劉 佳

黃河出版?zhèn)髅郊瘓F(tuán)寧夏人民教育出版社有限公司 寧夏 銀川750001

一、構(gòu)建出版ERP管理系統(tǒng)的背景

現(xiàn)代企業(yè)廣泛使用的ERP (Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計(jì)劃,最初是運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)管理概念結(jié)合信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想,收集各項(xiàng)企業(yè)各項(xiàng)系統(tǒng)資源信息,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源管理的優(yōu)化而建立的一個(gè)系統(tǒng)化的全面管理平臺(tái),功能涉及企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、計(jì)劃、控制、決策和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。發(fā)展到二十世紀(jì)九十年代ERP所代表的含義被擴(kuò)大,涵蓋了現(xiàn)代企業(yè)各個(gè)管理環(huán)節(jié)。該系統(tǒng)跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界,借由企業(yè)內(nèi)部資源的合理分配提高財(cái)務(wù)管理水平、提高利潤(rùn)率、降低企業(yè)成本,是基于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)時(shí)代的信息管理系統(tǒng)。筆者所探討的是如何在出版這個(gè)行業(yè)構(gòu)建ERP系統(tǒng)。

自我國(guó)經(jīng)營(yíng)性出版單位成為國(guó)有企業(yè)開始,出版市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)便不斷的推動(dòng)著出版業(yè)的高速發(fā)展。

伴隨著出版業(yè)的高速發(fā)展,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)顯現(xiàn)出明顯白熱化的態(tài)勢(shì),如何在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得更多的戰(zhàn)略機(jī)遇,成為了H 出版社迫在眉睫需要解決的問題。由于出版企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息化已成為企業(yè)發(fā)展的有力推手,國(guó)際各知名的出版機(jī)構(gòu)早已搭建起了ERP平臺(tái)且因此而獲益,H 出版社必須盡快完善數(shù)字化管理手段和措施以縮短與先進(jìn)出版機(jī)構(gòu)之間的差距,通過(guò)出版ERP業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)施有效促進(jìn)H 出版社戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),提高圖書編輯出版業(yè)務(wù)效率,增強(qiáng)H 出版社的核心競(jìng)爭(zhēng)力,使出版高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

H 出版社自1952成立以來(lái),作為N省唯一一家出版單位一直負(fù)責(zé)著N省各種類型的圖書出版,也曾涌現(xiàn)大量的優(yōu)秀作品和出版名家。直至2010年,全國(guó)出版單位都進(jìn)行了文化企業(yè)改制,出版市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈程度在短時(shí)間內(nèi)急劇提高,同時(shí)還面臨著出版內(nèi)容“三化”的嚴(yán)峻挑戰(zhàn),即:國(guó)際化、數(shù)據(jù)化、信息化。H 出版社的市場(chǎng)占有率受到了大規(guī)模的壓縮,面對(duì)海量又繁雜的出版信息如果還沿用過(guò)去依靠行政的管理理念必然無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代圖書出版市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)要求,隨著H 出版社轉(zhuǎn)企改革的程度加深,無(wú)論是圖書出版量還是出版從業(yè)人員的人數(shù)都在快速的增長(zhǎng),相應(yīng)的出版業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的任務(wù)量不斷增加,但舊有的出版業(yè)務(wù)流程和管理模式在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)還在繼續(xù)沿用。與此同時(shí),依托“用友”平臺(tái)的財(cái)務(wù)ERP和“科迪通”平臺(tái)的發(fā)行ERP管理系統(tǒng)作為兩個(gè)數(shù)據(jù)不互通的系統(tǒng)在獨(dú)立的運(yùn)行,使得H出版社的信息孤島化日益嚴(yán)重,目前迫切需要構(gòu)建效率更高的出版業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的數(shù)據(jù)串聯(lián)起來(lái)。

