□ 張智敏

隨著工程建設(shè)的多元化，工程總承包交鑰匙項目模式在鋼鐵冶金、市政建設(shè)等領(lǐng)域中的占比越來越大。工程總承包模式需要總承包商對工程的設(shè)計、采購、施工及試運行多環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)，而作為其中關(guān)鍵一環(huán)的采購則貫穿整個工程建設(shè)過程，其對設(shè)計及施工起著承上啟下的關(guān)鍵作用。做好采購工作，不僅可以保證整個項目執(zhí)行鏈平穩(wěn)高效運行，還可以減少項目建設(shè)投入，增加項目利潤。如何做好采購工作，其中的影響因素較多，采購策劃是最為關(guān)鍵且重要的一個因素，俗話說“磨刀不誤砍柴工”，只有做好前期策劃工作，才會為后續(xù)采購工作打好基礎(chǔ)，做好策略指引，提高采購效率，保證采購工作“公平、公正、公開”。

一、采購策劃的內(nèi)容

采購策劃包括采購目標(biāo)制定、采購組織結(jié)構(gòu)策劃、采購方式策劃、采購進度控制策劃和合同管理策劃。

1.采購目標(biāo)制定

在采購工作中，采購目標(biāo)一般是多元化的，如成本目標(biāo)、進度目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、供應(yīng)商管理目標(biāo)等，如何針對某一特定工程總承包項目制定合適的采購目標(biāo)，采購人員需對各個目標(biāo)進行鑒別、權(quán)衡和取舍，劃分出主要目標(biāo)及次要目標(biāo)，而后根據(jù)既定的采購原則，按照采購計劃及程序最終實現(xiàn)目標(biāo)[1]。

制定的采購目標(biāo)，必須是根據(jù)項目具體特點及實際情況制定的，切忌好高騖遠、脫離實際，否則制定的采購目標(biāo)就成了一紙空談。如維修改造類工程總承包項目，該類項目建設(shè)周期短，各項工作都需要在最短時間內(nèi)完成，故采購人員需根據(jù)項目“快”的特點制定切實可行的采購目標(biāo)。

采購目標(biāo)的實現(xiàn)，必須堅持一定的采購原則，如公平、公正、公開、競爭、擇優(yōu)、經(jīng)濟、效率、科學(xué)等，并使采購原則更好地服務(wù)于采購目標(biāo)。完善采購制度、堅持陽光采購、優(yōu)化配置采購人員結(jié)構(gòu)，同時加強供應(yīng)商管理及協(xié)調(diào)、收集各方采購信息，確保采購目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.采購組織結(jié)構(gòu)策劃

采購組織是指為了完成項目的采購任務(wù)，保證項目執(zhí)行順利進行，由采購人員按照一定的規(guī)則組建的一種采購團隊。總承包單位采購組織一般分為分散型采購組織結(jié)構(gòu)、集中型采購組織結(jié)構(gòu)、混合型采購組織結(jié)構(gòu)（分散+集中）和跨部門采購智能小組結(jié)構(gòu)4種類型。而一般較普遍的為混合型采購組織結(jié)構(gòu)，該結(jié)構(gòu)形式為公司總部設(shè)立采購部門，同時各經(jīng)營單位也有自己的采購部門，公司采購部門與各經(jīng)營單位采購部門之間有明確分工。

目前，國內(nèi)總承包單位多為混合型采購組織結(jié)構(gòu)，而具體的總承包項目設(shè)備材料采購均由各經(jīng)營單位的采購部門獨立執(zhí)行。由于每個經(jīng)營單位同時執(zhí)行的總承包項目不止1個，故為了更好地完成項目采購工作，基本是由采購部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，根據(jù)不同項目成立不同的采購小組，各小組配備相應(yīng)的采購經(jīng)理及采購工程師，按照部門規(guī)章制度及不同項目采購內(nèi)容信息開展采購工作。

