黃士強(qiáng)

摘 要：隨著信息化社會的發(fā)展，我國的事業(yè)單位檔案管理工作也迎來了改革浪潮。在事業(yè)單位中，檔案管理涉及到的相關(guān)內(nèi)容比較繁瑣，內(nèi)容也比較廣泛，利用檔案信息對事業(yè)單位可以制定工作規(guī)劃，但是在事業(yè)單位實際的事業(yè)單位檔案管理工作中存有一些問題，其的存在影響著事業(yè)單位的良好發(fā)展。本文重點對事業(yè)單位檔案管理工作中存有的問題進(jìn)行深入的分析研究，究其根源，并展開積極的探討制定有效的解決措施，改善檔案管理中存有的問題，促進(jìn)事業(yè)單位良好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;解決措施

檔案是事業(yè)單位在長期運行和發(fā)展中產(chǎn)生的寶貴資源，其記錄了單位的發(fā)展歷程、人才情況、經(jīng)濟(jì)活動以及工作成果，對促進(jìn)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展具有現(xiàn)實意義。但是當(dāng)前，事業(yè)單位在開展檔案管理中依然存在一些問題，管理效率和質(zhì)量較低，對單位發(fā)展形成制約和阻礙。在新形勢下，事業(yè)單位需要認(rèn)識到檔案資源的作用和價值，采取有效措施進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，為單位發(fā)展注入活力。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的幾點問題

（一）管理制度不完善

當(dāng)前，事業(yè)單位在開展檔案管理中，沒有形成完善而系統(tǒng)的制度，雖然一些單位制定了相關(guān)制度，但是流于形式、浮于表面，沒有將制度貫徹到實際工作中。首先，對于檔案管理流程 缺乏制度指導(dǎo)，對檔案收集和歸檔質(zhì)量帶來負(fù)面影響;其次，對管理人員缺乏制度約束，導(dǎo)致其以敷衍了事的態(tài)度對待工作，缺乏工作熱情和主動性，檔案管理效率低下;最后，檔案保管制度不完善，檔案保管較為隨意，尤其對于電子檔案，沒有進(jìn)行科學(xué)保管，為其安全利用埋下隱患。

（二）管理硬件設(shè)施陳舊

隨著我國信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多行業(yè)和領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了廣泛應(yīng)用，并且取得顯著的應(yīng)用效果。但是當(dāng)前，事業(yè)單位在開展檔案管理中，沒有給予信息技術(shù)以高度重視，硬件設(shè)施投入較少，導(dǎo)致檔案管理信息化程度較低，阻礙了檔案管理水平的提升。

（三）管理人員素質(zhì)不足

在知識經(jīng)濟(jì)時代下，人才是推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的動力支撐，但是當(dāng)前，檔案管理方面的人才嚴(yán)重匱乏，現(xiàn)有的管理人員無論從專業(yè)能力、知識素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)等方面都難以滿足崗位要求，事業(yè)單位也沒有定期組織人員培訓(xùn)，為各項管理工作的高質(zhì)量開展帶來影響。

（四）檔案利用率不高

事業(yè)單位的職能是為公眾提供服務(wù)，檔案管理具有較強(qiáng)的社會性和公益性屬性，但是當(dāng)前，事業(yè)單位主要采用封閉式管理模式，檔案管理以保管為主、利用為輔，甚至一些檔案資源不對公眾開放，使用者想要查閱檔案需要親自到檔案室查閱，檔案的作用和價值無法完全體現(xiàn)。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的的相關(guān)對策分析

（一）建立以及完善管理制度

制度是保證各項管理工作有序開展的基礎(chǔ)和前提，事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理的特點，制定以及完善相關(guān)管理制度，在規(guī)范管理程序的同時，約束管理人員的行為，進(jìn)而提升檔案管理水平。首先，針對管理流程制定檔案收集、檔案整理以及資源歸檔等制度，要求管理人員在制度的要求下執(zhí)行各項操作，嚴(yán)禁出現(xiàn)違規(guī)行為，進(jìn)而確保檔案資源的質(zhì)量;其次，針對管理人員制定科學(xué)的工作制度、獎懲制度以及晉升制度，將管理人員的職稱晉升和工資績效與工作業(yè)績掛鉤，進(jìn)而調(diào)動管理人員參與工作的熱情和積極性;最后，事業(yè)單位要結(jié)合國家要求和行業(yè)規(guī)定制定科學(xué)的檔案保管制度，優(yōu)化紙質(zhì)檔案室的環(huán)境條件，做好防潮、防火以及防盜工作，針對電子檔案要制定安全防護(hù)制度，保證電子檔案的完整性和安全性。

（二）加大硬件資源投入

在信息化時代下，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在檔案管理中獲得廣泛而深入的應(yīng)用，而想要促進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，需要加大硬件資源投入，為各項管理工作的有序開展提供硬件支撐。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)需要給予檔案管理以高度重視，并且將其作為日常管理的關(guān)鍵組成部分，加大資源和資金投入;其次，要結(jié)合管理工作的特點，秉承“經(jīng)濟(jì)合理、需要優(yōu)先”的原則購置相關(guān)硬件設(shè)施，例如購置信息化管理必需的計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，提升信息化設(shè)備的利用效率;最后，定期更換以及維護(hù)相關(guān)硬件設(shè)施，保證其處于正常工作狀態(tài)下，促使各項管理工作的有序進(jìn)行。

（三）提升管理人員綜合素質(zhì)

管理人員作為開展檔案管理的主體，其綜合素質(zhì)和專業(yè)能力與管理質(zhì)量具有密切關(guān)系，因此，事業(yè)單位需要通過各種有效途徑提升管理人員的綜合素質(zhì)，保證其符合崗位要求。首先，事業(yè)單位要加大人才引進(jìn)力度，通過公開招聘的方式從社會和高校中吸納檔案管理方面的人才，并且提升崗位工薪待遇，吸引人才加入，保證招聘的公開性和公平性;其次，定期組織現(xiàn)有管理人員開展專業(yè)化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)要涉及管理技術(shù)、專業(yè)知識、職業(yè)素養(yǎng)等方面，通過培訓(xùn)提升人員的能力和素質(zhì);最后，構(gòu)建檔案管理經(jīng)驗交流平臺，定期派管理人員到先進(jìn)單位中學(xué)習(xí)交流，將先進(jìn)的經(jīng)驗帶回到本單位中。

（四）提升檔案利用效率

檔案資源是事業(yè)單位在長期運行中形成的重要歷史記錄，其具有較強(qiáng)的借鑒價值和參考意義，因此，事業(yè)單位需要改變以往“重視保管、忽視使用”的思想慣性，提升檔案利用效率，充分發(fā)揮其價值和作用。首先，注重檔案資源的收集和整理，不斷充實以及完善檔案內(nèi)容，加強(qiáng)價值開發(fā)和利用;其次，將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案文件，構(gòu)建檔案資源檢索信息化平臺，便于使用者突破空間和時間的制約，快速獲取想要的檔案資源;最后，體現(xiàn)檔案資源的社會性和公益性，將部分檔案向公眾公開，群眾可以利用相關(guān)軟件獲取以及查閱想要的資源，進(jìn)而提升檔案利用效率。

三、結(jié)語

總而言之，檔案管理作為事業(yè)單位日常管理工作的關(guān)鍵組成部分，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要充分認(rèn)識到其重要性和價值，并且針對存在的問題采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，推動單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展。

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