摘 要：在我國經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，企業(yè)獲得了更好的發(fā)展前景，而且隨著信息化技術不斷提高，企業(yè)管理正在朝著信息化方向不斷前進，通過信息化管理能夠讓企業(yè)保持活力，獲得更有價值的信息。檔案管理工作對于企業(yè)來說十分重要，在信息化條件下能夠讓檔案管理工作更加便捷、安全、高效，但是以目前的實際情況來說，企業(yè)在進行信息化檔案管理時還存在些許不足，要對這些問題進行深入分析，并找到有效解決措施，只有這樣才能讓企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：信息化;企業(yè);檔案管理;問題;對策

在現(xiàn)代社會發(fā)展中信息化技術得到了廣泛應用，在不同行業(yè)經(jīng)營管理過程中都實現(xiàn)了以信息化為基礎的管理體系。對于企業(yè)發(fā)展來說，信息數(shù)據(jù)是實現(xiàn)良好發(fā)展的核心資源，這也從側(cè)面反映出檔案管理工作的重要性。建設信息化檔案管理體系能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，讓管理工作更具效率和質(zhì)量，還能夠進一步提升檔案信息資源的應用水平和安全性[1]。

1 企業(yè)檔案管理信息化的意義

過去企業(yè)在進行檔案管理時一般是依靠工作人員進行的，而且檔案搜索需要從海量的檔案中找到所需信息，并根據(jù)目錄去庫房尋找實物，這樣的工作效率比較低。在信息化條件下，能夠通過計算機快速搜尋信息，搜索速度快、效率高，而且還能夠進行多角度搜索，給檔案管理人員減少了工作壓力，還能夠提高檔案工作管理效率。不僅如此，檔案需要長時間保存，而且會被頻繁查閱，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損或發(fā)黃等現(xiàn)象那么就不利于查閱，而且在查閱檔案資料的過程中還會出現(xiàn)原件丟失等情況。在信息化條件下，能夠讓檔案管理人員在傳統(tǒng)勞動中得到解脫，對檔案進行編輯和收集，而且檔案資源更加安全，可以通過設置權限、加密等方式避免檔案外泄或丟失，能夠使檔案更具保密性。

2 檔案信息化管理中存在的問題

1）檔案管理的安全意識較差。檔案的信息化管理有一定特殊性，其中包括大量重要文件，這些信息不能損壞，不能丟失，需要工作人員加以保護。但是在實際工作中往往忽略了這一點，由于管理人員不具備良好的安全意識，導致檔案信息管理往往存在安全隱患[2]。在網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展的今天，如果沒有對檔案信息進行嚴格保護，那么就會給一些不法分子提供可乘之機，他們會通過互聯(lián)網(wǎng)盜取信息，并且在互聯(lián)網(wǎng)上肆意傳播，給企業(yè)帶來嚴重的經(jīng)濟損失，還會影響到企業(yè)的社會當中的形象。

2）企業(yè)不重視檔案管理工作。在企業(yè)中，一些管理人員并不重視檔案管理工作，有的企業(yè)甚至沒有相關部門，這造成企業(yè)檔案信息存在漏洞，會對檔案信息管理產(chǎn)生嚴重負面影響。一些企業(yè)雖然設置了檔案室，但是忽略了檔案管理工作的重要性，而且大多時候只是為了完成上級交付的任務，還在使用較為落后的管理模式，沒有將信息化融入其中，這也讓檔案管理工作發(fā)展速度較慢。

3）檔案信息化建設投入不足。我們不可否認，在企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化管理時需要資金投入，并購買一些硬件設備，包括打印機、計算機、掃描儀等等，通過這些現(xiàn)代化設備能夠讓信息化檔案管理實現(xiàn)更好發(fā)展。而且還要購買軟件設備，對信息化檔案進行存儲和管理。但有的企業(yè)在資金投入上存在不足，難以滿足信息化條件下檔案管理工作的實際需求，這就導致檔案管理工作難以跟得上社會發(fā)展的腳步，阻礙了企業(yè)快速發(fā)展。

4）企業(yè)檔案管理人員的基本素質(zhì)不高。在一些企業(yè)中，檔案管理人員并不具備較高的專業(yè)素質(zhì)，無法滿足實際檔案管理工作需求，而且在進行檔案管理工作中，他們的理論知識和實踐水平無法滿足工作需要，對電子信息技術無法有效掌握，讓管理人員無法有序開展信息管理工作。所以要進一步提高管理人員綜合水平，讓企業(yè)信息化檔案管理工作能夠有序進行[3]。

