謝和女 秦格

【摘要】? ?高等院校在推行公務(wù)卡結(jié)算的過程中，出現(xiàn)了各種不規(guī)范的支出行為。為了規(guī)范公務(wù)支出，體現(xiàn)“放管服”的有關(guān)政策精神，文章以實(shí)際支出作為核算管理的重點(diǎn)，提出了明確公務(wù)卡開支范圍和未刷公務(wù)卡的證據(jù)鏈設(shè)計(jì)，按此設(shè)計(jì)未刷公務(wù)卡的間接證據(jù)，可以完整解釋公務(wù)消費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、執(zhí)行人、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等要素構(gòu)成的鏈條，該設(shè)計(jì)為完善公務(wù)卡核算管理提供了規(guī)范的模式，提高了公務(wù)核算的準(zhǔn)確性。

【關(guān)鍵詞】? ?公務(wù)卡核算;證據(jù)鏈設(shè)計(jì);支出管理

一、研究的背景

高等院校教工通過公務(wù)卡進(jìn)行公務(wù)消費(fèi)的依據(jù)是《〈中央預(yù)算單位公務(wù)卡管理暫行辦法〉的通知》（財(cái)庫[2007]63號(hào)）（以下簡稱公務(wù)卡管理辦法）的有關(guān)規(guī)定，其用途是用于日常一般性公務(wù)支出和財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)，而且私人消費(fèi)也可以使用。與一般信用卡不同的是公務(wù)卡不可以辦理附屬卡。財(cái)政部于2012年9月27日下發(fā)通知要求全面推行公務(wù)卡。

推行公務(wù)卡進(jìn)行公務(wù)消費(fèi)以后，給公務(wù)人員辦理相關(guān)業(yè)務(wù)提供了以下便利：第一，單位財(cái)務(wù)人員從銀行提取現(xiàn)金和保管現(xiàn)金的業(yè)務(wù)量大幅度下降，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員持公務(wù)卡支出公務(wù)消費(fèi)也不需要提前借款，發(fā)生公務(wù)支出報(bào)銷后通過零余額賬戶匯劃支票方式直接還款，有效地克服了傳統(tǒng)支付方式的不足。第二，公務(wù)卡消費(fèi)與實(shí)際支付存在一個(gè)賬期，是對現(xiàn)金結(jié)算方式的完善和補(bǔ)充。第三，加強(qiáng)財(cái)政財(cái)務(wù)管理，提高公務(wù)支出透明度，財(cái)務(wù)部門能夠通過公務(wù)卡交易的電子信息，加強(qiáng)對日常公務(wù)支出的管理和監(jiān)督，財(cái)政部門也可以對公務(wù)支出信息實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)并堵塞各種管理漏洞，從源頭上預(yù)防治理貪污腐敗。

當(dāng)然，在推行公務(wù)卡消費(fèi)的實(shí)踐中，由于主觀和客觀的原因，也出現(xiàn)了一些問題，比如由于商家沒有POS機(jī)、網(wǎng)上交易無法綁定某家銀行的公務(wù)卡、商家POS機(jī)線路故障等原因無法使用公務(wù)卡等情況。這就需要高校在確保支出真實(shí)性的情況下，進(jìn)一步完善公務(wù)卡管理辦法，體現(xiàn)“放管服”精神?；诖?，本文提出了完善公務(wù)卡證據(jù)鏈的設(shè)計(jì)建議，以完整解釋公務(wù)消費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、執(zhí)行人、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等要素鏈條。

二、文獻(xiàn)回顧

（一）國外的相關(guān)研究

公務(wù)卡制度于上個(gè)世紀(jì)80年代起源于美國，美國公務(wù)卡有兩種主要形式，一種叫采購卡（一般消費(fèi)額度在2 500美元以內(nèi)），主要用于公務(wù)支出;一種叫旅行卡，主要用于差旅費(fèi)支出。國外公共支出的研究主要集中在財(cái)政信息的透明度方面，Alt.James·E等（2006）研究了財(cái)政透明度對政治家的責(zé)任感的相關(guān)影響，研究表明對工作績效和努力程度有明顯的正向作用。Kulziek（2004）認(rèn)為財(cái)政透明度應(yīng)包括清晰、及時(shí)、準(zhǔn)確、便捷和治理執(zhí)行等八個(gè)方面的內(nèi)容。

