武世偉

摘 要：伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實(shí)工作需要，信息化管理不但提高了單位整體工作效率，同時(shí)也推動(dòng)檔案管理更趨于精準(zhǔn)化、科學(xué)化。在信息化管理給檔案管理工作帶來(lái)高效便捷的同時(shí)，也引發(fā)了一系列問(wèn)題，本文結(jié)合自身實(shí)際工作對(duì)相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)討論，并提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;信息化

近年來(lái)，隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平逐步提升，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，事業(yè)單位要想提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須全面加強(qiáng)各項(xiàng)管理工作的完善，合理引進(jìn)先進(jìn)的管理理念、技術(shù)及設(shè)備。在信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等逐步滲入到事業(yè)單位管理工作中，在這種情況下，事業(yè)單位應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善技術(shù)設(shè)施配置。在事業(yè)單位檔案管理方面，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，完善相關(guān)軟件、硬件設(shè)施配置，大力培養(yǎng)信息化檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位在檔案管理工作中的優(yōu)化轉(zhuǎn)型升級(jí)。鑒于此，本文圍繞“提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策”進(jìn)行分析研究，具備一定的價(jià)值意義。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析

1）信息化技術(shù)利用水平低下。在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，從一定程度上來(lái)說(shuō)，作為辦公室檔案管理人員，不再是充當(dāng)傳統(tǒng)的信息傳遞者角色，而是變成了信息管理者，而相當(dāng)一部分管理人員依舊停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)信息化檔案管理缺乏認(rèn)知，就目前的情況來(lái)看，許多單位對(duì)于檔案的存儲(chǔ)及查找，依舊停留在檔案柜的階段，對(duì)于計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的利用率較低，加之缺乏檔案管理軟件輔助，檔案管理工作難以達(dá)到高效精準(zhǔn)。同時(shí)，對(duì)于檔案信息也難以進(jìn)行及時(shí)有效的傳輸，保存的檔案文件丟失、損毀現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這種管理模式不但占用了大量的空間，加大了管理成本，而且管理效果尤為低下，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2）檔案管理人員素質(zhì)有待提升。有的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模和經(jīng)費(fèi)的不足，對(duì)檔案管理人員缺少考核和檔案管理培訓(xùn)，檔案管理人員不知道其在平時(shí)的檔案管理工作中的任務(wù)和注意事項(xiàng)，只是知道最基礎(chǔ)的信息錄入，還不能保證信息的精準(zhǔn)性，沒(méi)有工作效率。與此同時(shí)，有的檔案管理人員在檔案分類的時(shí)候不能很好進(jìn)行細(xì)化，檔案管理工作效率低下，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作不熟練，工作起來(lái)任務(wù)完成效果低、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，遇到問(wèn)題的時(shí)候不能及時(shí)匯報(bào)給上級(jí)部門(mén)，嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案信息化管理工作的開(kāi)展和進(jìn)步。

3）檔案信息存在安全性威脅。檔案管理的信息化，提高了檔案管理工作的效率，但由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性特征，隨著信息科技的不斷發(fā)展，信息安全隱患也隨之而來(lái)，一旦檔案管理系統(tǒng)受到病毒入侵，輕則系統(tǒng)癱瘓無(wú)法正常運(yùn)行，重則導(dǎo)致關(guān)鍵性檔案數(shù)據(jù)丟失，造成不可估量的損失。就目前來(lái)看，除了受到外部病毒攻擊以外，許多檔案管理人員對(duì)于檔案信息化安全意識(shí)比較淡薄，未能做到防患于未然，檔案?jìng)浞?、關(guān)鍵檔案加密處理、定期網(wǎng)絡(luò)安全排查等工作并未做到位，給檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的安全隱患。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

