黃文潔
摘要:全面預(yù)算管理經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展歷程已日趨成熟,是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中必不可少的管理環(huán)節(jié),也是企業(yè)成功的保障。企業(yè)要想健康長(zhǎng)久地生存和發(fā)展,就必須居安思危、未雨綢繆。在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,一個(gè)企業(yè)是否具有可持續(xù)盈利能力,很大程度上取決于它對(duì)全面預(yù)算與執(zhí)行的管控能力。全面預(yù)算管理是企業(yè)完成決策目標(biāo),員工達(dá)成工作績(jī)效的管理與控制最有效的手段。
關(guān)鍵詞:全面預(yù)算重要性? ?誤區(qū)? ?建議
一、全面預(yù)算管理的重要性
全面預(yù)算管理對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)起著十分重要的作用,全面預(yù)算對(duì)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和相應(yīng)財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測(cè)和規(guī)劃,并通過(guò)執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控,將實(shí)際完成情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對(duì)照和分析,從而及時(shí)指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的改善和調(diào)整,以幫助管理者更加有效地管理企業(yè)和最大程度地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
在完全市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下,全面預(yù)算受外部多變因素的影響,如果不進(jìn)行預(yù)算調(diào)整,就會(huì)與實(shí)際產(chǎn)生較大的偏離。同時(shí),全面預(yù)算管理的逐步完善,需要信息化系統(tǒng)的支持和綜合性的人才來(lái)處理預(yù)算信息。
二、預(yù)算實(shí)際運(yùn)作中存在的誤區(qū)
主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:
其一,預(yù)算概念:把預(yù)算視同財(cái)務(wù)預(yù)算,把所有預(yù)算工作都?xì)w結(jié)為財(cái)務(wù)部門的工作。認(rèn)為預(yù)算是一項(xiàng)既費(fèi)時(shí)又耗成本的活動(dòng)。其二,預(yù)算組織:各相關(guān)職能部門因“條塊分割”而缺乏整合力,預(yù)算執(zhí)行部門不是積極配合而是設(shè)置障礙。其三,預(yù)算過(guò)程:預(yù)算工作“虎頭蛇尾”,重視預(yù)算編制,輕視預(yù)算監(jiān)控。其四,預(yù)算執(zhí)行:預(yù)算工作只是為了能做出漂亮的指標(biāo),而與企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況脫節(jié)。只關(guān)注降低成本而非創(chuàng)造價(jià)值,員工認(rèn)為預(yù)算執(zhí)行阻礙了自己晉級(jí)和加薪。
三、在執(zhí)行預(yù)算的過(guò)程中存在一些共同的問(wèn)題
總結(jié)如下:
(一)預(yù)算內(nèi)容單一
全面預(yù)算管理是財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)及主要手段。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括經(jīng)營(yíng)預(yù)算、專門決策預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算三種基本類型,但現(xiàn)在許多企業(yè)預(yù)算內(nèi)容僅限于部分銷售預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算等經(jīng)營(yíng)預(yù)算和利潤(rùn)表等部分財(cái)務(wù)預(yù)算,沒(méi)能做到全面覆蓋,無(wú)法對(duì)經(jīng)營(yíng)管理進(jìn)行有效控制與資源配置,僅作為費(fèi)用控制的工具體現(xiàn)其功能。
(二)預(yù)算考核流于形式
由于預(yù)算形成機(jī)制不全面,使預(yù)算目標(biāo)制定時(shí),財(cái)務(wù)部門掌握的信息及數(shù)據(jù)不夠全面。預(yù)算考核時(shí),完不成預(yù)算目標(biāo)的部門往往以“業(yè)務(wù)情況發(fā)生了較大的變化為由,利用信息不對(duì)稱的優(yōu)勢(shì)“抗議”考核結(jié)果,導(dǎo)致績(jī)效管理流于形式,預(yù)算指標(biāo)的選取和設(shè)定也不能有效發(fā)揮其資源配置功能。
(三)預(yù)算目標(biāo)呈現(xiàn)短期化