二、出版業(yè)的現(xiàn)狀

國(guó)際出版業(yè)的規(guī)模不斷增大,出版領(lǐng)域規(guī)?；?、數(shù)字化的趨勢(shì)已成為所有出版人的共識(shí),也是出版尋求更大發(fā)展的突破口。國(guó)外出版集團(tuán)通過(guò)并購(gòu)等方式日益壯大,國(guó)內(nèi)出版集團(tuán)則選擇了強(qiáng)勢(shì)資源互補(bǔ)的合作模式,這更加激化了出版市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)。這種競(jìng)爭(zhēng)一方面體現(xiàn)在作者資源的競(jìng)爭(zhēng),另一方面體現(xiàn)在資深編輯資源的競(jìng)爭(zhēng)。為獲得更大的利潤(rùn)增長(zhǎng)空間,各個(gè)出版單位對(duì)過(guò)去積累所得的出版資源和已經(jīng)形成的品牌效應(yīng)不斷進(jìn)行深度的挖掘和創(chuàng)造。因此,各大出版集團(tuán)為了實(shí)現(xiàn)使出版效率有效提高、加快出版速度和借助大數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌做出準(zhǔn)確的適合自己發(fā)展的數(shù)據(jù)分析的目的,已經(jīng)構(gòu)建出了完全適應(yīng)出版發(fā)展新要求出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)。同時(shí)該系統(tǒng)的覆蓋可以對(duì)過(guò)去積累的傳統(tǒng)出版資源進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和改造,通過(guò)對(duì)這些資源的數(shù)字化再生、改造,進(jìn)一步開拓融合出版的藍(lán)海市場(chǎng),創(chuàng)造高額利潤(rùn)空間。

國(guó)內(nèi)各大出版社在2010年完成轉(zhuǎn)企改制后,多數(shù)國(guó)有出版單位以地域?yàn)榛鶞?zhǔn)整合成為了大型的出版集團(tuán)。整合形成的出版集團(tuán)在出版市場(chǎng)上占據(jù)著龐大的市場(chǎng)份額,在品牌效應(yīng)和地域市場(chǎng)等方面具備了絕對(duì)優(yōu)勢(shì),還有部分出版機(jī)構(gòu),借助IT技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù),在融合出版方面取得了不錯(cuò)的成績(jī)。而國(guó)外出版機(jī)構(gòu)在向國(guó)內(nèi)版權(quán)輸入的過(guò)程中不但輸入出版物,更是將其先進(jìn)的出版理念、編發(fā)流程和管理模式一并輸入,這給國(guó)內(nèi)出版社施加了前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力和挑戰(zhàn)。

出版單位面臨著激烈的集團(tuán)化、數(shù)據(jù)化和信息化的競(jìng)爭(zhēng),民營(yíng)出版機(jī)構(gòu)和國(guó)外出版機(jī)構(gòu)對(duì)整個(gè)出版市場(chǎng)的參與程度不斷加大,“當(dāng)當(dāng)”“天貓”“京東”等網(wǎng)上發(fā)行渠道勢(shì)頭兇猛,不斷的擠壓出版單位的生存空間。信息化較為成熟的出版機(jī)構(gòu),具有較為完善的信息化管理系統(tǒng),覆蓋了從選題到出書的整個(gè)出版流程,專業(yè)的、細(xì)化的分工,使得編輯力量得到充分的發(fā)揮,從而促使出版效率和質(zhì)量都得到較大提高。而H 出版社仍采用“word+excle”傳統(tǒng)方式的數(shù)據(jù)采集模式,從圖書選題申報(bào)、發(fā)稿到印制都經(jīng)由線下完成,造成了出版周期長(zhǎng)、信息孤島化嚴(yán)重的問題,同時(shí)對(duì)人力資源的需求增大,導(dǎo)致出版效率難以進(jìn)一步提高,紙質(zhì)檔案及稿件難以有效的長(zhǎng)期保存,并且所有的出版數(shù)據(jù)難以準(zhǔn)確、快速、詳實(shí)的形成可分析性數(shù)據(jù)。因此急需進(jìn)一步的在出版信息管理方面提高效率。

自2011年我國(guó)出版機(jī)構(gòu)完成轉(zhuǎn)企改制后后,國(guó)內(nèi)外各大出版機(jī)構(gòu)的優(yōu)秀出版資源競(jìng)爭(zhēng)激烈,國(guó)內(nèi)出版行業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)隨著出版數(shù)字化、信息化、國(guó)際化越來(lái)越快的發(fā)展速度日益嚴(yán)峻,過(guò)去長(zhǎng)期沿用的出版流程、體制觀念已經(jīng)嚴(yán)重限制了出版單位在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。H出版社舊有的出版流程和體制觀念已無(wú)法滿足激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的要求,較之信息化較為成熟的出版機(jī)構(gòu)無(wú)法在出版周期、人力資源消耗和搶占市場(chǎng)機(jī)遇等方面取得優(yōu)勢(shì)地位,為此必須加快管理信息化的改革步伐。