3 企業(yè)檔案信息化管理的措施

1）完善工作體系。企業(yè)要想實現(xiàn)信息化檔案管理，最重要的就是要建立科學的工作體系。首先，要建立管理體制，在實際工作中進行完善，對其中的條例和規(guī)則進行補充。此外，要建立完善的法規(guī)制度，對工作行為進行約束。不僅如此，更要建立效評估體系，對工作人員進行激勵，倒逼他們更好地完成信息化檔案管理工作。

2）增強現(xiàn)代化意識。企業(yè)在進行信息化檔案管理工作時要具有現(xiàn)代化精神，若管理人員還是采用傳統(tǒng)的管理辦法那么就會阻礙信息化檔案管理工作的前進。在實際工作中，要具備良好的檔案管理意識，企業(yè)領導層要重視這一點，在信息化檔案管理中起到領導作用，特別是要改變老舊的管理模式，為企業(yè)實現(xiàn)信息化檔案管理作出突出貢獻。

3）實現(xiàn)資源共享。企業(yè)實現(xiàn)信息化檔案管理工作，除了要建立完善的機構、部門以及良好的技術支持，還要在內(nèi)部建立完善的規(guī)章制度，將檔案管理與信息化建設相結(jié)合，使基礎信息和靜態(tài)、動態(tài)信息以及衍生信息實現(xiàn)統(tǒng)一，對網(wǎng)絡技術進行合理運用，讓信息資源得到共享，保證信息服務更加安全，為企業(yè)帶來持續(xù)發(fā)展。

4）強化信息管理設備基礎建設。企業(yè)內(nèi)部還要建立完善的管理設施，能夠使信息化檔案管理更好落實。先進的管理設備能夠確保信息化建設打下堅實的物質(zhì)基礎，對于檔案管理來說，要對設施進行日常保養(yǎng)，使設備可以良好運轉(zhuǎn)，為了使案信息化管理水平有所提升，企業(yè)就要在這些方面加大資金投入力度，需要購買良好的管理設備，讓這些設備能夠滿足企業(yè)對于檔案信息化管理的一切要求，只有企業(yè)滿足良好的基礎環(huán)境，并得到技術支持才能讓工作效率得到全面提升，使企業(yè)能夠在檔案信息化管理中有所進步。

5）保障信息管理的安全性。企業(yè)檔案要有良好的保密性，因此需要在檔案安全管理上提出更多要求?，F(xiàn)如今我國正在步入網(wǎng)絡化時代，提升了信息傳播速度，使我們的生活與工作更加便利，但其中也存在安全隱患，那就是信息容易丟失以及被竊取，會給企業(yè)帶來嚴重威脅。因此檔案信息管理員要對現(xiàn)有的網(wǎng)絡環(huán)境進行優(yōu)化，落實好信息防護技術，使企業(yè)信息更加安全。設置訪問權限，建立科學的防護體系，使信息更加安全，更加保密。

6）加強管理人才建設。首先要對員工進行培訓，確保員工利益不受侵害，建立完善的培訓機制，用過科學的培訓方式幫助員工提升工作能力，包括經(jīng)驗交流、聘請專家講座等等。對檔案工作人員進行嚴格管理，讓他們具備扎實的業(yè)務基礎，使他們的操作技能和實踐水平得到提升，讓他們工作更加積極。其次還要引進專業(yè)人才，對系統(tǒng)、軟件等進行開發(fā)并使之得到合理應用，都需要工作人員具備扎實的專業(yè)水平。所以，企業(yè)要與學校以及其他企業(yè)進行合作，引進人才，突破技術壁壘，實現(xiàn)技術創(chuàng)新。

4 結(jié)束語

綜上所述，我們正在步入信息化時代，企業(yè)要想實現(xiàn)更好發(fā)展就要借助信息技術，對檔案管理工作進行不斷提升，讓檔案管理工作擺脫過去不專業(yè)、不安全、效率低等缺點，讓檔案管理朝著信息化方向不斷前進，形成科學的檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)發(fā)展提供更多幫助，進而為我國經(jīng)濟建設作出更多貢獻。

參考文獻

[1]何玉蘭.信息化背景下高校檔案管理建設工作研究[J].信息記錄材料，2018（7）：205-206.

[2]李山菊.淺議檔案信息化管理工作的問題與對策[J].機電兵船檔案，2017（1）：83-84.

[3]李文斌.試論檔案信息化管理問題與對策[J].檔案管理，2018（2）：13-14.

作者簡介

王春麗（1986-），女，漢族，江蘇省南京市人，本科，初級，南京晨光集團有限責任公司 產(chǎn)品數(shù)據(jù)文件主管，研究方向：檔案管理。