高麗娟

摘 要 林業(yè)檔案管理工作既系統(tǒng)又復雜，因此檔案工作者首先要明確崗位職責，了解工作內(nèi)容與技術，根據(jù)檔案工作的各個流程與環(huán)節(jié)認真管理，做好檔案的收集歸檔、整理分類、保管、鑒定銷毀、統(tǒng)計移交、利用、登記、保密以及信息化建設等工作，充分發(fā)揮檔案的作用。本文從健全科目、做好歸檔;基礎收集、保護與安全;定期整理、按序分類;建立數(shù)據(jù)庫、促進信息化;鑒定與定期銷毀;增強保密、限定檔案利用權(quán)限等對進行分析，以期提高林業(yè)檔案管理工作效率。

關鍵詞 林業(yè)檔案 科學 規(guī)范 管理 應用

中圖分類號：F326.2文獻標識碼：A

林業(yè)檔案不僅是一種歷史文化，同時還是森林工作積累經(jīng)驗教訓的重要財富，而管理工作既系統(tǒng)又復雜，因此檔案工作者首先要明確崗位職責，了解工作內(nèi)容與技術，根據(jù)檔案工作的各個流程與環(huán)節(jié)認真管理，做好檔案的收集歸檔、整理分類、保管、鑒定銷毀、統(tǒng)計移交、利用、登記、保密以及信息化建設等工作，充分發(fā)揮檔案的作用。下面根據(jù)林業(yè)檔案涉及的工作內(nèi)容以及各個環(huán)節(jié)對檔案管理與應用的工作進行介紹。

1健全科目，配備人員，做好林業(yè)檔案歸檔工作

林業(yè)檔案管理工作是將所有涉及部門的相關文件進行檢查、驗收、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目、研究、歸檔、保存以及查閱利用等一系列的內(nèi)容，因此需應配備全職或兼職人員對此項工作長期、持續(xù)、有效的進行。管理人員不僅要了解相關業(yè)務，不斷的學習專業(yè)業(yè)務知識和技術，而且還要掌握新技術和新技能，運用新方法，將檔案按照科目進行合理保存，并建立健全各項檔案管理制度，確保檔案齊全完整。

2加強基礎收集，注意林業(yè)檔案保護與安全

由于檔案收集工作涉及的部門較多，部分工作人員對檔案的重要性沒有認識或不注意資料的歸檔等，從而導致基礎資料的流失或損壞，降低了檔案的利用價值與完整性和時效性，因此應對收集具有利用價值的各種文件，嚴格堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，杜絕據(jù)為己有的行為。在檔案基礎收集過程中要求全員配合，還要對資料上交的時間有明確的規(guī)定。在檔案收集的過程中工作人員應同時進行鑒定對有不同價值、年度、材質(zhì)、內(nèi)容的檔案如文書、科技、會計、音像、電子以及專業(yè)等門類檔案的案卷質(zhì)量符合相應標準進行有規(guī)律的、按照排列、分類保存。同時要做好防火、防盜、防塵、防潮、防高溫、防有害生物、防有害氣體、防光等八防工作。對于檔案的庫房重地，應注意人員出入登記，對于非管理人員不得隨意進入。定期做好檔案的檢查登記工作，對室內(nèi)的溫度、濕度合理的控制，特別是濕度不宜過大，不宜超過60%，還要保持庫房清潔衛(wèi)生，沒有塵土和垃圾，庫房內(nèi)禁止堆放非檔案物品等。

3定期整理，按序分類歸檔

檔案應根據(jù)檔案的本質(zhì)特性進行分類，根據(jù)檔案之間的時間順序、歷史管理、邏輯順序等進行整理，統(tǒng)一編目?？梢越Y(jié)合保管期限、年度、機構(gòu)、工程項目等進行排列，還可按照文書、科技、會計、音像、電子以及專業(yè)等進行分類歸檔。在歸檔時應在封面、脊背等地方標注卷宗名稱、類目名稱、案卷、題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、檔號、保管期限、起止件號、盒號等。以卷為單位的紙質(zhì)文書檔案可采用“全宗號―案卷目錄號―案卷號―件、頁（張）號”的結(jié)構(gòu)編制檔號;以件為單位的紙質(zhì)文書檔案采用“全宗號―年度―保管期限―件號”的結(jié)構(gòu)編制檔號;科技檔案采用“類別號―項目號―案卷號―件、頁（張）號”的結(jié)構(gòu)編制檔號。會計檔案、電子檔案、聲像檔案、實物材料等按照相關規(guī)定編制檔號，還要建立資料統(tǒng)計臺帳，及時準確記載室藏檔案、資料情況，按照檔案分類、檢索工具等分別進行統(tǒng)計，確保數(shù)據(jù)準確、真實、賬實相符。如果遇到帳實不符的情況，應查明原因、分清責任、及時處理。

4建立林業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，促進信息化管理

檔案管理工作還要充分利用網(wǎng)絡，通過全局網(wǎng)絡化建設實現(xiàn)信息與技術的聯(lián)通;同時網(wǎng)絡平臺的建設還可實現(xiàn)資源的共享，方便查閱者使用和搜索;同時還要注意軟件的安全性、可操控性以及可擴展性，要滿足數(shù)據(jù)庫使用的不同終端需求。對保密性較強的文件在錄入數(shù)據(jù)庫時一定要注意其安全性與機密性。

5林業(yè)檔案鑒定與定期銷毀

由于檔案存儲空間的有限、使用時間的有限性使得檔案資料的正確與否，是否具有保存的價值等都需要通過專業(yè)的人員進行鑒定，不停的存儲和堆積資料只會造成資源的浪費和工作量的加大，因此需要定期銷毀檔案。檔案的銷毀需要工作人員組成鑒定小組通過森林、行政、會計、科技等各個方面的專業(yè)人員對案卷逐卷逐件分析、研究鑒定后判定是否具有留存價值。鑒定為可以銷毀的檔案必須編制銷毀清冊，經(jīng)主管領導批準后按照操作流程，派二人或以上人員在場監(jiān)督銷毀，并在銷毀檔案明細表中備注簽字，注明銷毀時間、地點和方法，并對銷毀工作進行總結(jié)。

6增強保密意識，限定林業(yè)檔案利用權(quán)限

檔案人員調(diào)離原崗位需要嚴格填寫移交手續(xù)，交接方根據(jù)移交工作明細表在清單上核對簽字后方可離崗。對于查閱的檔案者，應該根據(jù)工作崗位的不同分為一般查閱權(quán)限和特殊查閱權(quán)限。檔案的使用一般僅限于檔案室內(nèi)，不得借出，如遇特殊情況，須經(jīng)領導同意后借閱，且時間不宜超過3-5天。查閱檔案的人員在使用檔案時不得擅自復印、翻拍檔案，不得將保密性較強的文字與數(shù)字向外泄漏。同時還應注意禁止翻閱人員在檔案上勾劃、作記號、撕毀等。工作人員對缺頁、少卷的檔案應及時登記檢查，并盡量查找補充完善。

參考文獻

[1] 張麗宏，王良和.淺談林業(yè)檔案的管理與應用[J].魅力中國，2010（05）.

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