齊晶晶

摘 要：科學化的檔案管理不僅能夠讓事業(yè)單位的發(fā)展有序進行，同時也能夠?qū)挝蛔陨淼木裎拿鹘ㄔO有著促進作用。隨著改革的不斷深入，事業(yè)單位檔案管理的不足之處也逐漸顯現(xiàn)出來，如何進行創(chuàng)新改革以提高檔案管理的效率，是當前事業(yè)單位需要重點考慮的問題。基于此，本文對做好檔案管理工作的重要性進行簡單闡述，然后提出一些創(chuàng)新改革的策略，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位的發(fā)展提供幫助。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;改革

1 做好事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作是事業(yè)單位中一項較為基礎的工作，可以作為事業(yè)單位發(fā)展的參考資料，也是單位與職工權益維護中的重要憑證，同時也是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的必要條件。做好事業(yè)單位檔案管理工作的意義包括以下幾方面：第一，事業(yè)單位的領導可以根據(jù)檔案中所記錄的內(nèi)容，更加全面、及時地掌握單位整體發(fā)展狀況，并根據(jù)檔案中的內(nèi)容來調(diào)整及制定更加完善的發(fā)展策略。第二，社會各界可以根據(jù)檔案來分析事業(yè)單位的發(fā)展狀況，從而為選擇合適的機構進行合作奠定良好基礎?？傊聵I(yè)單位做好檔案管理工作能夠提高單位自身的管理效率，讓單位向著更好的方向發(fā)展，同時也能夠促進地區(qū)經(jīng)濟的發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革策略

2.1 管理意識創(chuàng)新改革

事業(yè)單位與一般的企業(yè)不同，是國家的特殊部門，領導及工作人員對工作的重視程度直接影響到事業(yè)單位的工作效率。然而，在現(xiàn)階段的事業(yè)單位中，檔案管理工作沒有受到應有的重視，很多事業(yè)單位的領導都認為檔案管理是一個簡單的文職，只是將相關檔案整理歸檔就完成了工作，導致檔案數(shù)據(jù)的丟失，而一旦需要某些資料時，工作人員會手忙腳亂隨意翻找。究其原因是由于領導及工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，疏于管理。根據(jù)上述內(nèi)容可見，要想做好事業(yè)單位檔案管理工作，就需要加強領導及工作人員的管理意識，及時創(chuàng)新改革管理觀念。第一，改變領導的檔案管理意識。改變領導“重業(yè)務，輕檔案”的思想，將檔案管理納入到日常管理中，重視檔案的全面、細化管理，在領導高度重視的基礎上，這種管理意識會在潛移默化中影響基層管理人員的管理意識，讓基層管理人員更加注重檔案管理工作。第二，改變基層管理人員的管理意識。基層管理人員應當要及時更新自身的管理觀念，全面做好管理工作，主動對單位內(nèi)部的各項卷宗進行整理歸檔，細化卷宗內(nèi)容，以便后續(xù)的查找和使用。

2.2 管理方法創(chuàng)新改革

在傳統(tǒng)的管理方式中，很多事業(yè)單位的檔案管理都非常的落后，沒有及時更新自身的管理方式。由于很多單位的管理人員沒有及時意識到先進的管理技術和管理手段的重要性，采取“隨意管理”的方式，將檔案隨意堆放在管理庫房中，保護措施不到位，管理方法極為落后，無法將單位內(nèi)部相關檔案有效整理。針對管理方法落后的現(xiàn)狀，為了促進事業(yè)單位檔案管理效率的提升，需要對管理方法進行創(chuàng)新改革，以適應事業(yè)單位的發(fā)展。第一，制定合適的管理目標。制定合適的管理目標能夠促使管理手段的先進化發(fā)展，同時通過不斷健全的管理機制來約束管理行為和方法。第二，信息化管理方法的使用。隨著信息技術的發(fā)展，各個單位的管理也逐漸向著信息化方向發(fā)展，因此，事業(yè)單位應當要以計算機技術、網(wǎng)絡管理平臺為基本管理手段，不但加強數(shù)字化管理，將檔案相關內(nèi)容電子備份，同時也將紙質(zhì)內(nèi)容妥善保存，這樣，在后續(xù)查找和使用調(diào)出的時候只需在計算機中查看相關信息即可，省去了大量查找資料的時間。如：將檔案卷宗及其相關目錄以數(shù)字化形式處理，甚至是讓卷宗原文實現(xiàn)數(shù)字化，便于檢索和遠程操作利用。

