凌小英

摘 要：檔案的規(guī)范化管理無(wú)論是對(duì)于機(jī)關(guān)的工作順利地進(jìn)行還是對(duì)于社會(huì)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展都具有重要的意義。對(duì)于各級(jí)工作人員都應(yīng)該重視檔案規(guī)范化管理的重要性，明確自身的責(zé)任，積極的發(fā)現(xiàn)在檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題并及時(shí)的上報(bào)，遵守檔案管理制度，確保文檔的安全規(guī)范，更好的發(fā)揮檔案在日常工作中的作用，為機(jī)關(guān)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化

1 檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵性

檔案的重點(diǎn)是收集并保存資料，也具有種類繁多的特點(diǎn)，真實(shí)記載著存在于歷史中所發(fā)生的事件、任務(wù)或任務(wù)過(guò)程等，為后續(xù)的發(fā)展提供真實(shí)性的參考和借鑒，對(duì)于各個(gè)單位或企業(yè)而言，良好的檔案管理工作能夠回顧單位或企業(yè)的歷史真實(shí)面貌，也因此，任何的檔案管理部門(mén)需要將文件、音頻視頻等文件收集保存起來(lái)并進(jìn)行分類和整理，配合信息化技術(shù)，確保資料保存的質(zhì)量。

2 檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理硬件管理不到位，管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

有些企事業(yè)單位檔案管理室設(shè)施陳舊，通風(fēng)、防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施不標(biāo)準(zhǔn)。一些企事業(yè)單位由于資金緊張，相關(guān)設(shè)施得不到及時(shí)更新。甚至有的沒(méi)有專門(mén)的檔案室用來(lái)分類保管檔案資料，而是各部門(mén)各自為政將文書(shū)、人事、工程技術(shù)、財(cái)會(huì)等暫時(shí)不用的資料不加整理，隨便讓后勤人員堆在陰暗潮濕的倉(cāng)庫(kù)里。有些檔案管理人員也是單位按照顧性質(zhì)地安排那些體質(zhì)虛弱、文化程度不高、年齡較大的職工去兼職保管。另外，對(duì)于缺失的檔案沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)和保護(hù)，更難適應(yīng)企事業(yè)單位信息化電子檔案管理的新步伐。因此，企事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)更有待提高。

2.2 不適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理

檔案管理走信息化的道路是必然的趨勢(shì)，但是并不是說(shuō)檔案管理就必須要完全信息化，實(shí)際檔案不僅有數(shù)字檔案，還有紙質(zhì)檔案，如何協(xié)調(diào)兩種檔案的管理是一個(gè)非常值得思考的問(wèn)題，在信息時(shí)代，存在一種誤區(qū)，個(gè)別人認(rèn)為信息時(shí)代的計(jì)算機(jī)可以代替很多東西，當(dāng)數(shù)字化檔案建立起來(lái)以后，紙質(zhì)檔案就變得可有可無(wú)。實(shí)際這是對(duì)檔案的不負(fù)責(zé)的一種表現(xiàn)。無(wú)論紙質(zhì)檔案還是電子檔案都是企事業(yè)單位為“中國(guó)夢(mèng)”服務(wù)的見(jiàn)證，是永遠(yuǎn)值得珍藏的。目前在企事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中，存在比較明顯的電子檔案和紙質(zhì)檔案管理不協(xié)調(diào)的問(wèn)題，要么就是過(guò)分重視紙質(zhì)檔案而忽視了信息化對(duì)檔案管理的重要意義，要么就是過(guò)分重視電子檔案而對(duì)紙質(zhì)檔案的保存重視程度下降，這方面大部分紙質(zhì)檔案都是用塑料盒來(lái)進(jìn)行保存，但是塑料盒特別易碎，不利于保管。

3 檔案規(guī)范化管理的措施

3.1 健全檔案管理制度，壓實(shí)檔案管理責(zé)任

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理工作對(duì)時(shí)代發(fā)展的影響日趨重要。因此，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，不斷健全與完善新時(shí)期檔案管理相關(guān)制度機(jī)制，以制度建設(shè)來(lái)不斷規(guī)范檔案管理工作人員。在過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)踐中，檔案管理工作重視程度不夠、檔案管理制度不健全、檔案管理制度落實(shí)不到位的現(xiàn)象尤為突出，導(dǎo)致一些檔案管理人員對(duì)自己的本職工作重視程度不夠，在檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案收集不全、整理不善、檔案借閱不按流程辦理等現(xiàn)象，檔案材料失去了其本身的真實(shí)性與完整性，不能為社會(huì)的發(fā)展提供有效、完整的信息，失去了檔案管理在社會(huì)發(fā)展中應(yīng)有的價(jià)值。為了有效提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，必須制定適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與時(shí)代需要的檔案管理制度機(jī)制，全面推動(dòng)新時(shí)期我國(guó)檔案管理工作的法制化與制度化工作進(jìn)程，為現(xiàn)代檔案管理向著科學(xué)化、信息化、規(guī)范化發(fā)展提供前提與保障。在檔案管理實(shí)踐工作中，要加強(qiáng)檔案材料的收集、審核、歸檔、整理、保管、查閱、借閱、保密、保護(hù)、修復(fù)等檔案管理的制度建設(shè)，并切切實(shí)實(shí)，持之以恒執(zhí)行下去。同時(shí)，建立檔案管理責(zé)任追究制度，對(duì)檔案管理工作中違規(guī)、違紀(jì)、違法行為依法依規(guī)明確責(zé)任追究。

