王妍

摘 要：企業(yè)檔案能夠明確地表現出企業(yè)在各項生產經營活動過程中，產生對國家、社會與企業(yè)有保存價值的信息歷史記錄。只有不斷地強化企業(yè)基礎管理能力提高企業(yè)在市場中的競爭力，就需要加強企業(yè)的檔案管理工作，發(fā)揮出檔案服務職能。企業(yè)需要充分的明白檔案在企業(yè)各項工作開展過程中的重要性，提高檔案工作人員工作的自覺性和責任感，做好企業(yè)檔案工作才能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供有力的保障。

關鍵詞：企業(yè)檔案;管理;檔案服務

1 檔案在企業(yè)管理中的作用

1）檔案在企業(yè)管理中的重要性。檔案是一種信息資源，檔案能夠對企業(yè)的生產、研究以及經營等活動的過程進行記錄，能夠為企業(yè)的發(fā)展提供非常大的幫助，檔案在企業(yè)管理等一些方面都表現出了很好的幫助作用。對此，加強企業(yè)檔案管理，使用科學有效以及規(guī)范的方法對檔案進行管理，是每一個企業(yè)都必須做好了基礎性工作，企業(yè)在發(fā)展的過程中，檔案管理工作不能夠落后[1]。通過研究和分析建立起一套適合公司的檔案管理體系是非常重要的，檔案管理體系的建立能夠幫助企業(yè)加快發(fā)展速度，檔案信息能夠在需要的時候為公司開展業(yè)務以及決定決策的時候提供幫助，能夠有效地減少企業(yè)在發(fā)展過程中遇到風險的可能性。在實際的檔案管理過程中，需要建立起好的意識，抓住每一個關鍵的環(huán)節(jié)，為實現目標做出努力，加強對企業(yè)檔案的管理，發(fā)揮出檔案服務職能，讓檔案能夠為企業(yè)未來的發(fā)展提供幫助。

2）加強檔案管理制度建立和宣傳。建立一個好的檔案意識是非常重要的。加強企業(yè)檔案工作的工作效率的前提就是需要提升檔案意識。檔案工作是目前經濟社會發(fā)展的核心內容，檔案能夠明確的反映和表現出社會綜合管理水平以及綜合經濟實力。企業(yè)檔案管理部門需要將檔案工作作為企業(yè)長遠發(fā)展工作來做，制定出長遠的并且細致的發(fā)展計劃，讓檔案工作人員在工作的過程中有好的工作目標，樹立人人都是檔案管理者的工作思想。

2 強化企業(yè)檔案管理

1）企業(yè)檔案工作網絡與隊伍建設。檔案能夠給企業(yè)帶來非常大的效益，這些效益都是直接表現出來或者間接表現出來的，能夠讓企業(yè)在進行決策的時候清楚地知道企業(yè)未來保證健康快速發(fā)展該如何選擇，這也就需要企業(yè)檔案管理工作進度，必須跟上企業(yè)的發(fā)展速度，不然就會對企業(yè)的發(fā)展造成影響。企業(yè)決策需要將檔案工作加入重要工作中去，制定出針對檔案管理的目標，建立專業(yè)的檔案管理部門，讓檔案管理部門不斷地對檔案管理網絡進行完善。

2）加強檔案信息資源的開發(fā)。首先，需要不斷地對檔案管理工作服務機制進行創(chuàng)新和改變，將檔案部門各項服務功能中蘊含的能力發(fā)掘出來，檔案管理部門需要積極的使用其具有的優(yōu)勢。當前，傳統(tǒng)的檔案手工操作正在發(fā)生著改變，利用現代科學技術手段對檔案進行管理，實現一次輸入，多次輸出的檢索功能，對圖像、文本以及影像一些比較重要的檔案進行掃描和錄入，對其進行保存，將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化成數字信息，實現全文數字化，以此來推動檔案數據開發(fā)，提升數據庫的質量，為檔案的檢索速度和準確率提供保障。

3）努力提高檔案管理人員服務素質。企業(yè)在選擇檔案管理人員的時候需要嚴格慎重，對檔案管理人員提供要求，需要檔案管理人員擁有足夠的責任心、文化素質較高以及熱愛檔案工作等要求，同時還需要配備好檔案網絡員[2]。對于招聘到的檔案管理人員需要開展專業(yè)培訓，上崗培訓以及多種需要的培訓活動，企業(yè)還能夠定時定期地開展檔案管理人員經驗交流會，在提高檔案管理人員工作熱情的同時，提高檔案管理部門的綜合水平，在企業(yè)有條件的情況下，還可以聘請一些專業(yè)水平比較高的檔案員對企業(yè)檔案管理人員進行授課，解決存在的問題 ，不斷地提高檔案管理工作的質量。

4）檔案管理制度的完善。全力加強《檔案法》的宣傳和貫徹落實是非常重要的，不斷地提升檔案管理意識，將上級部門對檔案管理工作業(yè)務指導和考核檢查的要求當作新形勢下檔案管理工作健康發(fā)展的重要舉措。不斷地健全適應當前形勢企業(yè)內部相關檔案管理制度，加強檔案管理工作的規(guī)范化和法制化。

