宋松 韓維媛

摘 要：本文以提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性為主要內(nèi)容進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案存在的問題、會(huì)計(jì)檔案管理的不同階段、提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理方案為主要依據(jù)，首先分析了存在的問題，從構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制等幾方面進(jìn)行深入探討和分析，其目的在于提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案;檔案銷毀;案卷質(zhì)量;管理機(jī)制

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案存在的問題

1.管理機(jī)制不夠健全

會(huì)計(jì)檔案相關(guān)管理機(jī)制需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行完善，做好資金管理工作，進(jìn)而可以保證醫(yī)院健康發(fā)展，從實(shí)際情況上分析，醫(yī)院很多檔案填寫和保存工作機(jī)制不夠完善和具體，以上問題對(duì)于醫(yī)院工作決策造成了影響。

2.案卷質(zhì)量不佳

為確保會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量，一定要針對(duì)專業(yè)管理知識(shí)具體分析，會(huì)計(jì)人員要做好記錄和分析工作?，F(xiàn)在很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視不高，會(huì)計(jì)人員缺少專業(yè)檔案管理能力，不能深度掌握會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)程受到嚴(yán)重影響。并且，很多醫(yī)院缺少專業(yè)化監(jiān)督人員，使得會(huì)計(jì)人員工作期間出現(xiàn)各種問題，很多醫(yī)院設(shè)置了相關(guān)審查小組，但工作流于表面形式，使得監(jiān)督以及審查工作并未充分發(fā)揮出自身價(jià)值。加上現(xiàn)在會(huì)計(jì)工作人員缺少工作積極性，監(jiān)督力度不足，最終使得案卷質(zhì)量不佳。

3.并未充分利用檔案

會(huì)計(jì)檔案存在非常強(qiáng)烈的專業(yè)性，很多醫(yī)院中會(huì)計(jì)人員并未深度掌握檔案管理工作技能，不能很好地對(duì)會(huì)計(jì)檔案總結(jié)、整理和保存工作進(jìn)行分析和總結(jié)，從而造成醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案無法合理利用，開發(fā)力度不足，會(huì)計(jì)檔案不能充分發(fā)揮出自身價(jià)值。醫(yī)院中其他人員在使用會(huì)計(jì)檔案期間，無法獲得真正幫助。

4.會(huì)計(jì)檔案管理電算化不足

基于當(dāng)前情況分析，醫(yī)院中會(huì)計(jì)檔案依舊將紙質(zhì)保存形式作為主要形式，使得電子信息無法體現(xiàn)真正價(jià)值。當(dāng)前，電子化檔案處于起步時(shí)期，醫(yī)院中會(huì)計(jì)檔案并未積極使用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)，阻礙了醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案電算化進(jìn)程。

二、會(huì)計(jì)檔案管理不同階段

1.會(huì)計(jì)檔案的形成以及保存

在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，最主要內(nèi)容就是對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的合理保存，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案收集和整理工作結(jié)束后，需要對(duì)檔案進(jìn)行立卷處理，依據(jù)醫(yī)院會(huì)計(jì)實(shí)際需求將其裝訂成冊(cè)，做好會(huì)計(jì)檔案資料憑證和報(bào)表工作，暫時(shí)將其保存在醫(yī)院財(cái)務(wù)科中。此種形式便于對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的查詢，跨年會(huì)計(jì)資料可以移交到檔案科由專業(yè)人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)和保管，檔案保存地區(qū)一定報(bào)防水防潮，最好是通風(fēng)干燥地區(qū)，衛(wèi)生一定要好，因?yàn)獒t(yī)院會(huì)計(jì)檔案保存時(shí)間非常長(zhǎng)，所以需要高度重視會(huì)計(jì)原始資料的保存。

