劉立春

摘 要：人才作為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，在人才管理工作中，人事檔案作為重要基礎(chǔ)和依據(jù)。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，為了能夠更好地提高人才服務(wù)水平，需要重視人事檔案電子化建設(shè)工作，全面提高人事檔案管理工作的信息化水平，積極促進(jìn)人事檔案信息的共享，為人才服務(wù)水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;電子化;人才服務(wù);建設(shè);意義;途徑

人才服務(wù)工作是實(shí)現(xiàn)人才優(yōu)化配置的重要前提和基礎(chǔ)。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中，對(duì)于人才服務(wù)工作越來越重視，并積極構(gòu)建完善的人才服務(wù)體系，加快打造人才信息平臺(tái)。在這種大背景下，需要加快推進(jìn)人事檔案電子化建設(shè)，全面提高人才檔案信息化管理水平，這不僅有利于降低人事檔案管理成本，而且對(duì)于促進(jìn)人才服務(wù)中心各項(xiàng)工作的有序開展也具有積極意義。

1 開展人事檔案電子化建設(shè)工作的重要意義

1.1 人才服務(wù)中心信息化建設(shè)的重要內(nèi)容

人事檔案電子化建設(shè)作為當(dāng)前人才服務(wù)中心信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，可以有效地提升檔案管理服務(wù)水平，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理服務(wù)的優(yōu)化。在當(dāng)前人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和就業(yè)優(yōu)勢(shì)戰(zhàn)略實(shí)施過程中，將政府服務(wù)與“互聯(lián)網(wǎng)+”深度融合，并以為用人單位和流動(dòng)人員提供優(yōu)勢(shì)服務(wù)為宗旨，全面推進(jìn)人事檔案與先進(jìn)技術(shù)的結(jié)合發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化轉(zhuǎn)化，進(jìn)一步提升人事檔案服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，充分地發(fā)揮出人事檔案為人才服務(wù)的重要作用。

1.2 簡化流動(dòng)人員的人事檔案管理工作

在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人才流動(dòng)更加頻繁，這也增加了人事檔案管理的難度。目前各人才市場(chǎng)托管的人事檔案呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢(shì)，這也導(dǎo)致檔案管理和查閱難度增加?；诩堎|(zhì)檔案信息的弊端，通過將現(xiàn)存紙質(zhì)人事檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，并處用人事檔案電子化掃描查詢系統(tǒng)，為流動(dòng)人員和企業(yè)提供網(wǎng)上檔案信息的查詢和借閱服務(wù)，進(jìn)一步簡化了人事檔案管理工作的流程，全面提升了人事檔案利用效率和服務(wù)水平。

1.3 促進(jìn)人才服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入融合

當(dāng)前人才服務(wù)的變化與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展具有較大的關(guān)聯(lián)性，特別是各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，這也加快推動(dòng)了人才服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新。目前各人才網(wǎng)的人才數(shù)據(jù)庫無論是人才簡歷、招聘單位的招聘信息及查詢?nèi)瞬判畔?shù)量都達(dá)到一個(gè)龐大的數(shù)字，這也表明數(shù)字化人力資源時(shí)代的來臨，而且人才服務(wù)呈現(xiàn)出移去化、云端化和智能化的發(fā)展趨勢(shì)。這就需要不斷強(qiáng)化人事檔案電子化的建設(shè)，使人事檔案能夠更好的服務(wù)于人才管理工作。

1.4 有利用推動(dòng)人才服務(wù)的共享

目前，在人力資源管理工作中，企業(yè)找不到合適人才，人才找不到合適企業(yè)是較普遍存在的現(xiàn)象，導(dǎo)致這種情況發(fā)生的主要原因來源于信息的不對(duì)稱。通過開展人事檔案電子化建設(shè)工作，充分的運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析和信息共享等手段，通過搭建共享平臺(tái)，促進(jìn)人力資源信息的共享，實(shí)現(xiàn)供求雙方信息的對(duì)稱性，用人單位和流動(dòng)人員能夠精準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)接，這必然會(huì)全面促進(jìn)人才服務(wù)質(zhì)量和水平的提升。