二、構(gòu)建出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)的重要性

(一)出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)的構(gòu)成。H出版社將要構(gòu)建的出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng),是要把過(guò)去孤島化的出版業(yè)務(wù)的全流程有機(jī)鏈接起來(lái),包括且不限于:信息管理、印務(wù)、發(fā)行、財(cái)務(wù)、庫(kù)房等各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng),以便于實(shí)施全方位的內(nèi)部控制。其中編務(wù)環(huán)節(jié)是圖書出版數(shù)據(jù)的源頭,因此編務(wù)ERP系統(tǒng)就是出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)之始,據(jù)筆者統(tǒng)計(jì)在這個(gè)階段的圖書信息種類達(dá)30多項(xiàng),其準(zhǔn)確性和完整性將為之后所有流程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性奠定基礎(chǔ)。

(二)編務(wù)ERP系統(tǒng)的作用。

H 出版社經(jīng)過(guò)改制后發(fā)展速度急劇加快,使得出版編務(wù)工作量也隨之幾何倍增長(zhǎng),以前舊有的流程和管理模式不但無(wú)法滿足新體制下出版的工作需求,甚至已成為發(fā)展的掣肘。依托于人工和“word+excle”傳統(tǒng)方式的數(shù)據(jù)采集手段,在圖書選題報(bào)送、書號(hào)配發(fā)、編發(fā)稿件、合同審核處理等方面不僅耗時(shí)費(fèi)力,還難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。尤其是稿件加工環(huán)節(jié),紙質(zhì)的各種數(shù)據(jù)單和稿件需經(jīng)過(guò)“三審三?！暗膶徍撕褪趾?雖然經(jīng)過(guò)多流程的審核能保證較高的準(zhǔn)確性,但電子表格和紙質(zhì)表格容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況,除卻核對(duì)難度大的問題,反復(fù)的退改也造成出版周期的大幅延長(zhǎng),給市場(chǎng)圖書的發(fā)行埋下隱患。

綜上所述,H出版社迫切的需要一套適應(yīng)現(xiàn)今出版業(yè)務(wù)需求的關(guān)務(wù)ERP系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理。

編務(wù)ERP系統(tǒng)作為系統(tǒng)中主要數(shù)據(jù)的提供者,在出版ERP系統(tǒng)中發(fā)揮著核心作用。編務(wù)ERP系統(tǒng)的主要功能和作用是為實(shí)現(xiàn)從圖書選題環(huán)節(jié)開始的圖書出版全流程的高效管理,該系統(tǒng)最終生成的數(shù)據(jù)信息將為出版流程及發(fā)行流程等后續(xù)環(huán)節(jié)提供數(shù)據(jù)信息,印務(wù)、財(cái)務(wù)、發(fā)行等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都需要編務(wù)ERP系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)完成后續(xù)的業(yè)務(wù)處理。

為了保證出版編務(wù)ERP系統(tǒng)符合使用需求,必須要以系統(tǒng)的效率高下作為布局的先決條件和核心要素;必須在編務(wù)環(huán)節(jié)的保障數(shù)據(jù)收集和傳遞的準(zhǔn)確性,才能保障下一審批部門的工作效率。

(三)編務(wù)ERP系統(tǒng)的布局。H 出版社編務(wù)工作主要是負(fù)責(zé)選題編制審核、書號(hào)管理、cip數(shù)據(jù)管理、發(fā)稿、與相關(guān)部門聯(lián)通等工作事項(xiàng)。

針對(duì)H 出版社編務(wù)工作的具體業(yè)務(wù)流程,結(jié)合對(duì)已有的圖書編輯業(yè)務(wù)流程進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性的深入調(diào)研,以企業(yè)ERP全面業(yè)務(wù)管理的理念為核心思想,構(gòu)建以工作流為基礎(chǔ)的編務(wù)管理工作模式,同時(shí)結(jié)合出版工作實(shí)際設(shè)計(jì)并實(shí)施編務(wù)ERP系統(tǒng)。

