孫媛媛

摘 要：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，也是誠(chéng)信經(jīng)濟(jì)。新形勢(shì)下，煙草企業(yè)走向市場(chǎng)、成為市場(chǎng)主體，就必須堅(jiān)持依法經(jīng)營(yíng)，堅(jiān)持誠(chéng)信為本，塑造良好的企業(yè)形象。煙草企業(yè)誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)，一個(gè)極其重要的表現(xiàn)就是企業(yè)合同規(guī)范化管理，具體包括企業(yè)對(duì)外依法以合同形式開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、對(duì)內(nèi)形成以合同流程管理為主的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。煙草企業(yè)加強(qiáng)合同規(guī)范化管理，對(duì)于提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、保持持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。

關(guān)鍵詞：煙草;合同;規(guī)范;管理

1 煙草企業(yè)合同管理工作的現(xiàn)狀

煙草企業(yè)長(zhǎng)期的計(jì)劃體制與行業(yè)壟斷，導(dǎo)致企業(yè)缺乏法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，在合同管理上流于做表面文章，管理基礎(chǔ)薄弱和水平偏低，導(dǎo)致合同管理不規(guī)范。究其原因，主要有以下幾方面：一是合同法律意識(shí)不強(qiáng)，企業(yè)在合同管理工作上重視不夠，領(lǐng)導(dǎo)不力。二是合同管理制度不到位，在合同工作上有章不行，違章不究，缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制。三是合同主要內(nèi)容不全，在合同訂立過(guò)程中無(wú)審核把關(guān)或?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)，造成合同內(nèi)容與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的脫節(jié)、移位，合同風(fēng)險(xiǎn)無(wú)限增大。四是合同履行無(wú)信，運(yùn)轉(zhuǎn)無(wú)序，合同履約率低下，導(dǎo)致合同文書(shū)成為一紙空文。五是合同管理工作薄弱，合同檔案殘缺或者沒(méi)有，一旦發(fā)生合同糾紛連最基本的合同資料都難以找全。煙草企業(yè)只有依法建立規(guī)范化管理的長(zhǎng)效工作機(jī)制，合同管理才能步入規(guī)范有序的良性運(yùn)轉(zhuǎn)軌道和發(fā)

揮出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效用。

2 合同規(guī)范化管理的機(jī)制內(nèi)容

煙草企業(yè)合同管理主要圍繞合同的訂立、履行、變更、解除來(lái)開(kāi)展活動(dòng)，可分為四個(gè)環(huán)節(jié)，即合同簽訂準(zhǔn)備、合同的訂立、合同的履行、合同履行后的管理，其管理流程可表示為：合同的審批立項(xiàng)——起草合同文本初稿——審核把關(guān)——形成正式合同文本——合同雙方簽字蓋章——合同生效——分類(lèi)編號(hào)保管——合同履行——合同履行后的管理。

2.1 充分做好合同簽訂前的準(zhǔn)備工作。一是要做好市場(chǎng)調(diào)研工作。主要是進(jìn)行市場(chǎng)分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和資料收集等工作，確保確定的合同項(xiàng)目真實(shí)、可行、有利。二是要尋找合適的合作方作為合同當(dāng)事人。三是合同雙方進(jìn)行初步磋商，就合同的主要內(nèi)容達(dá)成初步意項(xiàng)，為下一步簽訂正式書(shū)面合同打好基礎(chǔ)。