2.會(huì)計(jì)檔案的借閱

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案記載醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，也是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資料，所以一定要加大管理力度，防止檔案管理出現(xiàn)丟失以及破壞現(xiàn)象，財(cái)務(wù)科需要結(jié)合實(shí)際情況制定嚴(yán)格檔案借閱機(jī)制，設(shè)立專門人員對(duì)檔案借閱工作負(fù)責(zé)，對(duì)于檔案借閱做好登記管理工作。一旦醫(yī)院其他科室對(duì)檔案資源進(jìn)行借閱，那么就要有財(cái)務(wù)科長(zhǎng)對(duì)借閱理由進(jìn)行審查，批準(zhǔn)后結(jié)合管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，書寫借閱人名字以及借閱事由，然后對(duì)借閱內(nèi)容進(jìn)行記錄，通過負(fù)責(zé)人以及管理人簽字拿走檔案資源。一旦外部企業(yè)需要對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)資料進(jìn)行借閱，不但要嚴(yán)格遵循內(nèi)部借閱規(guī)定，還要書寫借閱介紹信，并加蓋單位公章，負(fù)責(zé)人審閱批準(zhǔn)后經(jīng)方可借閱。在會(huì)計(jì)檔案歸還期間，一定要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的完整程度進(jìn)行檢查，防止借閱期間會(huì)計(jì)檔案資料出現(xiàn)毀損和丟失現(xiàn)象。

3.會(huì)計(jì)檔案的銷毀

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案在檔案室保存一定年限后，就要結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的銷毀規(guī)定對(duì)其進(jìn)行銷毀處理，在銷毀期間需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算工作，一旦檔案到達(dá)保存年限失去原本保存價(jià)值就要將對(duì)其進(jìn)行銷毀處理。醫(yī)院會(huì)計(jì)部門在銷毀這批會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容時(shí)，需要提交銷毀申請(qǐng)，上級(jí)管理人員對(duì)需要銷毀的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行鑒定和審查，相關(guān)人員做好分析工作，對(duì)將銷毀文件進(jìn)行整理和銷毀記錄。

三、提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理方案

1.構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制

醫(yī)院財(cái)務(wù)部門需要結(jié)合業(yè)務(wù)構(gòu)建完善會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制，保證會(huì)計(jì)工作可以按照一定流程順利進(jìn)行下去，保證工作流程的嚴(yán)格性和規(guī)范性，會(huì)計(jì)工作的包含領(lǐng)域比較廣，醫(yī)院中所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及經(jīng)濟(jì)工作內(nèi)容都要納入核算工作中，結(jié)合會(huì)計(jì)工作機(jī)制實(shí)際需求做好精細(xì)化管理。保證會(huì)計(jì)檔案工作資源的真實(shí)性和完整性，醫(yī)院還要做好內(nèi)部人員培訓(xùn)工作，結(jié)合實(shí)際情況成立培訓(xùn)小組，針對(duì)性培訓(xùn)，使得人們具備一定檔案管理能力，提升內(nèi)部工作人員整體素質(zhì)和能力，提升會(huì)計(jì)檔案資源真實(shí)性和準(zhǔn)確性。醫(yī)院除了每個(gè)月的會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿打印出來合理保存工作之外，還要對(duì)各種電子數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)保存，有條件的醫(yī)院還需要專門購(gòu)置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)服務(wù)器，對(duì)每個(gè)月的電子賬務(wù)進(jìn)行定期保存，便于人們實(shí)時(shí)查詢，使醫(yī)院會(huì)計(jì)系統(tǒng)工作可以有效滿足人們對(duì)于各種信息的需求，保證電子信息數(shù)據(jù)被安全保存起來，使用時(shí)可以靈活調(diào)動(dòng)，做好媒介保證工作，從而使得數(shù)據(jù)被安全保管。

2.優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理人員配置

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員需要具備專業(yè)知識(shí)和基本技能，并且需要懂得財(cái)務(wù)工作的人員，唯有這樣才能夠保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量得以提升，還可以有效提升會(huì)計(jì)檔案工作能力。檔案管理人員需要具備一定的工作經(jīng)驗(yàn)和常識(shí)，從而可以準(zhǔn)確掌握醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案工作內(nèi)容和進(jìn)度，并且醫(yī)院需要結(jié)合實(shí)際情況定期做好輪換崗位工作，做好排班工作，防止會(huì)計(jì)檔案管理工作中出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作可以順利進(jìn)行下去， 做好檔案銜接工作，提升檔案工作流暢性。還要提升檔案管理人員培訓(xùn)工作，結(jié)合實(shí)際情況做好安排工作，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，所有工作都能夠按照要求進(jìn)行，從而可以確保會(huì)計(jì)檔案管理工作可以順利進(jìn)行下去。

