樓望江

摘? 要： 浙江廣播電視集團(tuán)干部人事檔案管理信息化的研究和設(shè)計(jì)，包含對(duì)干部人事檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題挑戰(zhàn)的研究分析，對(duì)干部人事檔案管理信息系統(tǒng)總體思路和系統(tǒng)架構(gòu)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，以及對(duì)項(xiàng)目各個(gè)子系統(tǒng)和功能模塊的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)。涵蓋了干部人事檔案數(shù)字化采集、業(yè)務(wù)流程、檔案閱覽等功能模塊，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的信息化、智能化應(yīng)用。

關(guān)鍵詞： 干部人事檔案; 檔案管理; 數(shù)字化; 信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? 文章編號(hào)：1006-8228（2020）02-112-05

Research and design of the informatization of cadre personnel archives management

of Zhejiang Radio and Television Group

Lou Wangjiang

（Department of Personnel Management of Zhejiang Radio and Television Group， Hangzhou， Zhejiang 310005， China）

Abstract： The research and design of cadre personnel archives management informationization of Zhejiang Radio and Television Group includes the research and analysis of the current situation and challenges of cadre personnel archives management， the planning and design of the general idea and system architecture of cadre personnel archives management information system， and the design and implementation of various subsystems and functional modules of the project， covering functions modules of digital collection， business process and file reading of cadre personnel archives， realizing the informatization and intelligent utilization of cadre personnel archives.

Key words： cadre personnel archives; archives management; digitization; informationization

0 引言

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理已難以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需求，為了順應(yīng)干部人事檔案發(fā)展的新趨勢(shì)。需思考如何按照中央和省委的要求，創(chuàng)新干部檔案管理的方法手段、規(guī)范完善干部人事檔案工作，這是每一個(gè)組織人事部門(mén)的責(zé)任和義務(wù)。對(duì)省級(jí)廣播電視管理部門(mén)而言，干部人事檔案數(shù)量大、材料多、業(yè)務(wù)重，因此，我們開(kāi)展了集團(tuán)干部人事檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施工作，旨在通過(guò)此項(xiàng)目提高干部人事檔案工作的真實(shí)性、安全性和時(shí)效性 [1]?；诖?，本文結(jié)合新的政策、形勢(shì)和要求，分析干部人事檔案管理的發(fā)展需要以及面臨的挑戰(zhàn)。同時(shí)，提出干部人事檔案信息化的架構(gòu)設(shè)計(jì)建議，深入剖析各模塊功能設(shè)計(jì)的規(guī)劃和思路，探索干部人事檔案信息化建設(shè)的方式方法。

1 管理現(xiàn)狀和問(wèn)題挑戰(zhàn)

從20世紀(jì)80年代開(kāi)始至今，干部人事檔案信息化經(jīng)歷了單機(jī)檢索、單機(jī)與局域網(wǎng)相結(jié)合，到目前的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)三個(gè)階段。這個(gè)過(guò)程是國(guó)家關(guān)于檔案管理政策的發(fā)展過(guò)程，也是網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、硬件、軟件更新?lián)Q代的發(fā)展過(guò)程，國(guó)家政策和信息化發(fā)展水平直接決定了干部檔案信息化的設(shè)計(jì)理念和應(yīng)用水平[2]。人事檔案信息化管理意識(shí)缺乏、檔案資料信息更新滯后、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后、安全性要求高、信息化管理人才缺乏等問(wèn)題給檔案管理信息化帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，成為了新時(shí)期事業(yè)單位干部人事檔案管理部門(mén)無(wú)法回避、亟待解決的重大問(wèn)題[3]。

2 架構(gòu)和總體思路

按照總體規(guī)劃思路，本項(xiàng)目整體設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)干部檔案綜合信息管理平臺(tái)，分步完善各個(gè)功能模塊和子系統(tǒng)。另外，隨著當(dāng)前應(yīng)用軟件和計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，在具體實(shí)施開(kāi)發(fā)過(guò)程中，還需要考慮一定的前瞻性，防止因?yàn)榧嫒菪缘葐?wèn)題減少了平臺(tái)的生命周期[4]。