2 基于人才服務(wù)的人事檔案電子化建設(shè)的途徑

2.1 構(gòu)建人事檔案管理服務(wù)信息化格局

針對(duì)于人事檔案電子化建設(shè)過程中，宜制定統(tǒng)一的人事檔案電子化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并統(tǒng)籌進(jìn)行推進(jìn)，通過梳理人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步對(duì)檔案公共服務(wù)流程進(jìn)行細(xì)化，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案服務(wù)的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化。在人事檔案信息采集工作 ，還要采用統(tǒng)一的采集規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采集項(xiàng)目、指標(biāo)體系和代碼等進(jìn)行統(tǒng)一，從而打造規(guī)范的人事檔案電子化資源庫，建立統(tǒng)一的人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的統(tǒng)一管理。人才服務(wù)中心使用的人事檔案管理軟件要做到統(tǒng)一性，這樣可能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的實(shí)時(shí)歸集，為實(shí)現(xiàn)全面服務(wù)打下良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。同時(shí)還要建立全國人事檔案管理服務(wù)平臺(tái)，為流動(dòng)人員及用人單位提供存檔信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，并采用跨區(qū)域網(wǎng)上遠(yuǎn)程服務(wù)模式，打造全國一體化的服務(wù)格局。

2.2 完善人事檔案電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)

人事檔案電子化建設(shè)離不開數(shù)據(jù)庫的支持，通過對(duì)人事檔案信息進(jìn)行收集和整合，統(tǒng)一納入人事檔案電子數(shù)據(jù)庫中，集中對(duì)人事檔案電子信息進(jìn)行管理。在人事檔案電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，為了保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的完整性，需要各單位人員要真實(shí)填寫個(gè)人檔案信息，全面提高檔案信息的真實(shí)性和完整性，針對(duì)個(gè)人檔案信息有變化的情況，需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更新。另外，人事檔案管理人員在實(shí)際工作中還要重視對(duì)當(dāng)事人各種證明材料的收集，進(jìn)一步確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。

2.3 發(fā)掘人才服務(wù)管理信息系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)化潛力

人事檔案電子化系統(tǒng)通過與大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能相結(jié)合，可以為人才服務(wù)工作提供重要的支持。在人事檔案管理工作中，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠獲取到更廣泛的流動(dòng)人員數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)，并針對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入挖掘，可以統(tǒng)計(jì)分析流動(dòng)人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布和流向，為人力資源管理者快速篩選和匹配適宜的人才。初次面試工作還可以利人工智能機(jī)器人幫助人力資源管理者完成具體的工作。而且在人事檔案電子化建設(shè)工作不斷深入的情況下，大數(shù)據(jù)技術(shù)還會(huì)對(duì)人力資源管理者和求職者面對(duì)面互動(dòng)和評(píng)價(jià)分析工作中發(fā)揮出重要作用，基于軟性因素上來評(píng)價(jià)和篩選求職者。

人事檔案電子化還可能在培訓(xùn)服務(wù)工作中發(fā)揮重要作用，人力資源管理者通過檔案電子化數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)員工的精準(zhǔn)分析，并針對(duì)員工學(xué)習(xí)需求、學(xué)習(xí)行為和學(xué)習(xí)模式進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別，以此為依據(jù)制定科學(xué)的培訓(xùn)策略，全面提高員工培訓(xùn)的個(gè)性化和智能化水平。另外，在人才測(cè)評(píng)領(lǐng)域人事檔案電子化具有較好的應(yīng)用，其能夠針對(duì)流動(dòng)人員的相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘人事檔案電子化數(shù)據(jù)中隱藏的信息，全面提升人才測(cè)試的實(shí)效性。

2.4 保障人事檔案電子信息的安全

電子化的人事檔案信息有利于提高人事檔案管理水平，促進(jìn)人事檔案信息資源的開發(fā)利用。但相較于紙質(zhì)檔案信息，電子化的檔案信息存在安全性問題。因此需要重視對(duì)電子化人事檔案信息的安全管理。具體宜采取專門的信息傳輸通道，實(shí)現(xiàn)電子化人事檔案信息的密閉保存，針對(duì)于存儲(chǔ)涉密信息的電腦，不宜與外網(wǎng)相連。數(shù)據(jù)傳輸過程中要采取加密技術(shù)。檔案管理人員也要具備較強(qiáng)的信息安全意識(shí)，在實(shí)際工作中實(shí)時(shí)將信息保密和安全放在首位，有效的保證電子化人事檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

在信息化時(shí)代背景下，人事檔案電子化建設(shè)為人才服務(wù)行業(yè)的發(fā)展注入了新的動(dòng)力。因此在實(shí)際工作中需要重視現(xiàn)代化觀念和技術(shù)的應(yīng)用，加快構(gòu)建全國性的人事檔案電子化信息庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)互通，更好地發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值，為人才服務(wù)水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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