì)人員發(fā)現(xiàn),文檔編輯過(guò)程中需要替換的內(nèi)容結(jié)構(gòu)往往非常豐富,并不是單一的純文本,還有如同類型的文本、某個(gè)范圍內(nèi)的文本、相同數(shù)量的文本、以某個(gè)特征開頭或結(jié)尾的文本、符合一種表達(dá)式的文本、不是某個(gè)范圍的文本等具有各種結(jié)構(gòu)的文本,具有這些結(jié)構(gòu)的文本如果能夠快速實(shí)現(xiàn)替換,將極大地提高文本編輯的效率和質(zhì)量,因此,設(shè)計(jì)人員在Word字處理軟件中加入了這些高級(jí)的查找和替換功能[1]。但在實(shí)際應(yīng)用中,需要查找和替換的文本的結(jié)構(gòu)特征不是非常明顯,需要使用者有豐富的使用經(jīng)驗(yàn),一般的用戶很難掌握,因此,我們介紹如何快速高效地使用Word字處理軟件的查找和替換的功能,一般編輯人員很容易掌握。
1 不使用通配符的查找和替換
如果沒(méi)有勾選搜索選項(xiàng)中的使用通配符復(fù)選框,則查找和替換功能有限,但只要合理地使用特殊格式和格式兩個(gè),仍然可以實(shí)現(xiàn)查找和替換的高級(jí)應(yīng)用。
1.1刪除多余的空白
多余的空白常常見于從網(wǎng)頁(yè)上復(fù)制的文本,主要是空白行、空白段落、空白部分。這些多余的空白影響文檔的美觀性和可讀性,且數(shù)量龐大,手工刪除耗時(shí)費(fèi)力,且容易遺忘某些空白,可以使用查找和替換功能快速全面地刪除多余的空白。空白行的特征是連續(xù)兩個(gè)手動(dòng)換行符,我們可以將光標(biāo)定位在查找和替換對(duì)話框的查找內(nèi)容文本框中,再單擊更多按鈕,單擊特殊格式按鈕,兩次選擇手動(dòng)換行符,得到^1^1,再將光標(biāo)定位于替換為文本框,單擊特殊格式按鈕,選擇手動(dòng)換行符一次,得到^l,再單擊全部替換按鈕,這樣可以一次刪除多個(gè)空白行,但由于可能有多個(gè)連續(xù)的空白行,所以仍然單擊全部替換按鈕,直至Word已完成文檔的搜索并已完成0處替換。空白段落的特征是連續(xù)兩個(gè)段落標(biāo)記,我們可以單擊更多按鈕,單擊特殊格式按鈕,兩次選擇段落標(biāo)記,得到^p^p,再將光標(biāo)定位于替換為文本框,單擊特殊格式按鈕,選擇段落標(biāo)記一次,得到^p,替換步驟和刪除空白行類似,直至Word已完成文檔的搜索并已完成0處替換??瞻撞糠质侵钢票矸?、全角或半角空格、不間斷空格,或者是它們的任意組合,雖然特殊格式中包含制表符和不間斷空格,但特殊格式中的空白區(qū)域選項(xiàng)包含的范圍最廣,包括制表符、全角或半角空格、不間斷空格,或者是它們的任意組合;因此我們只要在查找內(nèi)容中選擇特殊格式中的空白區(qū)域,在替換內(nèi)容中不輸入任何內(nèi)容,單擊全部替換按鈕即可刪除所有的空白區(qū)域,效率極高。
1.2刪除包含某種文本的段落
長(zhǎng)文檔編輯中常常會(huì)發(fā)現(xiàn)包含某種文本的段落是敏感或多余的,需要將其刪除,但這類段落很多,且分散在整個(gè)文檔中,手工刪除麻煩。借助于查找和替換功能,不但能夠刪除包含這些文本的段落,還可將段落標(biāo)記一并刪除。具體的方法需要兩次查找和替換,第一次,在查找內(nèi)容中輸入該種文本,然后在替換為中不要輸入內(nèi)容,而是選擇格式按鈕,選擇樣式,選擇一種不常見樣式A確定后,單擊全部替換按鈕,將包含某種文本的段落替換為樣式A;第二次,在查找內(nèi)容中什么不要輸入,但格式選擇樣式A,然后在替換為中不要輸入內(nèi)容,單擊全部替換按鈕,即可將包含某種文本的段落連同段落標(biāo)記一起刪除。
1.3 制作試卷的填空題
