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        醫(yī)院文秘工作中時間管理的運用研究

        2020-04-30 17:11:52梁忠科
        文存閱刊 2020年1期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院

        梁忠科

        摘要:文章簡單介紹了醫(yī)院文秘工作的內(nèi)容,并探究在這項工作中應(yīng)用時間管理理論的方法。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;文秘工作;時間管理

        醫(yī)院是我國重要的基礎(chǔ)設(shè)施機構(gòu),但受各種因素的影響,我國各醫(yī)院中頻繁出現(xiàn)醫(yī)患糾紛問題,對于社會、醫(yī)院和群眾來說,有十分惡劣的不良影響。因此現(xiàn)代醫(yī)院管理中專門設(shè)置了文秘工作崗位,為醫(yī)院工作人員提供輔助性服務(wù),處理日常事務(wù),比如工作流程、擬定文稿、收發(fā)文件等,同時要及時做好對突發(fā)事件的應(yīng)對工作。因為文秘工作十分復(fù)雜、繁瑣,所以要充分利用時間管理理念開展工作。

        1.醫(yī)院文秘工作的內(nèi)容

        對醫(yī)院來說,文秘工作不同于醫(yī)療服務(wù)崗位,雖然開起來十分簡單,但其實內(nèi)容很繁瑣,多是一些細節(jié)性、繁瑣性工作,特別是新入職的文秘人員,常常感到無所適從,不知道從何入手開展工作。而文秘工作對于醫(yī)院正常運營的地位和作用也很重要,是保證醫(yī)療服務(wù)工作順利進行的重要紐帶。文秘工作,具有繁瑣性、綜合性、突發(fā)性與時間性等特點,對于其他具體工作是否能夠順利開展有較大的影響。[1]尤其是醫(yī)院文秘工作,這些特點的表現(xiàn)更加突出,范圍涵蓋方方面面,包括事務(wù)類、醫(yī)療類、教學和科研類等工作內(nèi)容,而且這些工作任何細節(jié)都不能出現(xiàn)問題,不然會帶來十分不良的后果。

        一是日常事務(wù)工作,這里涉及到醫(yī)院中各個科室以及所有行政部門,都包含有文件收發(fā)、擬稿、辦公文印、會務(wù)管理及其他檔案管理等純粹的事務(wù)性工作。設(shè)置文秘崗位后,這些工作都是由文秘人員進行處理。[1]

        二是醫(yī)療業(yè)務(wù)工作,這部分工作更加復(fù)雜,包括所有醫(yī)院管理工作中的行政事務(wù),主要是院長業(yè)務(wù)查房、召開醫(yī)療專題會議、上級主管部門檢查等,還有醫(yī)療質(zhì)量控制、醫(yī)療服務(wù)水平提升等的工作,主要是輔助醫(yī)療服務(wù)的開展,并為其他工作開展提供理論依據(jù)。[1]

        三是應(yīng)急管理工作,主要是醫(yī)院在出現(xiàn)各類突發(fā)事件時,如突發(fā)公共衛(wèi)生事件、重大醫(yī)療糾紛、感染暴發(fā)事件及水電故障等,文秘人員要在第一時間向領(lǐng)導(dǎo)匯報,并按照應(yīng)急預(yù)案處置要求啟動應(yīng)急預(yù)案,及時匯報,及時溝通,綜合協(xié)調(diào)各部門做好相關(guān)處置工作。

        2.醫(yī)院文秘工作中時間管理的應(yīng)用

        時間管理是通過對時間的合理安排和規(guī)劃,提升時間利用效率,按期完成既定目標的過程,對時間的應(yīng)用和管理能力,是員工適應(yīng)工作和崗位需要掌握的基礎(chǔ)能力。對于時間管理的研究有很多,也陸續(xù)提出很多新的理論,而且對于不同的人員,對于時間管理有不同的認識和做法。對于醫(yī)院文秘工作來說,應(yīng)用時間管理理念,有以下幾種方式:

        2.1計劃管理

        文秘工作中討論的計劃管理,簡單點說是按照事務(wù)計劃,制定科學流程進行處理。在我們文秘的日常工作中,代辦單是一種常用工具,操作簡單,并且可以將某天規(guī)定要完成的任務(wù)一一列出來,簡單明了。[1]其是借助將工作內(nèi)容列成一個清單,同時這個清單是根據(jù)優(yōu)先次序進行排列的,之后按照這個秩序順序的完成清單上的內(nèi)容,這樣最后完成各項事務(wù)之后可以確定每項事務(wù)需要的時間。借助該工具,可以突出重點,避免出現(xiàn)個別工作內(nèi)容遺漏的問題。除了使用代辦單之外,在開展日常事務(wù)中,還可以選擇周/月/年計劃等,對工作事務(wù)制定比較長期的一個目標,并也列好先后順序,按順序進行完成。

        2.2ABC分類法

        ABC分類法又稱重點管理法,主旨就是在一眾決定某件事務(wù)的因素中分清楚主次和輕重,明確對事務(wù)起決定性作用的突出因素,以及對事務(wù)影響較小的多數(shù)因素,之后對比較重要的事務(wù)實施重點管理。[1]該方法將工作事務(wù)劃分為:A、B、C(重要程度遞減)三類,其中A類又包括緊急、不緊急兩種。分析醫(yī)院的文秘工作內(nèi)容,主要有三類:緊急+重要、重要、次要。按照時間管理的內(nèi)容,需要將大部分精力和重點集中在解決重要工作上,這是醫(yī)院大部分事務(wù)的表現(xiàn),因此最好對各類事務(wù)進行分類劃分,做好標注,然后依次處理,進而提高工作效率。

        2.3有效時間管理

        在醫(yī)院文秘工作中,為了有效實現(xiàn)時間管理理論,還要盡力爭取更多的時間,這樣就要求人員在開工之前就預(yù)估好完成所有工作需要的時間,同時對工作事務(wù)進行簡單分析,探究不同安排的最終時間效率,將其中零散的時間拼湊起來,以保證時間的連續(xù)性。[1]

        另外,在工作過程中,辦公環(huán)境對于工作效率有明顯影響,所以要打造積極寬松的辦公環(huán)境。文秘人員需要隨時整理辦公桌和辦公室,保持環(huán)境衛(wèi)生整潔,各種物品有序放置,可以方便拿取。避免拖沓,盡量做到有事即辦,當日事當日畢,可以推行“限時辦事制”,在限定時間內(nèi)完成任務(wù)或形成報告處理結(jié)果。還要強化信息資源共享,雖然醫(yī)院推行辦公自動化,但仍有部分工作需要相互交流。因此醫(yī)院要提升信息資源共享,盡量將工作集中辦理或聯(lián)辦,節(jié)約外出辦事的時間,提高效率。

        2.4考慮不確定性

        醫(yī)院日常事務(wù)中,經(jīng)常出現(xiàn)一些突發(fā)事件,為了應(yīng)對突發(fā)事件,在應(yīng)用時間管理理論時,需要考慮不確定性。[1]所以文秘人員在給出計劃時,需要充分考慮這一點,留出一定的時間用于應(yīng)對這些突發(fā)事件的發(fā)生,科學進行處理,避免事件范圍擴大帶來不良后果。

        結(jié)語

        醫(yī)院文秘工作人員負責為醫(yī)務(wù)工作者提供基礎(chǔ)性服務(wù),雖然看起來不太重要,但實際上擔負的職責比較重大,而且日常管理事務(wù)比較復(fù)雜,所以需要科學應(yīng)用時間管理理念,保證工作的順利進行。

        參考文獻:

        [1]萬櫟.醫(yī)院文秘工作中時間管理的應(yīng)用分析[J].科學與財富,2017,(5):49.

        [2]李中華.論現(xiàn)代秘書的時間管理[J].山東青年,2017,(10):47.

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