2.2 嚴(yán)格進(jìn)行合同簽訂過(guò)程中的審核把關(guān)。一是依法起草合同文書(shū)。文書(shū)起草以雙方合意為依據(jù)，從合同管理角度，由雙方約定或依法律規(guī)定采用書(shū)面形式訂立合同。二是嚴(yán)格對(duì)合同初稿進(jìn)行審核把關(guān)，做到合法合規(guī)，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)合同利益最大化。三是在對(duì)合同初稿審核修改的基礎(chǔ)上形成正式合同文書(shū)，并按照合同約定的份數(shù)印制。正式合同一經(jīng)確定，雙方未經(jīng)協(xié)商不得隨意更改內(nèi)容，保證正式合同的權(quán)威性、嚴(yán)肅性。四是嚴(yán)格按照合同訂立程序履行合同的簽字蓋章手續(xù)。合同文書(shū)由雙方法定代表人或委托代理人親自在合同書(shū)上簽字，再加蓋單位公章或合同專(zhuān)用章，確保合同依法成立并對(duì)雙方具有法律約束力。

2.3 切實(shí)加強(qiáng)合同履行過(guò)程中的監(jiān)督管理。依法成立的合同正式生效后，合同進(jìn)人履行的實(shí)質(zhì)性階段。煙草企業(yè)加強(qiáng)對(duì)合同履行的監(jiān)督管理，是合同得以實(shí)際履行的重要保證，也是提高企業(yè)合同履約率、樹(shù)立誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)形象的必然要求。一是加強(qiáng)合同的專(zhuān)門(mén)管理。對(duì)已生效的合同在內(nèi)部進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立合同管理臺(tái)帳，記錄合同訂立、履行情況。同時(shí)實(shí)行合同管理報(bào)表制度，定期反映合同履行動(dòng)態(tài)，對(duì)合同實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。二是加強(qiáng)合同履行過(guò)程中的監(jiān)督檢查，及時(shí)掌握企業(yè)合同的執(zhí)行情況，按約定履行合同義務(wù)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)依法及時(shí)采取相應(yīng)措施。三是加強(qiáng)合同的變更、解除的管理。經(jīng)雙方協(xié)商一致，合同可以變更或解除。出現(xiàn)約定或法定的事由時(shí)合同也可以變更或解除。但是，必須注意盡到保密、通知、協(xié)助等相應(yīng)的義務(wù)。四是加強(qiáng)合同文本資料的收集保管，如合同文書(shū)、合同履行過(guò)程中的補(bǔ)充協(xié)議、圖表等，

避免因資料的丟失、被盜而出現(xiàn)違約事件。

2.4 認(rèn)真進(jìn)行合同履行后的規(guī)范管理。合同約定的全部義務(wù)履行完畢后，該份合同才算正式終止，在管理上只需按要求做好合同檔案資料保管工作就行了。但是，有許多合同并非全部實(shí)際履行完畢，而是存在合同履行后的后續(xù)義務(wù)以及其他意外終止、解除的情況，如果不加以更加嚴(yán)格的規(guī)范化管理，在這一階段就極易產(chǎn)生爭(zhēng)議和糾紛。一是關(guān)于合同后續(xù)義務(wù)的規(guī)范化管理。主要表現(xiàn)在售后服務(wù)和前面已提到的保密義務(wù)、協(xié)助義務(wù)等。煙草企業(yè)履行好這類(lèi)義務(wù)，是在提高合同履約率的基礎(chǔ)上繼續(xù)講求誠(chéng)信、以信取人的表現(xiàn)，有利于更好地樹(shù)立誠(chéng)信形象。二是妥善處理合同爭(zhēng)議。一旦發(fā)生合同爭(zhēng)議，煙草企業(yè)應(yīng)正確、及時(shí)地予以處理?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況采取雙方協(xié)商解決或調(diào)解，必要時(shí)依法

提起仲裁或訴訟，以維護(hù)煙草企業(yè)合法權(quán)利。

3 實(shí)行合同規(guī)范化管理的對(duì)策

煙草企業(yè)的合同范圍包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方方面面的工作。對(duì)于煙草企業(yè)而言，實(shí)行合同的規(guī)范化管理是企業(yè)內(nèi)部的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要企業(yè)各職能部門(mén)相互協(xié)作。