很多教師在制作試卷的填空題時(shí),都喜歡打出幾個(gè)空格,然后給空格加上下劃線,這樣表面上看起來(lái)像個(gè)填空,然后復(fù)制下來(lái),如果需要插入填空的地方就粘貼一下,這樣也能制作出試卷的填空題。這樣做的缺陷不少,一是填空題的答案長(zhǎng)度有長(zhǎng)有短,如果填空題的下劃線長(zhǎng)度是同一的,就會(huì)容納不下較長(zhǎng)的答案,還會(huì)使學(xué)生對(duì)于正確的但卻較短的答案產(chǎn)生懷疑;二是填空題的下劃線不應(yīng)該和周圍的字符處于同一水平位置,而應(yīng)該低于周邊的字符,三是填空題的長(zhǎng)度不應(yīng)該和原有正確答案的長(zhǎng)度一致,而是在原有長(zhǎng)度基礎(chǔ)上增加一點(diǎn)長(zhǎng)度,便于手寫填人。但空格加下劃線是不能解決上述問(wèn)題的。實(shí)際上我們可以在制作填空題時(shí)把答案直接寫出來(lái),然后將答案部分設(shè)置為一個(gè)不常用的樣式如要點(diǎn)樣式,等到所有答案輸入完畢,我們進(jìn)入查重和替換,在查找內(nèi)容中不輸入任何內(nèi)容,只是選擇格式的樣式為要點(diǎn);然后在替換為中選擇格式,打開查找字體對(duì)話框,線、下劃線的顏色為黑色;然后打開高級(jí)選項(xiàng)卡,在間距框中選擇加寬,加寬的磅值取決于學(xué)生的習(xí)慣,在位置框中選擇降低,降低的磅值3磅較合適;然后單擊全部替換,即會(huì)制作出合適的試卷填空題[2]。
2 使用通配符的查找和替換
使用通配符可以代替字符,再加上確定字符的組合,就可以匹配很多種文檔結(jié)構(gòu),繼而實(shí)現(xiàn)模糊查找和高級(jí)查找,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)精確的替換。這時(shí),我們應(yīng)該在查找和替換對(duì)話框中勾選使用通配符復(fù)選框,這樣就進(jìn)入到使用通配符的查找和替換[3]。
在使用通配符的特殊格式中,任意字符,范圍內(nèi)的字符、單詞開頭、單詞結(jié)尾、表達(dá)式、非、出現(xiàn)次數(shù)范圍、前1個(gè)或多個(gè)等是最能體現(xiàn)使用通配符功能的特殊格式,可以涵蓋很多種文本的結(jié)構(gòu)。
2.1 中文引號(hào)替換為英文引號(hào)
在查找內(nèi)容中輸入中文引號(hào),將光標(biāo)定位于兩個(gè)引號(hào)中間,單擊特殊格式,選擇表達(dá)式,出現(xiàn)表達(dá)式的符號(hào)(),再將光標(biāo)定位于0中間,再單擊特殊格式,選擇零個(gè)或多個(gè)字符,使得查找內(nèi)容為“(*)”,然后在替換為中輸入英文引號(hào),將光標(biāo)定位在英文引號(hào)中間,單擊特殊格式,這時(shí)候的特殊格式選項(xiàng)的內(nèi)容發(fā)送了很大變化,最關(guān)鍵的是有一個(gè)要查找的表達(dá)式,因?yàn)椴檎覂?nèi)容多為各種表達(dá)式,我們?cè)谔厥飧袷竭x項(xiàng)中選擇要查找的表達(dá)式,出現(xiàn)\,在\后輸入1,單擊全部替換,即可將所有的中文引號(hào)替換為英文引號(hào),但引號(hào)內(nèi)的內(nèi)容沒(méi)有受到一點(diǎn)影響。
2.2 對(duì)所有同類型字符的替換