2.3 監(jiān)督管理方式改革

上文中已經(jīng)提到，由于很多事業(yè)單位的領導對檔案管理工作的不重視，導致在實際工作過程中，檔案管理人員經(jīng)常會被其他部門“暫借”，出現(xiàn)抽調(diào)人員的情況，這對于本來人員就少的檔案管理部門來說，想要做好管理工作更是難上加難。此外，當檔案內(nèi)容缺失、丟失、被盜竊等現(xiàn)象出現(xiàn)的時候，相關管理人員沒有起到良好的監(jiān)督作用，也沒有及時上報，導致檔案管理失去了真正的意義，很多機密信息也遭到泄露，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了嚴重影響。綜合上述情況來看，需要通過適當?shù)姆绞絹砑訌娛聵I(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督力度，讓整個檔案管理工作更加科學化、透明化、規(guī)范化。在實際情況中，為了提高監(jiān)督的力度，可以從以下幾方面展開監(jiān)督工作：第一，制定嚴格的管理制度和監(jiān)督制度。對于管理人員來說，需要有嚴格的管理制度來作為管理工作的“后盾”，讓整個管理工作能夠有章可循;對于單位的領導部門來說，應當要建立嚴格的監(jiān)督制度來對檔案管理行為進行監(jiān)督，對一些故意損毀、盜竊等不法行為要給予嚴重處理，避免資料外泄造成損失。第二，加強監(jiān)督手段的實施。除了要制定嚴格的監(jiān)督制度外，還要采取適當?shù)谋O(jiān)督手段來加強監(jiān)督，如：在檔案室安裝監(jiān)控器，并形成“借閱記錄”，對管理人員以及平時查閱人員的行為進行嚴格的監(jiān)督，避免一些不規(guī)范、不法行為出現(xiàn)，加強檔案的監(jiān)督和管理。

2.4 管理人員綜合素質(zhì)提高

檔案管理是一項對專業(yè)能力以及專業(yè)技術要求較高的工作，隨著人事制度的不斷深化，一些事業(yè)單位相關崗位的工作人員也發(fā)生了變化，有經(jīng)驗的工作人員被調(diào)離崗位，新人重新替補崗位需求，而且很多人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的崗前培訓直接上崗，管理意識十分淡薄，且管理能力相對較為低下。在這樣的情況下，綜合素質(zhì)偏低的管理人員會產(chǎn)生消極的工作情緒，責任心不強，在相關檔案資料的收集和整理過程中抱著松懈的態(tài)度，影響檔案資料的質(zhì)量，同時也影響檔案管理的質(zhì)量。由此可見，要想提高事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量和效率，需要不斷加強相關工作人員的綜合素質(zhì)。在實際情況中，可以通過以下方式來提高工作人員的綜合素質(zhì)：第一，加強人才培訓。對在職的檔案管理人員來說，事業(yè)單位相關部門應當要加強管理人員綜合素質(zhì)的培訓，不僅要提高其現(xiàn)代化管理專業(yè)知識能力，同時也要提高其職業(yè)道德素養(yǎng)，使其在檔案管理工作中能夠秉承著先進的思想態(tài)度、采取先進的管理手段來展開檔案管理工作。第二，提高準入門檻。對需要招納新人的單位來說，應當要適當提高準入門檻，在人才招聘的過程中注重綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的挑選，并以此來衡量管理人員的綜合能力。第三，管理人員自我提升。除了單位組織的培訓外，管理人員也應當要利用閑暇時間自我提升，不斷學習，站在發(fā)展的角度不斷提升自身專業(yè)知識和能力，跟上時代發(fā)展的腳步以及單位發(fā)展的需求，為檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升奠定良好的人力基礎。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的發(fā)展離不開科學規(guī)范的檔案管理，因此，事業(yè)單位應當要根據(jù)自身發(fā)展的需求來適當改革和創(chuàng)新檔案管理工作，在意識到檔案管理創(chuàng)新改革重要性的基礎上，從管理觀念、管理方法、監(jiān)督方法、人員綜合能力等方面入手，積極展開創(chuàng)新改革工作，為事業(yè)單位的發(fā)展做好鋪墊。

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