摘 要：人才是經(jīng)濟與社會發(fā)展的基石，只有強化對人才進行管理，才能為社會注入新鮮血液。在人才管理這一系統(tǒng)工作當中，人事檔案管理處于核心的位置，其管理實效會對整個社會的人才管理改革產(chǎn)生深遠影響。在現(xiàn)代檔案管理學以及科學發(fā)展觀的理念執(zhí)拗之下，如何從檔案利用的視角對人事檔案進行管理，是當前亟待研究并探討的課題。故此，文章首先分析了檔案利用視角下人事檔案管理的意義，其次剖析了人事檔案管理中的難題，并提出自己的對策，旨在進一步為相關單位提供參考路徑，提升社會整體的人事檔案管理水平。

關鍵詞：人事檔案;檔案利用;解決路徑;難題

方便于社會相關主體對人事檔案進行利用，促進人才的合理流動，是當前人事檔案管理工作的目的所在。從這個層面來看，我們必須要重視人事檔案利用工作，滿足社會相關主體的利用需求。在人事檔案管理制度發(fā)生重要變革的現(xiàn)階段，人事檔案管理中面臨怎樣的難題？解決的突破口在哪里？這是檔案學界正在討論的熱點話題。因此，研究檔案利用視角下的人事檔案管理工作尤為必要。

1 基于檔案利用的人事檔案管理的意義

1.1 為經(jīng)濟與社會的發(fā)展提供動力

人事檔案可以將某一社會個體的歷史軌跡反映出來，可以為社會人才的流通提供重要參考[1]。尤其是近些年來，我國經(jīng)濟與社會的發(fā)展速度較快，各種人才交流活動愈發(fā)的頻繁。在這樣的環(huán)境之下，只有從檔案利用的視角做好檔案管理工作，才能真正將人事檔案資源的優(yōu)勢轉化為人才優(yōu)勢，創(chuàng)造出更多的社會效益和經(jīng)濟效益。除此之外，人事檔案管理的最終目標是服務社會，為社會注入更多的新鮮血液。因此，必須要優(yōu)化人事檔案管理結構，提升管理工作的標準性和規(guī)范性，為社會人才的流通奠定良好基礎。

1.2 為考察和任用人才提供依據(jù)

當前，各個單位、企業(yè)對于人才的需求量巨大。在引進和管理人才過程中，勢必會需要查詢并調取相應的人事檔案[2]。因此，基于檔案利用的視角對人事檔案進行管理，可以進一步為相關單位和企業(yè)提供參考，幫助相關主體全面掌握人才的基本情況，進而實現(xiàn)“公平用人、知能善任”的基本目標、除此之外，基于檔案利用的視角對人事檔案進行管理，進一步豐富人事檔案的內容，可以有效提升人事檔案的價值，為考察和任用人才提供更為全面的參考依據(jù)。

2 基于檔案利用的人事檔案管理難題

2.1 存在“重藏輕用”的觀念

實際上，經(jīng)過長期的發(fā)展，我國人事檔案中所蘊含的資源愈發(fā)豐富，其能夠為社會所帶來的價值也不斷增加。然而，當前部分單位存在“重藏輕用”的觀念，忽視從人事檔案開發(fā)利用的角度對人事檔案進行利用，阻礙了檔案需求的產(chǎn)生以及社會人事信息的傳遞。一是單位尚未搭建系統(tǒng)化的利用機制，沒有明確人事檔案查詢的主體、查詢的范圍以及查詢的內容，影響了檔案價值。二是單位與其他單位之間缺乏聯(lián)動與合作，沒有及時對人事檔案中相應的信息進行更新或者補充。例如，在大力建設誠信體系以及法治社會的現(xiàn)階段，誠信信息以及違法犯罪信息應被納入人事檔案中。然而，由于部分單位與人民法院、銀行之間缺乏互動，所以很難及時收集到相應的信息，影響后期的利用工作。三是檔案管理不規(guī)范，利用主體在查閱人事檔案時需要耗費大量的時間和精力。

2.2 檔案利用與檔案保密之間存在矛盾

人事檔案具有極強的隱私性，其與社會個體的人身利益息息相關。當前，如何解決人事檔案利用與檔案保密之間的矛盾非常重

要[3]。然而，實踐中卻通常存在兩種極端情況。一是過于重視檔案保密，忽視檔案利用。部分單位對人事檔案的管理持較為保守的態(tài)度，所開放的查詢通道、查詢權限非常有限。單位為了避免陷入不必要的法律糾紛或者矛盾當中，不愿意為檔案需求主體提供查檔服務。二是忽視檔案保密，沒有把握好檔案利用的程度。部分單位對人事檔案需求的審查力度不足，無法有效界定非法查檔行為，容易產(chǎn)生風險。

