李燕

摘 要：新聞媒體因行業(yè)的特殊性，經(jīng)常參與到重大活動(dòng)檔案的管理中，以便公眾了解某個(gè)時(shí)期、某個(gè)地區(qū)的發(fā)展軌跡。本文基于重大活動(dòng)檔案的概述，分析了新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理中的問(wèn)題，提出了相關(guān)的解決對(duì)策，希望能為重大活動(dòng)檔案管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：新聞媒體;重大活動(dòng)檔案;問(wèn)題;對(duì)策

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)文化的發(fā)展，重大活動(dòng)在各范圍、各時(shí)段時(shí)有發(fā)生，小到城市的紀(jì)念慶典、鄉(xiāng)村的賽馬會(huì)，大到國(guó)家的外交活動(dòng)、政治運(yùn)動(dòng)，無(wú)一不影響著人們生活和社會(huì)發(fā)展。在這些活動(dòng)中形成的檔案，是國(guó)家檔案資源的重要組成，加強(qiáng)對(duì)其的管理，能夠展示工作的開(kāi)展情況，提高檔案工作質(zhì)量。但是在新聞媒體參與管理的過(guò)程中，尚存在諸多問(wèn)題，影響檔案的真實(shí)性、完整性，因此深入分析和探討相應(yīng)的管理對(duì)策，顯得尤為重要。

1 重大活動(dòng)檔案概述

所謂重大活動(dòng)檔案，是指在重大活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的聲像、文字、電子文件、圖表等不同形式的記錄，主要包括：1）活動(dòng)方案、會(huì)議記錄、計(jì)劃總結(jié)、賀詞、協(xié)議文本等材料或電子文件;2）光盤(pán)、錄音帶等聲像資料;3）文字說(shuō)明及照片;4）有紀(jì)念意義的標(biāo)志性、憑證性實(shí)物，如獎(jiǎng)?wù)?、證件、證書(shū)等。

2 新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理工作中的問(wèn)題

同樣是記錄社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程，檔案部門(mén)、新聞媒體有著很大的互補(bǔ)性。新聞媒體因自身的行業(yè)性質(zhì)，時(shí)常參與到重大活動(dòng)的宣揚(yáng)、報(bào)道中，具有硬件設(shè)施良好、資料真實(shí)等優(yōu)勢(shì)[1]。盡管如此，新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理中也存在不足之處，具體表現(xiàn)如下。

1）不重視重大活動(dòng)檔案管理。其一，新聞媒體領(lǐng)導(dǎo)人員不重視。發(fā)生原因?yàn)椋盒侣劽襟w的任務(wù)是組織重大活動(dòng)的宣傳，做好生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作。對(duì)于檔案管理，尤其是重大活動(dòng)形成的檔案資料，尚未給予足夠的重視。而且，單位領(lǐng)導(dǎo)也不了解新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理中的作用。其二，檔案管理部門(mén)不重視。究其原因：新聞媒體單位的檔案管理部門(mén)，僅重視單位檔案的收集、整理，關(guān)注各部門(mén)聲像、文書(shū)、電子檔案的整理。對(duì)于單位舉辦或參與的重大活動(dòng)形成的檔案，缺乏一定的重視和管理，不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

2）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)。在宣傳方面，新聞媒體能夠完整、真實(shí)的反映和記錄重大活動(dòng)進(jìn)程。為了擴(kuò)大宣傳范圍，保證相關(guān)資料的真實(shí)性，新聞媒體單位通常會(huì)派遣紀(jì)律嚴(yán)明、能力強(qiáng)的采編人員。但是，由于他們?nèi)狈n案管理知識(shí)，未接受過(guò)檔案培訓(xùn)，缺乏檔案意識(shí)，使得重大活動(dòng)檔案在整理、收集等過(guò)程中，出現(xiàn)和實(shí)際不符的情況，甚至出現(xiàn)拖延移交、檔案丟失等問(wèn)題，降低工作質(zhì)量[2]。

3）管理制度落實(shí)不到位。現(xiàn)如今，盡管全國(guó)大多數(shù)省市已頒布了和重大活動(dòng)檔案相關(guān)的管理方法，但是新聞媒體單位并未貫徹落實(shí)管理制度，個(gè)別單位也沒(méi)有結(jié)合自身情況制定相應(yīng)制度，導(dǎo)致重大活動(dòng)檔案管理缺乏保障;有的單位制定了管理制度，但并沒(méi)有落實(shí)，使管理制度形同虛設(shè)，檔案管理權(quán)責(zé)無(wú)章可循。

4）缺乏事前介入和監(jiān)管。重大活動(dòng)之所以重大，是因?yàn)榕e辦一次活動(dòng)需要多個(gè)單位共同協(xié)作，如承辦單位、主辦單位等，有時(shí)還需要成立臨時(shí)的組委會(huì)，抽調(diào)各單位員工參與組織。然而，無(wú)論新聞媒體在重大活動(dòng)中承擔(dān)怎樣的角色，檔案部門(mén)都沒(méi)有參與到活動(dòng)的承辦中，使得重大活動(dòng)缺乏事前指導(dǎo)、全程監(jiān)管。重大活動(dòng)作為重要工作，形成檔案類(lèi)型多、數(shù)量大，如果檔案部門(mén)不參與，就無(wú)法實(shí)時(shí)跟蹤和監(jiān)督檔案，只能根據(jù)活動(dòng)參與者自行收集的資料，來(lái)分析和評(píng)判活動(dòng)的發(fā)展進(jìn)程，給檔案的管理和鑒別帶來(lái)不利影響。

