劉廣泉

（河鋼集團(tuán) 承鋼工程公司信息中心，河北 承德 067000）

對于企業(yè)經(jīng)營管理來說，物資采購結(jié)算是非常關(guān)鍵的管理，特別是鋼鐵企業(yè)來說，采購大宗原燃料、備品備件和材輔料的采購的量和金額都非常大，在管理過程中，依靠傳統(tǒng)的手工記賬方式根本無法滿足企業(yè)經(jīng)營管理需求。因此，河鋼承鋼公司2002年引入ORACLE ERP 系統(tǒng)并成功上線，利用ERP 系統(tǒng)在采購管理過程落實精細(xì)化管理，提升企業(yè)的綜合實力。

ORACLE ERP 系統(tǒng)采用財務(wù)業(yè)務(wù)一體化和閉環(huán)管理的管理理念，采購管理從采購申請、采購訂單、采購接收、采購檢驗、采購入庫、采購結(jié)算和采購付款幾個過程來實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)閉環(huán)。物料種類的不同，結(jié)算方式也有很大差異，大宗原燃料的結(jié)算要根據(jù)質(zhì)量檢驗要素進(jìn)行優(yōu)質(zhì)優(yōu)價，供應(yīng)商按優(yōu)質(zhì)優(yōu)價后的價格開具發(fā)票；備品備件采購結(jié)算要區(qū)分出生產(chǎn)用和工程技改用等。大宗物料入廠都需要進(jìn)行計量和質(zhì)檢，鋼鐵企業(yè)24 小時不間斷生成，所以每天每時都有物資進(jìn)廠，一個采購訂單會有幾十幾百，甚至上千個計量接收檢驗批次，采購結(jié)算人員結(jié)算時要按采購接收匹配發(fā)票，一方面要準(zhǔn)確對應(yīng)采購批次、采購量，另一方面又要調(diào)整結(jié)算價（采購發(fā)票匹配接收對應(yīng)帶出的價格是采購訂單價），工作量繁雜，操作效率低。

為此業(yè)務(wù)非常強烈要求技術(shù)人員能通過技術(shù)改造，來降低操作復(fù)雜性，提升操作效率。在長期ERP 系統(tǒng)運維的知識基礎(chǔ)上，持續(xù)不斷的對系統(tǒng)應(yīng)用的掌握和技能的學(xué)習(xí)提升，對系統(tǒng)進(jìn)行了反復(fù)鉆研和驗證，突破技術(shù)瓶頸，進(jìn)行功能改善攻關(guān)，滿足采購結(jié)算提高效率，降低操作復(fù)雜性的要求。

1 ERP結(jié)算優(yōu)化前現(xiàn)狀

本文對于ERP 結(jié)算優(yōu)化主要是采購發(fā)票匹配功能的優(yōu)化，ERP 發(fā)票匹配是為了保證收到供應(yīng)商的發(fā)票和供應(yīng)商提供的貨物是相匹配的。ERP 與采購訂單的匹配分為幾個維度：

（1）二維匹配：應(yīng)付發(fā)票和采購訂單的數(shù)量和單價匹配。

（2）三維匹配：應(yīng)付發(fā)票和采購訂單、接收單的數(shù)量、單價匹配。

（3）四維匹配：應(yīng)付發(fā)票和采購訂單、接收單的數(shù)量、入庫單的數(shù)量、單價匹配。

ERP 的匹配原則是ERP 的應(yīng)付模塊、采購模塊和庫存模塊共享信息，以進(jìn)行聯(lián)機(jī)匹配。

承鋼公司ERP 采購結(jié)算優(yōu)化前現(xiàn)狀是，采購員只能根據(jù)采購訂單進(jìn)行挑選采購接收到貨信息，輸入采購訂單號后查找，在匹配界面會把改采購訂單對應(yīng)的所有接收都帶出來，采購結(jié)算人員要根據(jù)發(fā)票附帶的采購清單明細(xì)進(jìn)行逐一核對匹配，價格有不一致的，要修改匹配單價，數(shù)量不一致的要修改數(shù)量，工作繁雜，有時要從上千筆業(yè)務(wù)中選擇一二十筆業(yè)務(wù)，費時費力，碰到復(fù)雜的發(fā)票，一個結(jié)算員一個工作日可能就處理三、四張發(fā)票。圖1 為改造前的操作界面。