2.3 缺乏人事檔案信息化管理平臺

當前，部分單位對于人事檔案的管理仍然以紙質檔案為主，并未搭建一個現(xiàn)代化的信息平臺。隨著我國人事檔案使用率提高以及人員流動性增強，這種紙質化的管理模式的不足也日漸突出。一方面，紙質化的管理模式會影響我國部分城市所推行的“人才興政”戰(zhàn)略，降低人才引進效率。另一方面，紙質化管理模式會降低人事檔案的流轉效率，產(chǎn)生不必要的人力、物力以及財力開始。同時，紙質檔案在流轉過程中也容易產(chǎn)生安全風險，影響人事檔案的質量。

3 基于檔案利用的人事檔案管理難題的解決路徑

3.1 轉變觀念，從檔案利用視角對檔案進行管理

新時期，檔案管理人員要轉變觀念，滿足檔案需求者的需求，推動社會人事信息的傳遞。一是要建立并完善檔案利用機制，合理界定人事檔案查詢的主體、查詢的范圍以及查詢的內容，為相關的工作提供參考。二是要深化與相關單位的聯(lián)動與合作，進一步探索人事檔案共享機制，及時將最新的信息資源錄入到人事檔案當中，豐富人事檔案的內容，為后期利用工作鋪墊基礎。三是要規(guī)范人事檔案管理工作，明確建檔標準，設置人事檔案目錄，進一步推動人事檔案層次化、條理化以及清晰化管理，提升管理標準和質量。

3.2 處理好公開與保密之間的矛盾

一是要堅持原則，加強源頭防控?？傮w而言，筆者更傾向于有限度地對人事檔案進行利用。為此，單位要明確檔案查詢的主體以及權限，做到內外有別。一方面，從內部而言，單位內部的各個部門經(jīng)過單位有關領導的審批，有權在一定范圍內查詢檔案。另一方面，從外部而言，司法機關、行政機關以及其他組織人事部門基于國家利益、集體利益、用人需求以及辦案需要，可以查詢相應的人事檔案。需要注意的是，無論是內部部門還是外部單位查詢人事檔案，均應當進行記錄并備案。二是要加強審核力度，以更加負責任的態(tài)度對待人事檔案利用工作。一方面，要嚴格審核申請的主體以及申請的理由，規(guī)范審核流程，嚴格依法依規(guī)辦事。另一方面，要打造分層次的管理機制，對人事檔案進行層次化管理，并按照查詢權限給予相關人員相應的內容。

3.3 構建人事檔案信息化平臺，適應時代發(fā)展需求

一是要做好基礎工作，通過服務外包或者內部處理等方式對紙質化的人事檔案進行數(shù)字化處理，并將相應的數(shù)字檔案錄入到人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)當中。二是要加快網(wǎng)絡化建設步伐，打造跨地區(qū)流動、跨地區(qū)共享的人事檔案管理機制，進一步推動人事檔案的流轉速度，滿足經(jīng)濟與社會發(fā)展需求，服務于相關城市的“人才興政”戰(zhàn)略。三是要做好安全防控，避免遭受非法病毒程序的入侵，有效保障人事檔案的安全，避免隱私的泄露。

4 結束語

立足于檔案利用視角來解決人事檔案管理中存在的難題，實現(xiàn)人事檔案管理內容、管理方式的新突破，是每一個人事檔案管理人員所追求的目標。為了做好這一項影響廣泛的系統(tǒng)工程，相關單位一是要轉變觀念，從檔案利用視角對檔案進行管理;二是要處理好公開與保密之間的矛盾;三是要構建人事檔案信息化平臺，適應時代發(fā)展需求。相信在單位人事檔案管理人員努力之下，我國人事檔案管理工作會繼續(xù)朝著網(wǎng)絡化、高效化、科學化的方向發(fā)展。

參考文獻

[1]王麗麗.人事檔案開放利用工作探析[J].黑龍江檔案，2019（02）：

37-38.

[2]曾松. 新時期人事檔案管理制度的優(yōu)化[D].南昌大學，2018.

[3]韓冬云，張敬，黃睿.淺析干部人事檔案利用服務的科學管理[J].蘭臺世界，2015（05）：114-115.

作者簡介

鄔曉文（1981-），女，江蘇省南京人，本科，畢業(yè)于東南大學，助理管理員，研究方向：檔案管理。