3 發(fā)揮檔案服務職能

1）實現檔案服務目標。企業(yè)在完成一個目標之后，也就是完成了檔案服務的目標。服務在新時期檔案工作環(huán)境下十分的重要。檔案工作所起到的關鍵作用就是為了幫助企業(yè)發(fā)展以及保證企業(yè)的生存，幫助企業(yè)創(chuàng)造經濟效益和社會效益。實現檔案工作在企業(yè)中的服務功能，需要建立起效率和效益同樣重要的觀念，使用科學有效的方法對檔案資源進行整合和利用，讓檔案能夠為企業(yè)和社會提供更多地幫助，為發(fā)揮企業(yè)檔案服務職能提供幫助。企業(yè)在發(fā)揮檔案服務職能的時候可以使用當前使用比較多的信息化手段對檔案進行研究和編輯，加強整個檔案資源的數字化建設[3]。在文書檔案方面可以使用OA辦公管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對需要的數據進行鏈接，進一步實現文書檔案全文的管理，并且使用計算機等相關設備對一些重要的檔案和專題檔案進行匯入編制。此外，企業(yè)在開展檔案工作的過程中還需要對檔案編輯研究體裁進行創(chuàng)新，對檔案信息進行深度的加工。通過數字化檔案的建立能夠很大程度上簡化使用手續(xù)，還能夠更加方便檔案的使用和儲存，為檔案的使用人員提供更加便利快捷的服務，并且很大程度上延長了檔案的儲存壽命，保證了檔案的可持續(xù)發(fā)展性，檔案信息資源也能夠通過數字化手段得到充分的使用。

2）檔案服務職能發(fā)揮。服務是新時期檔案工作的核心內容，檔案工作是為了幫助企業(yè)生存和發(fā)展服務，在開展的過程中不斷創(chuàng)造出新的社會效益和經濟效益。為了能夠更好地發(fā)揮出檔案服務職能就需要從兩個方面入手，第一個方面是需要從運用信息化手段對檔案進行編輯和研究，提高檔案資源數字化建設水平。文書檔案主要使用OA辦公管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對數據進行對接，以此來實現文書檔案的全文管理，并且使用計算機對專題檔案和具有重要價值的檔案進行匯編。第二個方面是需要對檔案編輯的體裁進行創(chuàng)新，對檔案信息進行深入的加工，將傳統(tǒng)檔案變成數字化檔案。這樣能夠有效地優(yōu)化利用手續(xù)，提高查存的便利性，為使用者提供更加便利、周全的服務，一定程度上也延續(xù)了檔案原件的壽命，檔案信息資源的利用率也有所提高[4]。要想 對檔案管理進行強化，就必須主動地提供服務，以此來發(fā)揮出檔案的作用和價值，讓檔案能夠為企業(yè)發(fā)展和生存服務。服務的方式可以選擇電話預約、傳真發(fā)送、網站共享以及來室查詢等，在服務的過程中需要積極的為使用者提供服務，只有在不斷提高服務手段、服務態(tài)度使用手工檢索和微機檢索的方式將檔案資源充分地進行利用。企業(yè)檔案管理需要不斷地提高服務意識，提高企業(yè)檔案信息資源的使用率，這樣才能夠讓企業(yè)的檔案管理水平和服務效率得到提高。此外，通過對設備主干網絡系統(tǒng)的建立，實現企業(yè)能夠和各個分公司的聯網，達到數據共享的目標，對傳統(tǒng)紙質檔案手動操作的方式進行改進，讓檔案管理工作在未來向著自動化和現代化發(fā)展。

4 結束語

我們從上文中就能夠看出，要想做好企業(yè)檔案管理工作就必須使用科學高效的檔案儲存、收集以及管理方式，做好檔案工作的網絡建設、檔案工作的隊伍建設以及檔案的現代化開發(fā)建設等，需要企業(yè)制定一個目標，不斷地向著目標發(fā)展，發(fā)揮出檔案服務職能也是非常重要的，這對于企業(yè)檔案管理的加強有著很大的幫助，企業(yè)檔案管理對于企業(yè)今后的生產、經營發(fā)展都有著重要的意義，通過企業(yè)檔案管理就能夠保證企業(yè)的高速健康發(fā)展。

參考文獻

[1]薛會平.數字時代企業(yè)檔案服務職能創(chuàng)新之我見[J].科技信息，2010（29）：205.

[2]李樹珍.論新時期如何發(fā)揮檔案管理的服務職能[J].時代文學（雙月上半月），2008（06）：163-164.

[3]李樹珍.論發(fā)揮檔案管理服務職能的策略[J].成功（教育），2008（07）：234.

[4]曹桂蘭.推進信息化建設是強化企業(yè)檔案管理服務職能的重要途徑[J].檔案，2006（01）：55-56.