（二）國內(nèi)的相關(guān)研究

國內(nèi)對公務(wù)卡研究主要集中在公務(wù)卡推行及管理制度方面。龔娜（2013）運(yùn)用描述性統(tǒng)計(jì)方法分析各地區(qū)公務(wù)卡執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)預(yù)算單位、金融機(jī)構(gòu)和財(cái)政部門三部門推行公務(wù)卡過程中存在的問題，提出了健全相關(guān)法規(guī)制度、提高預(yù)算編制科學(xué)性和提升預(yù)算剛性等相關(guān)建議。林波（2016）分析了泉州臺(tái)商投資區(qū)推行公務(wù)卡制度改革現(xiàn)狀，指出在預(yù)算單位、財(cái)政部門、銀聯(lián)公司及代理銀行等方面存在的問題，并提出存在問題部門的改進(jìn)措施。

三、公務(wù)卡核算證據(jù)鏈管理的提出

證據(jù)鏈系法律術(shù)語，指一系列客觀事實(shí)與物件所形成的證明鏈條，也就是各類證據(jù)綜合起來后形成的證據(jù)體系，即在有直接證據(jù)的情況下，可以通過事件的時(shí)間、地點(diǎn)、執(zhí)行人、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等要素構(gòu)成的鏈條，判斷事件的真實(shí)性，而且要排除其他的一切合理性懷疑，才能視作一條完整的證據(jù)鏈;在沒有直接證據(jù)的情況下，間接證據(jù)要能夠互相印證，排除其他的合理性懷疑，鎖定事件執(zhí)行人的各個(gè)事件要素，才能認(rèn)定該事件發(fā)生。

在公務(wù)卡核算中高校財(cái)務(wù)部門經(jīng)常會(huì)遇到由于特殊原因沒有刷公務(wù)卡的問題，如何利用證據(jù)鏈的相關(guān)知識(shí)，在沒有消費(fèi)直接證據(jù)的情況下，通過間接證據(jù)形成完整的證據(jù)鏈，證明消費(fèi)的真實(shí)存在，并為此制訂相應(yīng)的規(guī)范，從而真正體現(xiàn)“放管服”的思想，同時(shí)堵塞沒有真實(shí)消費(fèi)企圖蒙混報(bào)銷套取經(jīng)費(fèi)的做法，達(dá)到既規(guī)范了財(cái)務(wù)管理，又減少溝通障礙，為報(bào)銷人員服務(wù)。

四、具體的核算管理設(shè)計(jì)

（一）明確公務(wù)卡開支范圍

高校各單位要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，依據(jù)公務(wù)消費(fèi)的各種可能情形，發(fā)布學(xué)校公務(wù)卡管理暫行辦法，對公務(wù)卡的辦理、銷卡、日常管理、使用、報(bào)賬、管理職責(zé)做出規(guī)定，明確本單位公務(wù)卡消費(fèi)的范圍?，F(xiàn)行公務(wù)卡消費(fèi)一般包括辦公費(fèi)（單位集中采購辦公用品除外）、印刷費(fèi)（含復(fù)印、裝訂費(fèi)）、咨詢費(fèi)（包含技術(shù)和業(yè)務(wù)咨詢支出）、手續(xù)費(fèi)（含銀行手續(xù)費(fèi)）、水電費(fèi)（水電燃?xì)饧拔鬯幚碣M(fèi)）、郵電費(fèi)（通訊及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)支出）、物業(yè)管理費(fèi)（含辦公用房、在職職工和離退休職工宿舍物業(yè)支出）、差旅費(fèi)（旅客服務(wù)和住宿費(fèi)用）、維修（護(hù)）費(fèi)（含網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)費(fèi)）、租賃費(fèi)（含房產(chǎn)、網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備租賃）、會(huì)議費(fèi)（含舉辦會(huì)議的租賃、伙食、印刷等各類支出）、培訓(xùn)費(fèi)（含異地培訓(xùn)的交通、住宿等各類費(fèi)用）、業(yè)務(wù)接待費(fèi)（含外賓接待費(fèi)）、專用材料費(fèi)（含科研和醫(yī)療耗料）、公務(wù)用車運(yùn)行維護(hù)費(fèi)（含燃料、維修和保險(xiǎn)等費(fèi)用）、其他交通費(fèi)用（除公務(wù)用車運(yùn)行維護(hù)的其他費(fèi)用）共十六項(xiàng)?；竞w了公務(wù)支出的范圍，同時(shí)會(huì)計(jì)人員也可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化，運(yùn)用會(huì)計(jì)職業(yè)判斷能力要求公務(wù)人員盡可能使用公務(wù)卡消費(fèi)。

