高朋

摘 要：定密管理工作是其它各項(xiàng)保密管理工作的基礎(chǔ)性工作，科學(xué)合理的定密管理工作能夠準(zhǔn)確的界定和調(diào)整國家秘密信息，也能夠確定可利用的信息資源，發(fā)揮信息的價(jià)值。隨著現(xiàn)代化科技的不斷發(fā)展，電子文件在保密工作中越來越常見并已經(jīng)成為主要形式，本文主要探討了信息化背景下電子文件定密管理工作中存在的問題、信息化管理有效策略以及信息化管理系統(tǒng)的功能安排。

關(guān)鍵詞：電子文件;定密管理;信息化

現(xiàn)代化信息科技的快速發(fā)展給很多領(lǐng)域帶來了技術(shù)革新，在國家秘密信息管理領(lǐng)域，也正處于信息化轉(zhuǎn)變之中，國家秘密信息的數(shù)字化、涉密載體的電子化等均對定密管理工作提出了新的要求。定密管理工作信息化實(shí)踐的過程是一個逐漸發(fā)展的過程，其中或多或少的還存在各種問題，需要相關(guān)工作人員加以重視，并且要把握信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，不斷完善定密管理系統(tǒng)功能。

一、傳統(tǒng)電子文件定密管理工作中存在的問題

電子文件的定密工作不規(guī)范，很多定密過程過于依賴管理者個人的判斷，沒能嚴(yán)格執(zhí)行定密工作的相關(guān)法律規(guī)定，直接后果就是定密不準(zhǔn)確，并且涉及定密工作的各方對于文件的定密都有著各自的標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)密級判定不統(tǒng)一的情況，給文件管理、利用都造成了困難。在傳統(tǒng)管理模式下，對于電子文件的定密工作有著諸多的不完善之處，比如文件密級標(biāo)識不規(guī)范，不能夠涵蓋全面的有效信息、很多電子文件定密后不設(shè)置解密，給信息利用造成很大的困難、電子文件缺少統(tǒng)一管理臺賬，對定密文件信息無法全面掌握，也無法進(jìn)行及時(shí)的更新。

二、電子文件定密管理系統(tǒng)的功能作用

在信息化背景下，提高電子文件定密管理工作的效率勢必要依托現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立完善的定密管理系統(tǒng)。目前所使用的定密管理系統(tǒng)與普遍使用的電子文件，如office辦公軟件有著良好的適用性，系統(tǒng)分為客戶端和管理端，具有良好的電子文件定密功能。隨著定密要求的不斷提高，電子文件定密管理系統(tǒng)也在不斷的更新與完善，目前定密管理系統(tǒng)已經(jīng)具備了較為完善的功能。

電子文件定密管理系統(tǒng)具備對電子文件定密的功能，這也是系統(tǒng)的基礎(chǔ)性功能。在計(jì)算機(jī)安裝系統(tǒng)客戶端，登錄并綁定用戶身份，完成這個步驟，當(dāng)用戶再次新建、保存文件、關(guān)閉文件時(shí)就可以自動啟動定密管理系統(tǒng)，要求用戶強(qiáng)制定密。用戶可以根據(jù)文件中的具體內(nèi)容完成定密操作，針對項(xiàng)目類電子文件需要選擇與之相應(yīng)的定密細(xì)目和項(xiàng)目，對于非項(xiàng)目類電子文件要選擇相應(yīng)定密細(xì)目，確定后通過審批即可完成定密操作。對于完成定密的電子文件，在文件名和首頁中會自動標(biāo)注文件密級并且會在系統(tǒng)中形成定密臺賬。如果除了用戶以外的其他人打開該文件，則會在臺賬中留下記錄，大大提高了電子文件的保密效果。