文檔編輯中我們經(jīng)常需要對(duì)整篇文檔所有的同類型的字符,如所有的大寫字母,所有的漢字,所有的數(shù)字等等進(jìn)行統(tǒng)一的替換,這時(shí)候我們可以使用帶通配符的查找和替換中的范圍內(nèi)的字符來(lái)實(shí)現(xiàn)。范圍內(nèi)的字符以升序方式列舉,比如[a-z],由于26個(gè)小寫字母中,a到z的ASCII碼是遞增的。對(duì)所有同類型字符的替換最常用的有以下幾種。一是對(duì)所有的漢字的替換,我們可以在查找和替換中勾選使用通配符,然后在查找內(nèi)容中單擊特殊格式,選擇范圍內(nèi)的字符,在[]中輸入[--顩](méi),即可選中所有的漢字,然后在替換為中進(jìn)行統(tǒng)一的替換;二是對(duì)所有的英文字母的替換,包含大寫或小寫或所有英文字母;方法和所有漢字類似,在口中輸入[A-Z],即可選中所有的大寫字母,在口中輸入[a-z],即可選中所有的小寫字母,在[]中輸入[A-Za-zl,即可選中所有的英文字母;三是對(duì)所有數(shù)字的替換,我們可以在口中輸入[0-9],即可選中所有的大數(shù)字;四是所有西文字符的替換,我們可以在口中輸入[^1一^127],^能夠?qū)崿F(xiàn)后續(xù)ASCII碼對(duì)應(yīng)的字符;五是對(duì)所有非西文字符的替換,如漢字及漢字標(biāo)點(diǎn)符號(hào),我們可以在[]中輸入[!^1一^127],!能夠?qū)崿F(xiàn)后續(xù)表達(dá)式的非。
2.3 對(duì)復(fù)合結(jié)構(gòu)字符的替換
復(fù)合結(jié)構(gòu)是指對(duì)特殊格式中多個(gè)格式進(jìn)行組合得到的結(jié)構(gòu),比如多個(gè)表達(dá)式、非、前1個(gè)或多個(gè)的組合等等。其中一個(gè)很經(jīng)典的應(yīng)用就是電視節(jié)目中經(jīng)常出現(xiàn)的多個(gè)中獎(jiǎng)手機(jī)號(hào)碼隱藏部分位,手機(jī)號(hào)碼是11位,可以選擇隱藏中間4位,以*號(hào)代替。采用的方法可以是在查找內(nèi)容中輸入兩個(gè)表達(dá)式的組合(177)????(????),第一個(gè)表達(dá)式(177)表示以1開頭的手機(jī)號(hào)碼前3位數(shù)字,第二個(gè)表達(dá)式(????)表示手機(jī)號(hào)碼最后4個(gè)數(shù)字,中間的4個(gè)通配符????表示手機(jī)號(hào)碼中間4位。在替換為中輸入\1****\2,表示保留1和2兩個(gè)表達(dá)式不變,把手機(jī)號(hào)碼中間4位數(shù)字替換為****,單擊全部替換即可實(shí)現(xiàn)手機(jī)號(hào)碼中間4位被*代替。
3 結(jié)束語(yǔ)
上述介紹的不使用通配符的查找和替換的幾種應(yīng)用方法和使用通配符的查找和替換的幾種應(yīng)用方法是文檔編輯中最實(shí)用的方法,可以有效解決文檔編輯中最常見的查找和替換問(wèn)題,事半功倍,而且容易掌握,非常值得在廣大的文檔編輯人員中推廣。
參考文獻(xiàn):
[l]熊阿偉.淺談Microsoft Word應(yīng)用之查找和替換[J].電腦迷,2018(26):166.
[2]周建平,郭喜如.Word非常接觸【M].北京:人民郵電出版社,2006.
[3]王志軍,巧妙區(qū)分中文和英文字符[J].電腦知識(shí)與技術(shù),2017(9).44.
【通聯(lián)編輯:王力】
基金項(xiàng)目:2016年安徽省大學(xué)生創(chuàng)客實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃(2016ckjh186);淮南師范學(xué)院2017年智慧課堂試點(diǎn)項(xiàng)目(2017hszhkt01);安徽省自然科學(xué)基金項(xiàng)目(1508085MF124)
作者簡(jiǎn)介:馮康(1968-),男,安徽淮南人,教授,工學(xué)碩士,主要研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)控制。