在實(shí)際操作時(shí)要進(jìn)行消費(fèi)環(huán)境調(diào)查，比如某校對所在城市的某火車站進(jìn)行調(diào)研時(shí)發(fā)現(xiàn)火車站售票窗口大多數(shù)是互聯(lián)網(wǎng)售票窗口，人工窗口不多;某汽車站進(jìn)行調(diào)研時(shí)也發(fā)現(xiàn)同樣的情形，火車站和汽車站能夠刷卡消費(fèi)的窗口很少，只有1—2個(gè)窗口，如果硬性規(guī)定必須刷卡，則有可能會(huì)在買票時(shí)要重新排隊(duì)，增加出行時(shí)間，又由于火車票與汽車票現(xiàn)在均實(shí)行實(shí)名制購票，基本不可能出現(xiàn)大規(guī)模造假的可能性。因此，對火車票和汽車票不再強(qiáng)制要求刷公務(wù)卡消費(fèi)。同時(shí)按照實(shí)質(zhì)重于形式的原則，對于公務(wù)卡的使用形式不做限定，對提供銀行對賬單、綁定微信、支付寶等移動(dòng)支付工具的消費(fèi)詳情截圖，也可以確認(rèn)為使用了公務(wù)卡消費(fèi)。

（二）未刷公務(wù)卡的證據(jù)鏈設(shè)計(jì)

對于未刷公務(wù)卡的各種公務(wù)消費(fèi)，除需要提供發(fā)票（需要自行查詢發(fā)票真?zhèn)危┖弯N貨清單等直接證據(jù)，還要根據(jù)公務(wù)消費(fèi)的具體情形和環(huán)境，提供不同的間接證據(jù)。

1.由于主觀原因沒有使用公務(wù)卡的情形。對于公務(wù)卡丟失或損壞導(dǎo)致無法公務(wù)卡消費(fèi)的情形，報(bào)銷時(shí)需要提供公務(wù)卡補(bǔ)辦手續(xù)以及其他銀行卡的消費(fèi)信息;對于忘記帶公務(wù)卡、無法用公務(wù)卡消費(fèi)的情形，報(bào)銷時(shí)需要提交其他銀行卡的消費(fèi)信息或由交易方提供的現(xiàn)金交易證明;對于網(wǎng)上交易誤操作導(dǎo)致無法公務(wù)卡消費(fèi)的情形，需要提供微信或支付寶等網(wǎng)上消費(fèi)截圖。

2.由于客觀環(huán)境沒有使用公務(wù)卡的情形。對于商家沒有POS機(jī)或線路故障導(dǎo)致無法公務(wù)卡消費(fèi)的情形，報(bào)銷時(shí)需要提交商家提供的相關(guān)證明、移動(dòng)支付工具的消費(fèi)截圖或由交易方提供的現(xiàn)金交易證明（并對該家商鋪列入重點(diǎn)關(guān)注名單）;對于網(wǎng)上交易無法綁定某家銀行的公務(wù)卡導(dǎo)致無法公務(wù)卡消費(fèi)的情形，報(bào)銷時(shí)需要提交商家提供的移動(dòng)支付工具的消費(fèi)截圖和網(wǎng)上交易清單。

對于間接證據(jù)的總體要求是：可以完整解釋公務(wù)消費(fèi)的時(shí)間、地點(diǎn)、執(zhí)行人、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等要素;可以排除其他的一切合理性懷疑，并構(gòu)成一條完整的證據(jù)鏈條。同時(shí)填寫未使用公務(wù)卡支付的情況說明，其樣式見下圖。

目前，由于金稅工程的推行，在公務(wù)卡報(bào)銷的活動(dòng)中，假發(fā)票比較少，而假事項(xiàng)比較多，《未使用公務(wù)卡支付的情況說明》的設(shè)計(jì)充分考慮到這一點(diǎn)，其原理是：對未使用公務(wù)卡的發(fā)票內(nèi)容、代碼、號(hào)碼、日期、金額等信息，進(jìn)行進(jìn)一步的說明，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任;由于二級(jí)單位對事項(xiàng)的真實(shí)性更了解，通過二級(jí)單位審核，增加支付情況的可信度;通過財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人員把關(guān)，增強(qiáng)支出審核的專業(yè)性和嚴(yán)肅性，明確相關(guān)責(zé)任。

（三）未刷公務(wù)卡的驗(yàn)證設(shè)計(jì)

對于有些人經(jīng)常借故不刷公務(wù)卡的行為要進(jìn)行必要的驗(yàn)證，避免其與商家進(jìn)行習(xí)慣性勾結(jié)套取財(cái)政資金，需要對以下報(bào)銷情形進(jìn)行驗(yàn)證。

第1種情形是多次在1至2家商戶進(jìn)行無刷卡消費(fèi)的，且消費(fèi)金額不合理。對于這種情況我們要進(jìn)行商戶走訪、電話調(diào)查等。一般情形下，商戶也不愿意承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，一般會(huì)解釋消費(fèi)金額，能夠驗(yàn)證消費(fèi)信息的真實(shí)性。

