□賀朝霞

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)代要求、數(shù)據(jù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。構(gòu)建干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)可以轉(zhuǎn)變管理和工作模式，實(shí)現(xiàn)安全、高效、便捷的干部數(shù)據(jù)管理。本文從工作實(shí)際和業(yè)務(wù)應(yīng)用出發(fā)，探析如何實(shí)現(xiàn)信息共享來(lái)提升干部人事檔案管理質(zhì)量與管理效率。

一、干部人事檔案管理信息化建設(shè)必要性

1.保證干部人事檔案的真實(shí)性。干部檔案材料的真實(shí)性非常重要，但傳統(tǒng)的干部人事檔案管理很容易摻進(jìn)人為造假因素，讓某些干部鉆管理空子，如將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篡改、偽造相關(guān)有利的信息等，對(duì)檔案準(zhǔn)確性和可信度產(chǎn)生了極壞的影響。中組部自2014年起對(duì)省、市、縣干部人事檔案管理工作展開嚴(yán)格審查，在審查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了不少類似問(wèn)題。所以在新的發(fā)展形勢(shì)下，為了有效控制人為造假、確保資料真實(shí)，應(yīng)及時(shí)構(gòu)建信息化檔案管理模式，做好加密處理和授權(quán)管理，最大限度地保證干部人事檔案資料的真實(shí)性、持久性和安全性。

2.提升干部人事檔案管理質(zhì)量和效率。紙質(zhì)方式是傳統(tǒng)干部人事檔案保存的主要方式，但容易出現(xiàn)丟失或毀損。從保管角度來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理查閱范圍相當(dāng)小，需經(jīng)多名管理人員同時(shí)操作，人為影響因素較大；從使用角度來(lái)說(shuō)，檔案資料經(jīng)常被借閱翻看，容易造成字跡模糊、紙質(zhì)發(fā)黃或硬化，以及不必要的損毀甚至重要信息丟失。實(shí)施信息化管理模式可以有效地避免資料查詢過(guò)程中干部人事檔案損壞的情況，使保管和使用分離，不受時(shí)間和空間影響，也不會(huì)出現(xiàn)檔案的發(fā)黃與硬化等問(wèn)題。檔案的信息化管理，不僅方便檔案管理人員查閱和使用，還可以適當(dāng)為領(lǐng)導(dǎo)干部開通權(quán)限，方便其及時(shí)了解干部信息。同時(shí)也在一定程度上保證了檔案的持久性和安全性，保證了檔案的管理質(zhì)量。新時(shí)期構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)管理庫(kù)，采用信息化管理模式，可以簡(jiǎn)化信息查詢程序；及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行增減；批量處理信息，提升信息處理的準(zhǔn)確性和可靠性；有效避免干部人事檔案距離、時(shí)空等方面因素給查詢工作帶來(lái)的影響。構(gòu)建起完善的數(shù)據(jù)管理庫(kù)，將原有的分散式管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s化管理模式，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息編輯標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以提升管理水平與管理效率，降低管理成本。

3.可以對(duì)信息資源進(jìn)行整合利用。黨的十八大以來(lái)，中央對(duì)干部人事檔案進(jìn)行了嚴(yán)格的管理，尤其是對(duì)干部考核、選調(diào)及提拔等工作進(jìn)行了嚴(yán)格的審查，這在一定程度上增加了干部人事檔案管理人員的工作量。應(yīng)用信息化管理模式，將檔案實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化、信息檢索自動(dòng)化，可以隨時(shí)實(shí)現(xiàn)信息資源共享并可以跨區(qū)域、跨部門進(jìn)行管理，有效避免距離、時(shí)空等方面因素給干部人事檔案查詢工作帶來(lái)的影響；可以對(duì)干部人事檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，縮短了檔案信息更新時(shí)間；可以實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、動(dòng)態(tài)化管理。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)實(shí)踐

1.提升信息化管理意識(shí)。一是要引起單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，首先，離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持，把此管理模式納入單位的規(guī)劃與發(fā)展過(guò)程，在資金、設(shè)備、人員等方面予以必要的投入，確保投入得到有效應(yīng)用。二是要讓檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，積極主動(dòng)地應(yīng)用信息化管理模式。檔案信息化管理既可以極大地提升干部人事檔案管理的效率，又能保證檔案原件保存質(zhì)量，確保檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性及完整性，同時(shí)還能解放生產(chǎn)力，提升個(gè)人綜合素質(zhì)和創(chuàng)新力度。三是要讓干部員工了解到檔案工作對(duì)個(gè)人發(fā)展的重要作用，引起他們的高度重視，認(rèn)真積極地配合單位和管理員做好資料收集等工作?，F(xiàn)階段，在對(duì)干部檔案審核過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)填報(bào)數(shù)據(jù)前后不一致、信息缺漏等情況，一方面是個(gè)別干部員工對(duì)此項(xiàng)工作不夠重視，另一方面在一定程度上會(huì)影響到干部員工的個(gè)人發(fā)展和一些利益，也給單位造成不必要的麻煩。因此，提升信息化管理意識(shí)對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)尤為重要。