2.1 總體架構(gòu)

干部人事檔案管理信息化項(xiàng)目的總體設(shè)計(jì)如圖1所示。

干部人事檔案信息化建設(shè)分為五大子系統(tǒng)：檔案采集系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案閱覽系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)和安全控制系統(tǒng)。各個(gè)子系統(tǒng)分層次構(gòu)建，多個(gè)子系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)設(shè)計(jì)方案，有機(jī)結(jié)合，為集團(tuán)干部員工搭建一個(gè)功能強(qiáng)大的干部人事檔案信息管理應(yīng)用平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)干部檔案信息化管理，大幅提高干部人事檔案工作水平及效率。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案

本項(xiàng)目是干部人事檔案信息化工程項(xiàng)目，除了干部人事檔案信息化管理應(yīng)用平臺(tái)的建設(shè)，還有工作環(huán)境部署、數(shù)字資源建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。本項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)鏈路圖如圖2所示。

干部人事檔案信息化項(xiàng)目基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)分為五個(gè)部分，分別為數(shù)字檔案信息機(jī)房、檔案庫(kù)房管理部門(mén)、數(shù)字檔案采集工作組、檔案管理部門(mén)、檔案查借閱用戶(hù)。其中硬件部分包括了服務(wù)器、磁盤(pán)陣列、磁帶存儲(chǔ)備份庫(kù)、電腦終端、路由器、交換機(jī)、防火墻、打印機(jī)、掃描儀以及監(jiān)控設(shè)備等。應(yīng)用支撐軟件部分包括了Windows Server操作系統(tǒng)、Windows 7操作系統(tǒng)、SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)等。

2.3 安全防范策略

項(xiàng)目安全防范策略是組合式的，既要考慮技術(shù)手段，也要考慮管理方法的運(yùn)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)規(guī)化、監(jiān)控布置、信息技術(shù)、管理策略等一起組成全面的安全防范措施[5]。詳細(xì)說(shuō)明如下。

⑴ 物理隔離。人事檔案是需要絕對(duì)保證安全的，而當(dāng)前信息化最大的安全隱患來(lái)自于網(wǎng)絡(luò)。因此，本項(xiàng)目采用物理隔離方式來(lái)解決網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，通過(guò)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，阻斷具有潛在威脅的連接。

⑵ 監(jiān)控系統(tǒng)。項(xiàng)目在數(shù)字檔案信息機(jī)房、數(shù)字檔案閱覽室都布置了完整的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)突發(fā)性異常事件的過(guò)程進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)視和記憶，對(duì)管理員和用戶(hù)進(jìn)行實(shí)時(shí)操作監(jiān)控，用以高效、及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和處理安全事故。

⑶ 備份與還原。在軟件實(shí)施開(kāi)發(fā)中，本項(xiàng)目設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)備份和還原功能，還建立了磁帶存儲(chǔ)備份庫(kù)，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)定期自動(dòng)備份和人工不定期備份來(lái)保障檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)安全。

⑷ 傳輸加密和存儲(chǔ)加密。加密傳輸指的是對(duì)傳輸過(guò)程中的數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)，有效防止非法用戶(hù)通過(guò)截取數(shù)據(jù)流等手段獲取數(shù)據(jù)信息;加密存儲(chǔ)指的是對(duì)存儲(chǔ)圖像數(shù)據(jù)采用加密技術(shù)，有效防止檔案材料數(shù)據(jù)泄露和傳播。

⑸ 授權(quán)管理。一是通過(guò)多種授權(quán)方式對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分級(jí)控制，根據(jù)管理權(quán)限控制檔案閱檔范圍，更好地規(guī)范查閱檔案制度。二是通過(guò)設(shè)置用戶(hù)組權(quán)限的方式對(duì)人事檔案信息化應(yīng)用模塊進(jìn)行分級(jí)控制，根據(jù)用戶(hù)權(quán)限控制軟件功能的使用，更好地規(guī)范檔案利用制度。