預(yù)算目標(biāo)呈現(xiàn)短期現(xiàn)象,沒(méi)有與公司戰(zhàn)略目標(biāo)銜接。公司的戰(zhàn)備管理與全面預(yù)算管理脫節(jié),各單位在報(bào)送年度預(yù)算及月度預(yù)算時(shí),與報(bào)送中長(zhǎng)期預(yù)算時(shí)采用不同的策略。即月度預(yù)算因?yàn)橐己?,?bào)送得比較寬松,完成目標(biāo)比較容易;而報(bào)送中長(zhǎng)期預(yù)算時(shí),因?yàn)椴簧婕翱己?,?bào)送得比較激進(jìn),不能切合實(shí)際。
(四)全面預(yù)算管理的信息化水平較低
全面預(yù)算管理體系建立、職責(zé)分工、流程再造及表格的模板均未能完善固化。預(yù)算系統(tǒng)掌握不熟練,Excel表格功能掌握不全。目前許多公司的全面預(yù)算管理仍然是手工的方法進(jìn)行匯總和編制。由于受到手工編制的限制,對(duì)部分工作量特別大的預(yù)算內(nèi)容采取了按照近似的結(jié)果進(jìn)行了預(yù)計(jì)的方式,不能滿足全面預(yù)算的要求。
(五)經(jīng)營(yíng)管理層對(duì)預(yù)算管理工作不夠重視
經(jīng)營(yíng)層只重視自己的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)完成情況,只愿意把錢花在業(yè)務(wù)的外包成本上,而不愿意把錢花在管控系統(tǒng)軟件的升級(jí)上。認(rèn)為這些費(fèi)用是不能產(chǎn)生效益的。是可有可無(wú)的。所以造成預(yù)算系統(tǒng)工具的落后,大大降低了財(cái)務(wù)管理部的工作效率。
(六)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員結(jié)構(gòu)不合理
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員結(jié)構(gòu)不合理體現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)管理的人員比例不合理。行業(yè)中的先進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員與會(huì)計(jì)核算人員的比例一般為6:4。二是財(cái)務(wù)管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理。財(cái)務(wù)部門的員工往往受限于會(huì)計(jì)專業(yè)的出身,缺乏相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí),無(wú)法有效地與業(yè)務(wù)人員對(duì)接,實(shí)務(wù)中推進(jìn)創(chuàng)新的全面預(yù)算管理的能力欠缺。
四、全面預(yù)算管理的措施及解決對(duì)策
目前許多集團(tuán)企業(yè)已有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)管理全面預(yù)算工作,并且有完整的、行之有效的全面預(yù)算制度、方法、流程和全面預(yù)算數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),規(guī)避了全面預(yù)算存在的問(wèn)題,讓全面預(yù)算更好地服務(wù)于企業(yè)的管理。主要解決方法如下:
(一)通過(guò)建立完善的全面預(yù)算制度和流程體系,保證業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的溝通順暢
企業(yè)應(yīng)建立健全預(yù)算管理制度、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部審計(jì)制度、績(jī)效考核和激勵(lì)制度等內(nèi)部管理制度。固化全面預(yù)算的信息流轉(zhuǎn)過(guò)程,保證業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)信息的順暢溝通。
(二)提高全面預(yù)算管理的信息化水平
其一,多維數(shù)據(jù)預(yù)算的編制和分析。其本質(zhì)是多個(gè)維度描述業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),并進(jìn)行分析的過(guò)程,其目的是滿足快速變化的分析需求。其二,靈活建模。即滿足快速變化的分析需求。其三,廣泛接口。即能夠很好地與核算、人力資源系統(tǒng)等接口,避免預(yù)算成為信息孤島。其四,在線監(jiān)控。即對(duì)預(yù)算執(zhí)行實(shí)施適時(shí)監(jiān)控與反饋。
(三)通過(guò)人才隊(duì)伍建設(shè),提高全面預(yù)算管理的理論水平
首先要做到優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)。根據(jù)價(jià)值創(chuàng)造型管理體系的需要調(diào)整財(cái)務(wù)組織機(jī)構(gòu),可將財(cái)務(wù)部人員分為劃分為總賬崗、內(nèi)控崗、預(yù)算崗、成本崗,將核算與管理嚴(yán)格分開(kāi),提高管理會(huì)計(jì)人員比例。其次,不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn),熟練掌握全面預(yù)算方法和流程。
(四)改變經(jīng)營(yíng)者的觀點(diǎn)
