段麗娟

摘 要：信息化為辦公室檔案管理帶來發(fā)展機(jī)遇，對(duì)提高檔案管理效率，強(qiáng)化檔案利用效率和共享，提高檔案保管安全性具有重要實(shí)踐價(jià)值。然而，在實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理的過程中，面臨管理制度、人員設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全諸多問題。本文從技術(shù)應(yīng)用、制度建設(shè)和人員管理上探討了解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化 數(shù)字化 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)安全

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2020）03-00-01

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等電子信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，信息化對(duì)生產(chǎn)生活的影響也越來深入，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的顯著趨勢(shì)?；ヂ?lián)網(wǎng)改變通信方式和環(huán)境，大數(shù)據(jù)提升了管理成效，云計(jì)算賦予設(shè)施設(shè)備以智能，不斷提高工作效率，提升用戶使用體驗(yàn)，信息技術(shù)不可避免地向傳統(tǒng)辦公室檔案管理業(yè)務(wù)提出了挑戰(zhàn)。基于紙質(zhì)媒介的傳統(tǒng)辦公室檔案管理，如何應(yīng)對(duì)和適應(yīng)信息化帶來的技術(shù)革新，成為難以規(guī)避的問題。

一、信息化在辦公室檔案管理工作上的實(shí)踐價(jià)值

1.信息化提高檔案管理工作效率

信息化條件下對(duì)檔案的處理速度是按照計(jì)算機(jī)提取信息的速率進(jìn)行計(jì)算，與紙質(zhì)檔案處理不在同一個(gè)等量級(jí)別，遠(yuǎn)超于傳統(tǒng)檔案管理工作效率。傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作內(nèi)容主要是依托管理人員，對(duì)紙質(zhì)媒介的檔案進(jìn)行立卷歸檔、借閱查閱等，檔案管理場(chǎng)地和工作人員的限制，使檔案的管理效率存在一定上限。而在信息化條件下，檔案的保存形式體現(xiàn)為數(shù)字化，對(duì)數(shù)字信息的處理已經(jīng)幾乎可以實(shí)現(xiàn)全流程的自動(dòng)化。通過編輯適合檔案管理崗位特定需要的計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)導(dǎo)入管理系統(tǒng)的檔案數(shù)字信息進(jìn)行核查管理，擺脫檔案管理場(chǎng)地和人力資源的限制，將大幅度提升檔案管理效率。

2.信息化強(qiáng)化檔案利用和資源共享

檔案管理的根本目的在于利用，為組織管理提供信息依據(jù)和決策支撐。但在傳統(tǒng)的檔案管理中，很多檔案一旦進(jìn)入庫房就成為“死檔”，常年“沉睡”，信息作用沒有發(fā)揮。究其原因，一是檔案管理本身的限制。為了強(qiáng)化檔案保管的安全性和合法性，檔案管理制度疊床架屋，查閱使用權(quán)限比較小，查閱借閱程序要層層簽字，直接降低檔案利用效率。二是紙質(zhì)檔案的使用限制。檔案原件只有一件的檔案在利用上具有排他性，在被查閱借閱的情況下別人無法使用。信息化的檔案就可以完全避開這兩個(gè)不足。通過管理系統(tǒng)的加密設(shè)置可以簡化檔案查閱借閱利用程序，且不會(huì)弱化管理安全性;同時(shí)，數(shù)字檔案在使用上可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程共享、多人共同使用，極大地提高了檔案管理使用的效率。

3.信息化提升檔案保管的安全性

檔案管理的一個(gè)重要原則就是安全。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，潮濕、火災(zāi)、自然風(fēng)化、人為遺失等眾多問題是威脅紙質(zhì)檔案安全的重要因素。信息化的檔案只是存儲(chǔ)于磁盤介質(zhì)中的數(shù)據(jù)，安全性雖然同樣受到消防因素和人為因素的影響，但其重大優(yōu)勢(shì)是可以通過成本極低而效率極高的“備份”設(shè)置避免損壞?！皞浞荨钡臋n案的效用同原件相同，“備份”與原件同時(shí)損毀的可能性很小，甚至還可以通過增加“備份”設(shè)置數(shù)量進(jìn)一步降低這種可能性。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和信息化檔案管理的“兼容”問題

1.檔案管理制度的滯后

從傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)換亟需突破的障礙就是現(xiàn)行的檔案管理制度。當(dāng)前多數(shù)辦公室或檔案管理單位制定的管理制度，是基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的角度。即使在今天檔案生成方式多數(shù)轉(zhuǎn)為電子或可以實(shí)現(xiàn)基本電子化生成的情況下，依然是為了兼顧檔案管理的規(guī)章制度，將電子文檔轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文檔，不僅效率低下，而且造成了大量的資源浪費(fèi)。面對(duì)檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，很多單位沒有在制度上肯定數(shù)字檔案的效用，沒有將數(shù)字檔案逐步替代紙質(zhì)檔案的計(jì)劃。這樣，在檔案管理工作中造成的一個(gè)普遍情況是，高度信息化的辦公設(shè)備和智能化的辦公流程，與傳統(tǒng)僵化、高度依賴人力操作的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)并行。