第2種情形是發(fā)現(xiàn)較多隨意開具的發(fā)票，也要對該商戶發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)證，其方法是通過對商戶開票行為的觀察，如果發(fā)現(xiàn)該商戶進(jìn)行過推薦式或誘導(dǎo)式開票，比如提示可以開打印紙、硒鼓等，也可以判斷消費(fèi)信息的真實(shí)性。

第3種情形是不刷卡消費(fèi)原因單一，且經(jīng)常發(fā)生。對于這種情形進(jìn)行抽樣驗(yàn)證或通過電話驗(yàn)證。

（四）建立基于PDCA循環(huán)的公務(wù)卡核算管理反饋程序

建議通過PDCA循環(huán)來規(guī)范核算工作，保證公務(wù)支出的規(guī)范與可操作性。P、D、C、A分別代表計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、處理（Action），是質(zhì)量管理的專業(yè)術(shù)語，它要求做一切工作，都必須規(guī)定應(yīng)該遵循的程序、步驟和方法并按程序進(jìn)行。具體來說包括四個(gè)步驟：首先，制定基本的報(bào)銷規(guī)范以及各類情況的處理預(yù)案（P階段）（比如要報(bào)銷飛機(jī)票不僅要求提供公務(wù)卡交易證明或未使用公務(wù)卡支付的情況說明外，還需要提供登機(jī)牌及乘機(jī)記錄）。其次，進(jìn)行具體的核算活動(dòng)（D階段）。再次，在具體核算活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)基本規(guī)范和處理預(yù)案實(shí)施過程中存在的問題（C階段）（比如發(fā)現(xiàn)在飛機(jī)票報(bào)銷業(yè)務(wù)處理過程中，拿到登機(jī)牌而沒有乘機(jī)的情況極少）。最后，改進(jìn)相關(guān)的基本規(guī)范和處理預(yù)案，并在下一個(gè)核算周期中落實(shí)改進(jìn)措施（A階段）（對飛機(jī)票報(bào)銷業(yè)務(wù)需要提供的票據(jù)，由刷卡記錄、行程單、登機(jī)牌及乘機(jī)記錄改為刷卡記錄、行程單、登機(jī)牌或乘機(jī)記錄），只要達(dá)到證據(jù)鏈的基本要求就可以滿足核算驗(yàn)證的需要。經(jīng)過幾次循環(huán)后，形成各類業(yè)務(wù)完備的處理方案和方式方法。

在PDCA循環(huán)指導(dǎo)下，通過各類業(yè)務(wù)的計(jì)劃、實(shí)施、檢查和處理，就可以逐項(xiàng)理清各類業(yè)務(wù)，準(zhǔn)確及時(shí)合理地進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作。當(dāng)然這些新要求，財(cái)務(wù)部門要不斷通過校內(nèi)郵箱、微信群、QQ群和各類公眾號(hào)進(jìn)行廣泛的宣講，讓全體教職工熟悉規(guī)范、了解規(guī)定、按章辦事。讓報(bào)銷者主動(dòng)完善證據(jù)鏈，警鐘長鳴，不做不利于自身成長的違紀(jì)事項(xiàng)。

五、研究展望

基于證據(jù)鏈的公務(wù)卡核算管理設(shè)計(jì)，一方面要體現(xiàn)“放管服”政策精神，管理的重點(diǎn)在于支出真實(shí)，隨著消費(fèi)環(huán)境的變化，管理設(shè)計(jì)的具體內(nèi)容也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化。另一方面，也需要堅(jiān)決貫徹公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算的有關(guān)規(guī)定，對于明顯不合理的非公務(wù)卡結(jié)算，通過職業(yè)判斷的方式直接拒絕。另外，隨著區(qū)塊鏈等技術(shù)的運(yùn)用，會(huì)計(jì)人員要學(xué)會(huì)運(yùn)用新技術(shù)，完善證據(jù)鏈管理，來保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)，維護(hù)財(cái)政資金支出的真實(shí)有效。

【主要參考文獻(xiàn)】

[ 1 ] 丁振華.國庫集中收付體系下公務(wù)卡制度研究[D].吉林大學(xué)，2009.

[ 2 ] 林波.天津市消防部隊(duì)公務(wù)卡制度改革研究[D].天津大學(xué)，2016.

【作者簡介】

秦格，男，博士，廣東金融學(xué)院財(cái)務(wù)處副處長，會(huì)計(jì)學(xué)教授;研究方向：環(huán)境會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理。