經(jīng)營(yíng)者為了能完成利潤(rùn),不想到開(kāi)源,而只是一味地在壓縮費(fèi)用。有些費(fèi)用是可以降低的,比如:三公經(jīng)費(fèi)。招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)。培訓(xùn)費(fèi)和差旅費(fèi)可以安排在本市,招待費(fèi)不一定要在高檔的酒店,嚴(yán)格招待標(biāo)準(zhǔn)。減少一些不必要的開(kāi)支。而職工的工資預(yù)算不能壓縮,應(yīng)該逐年合理增加,要考慮到員工的升職空間?,F(xiàn)在很多企業(yè)都存一個(gè)很大的誤區(qū),一味地壓縮薪酬預(yù)算,造成許多執(zhí)行預(yù)算的企業(yè)職工工資待遇幾年甚至十年不漲。這樣會(huì)大大打擊員工的積極性,造成人才的流失。這對(duì)于完成預(yù)算目標(biāo)是十分不利。
(五)利用員工績(jī)效考核和與經(jīng)營(yíng)者簽訂責(zé)任狀來(lái)保證預(yù)算的實(shí)施
在預(yù)算管理中業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)與考核起著十分重要的作用,按照獎(jiǎng)懲制度將考評(píng)結(jié)果與各責(zé)任人的利益掛鉤,調(diào)動(dòng)員工的積極性。對(duì)于經(jīng)營(yíng)者可以利用預(yù)算指標(biāo)與經(jīng)營(yíng)者簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū),激勵(lì)經(jīng)營(yíng)努力完成預(yù)算目標(biāo),經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任書(shū)要以結(jié)果為導(dǎo)向,以盈利為目標(biāo),強(qiáng)化成本管控,突出經(jīng)營(yíng)效益。
案例分析:以南京市城建集團(tuán)為例。市城建集團(tuán)隸屬于市國(guó)資委下屬單位,從2010年開(kāi)始做全面預(yù)算至2019年為截止,已經(jīng)有將近10年時(shí)間。目前已經(jīng)形成自己一套成熟完整的全面預(yù)算制度和流程。在全面預(yù)算管理方面上取得了較大的成績(jī)??梢哉f(shuō)是一個(gè)成功的示范案例。每年因?yàn)槿骖A(yù)算管理為城建集團(tuán)節(jié)約了大量的成本和費(fèi)用。城建集團(tuán)下屬許多企業(yè)因?yàn)轭A(yù)算把控得好,由虧損轉(zhuǎn)為盈利,每年均有結(jié)余資金上繳城建集團(tuán)。城建集團(tuán)預(yù)算委員會(huì)每年在10月份下達(dá)下個(gè)年度編制全面預(yù)算的文件,并附編制全面預(yù)算的時(shí)間節(jié)點(diǎn)表和一套全面預(yù)算分解的Excel表格。表格由全面預(yù)算申報(bào)表、營(yíng)業(yè)收入、營(yíng)業(yè)成本、管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用、研發(fā)費(fèi)用、稅費(fèi)、固定資產(chǎn)、人力資源等構(gòu)成,具體因各成員企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)和復(fù)雜程度而定。各下屬企業(yè)收到預(yù)算文件后,將文件表格轉(zhuǎn)發(fā)給各子、分公司、職能部門、事業(yè)部填寫,填寫后由財(cái)務(wù)人員審核修改。預(yù)算小組經(jīng)過(guò)幾輪討論定稿后,財(cái)務(wù)人員將Excel模塊的數(shù)據(jù)填寫錄入東華后盾公司的預(yù)算管理系統(tǒng)里。次年經(jīng)辦人員報(bào)銷需在預(yù)算系統(tǒng)里填列,超過(guò)預(yù)算不予于報(bào)銷,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)退回。財(cái)務(wù)人員每月做預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬,對(duì)于出現(xiàn)異常的數(shù)據(jù)提出預(yù)警。城建集團(tuán)還聘請(qǐng)了中介審計(jì)機(jī)構(gòu)專門審核每家下屬企業(yè)的預(yù)算,對(duì)于不合理的費(fèi)用上報(bào)預(yù)算委員會(huì)討論修改。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,每半年進(jìn)行一次預(yù)算調(diào)整,對(duì)于一些不可控的收入、費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算調(diào)整,填寫文字說(shuō)明。編制預(yù)算必須精確,對(duì)于超過(guò)偏差比率的給予經(jīng)營(yíng)層扣分,與其績(jī)效掛鉤,讓經(jīng)營(yíng)層充分重視預(yù)算管理。
經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,行業(yè)環(huán)境變化也越來(lái)越大,我國(guó)企業(yè)必須依托更有力的方法,通過(guò)對(duì)全面預(yù)算管理的學(xué)習(xí)、運(yùn)用,才能對(duì)外能有足夠的競(jìng)爭(zhēng)力,更好地發(fā)揮全面預(yù)算管理的作用。
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作者單位:南京城市建設(shè)管理集團(tuán)有限公司