2.4 技術(shù)路線(xiàn)

本項(xiàng)目采用Browser/Server系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)技術(shù)，使用JAVA開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，數(shù)據(jù)庫(kù)采用了SQL Server 2012。此種技術(shù)路線(xiàn)方案可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化應(yīng)用平臺(tái)的強(qiáng)大功能，開(kāi)發(fā)成本也相對(duì)較低，對(duì)硬件配置要求也不高。

該項(xiàng)目中的干部人事檔案信息化應(yīng)用平臺(tái)所需要存儲(chǔ)數(shù)據(jù)就是檔案的信息和內(nèi)容，在SQL Server 2012中建立數(shù)據(jù)庫(kù)，就是要逐卷逐頁(yè)管理好每一本數(shù)字檔案。因此需要依次設(shè)計(jì)組織信息表、人員信息表、檔案目錄信息表、圖片文件說(shuō)明表等，完整保存每一張圖片信息，準(zhǔn)確地對(duì)應(yīng)每一頁(yè)檔案材料的目錄信息和圖像數(shù)據(jù)。根據(jù)集團(tuán)人事檔案規(guī)模，本項(xiàng)目需要的布置原始磁盤(pán)空間配置容量在20T以上的磁盤(pán)陳列一套。項(xiàng)目采用了支持RAID5，雙控制器磁盤(pán)陣列[6]。

3 項(xiàng)目子系統(tǒng)和功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)中央和省委的工作要求，本項(xiàng)目組織人事部門(mén)研究分析，梳理了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和功能需求。干部人事檔案信息化管理主要圍繞數(shù)字化采集、日常業(yè)務(wù)處理、檔案閱覽這三個(gè)主要需求來(lái)設(shè)計(jì)，具體由檔案采集系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案閱覽系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)和安全控制系統(tǒng)這五個(gè)子系統(tǒng)組成。

3.1 檔案采集系統(tǒng)

檔案采集系統(tǒng)貫穿于干部人事檔案數(shù)字化的全過(guò)程，數(shù)字化檔案工作人員拿到紙質(zhì)檔案后，先進(jìn)行紙質(zhì)檔案整理，按照《干部人事檔案工作條例》的要求進(jìn)行分類(lèi)確認(rèn)、材料查缺補(bǔ)漏，然后在系統(tǒng)平臺(tái)中新建干部信息，建立檔案目錄，再通過(guò)系統(tǒng)連接掃描儀逐頁(yè)掃描檔案材料。掃描完成后檔案工作人員對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行審核確認(rèn)，防止缺頁(yè)漏項(xiàng)。確認(rèn)無(wú)誤后，工作人員再對(duì)每一頁(yè)圖像文件進(jìn)行糾正偏離、去除污漬、去除黑邊等處理，同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行高清化轉(zhuǎn)換。處理完畢后經(jīng)最終審核完成數(shù)字檔案的確認(rèn)入庫(kù)。

該子系統(tǒng)包括了干部檔案的基本信息錄入功能、目錄建立調(diào)整功能、檔案材料掃描功能、數(shù)字圖像處理和高清化轉(zhuǎn)換功能、干部檔案審核管理、數(shù)字檔案光盤(pán)制作功能、審核移交反饋功能等。

3.2 業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

干部人事檔案日常業(yè)務(wù)既要強(qiáng)調(diào)紀(jì)律也要優(yōu)化服務(wù)。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程電子化，涵蓋了檔案工作人員接收采集檔案材料、審查審核、查借閱、梳理編目、轉(zhuǎn)遞調(diào)動(dòng)、統(tǒng)計(jì)查詢(xún)等日常業(yè)務(wù)。主要包括日常管理、報(bào)表打印、系統(tǒng)維護(hù)三個(gè)部分。