2.構(gòu)建統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是人事檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理以及檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等。一方面，人事檔案管理要采用適應(yīng)信息化的新規(guī)章和新標(biāo)準(zhǔn)，另一方面，單位也要加快制定和使用適應(yīng)單位自身發(fā)展需要的人事檔案信息化管理規(guī)范，包括推行無(wú)紙化辦公和電子文件歸檔、計(jì)算機(jī)信息管理和檔案檢索等。單位對(duì)干部人事檔案管理的要求要進(jìn)行充分了解，在此基礎(chǔ)上將干部人事檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化與完善，構(gòu)建起統(tǒng)一的干部人事檔案信息數(shù)據(jù)記錄系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、儲(chǔ)存系統(tǒng)、壓縮系統(tǒng)、傳遞系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、加密系統(tǒng)以及軟硬件系統(tǒng)，有效避免信息數(shù)據(jù)管理過(guò)程中各數(shù)據(jù)間的沖突及無(wú)法兼容的情況，構(gòu)建起統(tǒng)一的干部人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。

3.構(gòu)建完善的電子檔案信息庫(kù)與管理系統(tǒng)。一是構(gòu)建電子檔案信息庫(kù)。利用電子檔案信息庫(kù)實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案信息化管理，并將篩選好的干部檔案信息準(zhǔn)確地輸入到計(jì)算機(jī)中，為每一名干部建立起個(gè)人檔案信息平臺(tái)，涵蓋姓名、部門、身份證號(hào)、干部學(xué)歷信息、職稱評(píng)定信息、職務(wù)任免信息以及獎(jiǎng)懲等相關(guān)信息，將干部人事檔案目錄作為鏈接路徑，利用動(dòng)態(tài)方式對(duì)個(gè)人信息內(nèi)容進(jìn)行增減，在系統(tǒng)中自動(dòng)生成干部的相關(guān)信息，為干部選拔工作提供數(shù)據(jù)依據(jù)。二是構(gòu)建干部人事管理信息系統(tǒng)。干部人事管理系統(tǒng)要依托《全國(guó)組織人事管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系標(biāo)準(zhǔn)》，采用統(tǒng)一、規(guī)范的方式對(duì)信息進(jìn)行管理，同時(shí)可與電子檔案信息庫(kù)實(shí)現(xiàn)互導(dǎo)，依托相關(guān)基礎(chǔ)信息對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)更新。這不僅在保證數(shù)據(jù)信息安全性的基礎(chǔ)上提升了管理效率，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息的共享，也在降低人事檔案管理人員工作難度的基礎(chǔ)上提升了工作效率及工作質(zhì)量，及時(shí)快速地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

4.構(gòu)建完善的信息安全保證體系。無(wú)論是傳統(tǒng)干部人事檔案管理還是現(xiàn)代干部人事檔案管理，保證信息安全都是重點(diǎn)。人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要將檔案安全時(shí)刻放在首位，樹立防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)?！陡刹咳耸聶n案工作條例》明確指出，在進(jìn)行干部人事檔案管理工作時(shí)，主要的管理部門、管理人員在構(gòu)建信息化管理模式時(shí)應(yīng)先構(gòu)建起規(guī)范的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案及圖形掃描系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)檢驗(yàn)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息交換系統(tǒng)、數(shù)據(jù)信息備份系統(tǒng)及數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)等，在此基礎(chǔ)上確保干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、完整性與安全性，并確保其與紙質(zhì)檔案資料內(nèi)容是一致的。要想實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息資源共享，首先，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，利用不同的安全保密方式對(duì)身份進(jìn)行識(shí)別，如使用者身份鑒別、訪問(wèn)次數(shù)控制、數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)及傳輸加密、對(duì)信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)審計(jì)以及防電磁泄露等方式避免信息泄露問(wèn)題，保證信息安全。其次，強(qiáng)化技術(shù)保障，有效避免密碼非法更改或被盜情況，控制因信息網(wǎng)絡(luò)原因給干部人事檔案信息管理帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)。最后，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢查并做好備份工作，時(shí)刻提防系統(tǒng)崩潰或服務(wù)器毀損情況發(fā)生，在最短的時(shí)間內(nèi)將丟失的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，有效避免因外部原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失或毀損情況。同時(shí)要強(qiáng)化安全責(zé)任人的職責(zé)和義務(wù)，以此來(lái)保證干部人事檔案信息系統(tǒng)的安全。

5.打造高素質(zhì)的檔案管理人才。無(wú)論是傳統(tǒng)干部人事檔案管理還是現(xiàn)代干部人事檔案管理，都需要具備思想政治素質(zhì)好、文化水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志去從事干部人事檔案管理工作。隨著檔案信息化系統(tǒng)的建立，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，還必須熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化辦公設(shè)備，根據(jù)需求對(duì)電子文件進(jìn)行制作、使用和維護(hù)。這就需要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在提高檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，提升他們的信息化工作方法和手段，創(chuàng)新工作思想和觀念，提升綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和開拓創(chuàng)新意識(shí)，為檔案信息化管理提供優(yōu)化的綜合保障。

三、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理需要一個(gè)比較長(zhǎng)的時(shí)間，在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)充分與實(shí)際相結(jié)合，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、合理化、現(xiàn)代化，同時(shí)在信息化的基礎(chǔ)上對(duì)信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，做出相應(yīng)的數(shù)據(jù)決策分析，更好地為單位在組織人事考察、提拔任命、干部交流時(shí)提供更準(zhǔn)確、更便捷的信息支持，不斷提升干部人事檔案管理水平。