采購人員、采購內(nèi)容信息和采購規(guī)章制度及其管理辦法和手段是構(gòu)成采購組織結(jié)構(gòu)的三要素，故采購組織結(jié)構(gòu)策劃需從這3方面進行（見圖1）。每個總承包項目設(shè)備材料基本均包含機械設(shè)備、各類鋼材、電纜、高低壓電氣設(shè)備、儀表設(shè)備等，故在安排采購人員時，為了更好地完成采購工作，發(fā)揮每位采購人員的專業(yè)特長，實行專業(yè)化采購尤為重要。實行專業(yè)化采購不僅可以避免人力資源浪費，同時還可以發(fā)揮采購人員專長，更好地把控好要點及細節(jié)，提高采購效率，保證采購質(zhì)量。

圖1 采購組織結(jié)構(gòu)

3.采購方式策劃

根據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，采購方式可分為很多類，如按專業(yè)化程度可劃分為分散采購和集中采購，從信息化程度可劃分為傳統(tǒng)采購和電子商務(wù)采購，從組織形式可劃分為公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購和詢價。在具體的采購活動中，采購方式并不是單一的，而是多元化的，有很多不同的組合形式，具體選用哪些采購方式，必須根據(jù)項目的具體情況而定，這就需要對采購方式進行策劃。

在策劃選擇多元化采購方式時，需依據(jù)以下原則：一是符合現(xiàn)行法律法規(guī)要求， 任何采購方式的選擇必須符合國家法律規(guī)范，符合國家招投標(biāo)法規(guī)定，根據(jù)規(guī)定選取相應(yīng)的采購方式；二是與項目具體情況相符，采購方式與項目是一對一的，只有根據(jù)項目具體情況策劃出的采購方式，才能更好地服務(wù)于項目，切忌生搬硬套、千篇一律；三是競爭性原則，選擇的采購方式應(yīng)該促進招標(biāo)過程的充分競爭，利用供應(yīng)商之間的博弈，制造有效的競爭態(tài)勢，以達到質(zhì)量和成本的最優(yōu)。

此外，在進行采購方式策劃時，仍需注意以下幾點：一是建立完善的采購制度和科學(xué)的采購流程；二是適當(dāng)控制采購方式選擇權(quán)限；三是建立完善且行之有效的風(fēng)險防控機制；四是提升采購人員的業(yè)務(wù)技能；五是加強對采購人員的廉潔從業(yè)教育[2]。

4.采購進度控制策劃

工程總承包項目總進度計劃受多個因素的影響，其中采購進度是關(guān)鍵的影響因素之一。為了保證設(shè)計與施工的完好銜接，就必須做好采購組織工作，并采取有效的措施控制采購進度，這就需要對采購進度控制措施提前進行策劃。

（1）采購進度控制

采購進度控制需從采購三級進度計劃入手，編制采購合同計劃、設(shè)備制造計劃和設(shè)備供貨計劃，使3個計劃貫穿于采購流程的各個環(huán)節(jié)。

（2）采購合同計劃控制管理

嚴(yán)格控制采購時間，同時建立設(shè)計、采購及供應(yīng)商三方的接口資料跟蹤管理機制，保障設(shè)計、采購及設(shè)備制造各項工作的有序開展。

（3）設(shè)備制造計劃控制管理

設(shè)備制造計劃控制管理涉及2個方面：一是根據(jù)供應(yīng)商提供的生產(chǎn)計劃編制設(shè)備制造計劃及實施計劃，用來協(xié)調(diào)接口、跟蹤和檢查設(shè)備制造進展；二是設(shè)備制造進度協(xié)調(diào)。要認(rèn)真審查供應(yīng)商提供的制造計劃，確保其切實可行；對于初次合作的供應(yīng)商，幫助其了解項目進度要求，督促其盡快提交進度計劃；在設(shè)備制造過程中，嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商制造狀態(tài)，定期核查實際進度與計劃間的偏差；對偏差較大的設(shè)備，定期召開協(xié)調(diào)會，共同協(xié)商，解決問題。