2.人員和設(shè)施設(shè)備不足

檔案從紙質(zhì)媒介向數(shù)字化存儲(chǔ)轉(zhuǎn)換的過程中，需要有相應(yīng)的具備信息化能力的工作人員完成這項(xiàng)任務(wù)。紙質(zhì)檔案的管理工作內(nèi)容主要是給文件編號(hào)、歸納歸類、歸檔、查閱借閱等，程序化的手工勞動(dòng)對(duì)多數(shù)檔案從業(yè)人員而言并不復(fù)雜，但信息化條件下的檔案管理要求工作人員熟練使用電子設(shè)備的掃描、智能識(shí)別、自動(dòng)存儲(chǔ)、權(quán)限歸類、安全加密等智能化手段，還要學(xué)會(huì)遠(yuǎn)程查閱、安全監(jiān)控等網(wǎng)絡(luò)功能的搭建。這要求相關(guān)工作人員在知識(shí)儲(chǔ)備和專業(yè)能力要兼具檔案管理和網(wǎng)絡(luò)工程雙重標(biāo)準(zhǔn)。文件的生產(chǎn)的數(shù)據(jù)異構(gòu)型也是從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向數(shù)字檔案的障礙。辦公室工作當(dāng)中，各類文件以不同的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，雖然便于辦公室日常工作使用，但對(duì)檔案管理人員多有不便。處理這些數(shù)據(jù)，工作人員要將文件按照不同的屬性以及來源、形式進(jìn)行分類存儲(chǔ)，不同格式的檔案存儲(chǔ)極大影響了工作效率，甚或遲滯檔案信息化的進(jìn)程。

3.網(wǎng)絡(luò)信息安全的威脅

檔案信息化的運(yùn)營有互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)兩種。檔案信息化管理通過互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營的優(yōu)勢(shì)在于方便快捷高效，在工作場(chǎng)合和非工作場(chǎng)合具備互聯(lián)網(wǎng)的條件下都可以進(jìn)行檔案管理工作，但缺點(diǎn)是易于遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊，造成信息泄露或威脅檔案安全。通過局域網(wǎng)運(yùn)行的檔案管理，避免了網(wǎng)絡(luò)攻擊，一般不容易造成信息泄露樓，但這種運(yùn)營方式的缺點(diǎn)也顯而易見，就是受到局域網(wǎng)和終端的極大限制，檔案管理的效率也相應(yīng)降低。鑒于這兩種信息化運(yùn)營的缺漏，很多單位在推動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化的過程中就顧慮重重。

三、在信息化條件下提升辦公室檔案管理的策略探討

1.強(qiáng)化檔案信息先進(jìn)數(shù)字技術(shù)應(yīng)用

信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，舊的系統(tǒng)漏洞很快在技術(shù)進(jìn)步中彌補(bǔ)。很多單位顧慮重重的檔案信息化管理運(yùn)營中的安全問題，已經(jīng)有了良好的解決方案。受到很多政府政務(wù)網(wǎng)管理運(yùn)營模式的啟發(fā)，檔案信息化管理系統(tǒng)可以采用同樣的模式運(yùn)營，通過開發(fā)的VPN軟件鏈接互聯(lián)網(wǎng)管理檔案信息。這樣一方面充分利用了互聯(lián)網(wǎng)的便捷，擺脫了局域網(wǎng)的限制，隨時(shí)隨地可以管理檔案信息;另一方面通過VPN給擁有權(quán)限的人進(jìn)行了身份識(shí)別，確保了網(wǎng)絡(luò)安全。對(duì)絕大多數(shù)檔案管理單位而言，通過VPN鏈接互聯(lián)網(wǎng)的方式基本上能夠滿足便捷管理和安全保障的需要。

2.建立檔案信息化發(fā)展的制度保障

檔案管理制度要實(shí)現(xiàn)以紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)為以數(shù)字檔案管理制度為目標(biāo)。這不僅是目標(biāo)內(nèi)容上的切換，而是工作方法、流程、理念、設(shè)備設(shè)施全方位的更新。在推進(jìn)制度建設(shè)的過程中，尤為注意辦公室文件、檔案的生產(chǎn)過程，強(qiáng)化統(tǒng)一格式，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)，消除數(shù)字文檔與紙質(zhì)文檔實(shí)際效用差異。檔案信息化不能由個(gè)別單位個(gè)別部門推進(jìn)，而是要系統(tǒng)化的進(jìn)行，檔案管理部門、單位和檔案館要協(xié)同建立有效銜接的制度體系，暢通檔案從產(chǎn)生到查閱借閱的制度流程。需要注意的是，部門重要文件在當(dāng)前的法律和政策的條件下，其生成檔案依然要以紙質(zhì)文檔為主，經(jīng)處理成為數(shù)字文檔后，供查閱借閱使用，但紙質(zhì)文檔要按照原來的規(guī)定妥善保存。

3.加強(qiáng)管理人員的信息化業(yè)務(wù)能力

從當(dāng)前檔案信息化的建設(shè)進(jìn)度來看，技術(shù)障礙存在的可能性越來越低，人為阻礙則明顯增多。檔案管理人員在主觀意愿、業(yè)務(wù)能力、知識(shí)儲(chǔ)備、學(xué)習(xí)能力等不同層面影響檔案信息化的推進(jìn)。

因此，要消除推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的人為阻礙，首先要培樹檔案管理人員的職業(yè)責(zé)任感。辦公室人員無論是專職還是全職，其檔案管理責(zé)任應(yīng)通過制度明確，并與個(gè)人工作績效和法律責(zé)任直接聯(lián)系。其次，要挖掘辦公室內(nèi)部專業(yè)人才。要有目的的發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)、檔案管理相關(guān)專業(yè)人員處理檔案數(shù)據(jù)，為全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)儲(chǔ)備專業(yè)技術(shù)人才。最后，對(duì)轉(zhuǎn)崗或兼職負(fù)責(zé)檔案工作的人員，要注重多渠道提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)的，通過規(guī)培和第三方培訓(xùn)，不斷夯實(shí)檔案管理和信息技術(shù)業(yè)務(wù)水平。

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