電子文件定密管理系統(tǒng)具備自動生成電子文件密級標(biāo)識的功能。完成定密環(huán)節(jié)后系統(tǒng)會自動為電子文件生成獨(dú)特且無法變更的密級標(biāo)識，標(biāo)識能夠體現(xiàn)電子文件的文件名、密級、文件創(chuàng)建人、定密的時(shí)間、定密依據(jù)、知悉范圍、計(jì)算機(jī)IP等。定密管理工作者可以通過記錄和跟蹤密級標(biāo)識來實(shí)現(xiàn)對電子定密文件的實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理。

電子文件定密管理系統(tǒng)具備全面覆蓋定密細(xì)目的功能。定密客戶端定密細(xì)目是根據(jù)上級機(jī)關(guān)、單位所規(guī)定的定密范圍的分解和細(xì)化，是定密管理系統(tǒng)的定密依據(jù)。定密細(xì)目可以準(zhǔn)確的反應(yīng)出定密文件中相關(guān)事項(xiàng)的密級、知悉范圍以及保密期限等。定密管理系統(tǒng)可全面覆蓋定密細(xì)目，能夠確保定密文件更快速的通過審批，并且能夠更新定密文件在客戶端中的細(xì)目，保證定密文件信息的準(zhǔn)確、全面。

電子文件定密管理系統(tǒng)具備文件解密提醒的功能。管理系統(tǒng)能夠根據(jù)密級標(biāo)識確定文件解密時(shí)間，在文件定密期限到達(dá)前的一個月，系統(tǒng)自動提示文件創(chuàng)建人有待解密的文件，用戶點(diǎn)擊提醒之后會進(jìn)入電子文件臺賬完成解密操作，通過審批后完成解密。最后電子文件定密管理系統(tǒng)還具備臺賬管理的功能。管理端能夠記錄電子文件定密臺賬和電子文件操作記錄臺賬，臺賬為查閱電子文件的數(shù)據(jù)以及密級、解密時(shí)間等各項(xiàng)信息提供了便捷，方便管理者對電子文件進(jìn)行有效的定密管理和監(jiān)控。

三、信息化背景下電子文件定密管理工作的有效策略

針對電子文件定密管理工作不規(guī)范的問題，需要形成更加健全、規(guī)范的管理運(yùn)行機(jī)制。保密機(jī)構(gòu)、分管領(lǐng)導(dǎo)、涉密人員都在定密工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，這三方必須要加強(qiáng)合作，構(gòu)建完善的定密管理工作組織網(wǎng)絡(luò)。完善管理組織后需要進(jìn)一步細(xì)化定密管理的工作內(nèi)容，包括涉密信息、信息保護(hù)、泄密后果、定密管理組織的人事管理以及各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作等。對于全體定密工作人員，需要進(jìn)一步強(qiáng)化保密工作法制教育，比如通過培訓(xùn)、專題輔導(dǎo)、案例討論等方式，讓保密工作人員能夠更加全面的了解相關(guān)法律和規(guī)定，明確自身的權(quán)限和職責(zé)，形成良好的保密意識。

制定嚴(yán)格的定密管理機(jī)制，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對定密管理工作的動態(tài)監(jiān)督和管控。隨著我國發(fā)展速度的不斷加快，尤其是在科技發(fā)展領(lǐng)域的不斷進(jìn)步，我國的各項(xiàng)涉密信息越來越多，這些信息都有著嚴(yán)格的保密范圍、密級劃分、密級變更的規(guī)定，在電子文件定力管理工作中，這些規(guī)定是工作人員工作的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，需要得到高度的重視和徹底的執(zhí)行。考慮到保密信息的不斷變化、增加等情況，需要確保每年至少對定密細(xì)目進(jìn)行一次更新，還需要根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)完成密級變更的工作，嚴(yán)格把控涉密信息的管理和控制情況。

結(jié)語：

綜上所述，利用信息化技術(shù)開展電子文件定密管理工作目前已經(jīng)具備了比較完備的功能，在信息化技術(shù)的支撐下，電子文件定密管理工作更加穩(wěn)定、準(zhǔn)確、安全，能夠在保證信息定密力度的同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息資源的利用，充分體現(xiàn)出了我國定密工作的規(guī)范性和先進(jìn)性。

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