摘 要：SDCA循環(huán)模式，即“標(biāo)準化、執(zhí)行、檢查、總結(jié)”模式，又稱為標(biāo)準化維持，其目的是標(biāo)準化和維持已有的工作流程。在項目運行的初期，工作流程中都存在一定的不穩(wěn)定因素，在不穩(wěn)定的工作流程中循環(huán)運行SDCA模型，能夠有效改進產(chǎn)品質(zhì)量，完成企業(yè)目標(biāo)要求。在檔案數(shù)字化加工項目中應(yīng)用標(biāo)準化循環(huán)步驟，即查找與現(xiàn)有標(biāo)準的差距、分析問題產(chǎn)生原因、編制解決方案、標(biāo)準化執(zhí)行、檢查效果、將有效方案制度化的過程，有助于自糾自查項目運行情況，及時解決加工實踐中出現(xiàn)的問題，不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量及工作效率。

關(guān)鍵詞：SDCA循環(huán);檔案數(shù)字化;標(biāo)準化

隨著近年信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用也隨之迅速崛起，傳統(tǒng)實體檔案的保存方式面臨著館藏數(shù)量增加、存放空間不足、檔案損壞嚴重、檔案利用受到限制等問題，這些現(xiàn)實問題促使檔案管理部門打破原有檔案管理模式，積極推行檔案的信息化管理，大力推動數(shù)字檔案館建設(shè)，以期大幅度提高檔案管理和檔案利用水平。

1 SDCA循環(huán)模型的涵義

在檔案數(shù)字化加工項目中，不斷運行標(biāo)準化循環(huán)步驟，即標(biāo)準化（Standardization）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、總結(jié)（Action）的過程，能夠促使項目在開始階段趨于穩(wěn)定。運用SDCA的目標(biāo)和要求對項目進行標(biāo)準化改進能夠有效推進檔案數(shù)字化加工項目在平穩(wěn)的狀態(tài)下順利運行。SDCA循環(huán)（SDCA Cycle），即“標(biāo)準化（Standardization）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、總結(jié)（Action）”模式，又稱為標(biāo)準化維持，其目的是標(biāo)準化和維持已有的工作流程。“在項目運行的一般流程基礎(chǔ)上，為保持項目各子環(huán)節(jié)在工作實踐中的平衡運行，而對原基礎(chǔ)流程進行的改進或更新行為，進而檢查過程，以確保其精確性，最后作出合理分析和調(diào)整使得過程能夠滿足愿望和要求。不斷運行SDCA循環(huán)能夠有效改進產(chǎn)品質(zhì)量，完成企業(yè)目標(biāo)要求”

SDCA循環(huán)即標(biāo)準化循環(huán)，標(biāo)準即項目運行所遵循的流程、規(guī)范、準則等，能夠?qū)T工產(chǎn)生制約的要求，而標(biāo)準化則是依據(jù)標(biāo)準完成生產(chǎn)任務(wù)，并在生產(chǎn)中將標(biāo)準不斷完善的過程。運用SDCA循環(huán)進行標(biāo)準化的目的，可以總結(jié)為以下幾點：一是完善技術(shù)儲備，運行SDCA循環(huán)的過程，同時也是促進技術(shù)不斷革新的過程，將適應(yīng)實踐要求的技術(shù)規(guī)范不斷應(yīng)用和改進于企業(yè)生產(chǎn)流程中，能夠較好的保存生產(chǎn)技巧和專業(yè)技術(shù);二是提高生產(chǎn)效率，SDCA循環(huán)應(yīng)用的過程是不斷更新生產(chǎn)方式解決矛盾的過程，應(yīng)用SDCA循環(huán)維持原有的有效生產(chǎn)技術(shù)，改進不適應(yīng)實際生產(chǎn)需要的技術(shù)，使之在標(biāo)準化的范圍內(nèi)維持并提高生產(chǎn)效率。三是防止問題發(fā)生，SDCA循環(huán)的應(yīng)用能夠較好的監(jiān)控項目流程的有效性，將發(fā)生問題的可能降低到最小，并不斷改進和規(guī)范標(biāo)準化流程，使其程式化，不會以人力資源分配的變化產(chǎn)生變化;四是促進專業(yè)化培訓(xùn)，應(yīng)用SDCA標(biāo)準化循環(huán)，所形成的工作流程或規(guī)范是經(jīng)過實踐檢驗的成熟規(guī)范，可以作為企業(yè)培訓(xùn)的基本內(nèi)容，保證培訓(xùn)不脫離實踐、不流于形式。

2 遵循SDCA循環(huán)的檔案數(shù)字化加工標(biāo)準化活動步驟

檔案數(shù)字化加工項目標(biāo)準化管理包括查找與現(xiàn)有標(biāo)準的差距、分析問題產(chǎn)生原因、編制解決方案、標(biāo)準化執(zhí)行、檢查效果、將有效方案制度化等幾個主要的活動步驟。