（4）設(shè)備供貨計劃控制管理

按期完成設(shè)備供貨計劃是設(shè)備采購管理的核心任務(wù)之一。由于工程總承包項目相對復(fù)雜，各系統(tǒng)對設(shè)備的要求不同，要做好設(shè)備供貨與現(xiàn)場施工之間的銜接，必須制定合理可行的設(shè)備供貨計劃并進行動態(tài)管理。采購人員根據(jù)設(shè)備生產(chǎn)情況及現(xiàn)場施工進度計劃編制初始設(shè)備供貨計劃，同時要求施工單位按月/周提供設(shè)備需求計劃，將設(shè)備供貨計劃與設(shè)備需求計劃進行比對，再對設(shè)備供貨計劃進行調(diào)整，從而起到動態(tài)管理的效果。

5.合同管理策劃

在總承包項目中，合同管理是整個采購活動的重要組成部分，進行設(shè)備材料采購合同管理，需根據(jù)項目管理要求做好“六大”控制[4]，即成本控制、質(zhì)量控制、進度控制、安全控制、健康控制及環(huán)境控制，而“六大”控制中最關(guān)鍵及核心的是質(zhì)量、進度及成本三大控制，故在合同管理中要樹立全周期和全方位管理理念，加強風(fēng)險防范意識，嚴(yán)格控制合同費用，有效控制實際項目成本及進度，處理好質(zhì)量、進度及成本之間的關(guān)系。

進行合同管理策劃，需從以下方面進行：一是采購合同進度管理，需從進度計劃和進度控制2個方面入手，采用PDCA管理辦法進行管理；二是采購合同接口管理，其作為采購合同管理的重要內(nèi)容之一，在接口管理中要強調(diào)專業(yè)化原則，保證接口明確，權(quán)責(zé)清晰，降低接口風(fēng)險，而接口協(xié)調(diào)涉及設(shè)備材料采購與設(shè)計之間的接口管理、設(shè)備材料采購與施工安裝之間的接口管理；三是采購合同質(zhì)量管理，包含產(chǎn)品質(zhì)量和工作質(zhì)量2個方面，通過編制QAP質(zhì)量保證計劃對其進行實施，監(jiān)控供應(yīng)商按照質(zhì)量計劃實施生產(chǎn)，保證最終產(chǎn)品質(zhì)量完好；四是采購合同成本管理，運用項目成本模型、庫存控制優(yōu)化及現(xiàn)金流和成本管理等手段做好合同管理階段成本管理和控制，降低直接和間接成本，實現(xiàn)采購合同成本管理的最終目的；五是采購合同后管理，通過采購合同后管理，將項目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的采購問題進行總結(jié)和評價，為后續(xù)項目采購提供經(jīng)驗，不斷提高采購管理水平。

二、設(shè)備材料采購潛在風(fēng)險應(yīng)對方案策劃

總承包項目執(zhí)行過程中，存在許多潛在風(fēng)險而影響采購的正常進行，根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的來源可大致分為兩大類：一是供應(yīng)商引發(fā)的風(fēng)險，如產(chǎn)品質(zhì)量問題引起交貨延遲、供應(yīng)商自身問題導(dǎo)致無法按時交貨等；二是緊急采購引發(fā)的風(fēng)險，如設(shè)計錯誤引起的緊急采購、施工原因造成設(shè)備材料損壞或丟失引起的緊急采購等。

1.供應(yīng)商引發(fā)的風(fēng)險

供應(yīng)商風(fēng)險是項目采購管理中比較重要的風(fēng)險，特別容易在合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生。如何采取有效的措施避免風(fēng)險的產(chǎn)生或降低風(fēng)險產(chǎn)生的概率，需要提前進行風(fēng)險應(yīng)對策略策劃，制定行之有效的風(fēng)險應(yīng)對措施。