⑴ 日常管理：日常管理部分實(shí)現(xiàn)了對(duì)組織人事部門(mén)日常的檔案管理業(yè)務(wù)的管理，是干部人事檔案工作人員最經(jīng)常性使用的模塊，具體實(shí)現(xiàn)了檔案閱覽、整卷接收、入庫(kù)登記、轉(zhuǎn)遞調(diào)出、材料接收、材料轉(zhuǎn)出、人員調(diào)動(dòng)等。

⑵ 報(bào)表打?。簣?bào)表打印部分能夠快速全面獲取日常報(bào)表數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以另存為Excel電子表格。打印的內(nèi)容支持了人事檔案目錄、干部人事檔案背脊、數(shù)字檔案評(píng)分表、數(shù)字檔案報(bào)送單、花名冊(cè)等。

⑶ 系統(tǒng)維護(hù)：系統(tǒng)維護(hù)部分是支撐業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，具體內(nèi)容包括組織機(jī)構(gòu)維護(hù)、用戶(hù)管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)和日志管理、代碼維護(hù)等。其中用戶(hù)管理包括用戶(hù)的新增刪除和功能權(quán)限的設(shè)置，日志管理是操作人員操作過(guò)程的記錄，系統(tǒng)備份和還原是保障檔案管理數(shù)據(jù)和數(shù)字化材料數(shù)據(jù)安全的重要保障。

3.3 檔案閱覽系統(tǒng)

檔案閱覽系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)用戶(hù)在客戶(hù)端中查閱檔案、借閱實(shí)體檔案以及管理查詢(xún)?nèi)罩镜裙δ?。該子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)數(shù)字檔案閱覽業(yè)務(wù)電子化，通過(guò)線(xiàn)上流程審批，高效化審批檔案查閱申請(qǐng)和閱覽干部人事數(shù)字檔案，并保留了所有閱覽的記錄，便于日后的研判分析。網(wǎng)上閱覽可以按組織機(jī)構(gòu)或人員拼音查詢(xún)，可以實(shí)現(xiàn)檔案目錄及原件瀏覽、原件打印等功能，同時(shí)提供了數(shù)字檔案利用意見(jiàn)反饋表、檔案查借閱日志及審計(jì)功能。此外還包括干部檔案指標(biāo)采集統(tǒng)計(jì)查詢(xún)模塊、數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)及編研功能。

此系統(tǒng)中用戶(hù)角色分成了五種，分別是系統(tǒng)用戶(hù)、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、審批人員、干部調(diào)配工作人員和人事專(zhuān)員。其中審批人員也是干部檔案管理人員，可完成對(duì)檔案所有管理工作，在本系統(tǒng)中也是向集團(tuán)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)閱檔申請(qǐng)、建立用戶(hù)、分配閱覽范圍權(quán)限的角色。具體的閱檔流程如圖3所示，干部調(diào)配工作人員和人事專(zhuān)員需要填寫(xiě)申請(qǐng)單通過(guò)科室負(fù)責(zé)人審批后，再由管檔管理人員和組織人事部門(mén)審批，全部通過(guò)后，可進(jìn)行查閱數(shù)字化檔案。

3.4 配置管理系統(tǒng)

配置管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)用戶(hù)管理、權(quán)限分配、角色管理及其他配置項(xiàng)的統(tǒng)一集中管理，主要由用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)交換、系統(tǒng)配置三個(gè)模塊組成，主要是結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、效率優(yōu)化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及備份、系統(tǒng)遷移、與其他系統(tǒng)對(duì)接等主要業(yè)務(wù)。配置管理是系統(tǒng)正常運(yùn)維、信息加固的必要措施。