1）建立健全檔案信息化管理機(jī)制。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張為載體的，在長(zhǎng)期儲(chǔ)存的過(guò)程中，難免出現(xiàn)紙張受潮或遭蟲(chóng)蛀，或者文字因光照氧化出現(xiàn)字跡模糊的情況。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)該改變檔案管理方式，引進(jìn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，加大資金投入力度，構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲(chǔ)、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)，并將計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、磁盤(pán)及光盤(pán)等電子檔案存儲(chǔ)媒介儲(chǔ)存在合理的地方，按照時(shí)間、種類及機(jī)密程度，分類存放，將儲(chǔ)存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性。同時(shí)，使用數(shù)字處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，儲(chǔ)存起來(lái)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享，提高檔案利用率。

2）強(qiáng)化落實(shí)，提高檔案管理信息化利用程度。辦公室檔案信息化建設(shè)的目的在于提高檔案管理工作的效率，因此，要依據(jù)實(shí)際情況逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，促進(jìn)檔案信息采集、存儲(chǔ)、調(diào)閱和傳輸方式的轉(zhuǎn)變，健全相應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作流程，充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件配置，這是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)所在，除了要為檔案管理部門(mén)配備相應(yīng)的硬件設(shè)施以外，還需依照技術(shù)發(fā)展，不斷引進(jìn)先進(jìn)軟件配置，以此確保檔案管理信息化的安全、及時(shí)、高效。只有從多方面入手，才能不斷健全當(dāng)前的管理模式，提升檔案管理信息化的利用程度。

3）注重檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)必不可少的，如果缺少可以利用的檔案信息資源，檔案管理信息化就沒(méi)有辦法建成。首先，以檔案的目錄為主體進(jìn)行全部檔案的建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位中各部門(mén)之間分散的信息進(jìn)行整理。檔案資料的整理應(yīng)該在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制之下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的國(guó)家檔案資源的有效配置，方便適應(yīng)檔案資源的社會(huì)共享。其次，利用數(shù)字化對(duì)檔案資料進(jìn)行處理，保證實(shí)體的紙質(zhì)檔案資料全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資料，對(duì)于相應(yīng)的圖片，需要采用技術(shù)性能，保證圖片的完整完善性。最后，根據(jù)電腦信息化管理平臺(tái)再對(duì)檔案信息進(jìn)行分門(mén)別類，盡量運(yùn)用最簡(jiǎn)單的方式呈現(xiàn)出相關(guān)檔案信息，幫助檔案管理人員提高工作實(shí)效。

4）堅(jiān)持安全利用，維護(hù)檔案權(quán)威。電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性，信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開(kāi)的平衡，應(yīng)該從以下兩個(gè)方面保障檔案安全：（1）制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案利用的需求，制定科學(xué)合理的開(kāi)放利用程序，構(gòu)建差異化的等級(jí)權(quán)限制度以及責(zé)任追究制，對(duì)于涉及個(gè)人隱私及組織機(jī)密的部分，只提供給需知情的合法利用者。（2）以科技手段及技術(shù)設(shè)備來(lái)保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當(dāng)事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過(guò)程中，做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ鳎⑶液侠砝糜?jì)算機(jī)防火墻，以免計(jì)算機(jī)故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導(dǎo)致電子檔案丟失，或者泄密。

5）重視人才，提高檔案人員信息化專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)人才的支撐，除了需要引進(jìn)專業(yè)人才以外，還需對(duì)當(dāng)前在崗管理人員加大培訓(xùn)力度，通過(guò)引導(dǎo)自學(xué)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、專業(yè)培訓(xùn)等形式不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)于培訓(xùn)內(nèi)容，不但做到全面覆蓋，同時(shí)也要有針對(duì)性地培訓(xùn)，除了辦公室檔案管理信息化知識(shí)以外，還需強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，以此轉(zhuǎn)變檔案管理員的管理理念，提高自身管理水平。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的工作方式甚至理念都發(fā)生了一定的變化。2014年，國(guó)務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為事業(yè)單位檔案管理工作的變革提供了指導(dǎo)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式及技術(shù)手段已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)階段社會(huì)對(duì)于檔案利用的需求，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，比如說(shuō)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，提高檔案利用的時(shí)效性、效率及價(jià)值，是檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。因此，事業(yè)單位需注重檔案管理信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步帶動(dòng)事業(yè)單位整體管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

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