3 新聞媒體做好重大活動(dòng)檔案管理的對(duì)策

1）加大宣傳力度，提高重視程度。作為檔案管理的主要內(nèi)容，無(wú)論是新聞媒體單位的領(lǐng)導(dǎo)，還是采編人員、檔案管理人員，都要提高對(duì)重大活動(dòng)檔案的重視程度，將其納入單位的年度工作計(jì)劃、議事日程。同時(shí)，還要將重大活動(dòng)檔案管理納入采編人員的學(xué)習(xí)范圍，并將其作為業(yè)績(jī)考核、執(zhí)法年檢等工作指標(biāo)。這樣一來(lái)，才能加深所有參與重大活動(dòng)單位、人員對(duì)檔案的認(rèn)知，提升檔案管理質(zhì)量。

2）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案人員作為重大活動(dòng)檔案管理工作的直接參與者，工作能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案的真實(shí)性，及檔案管理效果[3]。因此，新聞媒體單位應(yīng)結(jié)合自身情況，組建一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、作風(fēng)良好的管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，加大對(duì)單位檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將媒體工作者納入培訓(xùn)范疇，加強(qiáng)檔案管理的宣傳、法制教育培訓(xùn)，提高新聞媒體單位員工的檔案意識(shí)。舉例，在日常培訓(xùn)中，可以根據(jù)傳統(tǒng)媒體、新媒體下的檔案管理要求、特點(diǎn)，結(jié)合媒體工作者的工作任務(wù)，明確與之相對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容。又或者，組織檔案人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，便于滿足不同時(shí)期的檔案管理

要求。

3）建章立制，細(xì)化方案。重大活動(dòng)涉及范圍廣，部門(mén)多，檔案的收集、整理單靠檔案部門(mén)和人員，是無(wú)法完成的。要想做好重大活動(dòng)檔案管理工作，新聞媒體單位應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐臋n案管理方法，結(jié)合自身情況，制定檔案管理制度，明確檔案管理的實(shí)施方案。對(duì)于形成材料多，載體形式豐富的活動(dòng)，建議將重大活動(dòng)檔案作為一個(gè)大類(lèi)，按實(shí)物、電子、文書(shū)等業(yè)務(wù)規(guī)范整理，集中存放，保證檔案的全面性;對(duì)于數(shù)量少，載體形式單一的重大活動(dòng)，可將形成檔案納入聲像、文書(shū)等類(lèi)別，不能分散存放。檔案人員要掌握檔案管理方法，按標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，做到編號(hào)準(zhǔn)確、科學(xué)分類(lèi)、排列整齊，便于日后查看和

使用。

4）明確職責(zé)，主動(dòng)參與工作。新聞媒體單位是重大活動(dòng)的參與者，除要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理外，還要和主辦單位、參與單位進(jìn)行配合。首先，明確承辦單位、主辦單位等部門(mén)在檔案管理中的職責(zé)，其中主辦單位對(duì)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)，承辦單位負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督[4]。其次，明確重大活動(dòng)檔案在各環(huán)節(jié)的職責(zé)，安排專(zhuān)人管理檔案。最后，明確各類(lèi)檔案的管理職責(zé)，新聞媒體單位要為聲像檔案的管理負(fù)責(zé)。對(duì)重大活動(dòng)檔案的收集、整理等工作提出要求，將其納入各部門(mén)、員工的工作目標(biāo)，加強(qiáng)考核和獎(jiǎng)罰，保證重大活動(dòng)檔案管理工作有序進(jìn)行。

為了進(jìn)一步提高重大活動(dòng)檔案管理效率，還要加強(qiáng)對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的監(jiān)管。其一，提前介入檔案管理。在組織重大活動(dòng)前，新聞媒體單位的檔案部門(mén)要制定活動(dòng)方案，給予檔案部門(mén)一定的監(jiān)督和指導(dǎo)，明確檔案的歸檔方式、時(shí)間和范圍，為檔案管理工作的開(kāi)展提供保障。其二，加強(qiáng)事中監(jiān)督。重大活動(dòng)開(kāi)展期間，要及時(shí)跟進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)形成文件的監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)[5]。其三，強(qiáng)化事后收集。重大活動(dòng)結(jié)束后，督促各部門(mén)和員工全面收集檔案，主動(dòng)上交領(lǐng)導(dǎo)驗(yàn)收，確?；顒?dòng)形成的檔案真實(shí)、完整。

4 小結(jié)

綜上所述，新聞媒體作為國(guó)家政策的傳播者，應(yīng)在重大活動(dòng)檔案管理工作中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的建設(shè)工作。本文通過(guò)上述分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的重大活動(dòng)檔案管理存在系列問(wèn)題，建議從提高重視度、提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、加強(qiáng)全過(guò)程監(jiān)管等方面開(kāi)展重大活動(dòng)檔案管理工作，保證檔案資料完整，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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