用戶(hù)權(quán)限管理模塊可以設(shè)置用戶(hù)基本信息、用戶(hù)類(lèi)型、登陸模式，可以對(duì)所有用戶(hù)進(jìn)行用戶(hù)組的管理，然后按照實(shí)際情況對(duì)各個(gè)用戶(hù)組分配角色，有效控制用戶(hù)的功能使用范圍、操作范圍。數(shù)據(jù)交換模塊由數(shù)據(jù)遷移、水印管理、數(shù)據(jù)接口三個(gè)功能組成，可以將已完成的數(shù)字化人事檔案按照機(jī)構(gòu)和人員數(shù)據(jù)制作成數(shù)據(jù)包，在另一臺(tái)設(shè)備上無(wú)縫還原;可以對(duì)數(shù)字化的人事檔案設(shè)置水印防止檔案被篡改;預(yù)留的數(shù)據(jù)接口則是為了未來(lái)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)互相訪(fǎng)問(wèn)調(diào)用提供了便捷。系統(tǒng)配置模塊包括了回收站管理、密碼修改、參數(shù)設(shè)置等功能，為系統(tǒng)提供了配置、設(shè)置、維護(hù)等功能，方便應(yīng)用。

3.5 安全控制系統(tǒng)

安全控制系統(tǒng)是圍繞整個(gè)項(xiàng)目信息安全數(shù)據(jù)安全、用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)安全兩個(gè)方面建設(shè)的功能系統(tǒng)，主要由授權(quán)加密、數(shù)據(jù)安全兩部分組成，可實(shí)現(xiàn)加密傳輸、區(qū)域授權(quán)、數(shù)字水印、日志管理、審計(jì)管理、備份與恢復(fù)等功能，是整個(gè)項(xiàng)目安全運(yùn)行的基礎(chǔ)。

授權(quán)加密有三員管理、加密傳輸、加密存儲(chǔ)、分區(qū)域授權(quán)四個(gè)功能組成。三員管理功能參照保密法規(guī)設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全保密管理員、安全升級(jí)人員這三員進(jìn)行獨(dú)立管理;加密傳輸指的是本系統(tǒng)中數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中采用了AES加密技術(shù)，有效防止非法用戶(hù)通過(guò)截取數(shù)據(jù)流等手段獲取數(shù)據(jù)信息;加密存儲(chǔ)指的是本系統(tǒng)中采用專(zhuān)用加密技術(shù)，高壓縮比、高保密度，只能通過(guò)本系統(tǒng)方可進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的閱覽、處理等操作;分區(qū)域授權(quán)指的系統(tǒng)提供多種授權(quán)方式，更好地控制檔案閱檔范圍，更好地規(guī)范查閱檔案制度。

數(shù)據(jù)安全由密級(jí)標(biāo)識(shí)、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)、備份恢復(fù)三個(gè)功能組成。密級(jí)標(biāo)識(shí)是為了增強(qiáng)用戶(hù)的數(shù)據(jù)安全保密意識(shí);數(shù)據(jù)檢驗(yàn)?zāi)軌驅(qū)ハ噢D(zhuǎn)遞的數(shù)據(jù)包進(jìn)行檢驗(yàn)，備份恢復(fù)為項(xiàng)目其它功能模塊提供了數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)的功能。

4 結(jié)束語(yǔ)

干部人事檔案管理系統(tǒng)的整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程。推動(dòng)干部檔案管理信息化建設(shè)，既要保證數(shù)字檔案的一致性，也要促進(jìn)人事檔案管理的高效性，更要確保系統(tǒng)建設(shè)的安全性。

本文通過(guò)介紹浙江廣電集團(tuán)干部人事檔案信息化管理項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)，旨在建立健全干部人事數(shù)字檔案科學(xué)利用機(jī)制，為全面歷史辯證地評(píng)價(jià)干部提供真實(shí)有據(jù)可查的檔案信息，逐步實(shí)現(xiàn)干部檔案比對(duì)分析、業(yè)務(wù)支撐、數(shù)字呈現(xiàn)展示等功能，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的科學(xué)化、智能化利用。在數(shù)字檔案室建設(shè)的同時(shí)，關(guān)于如何推進(jìn)信息資源開(kāi)發(fā)，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)、BI等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案專(zhuān)網(wǎng)查詢(xún)、檔案活化等，這些還有待進(jìn)一步研究和解決。希望本文能為正在或即將建設(shè)數(shù)字檔案室、人事檔案管理系統(tǒng)的電視媒體同仁提供一定的參考。

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