3.提高重視程度

在新時(shí)期需要高度重視醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)管理工作機(jī)制進(jìn)行完善，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作主要特征就是對(duì)原始性資料內(nèi)容進(jìn)行記錄和保管，提升工作人員對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度，唯有這樣才能夠保證管理及時(shí)不斷完善。在實(shí)際工作期間，需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行合理收集，然后結(jié)合實(shí)際情況做好分類和整合工作，鑒別管理機(jī)制和管理機(jī)制，做好硬件配置工作，按照《檔案法》相關(guān)依據(jù)進(jìn)行管理和工作，為醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作提供充足保證和依據(jù)。

4.保證案卷質(zhì)量

為更好地提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量，最主要的工作就是從根源上提升人們工作技能和專業(yè)知識(shí)，使得人們具備行業(yè)技能知識(shí)，會(huì)計(jì)人員可以結(jié)合實(shí)際情況設(shè)立相關(guān)技能證書，制定規(guī)范化管理培訓(xùn)，對(duì)人員進(jìn)行考核，做好考查工作。只有確保人們具備專業(yè)技術(shù)技能，才能夠確保后續(xù)管理工作順利進(jìn)行。在工作期間可以有效降低工作誤區(qū)，保證醫(yī)院可以有效發(fā)展。還要結(jié)合實(shí)際情況成立審查小組，融入醫(yī)院組織內(nèi)部，充分發(fā)揮自身監(jiān)督和審查工作價(jià)值，使得會(huì)計(jì)人員工作質(zhì)量得以提升，最終使得案卷質(zhì)量得以提升，從而保證醫(yī)院具備良好經(jīng)濟(jì)效益。

5.會(huì)計(jì)檔案的充分利用

會(huì)計(jì)檔案自身存在非常強(qiáng)的專業(yè)性，因此對(duì)會(huì)計(jì)工作人員也提出了非常高的技術(shù)要求，會(huì)計(jì)人員在檔案管理期間，需要對(duì)日常情況以及運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行有效記錄。并且還要充分借助檔案完善工作內(nèi)容，合理利用檔案，做好檔案歸納和整理工作，做好檔案分析以及處理工作，在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)工作形式進(jìn)行總結(jié)，對(duì)整個(gè)醫(yī)院未來發(fā)展提出具體要求。并且，醫(yī)院還要善于結(jié)合會(huì)計(jì)檔案工作需求，依據(jù)醫(yī)院具體設(shè)置的規(guī)章制度，從而使得會(huì)計(jì)檔案利用率得以提升，推動(dòng)醫(yī)院朝著積極健康方向發(fā)展。

6.在管理期間使用現(xiàn)代化手段

對(duì)于醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作要善于使用現(xiàn)代化管理手段，對(duì)于醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作來說，以往紙質(zhì)管理形式已經(jīng)無法滿足時(shí)代需要，所以需要對(duì)檔案進(jìn)行電子管理。電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)便于保存和修改，所以，要善于借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成審批和保存工作，電子化數(shù)據(jù)可以瞬間完成查閱和修改工作，同時(shí)要做好安全保密工作，借助軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的管理，及時(shí)對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和保管。為保證醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的完整性，可以對(duì)各種電子數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行備份和保存，防止惡意修改和病毒侵害情況出現(xiàn)。結(jié)合電算化形式對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行處理，做好分類和歸檔工作，對(duì)質(zhì)量好的磁盤和光盤進(jìn)行充分利用，做好會(huì)計(jì)賬簿保存和利用工作，對(duì)其進(jìn)行編號(hào)。按照時(shí)間順序?qū)?nèi)容進(jìn)行標(biāo)注，對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)的檔案進(jìn)行分類管理，使得醫(yī)院檔案信息具備信息化功能，從而可以推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院快速發(fā)展。做好會(huì)計(jì)檔案電算化管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案電算化管理和運(yùn)行工作，可以確保醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作可以順利進(jìn)行下去，防止醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案工作出現(xiàn)漏洞和問題。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，會(huì)計(jì)檔案管理工作是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性，可以確保醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為合理發(fā)展，保證醫(yī)院會(huì)計(jì)管理工作的安全性和穩(wěn)定性，做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案保存工作，也有助于規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為，推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展。新時(shí)期更需要對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化管理，確保醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。

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