1）查找與現(xiàn)有標(biāo)準的差距。檔案數(shù)字化加工標(biāo)準即數(shù)字化項目運行前所制定的加工流程的準則或生產(chǎn)目標(biāo)。由于生產(chǎn)實踐會受到一定實際因素制約，在項目運行一段時間后，項目運行問題會逐漸凸顯出來，比如質(zhì)檢標(biāo)準有所變化、項目流程設(shè)計出現(xiàn)誤差、人員分配不合理等問題。

2）分析問題原因。檔案數(shù)字化加工項目運行流程是一個完整的、閉合的回路，項目各環(huán)節(jié)間擁有不可分割的聯(lián)系，當(dāng)其中某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，會影響其它環(huán)節(jié)的工作進程。同樣，出現(xiàn)在某一環(huán)節(jié)的問題也會有源自其它環(huán)節(jié)的因素。所以在分析問題原因時需要從項目整體來分析，如果將各環(huán)節(jié)割裂開來，易造成忽略問題產(chǎn)生根本因素的現(xiàn)象發(fā)生。

3）編制解決方案。通過對項目運行情況的調(diào)查研究，將發(fā)現(xiàn)的問題匯總整合，可通過收集數(shù)據(jù)的方式推算出較為精確的改進方式，進而進一步整合資源配置?？筛鶕?jù)各批次產(chǎn)品在各環(huán)節(jié)的處理情況，合理優(yōu)化人員配比，調(diào)整各環(huán)節(jié)的工作強度，在理順項目加工流程，提高工作效率的基礎(chǔ)上，尋求最優(yōu)解。

4）標(biāo)準化執(zhí)行。在檔案數(shù)字化加工項目中，無論是發(fā)現(xiàn)問題或是編制方案，整個項目并沒有停滯，是在不斷運行的，這就要求項目決策者在發(fā)現(xiàn)問題后，以最快的速度分析問題、編制解決方案并盡快安排執(zhí)行。問題的存在會影響加工項目的運轉(zhuǎn)情況，問題持續(xù)的時間會對數(shù)字化加工質(zhì)量及效率產(chǎn)生根本的影響，在項目流程完成標(biāo)準化調(diào)整后，也需要一定的時間來消解既往問題所帶來的影響，而問題存在的時間越長，用來消化瓦解不良影響的時間也就越長。

5）檢查效果。在標(biāo)準化改進過程完成后，需對所做的改進行為進行分析檢查，觀察所執(zhí)行的方案是否成功解決了當(dāng)時出現(xiàn)的問題，并仔細查找是否會因為某一程序的改變，造成新問題的產(chǎn)生。

6）將有效方案制度化。完成以上五步標(biāo)準化過程即完成了檔案數(shù)字化加工項目標(biāo)準化維持的過程，將有效方案制度化，編制到檔案數(shù)字化加工流程中去并在日后的工作中按照流程運行。這一步驟的完成即表明當(dāng)前的檔案數(shù)字化加工項目進行了一次SDCA循環(huán)的過程。而SDCA循環(huán)模型的應(yīng)用，也需要項目決策者根據(jù)項目實踐情況，及時發(fā)現(xiàn)查找問題，適時應(yīng)用SDCA循環(huán)進一步標(biāo)準化項目運行流程。

3 檔案數(shù)字化加工項目中的SDCA循環(huán)

檔案數(shù)字化加工項目中SDCA循環(huán)模型的運用，是在項目運行過程中不斷重復(fù)標(biāo)準化、執(zhí)行、檢查、總結(jié)的過程，是不斷運行標(biāo)準化循環(huán)步驟，即查找與現(xiàn)有標(biāo)準的差距、分析問題產(chǎn)生原因、編制解決方案、標(biāo)準化執(zhí)行、檢查效果、將有效方案制度化的過程。在檔案數(shù)字化加工項目運行的初始階段，通常會出現(xiàn)一些非前期預(yù)料因素使項目呈現(xiàn)出不穩(wěn)定的狀態(tài)，為保障項目工作趨于穩(wěn)定，需要在保持已有工作成果的前提下應(yīng)用SDCA循環(huán)模型進行標(biāo)準化改善。SDCA循環(huán)模式在項目中的應(yīng)用狀況如圖所示：

SDCA是提升企業(yè)管理水平的有效齒輪，在檔案數(shù)字化項目的實踐應(yīng)用中，SDCA循環(huán)模型能夠促進管理水平與產(chǎn)品質(zhì)量的雙重提升。在工作中不斷應(yīng)用SDCA循環(huán)的過程，即檔案數(shù)字化流程在趨于平穩(wěn)后，進行改進，在趨于平穩(wěn)，在改進的過程，這樣不斷的循環(huán)鞏固創(chuàng)新的過程能夠確保項目在運行過程中不斷進行自我審視，進而提出新的要求，并始終保持上升的平穩(wěn)態(tài)勢。

參考文獻

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作者簡介

崔艷紅（1986-），女，黑龍江大慶人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案基礎(chǔ)理論研究。