3.1 相應(yīng)的組織保障是合同規(guī)范管理的根本要求。一是要成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由法定代表人擔(dān)任組長(zhǎng)，對(duì)企業(yè)合同管理負(fù)全責(zé)，同時(shí)明確職責(zé)分工和管理權(quán)限。二是要成立專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)和專(zhuān)職合同管理人員。專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)為煙草企業(yè)的法規(guī)部門(mén)，其職責(zé)是對(duì)煙草企業(yè)合同進(jìn)行具體管理，包括合同簽訂、履行、保管和對(duì)合同經(jīng)辦人員進(jìn)行合同法律知識(shí)培訓(xùn)等。三是煙草企業(yè)必須高度重視合同規(guī)范化管理工作。合同規(guī)范化管理工作實(shí)行企業(yè)法定代表人負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)班子成員中至少應(yīng)有一名副職領(lǐng)導(dǎo)具體分管企業(yè)合同管理工作，確保合同規(guī)范化管理工作落到實(shí)處。

3.2 健全的管理制度是合同規(guī)范化管理的關(guān)鍵。一是要制定煙草企業(yè)合同管理辦法。合同管理辦法必須符合我國(guó)法律規(guī)定，是企業(yè)全部合同行為的規(guī)范準(zhǔn)則，主要包括適用范圍、基本原則、合同形式、一般條款、簽訂程序、委托代理、履行、變更、解除、爭(zhēng)議的處理和罰則等方面的內(nèi)容。二是要建立合同專(zhuān)用章管理制度。明確規(guī)定法規(guī)部門(mén)是合同專(zhuān)用章的保管和使用部門(mén)，合同專(zhuān)職管理人員是合同專(zhuān)用章的專(zhuān)門(mén)保管和使用人。三是建立相應(yīng)的合同傳遞、檢查、報(bào)告、檔案管理和合同糾紛處理等制度。

3.4 實(shí)行電子化管理是合同規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。隨著辦公自動(dòng)化條件的不斷成熟和企業(yè)信息化管理水平的不斷提高，合同管理工作應(yīng)當(dāng)全面實(shí)行電子化管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理資源的信息共享。

3.5 長(zhǎng)效的監(jiān)管機(jī)制是合同規(guī)范化管理的保證。一是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)督管理。在合同簽訂、履行和管理的各個(gè)過(guò)程中實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)督、審計(jì)監(jiān)督和紀(jì)檢監(jiān)督，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)職能部門(mén)要發(fā)揮各自的監(jiān)管作用，確保合同管理工作中不出現(xiàn)違法違規(guī)違紀(jì)問(wèn)題。二是主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督。煙草企業(yè)可參與政府部門(mén)組織的合同評(píng)比活動(dòng)，將企業(yè)的合同管理工作置于社會(huì)監(jiān)督之中，由廣大消費(fèi)者、客戶(hù)單位、社會(huì)各階層對(duì)企業(yè)的合同行為進(jìn)行評(píng)價(jià)。三是積極接受有關(guān)司法行政機(jī)關(guān)的專(zhuān)門(mén)監(jiān)督和專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。

3.6 完善的教育機(jī)制是合同管理不斷規(guī)范化的動(dòng)力。通過(guò)加強(qiáng)合同經(jīng)辦人員、合同管理員的相關(guān)法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高合同管理人員在合同工作方面的能力和水平，有利于規(guī)范企業(yè)各項(xiàng)工作，促進(jìn)依法治企。

煙草企業(yè)長(zhǎng)期的計(jì)劃體制與行業(yè)壟斷，造成了企業(yè)面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的缺乏法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，因此，煙草企業(yè)要按照《合同法》來(lái)規(guī)范和加強(qiáng)合同管理，依法治企，守法經(jīng)營(yíng)，才能從容應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

（湖南省邵陽(yáng)市煙草專(zhuān)賣(mài)局（公司）政策法規(guī)科? 湖南 省陽(yáng) 422000）