在本系統(tǒng)構(gòu)建開發(fā)時(shí),為實(shí)現(xiàn)編務(wù)數(shù)據(jù)的按需共享,應(yīng)在充分掌握系統(tǒng)的底層協(xié)議和接口規(guī)范的基礎(chǔ)上,開發(fā)出各模塊間完全兼容的產(chǎn)品。各部門使用同一數(shù)據(jù)庫(kù),可以最大程度的降低信息孤島化現(xiàn)象的影響,圖書出版的各項(xiàng)數(shù)據(jù)不再需要重復(fù)錄入,從根本上解決了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)各異的問題,同時(shí)降低出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)或垃圾數(shù)據(jù)等情況的概率。該系統(tǒng)可為出版社的日常工作提供一個(gè)功能強(qiáng)大、安全系數(shù)高、業(yè)務(wù)功能可拓展、可用性強(qiáng)的編務(wù)管理平臺(tái)。

為達(dá)到出版高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo),同時(shí)也為了使各業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、消除信息孤島化,應(yīng)全力推動(dòng)本系統(tǒng)在出版全流程的實(shí)施,從而達(dá)到能準(zhǔn)確及時(shí)的為H 出版社的出版方向、決策分析提供可靠數(shù)據(jù)支撐的目的。

(四)ERP管理系統(tǒng)實(shí)施面臨的問題。廣泛使用的財(cái)務(wù)“YY”ERP系統(tǒng)作為專業(yè)級(jí)財(cái)務(wù)軟件囊括了工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、建筑會(huì)計(jì)及行政會(huì)計(jì)等等各行各業(yè)的全部財(cái)務(wù)功能。而出版行業(yè)在財(cái)務(wù)核算管理環(huán)節(jié)較為簡(jiǎn)單,在財(cái)務(wù)“YY”ERP系統(tǒng)功能的使用中僅使用了其不到十分之一的功能,但卻為此支付著較大數(shù)額的費(fèi)用,對(duì)于H 出版社來(lái)說(shuō)該項(xiàng)支出并不符合企業(yè)發(fā)展要求,如無(wú)法設(shè)計(jì)出針對(duì)出版行業(yè)特點(diǎn)的財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng),就無(wú)法實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)模塊的無(wú)縫銜接,因此H 出版社和國(guó)內(nèi)知名ERP開發(fā)商不斷進(jìn)行深度調(diào)研,優(yōu)化流程設(shè)計(jì),目前已基本完成行之有效的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

四、出版編務(wù)ERP管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

為使設(shè)計(jì)出的編務(wù)ERP管理系統(tǒng)符合H 出版社ERP系統(tǒng)用戶使用需求,在設(shè)計(jì)時(shí)必須嚴(yán)格遵循實(shí)用性、先進(jìn)性及安全性三原則。

H 出版社編務(wù)ERP管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)包含編輯室模塊、綜合辦公室模塊和總編室功能模塊。綜合辦公室作為編務(wù)ERP管理系統(tǒng)的信息樞紐站點(diǎn),設(shè)計(jì)以下模塊:合同管理、選題審批、選題立項(xiàng)、選題查詢、選題撤銷、發(fā)稿處理、獲獎(jiǎng)登記、成書管理、社內(nèi)外編輯管理等功能模塊;編輯室功能設(shè)計(jì)以下模塊:選題申報(bào)、選題查詢、稿件三審三校、作者管理、結(jié)算管理等具體功能模塊;總編室涉及出版各流程的審核、出版活動(dòng)管理和出版制度管理等具體功能模塊的設(shè)計(jì);財(cái)務(wù)部門設(shè)計(jì)成本核算、稿酬審批、付酬審批、結(jié)算管理以及各類款項(xiàng)查詢等具體功能模塊設(shè)計(jì)。

五、結(jié)語(yǔ)

H 出版社ERP系統(tǒng)的正式上線將打破舊有的工作模式,給日常工作帶來(lái)更多的便捷。因此即便在實(shí)施的初期,可能會(huì)面臨系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)、流程不熟悉和認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一等問題,但是隨著不斷的磨合和改進(jìn),相信ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)正確性和便捷性可以提高工作效率,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理,也能為出版高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。