（1）生產(chǎn)進度把控

在合同執(zhí)行過程中，要求供應(yīng)商嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)過程信息反饋制度，通過詳細的周報、月報形式對供應(yīng)商的生產(chǎn)過程進行把控，同時安排監(jiān)制人員對供應(yīng)商進行巡檢或駐場監(jiān)制，比對其生產(chǎn)計劃與實際生產(chǎn)情況之間的差異，及時發(fā)現(xiàn)進度問題，及時解決。

（2）產(chǎn)品質(zhì)量把控

編制質(zhì)量保證計劃（QAP），設(shè)置質(zhì)量目標(biāo)，對質(zhì)量目標(biāo)進行分析研究，制定事前、事中及事后控制措施，設(shè)立控制點，確定控制手段，通過現(xiàn)場查閱供應(yīng)商提供的計劃、報告、報表，現(xiàn)場測量、檢測、巡視、見證以獲得信息，確定目標(biāo)的實際完成情況，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題。

（3）外圍環(huán)境把控

外部某些不利環(huán)境因素也會影響到供應(yīng)商的正常運轉(zhuǎn)，從而影響項目設(shè)備材料的正常生產(chǎn)，如自然災(zāi)害、經(jīng)濟危機、市場波動、國家政策等。因此，需在合同簽訂時及合同執(zhí)行過程中采取風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移等方式應(yīng)對可能發(fā)生的風(fēng)險，降低風(fēng)險損失。

2.緊急采購引發(fā)的風(fēng)險

現(xiàn)場緊急采購是因為各種錯誤或意外事件造成的突發(fā)性采購，具有采購金額小、時間短、設(shè)備簡單、設(shè)備質(zhì)量風(fēng)險小等特點[3]。在總承包項目執(zhí)行過程中，經(jīng)常會因為緊急采購而影響項目進度， 既然緊急采購不能避免，就應(yīng)該想辦法提高緊急采購效率，將其對項目的影響降到最低。

（1）簡化緊急采購流程

所謂緊急采購就是要在最短時間內(nèi)完成采購工作。采購流程盡可能簡短、規(guī)范及高效，避免將一般設(shè)備材料采購流程套用到緊急采購。建立公司級緊急采購流程，將其制度化和規(guī)范化，在不違反法律法規(guī)及公司規(guī)定的情況下，盡可能為緊急采購開綠燈。

（2）豐富緊急采購方式

緊急采購設(shè)備一般分為常規(guī)和特殊設(shè)備，常規(guī)設(shè)備采購渠道多，供應(yīng)商可選擇性多，市場供應(yīng)充足，故在保證采購過程合規(guī)、產(chǎn)品質(zhì)量可保證的情況下可采用多種采購方式。而對于特殊設(shè)備，由于其采購渠道少，可選供應(yīng)商少，為了滿足緊急采購的需要就得采用非常的采購方式，如單一來源、定向詢價等。

（3）就近采購

緊急采購就是要在最短時間內(nèi)將所需設(shè)備采購后運抵施工現(xiàn)場。在項目執(zhí)行初期，對項目周圍的市場進行調(diào)查研究，了解項目可能緊急采購的設(shè)備在項目周邊的分布情況，在發(fā)生緊急采購的情況下，采用就近采購的方式，不僅可減少設(shè)備運輸時間，而且可降低設(shè)備采購價格。

三、結(jié)束語

作為工程總承包項目中的關(guān)鍵一環(huán)，設(shè)備材料采購對整個項目的實施起到承上啟下的作用，而采購策劃作為采購工作的重要組成部分，是做好采購工作的基礎(chǔ)?！抖Y記·中庸》中提到“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，這句話也充分說明了采購策劃對于設(shè)備材料采購工作的重要性。根據(jù)項目實際情況，對采購目標(biāo)、采購組織結(jié)構(gòu)、采購方式、采購進度控制及采購合同管理進行科學(xué)策劃，確保設(shè)備材料采購過程規(guī)范、有序及高效。同時，通過對采購過程中的潛在風(fēng)險應(yīng)對策略進行策劃，提出規(guī)避、轉(zhuǎn)移及降低風(fēng)險的措施方法，保證設(shè)備材料采購工作順利進行。