圖2 改造前操作界面

2 ERP結(jié)算優(yōu)化難點

（1）首先要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫分析，ORACLE ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫有兩萬多個基礎(chǔ)表，數(shù)據(jù)庫的對象更是異常龐大。ERP 結(jié)算是對ERP 系統(tǒng)的二次開發(fā)，要對數(shù)據(jù)庫中相關(guān)的對象進(jìn)行操作和展示，采購結(jié)算是財務(wù)的應(yīng)用，對數(shù)據(jù)的正確性要求非常高，在數(shù)據(jù)量大的處理中，要去高效，運行速度快，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，要求數(shù)據(jù)完整，不能丟失數(shù)據(jù)。

（2）開發(fā)工具的的專用獨立，ORACLE ERP 系統(tǒng)的開發(fā)工具是ORACLE 公司提供的專用開發(fā)開發(fā)工具，ERP 二次開發(fā)需要熟練掌握該工具，并對ERP 的開發(fā)流程非常熟悉。

（3）ERP 源程序不容易讀懂，ORACLE ERP 的源程序是對用戶開源的，但由于源程序涉及到關(guān)聯(lián)的表單，過程、函數(shù)等非常多，讀懂程序都非常不容易，在此基礎(chǔ)上修改程序更是非常困難。

（4）ERP 采購結(jié)算技術(shù)優(yōu)化改在的前提是，技術(shù)人員要清楚整個采購結(jié)算業(yè)務(wù)流程，熟悉各種結(jié)算規(guī)則，這對技術(shù)人員要求也是非常高。

3 ERP結(jié)算優(yōu)化過程

（1）將采購結(jié)算對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫對象都找到，分析數(shù)據(jù)對象之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

圖3 數(shù)據(jù)庫對象關(guān)聯(lián)關(guān)系

（2）與大宗物料結(jié)算對應(yīng)的物資稽核系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，取到對應(yīng)的結(jié)算單號和對應(yīng)的采購接收號信息，同時還要關(guān)聯(lián)對應(yīng)的結(jié)算單價。

（3）改造優(yōu)化備品備件的結(jié)算模式，按結(jié)算單結(jié)算，與大宗物料結(jié)算不同的是，備件備件的單要區(qū)分出是生產(chǎn)用和工程技改用，同時注意備品備件的結(jié)算價就是采購訂單的價格。

（4）調(diào)整ERP 采購結(jié)算對應(yīng)的發(fā)票和發(fā)票匹配對應(yīng)的源程序，按與財務(wù)人員溝通確定的方案就行改造，增加結(jié)算單選項，增加全選按鈕等。

（5）大批量數(shù)據(jù)測試，只有經(jīng)過反復(fù)大量數(shù)據(jù)的測試，完善相應(yīng)的功能改造程序，才能夠為用戶提供滿意的功能。

4 ERP結(jié)算結(jié)算優(yōu)化改造后

通過業(yè)務(wù)流程改造優(yōu)化，供應(yīng)商按承鋼提供的結(jié)算單開具發(fā)票，結(jié)算單是根據(jù)采購訂單接收到貨沒有開發(fā)票的數(shù)據(jù)集合，這樣一方面滿足于供應(yīng)商核對到貨未結(jié)信息，另一方面滿足承鋼公司求按詢、月、季度等結(jié)算時間要求。供應(yīng)商開具發(fā)票要附帶承鋼結(jié)算單，財務(wù)結(jié)算人員在發(fā)票匹配時，首先填入結(jié)算單，程序根據(jù)結(jié)算單把結(jié)算單對應(yīng)的采購接收列示出來，如果有價格變動，挑選修改價格標(biāo)志復(fù)選框，單擊全選按鈕后，核對數(shù)據(jù)量和金額，無誤后保存，即完成發(fā)票匹配業(yè)務(wù)。

圖4 改造后操作界面

5 實施效益

（1）降低操作強度，提高工作效率。

（2）采購結(jié)算人員日常業(yè)務(wù)管理更加精細(xì)化，提升業(yè)務(wù)管理水平。

（3）在應(yīng)對國家財務(wù)審計審查時，精細(xì)的采購結(jié)算管理，能夠快速根據(jù)審計需求統(tǒng)計或核查相關(guān)業(yè)務(wù)，提高企業(yè)對外高素質(zhì)財務(wù)規(guī)范管理形象。

用戶在意見反饋中說到：“以前過發(fā)票匹配，一張焦煤采購發(fā)票要做1～2 個小時，做完眼睛都是酸的，改造后，點幾下鼠標(biāo)就完成了，效率高，既省時間，又賬目清晰，非常贊”。