3.2 推動(dòng)檔案信息化

如今，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的保存顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)今的需求。因此，推進(jìn)檔案信息化成了檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在未來(lái)的取消紙質(zhì)文檔的保存。通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)信息進(jìn)行分析和整合，并建立一個(gè)共享的平臺(tái)，方便對(duì)各個(gè)地區(qū)資料的查詢。這樣就在很大程度上節(jié)省了時(shí)間。檔案的信息化要著重注意信息的完整性以及防丟失性。如今檔案信息化仍然處于一個(gè)發(fā)展的階段，我們應(yīng)該積極的學(xué)習(xí)更加先進(jìn)的技術(shù)，借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)，使檔案信息化逐步在走向成熟。

3.3 增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防御，加強(qiáng)環(huán)境安全

隨著信息化的發(fā)展，檔案信息的儲(chǔ)備方法逐漸增加，傳統(tǒng)的檔案信息主要是紙質(zhì)儲(chǔ)備，現(xiàn)今檔案信息多以硬盤(pán)、U盤(pán)、磁盤(pán)以及云盤(pán)等多種方式進(jìn)行存儲(chǔ)。雖然網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)便捷，但仍會(huì)受到外界環(huán)境的影響以及網(wǎng)絡(luò)攻擊等風(fēng)險(xiǎn)的威脅，如外界環(huán)境的溫度、磁場(chǎng)等發(fā)生改變，信息化檔案信息就會(huì)受到影響，若受到黑客的攻擊等，也會(huì)受到影響。由上述可知，檔案信息化管理安全首先要保障網(wǎng)絡(luò)安全，同時(shí)確保系統(tǒng)防御能力不斷增強(qiáng)，使存儲(chǔ)的外界環(huán)境穩(wěn)固安全。所以，需要持續(xù)保障外界大環(huán)境的安全穩(wěn)定，才能保證存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全與平穩(wěn)運(yùn)行，確保檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全以及環(huán)境安全，減少檔案信息出現(xiàn)問(wèn)題的頻率，定期檢查數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)是否穩(wěn)定運(yùn)行，全天候檢查周圍的環(huán)境及網(wǎng)絡(luò)安全，使用高科技軟件分析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，而且還應(yīng)研究高級(jí)的防火墻以防御網(wǎng)絡(luò)的威脅和攻擊，維護(hù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

3.4 提高檔案管理工作者能力

1）建立目標(biāo)，實(shí)行激勵(lì)策略，有效調(diào)動(dòng)工作人員積極性?？茖W(xué)的進(jìn)行崗位目標(biāo)責(zé)任制的方法對(duì)于提升檔案管理工作人員的積極性有較大幫助，在注重工作業(yè)績(jī)得以提升的同時(shí)，不能忽視工作人員工作熱情的提高，其次，工作過(guò)程中出現(xiàn)一定的失誤在所難免，但是每個(gè)人都要學(xué)會(huì)承擔(dān)責(zé)任，檔案管理工作人員也是如此，出現(xiàn)失誤就要接受相應(yīng)的懲罰，獎(jiǎng)罰分明的工作制度在任何企業(yè)都適用，尤其基層服務(wù)工作者，工作表現(xiàn)突出的工作人員給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，工作失誤或是工作任務(wù)完成不及時(shí)的人員進(jìn)行懲罰，與此同時(shí)，樹(shù)立工作榜樣，用榜樣的力量對(duì)周圍的工作人員形成正面影響，從而推動(dòng)檔案事業(yè)健康、有序地開(kāi)展。2）強(qiáng)化對(duì)檔案工作的重視程度。檔案管理工作有諸多工作環(huán)節(jié)，既包括前期的檔案收集與整理，也包括后期的歸類整合，其重要性在此不再贅述，檔案管理工作者的職責(zé)便是不僅要負(fù)責(zé)檔案的管理工作，最重要的一點(diǎn)是要充分讓人們感受到檔案工作的重要性，確保社會(huì)大眾從思想上對(duì)其予以重視，社會(huì)大眾的重視對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展提供有效的參考方向，基于此種情況，領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，全方面的對(duì)其進(jìn)行培養(yǎng)，向高素質(zhì)管理人員方向發(fā)展，從而促進(jìn)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力以及服務(wù)態(tài)度提升，確保檔案工作的順利進(jìn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于各種單位或企業(yè)、組織而言，檔案管理工作影響著其未來(lái)的發(fā)展方向、核心競(jìng)爭(zhēng)力提高、未來(lái)規(guī)劃等多方面，這也代表著，規(guī)范化檔案管理工作的關(guān)鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，持續(xù)提高檔案管理服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

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