羅彬彬
摘 要:醫(yī)院干部人事檔案材料的形成、完善涉及到醫(yī)院的多個(gè)部門,收集范圍廣,工作量大,因此,做好這方面的工作就需要加強(qiáng)各個(gè)方面的投入。本文將對(duì)醫(yī)院干部人事檔案管理的突出問題進(jìn)行分析,以此采取有針對(duì)性的解決措施。
關(guān)鍵詞:新形勢(shì);醫(yī)院干部人事檔案;管理工作
醫(yī)院干部人事檔案管理屬于服務(wù)性工作,并不在醫(yī)院承擔(dān)一線工作,關(guān)注度往往會(huì)大打折扣,而且由于醫(yī)院干部人事檔案管理的對(duì)象數(shù)量龐大,工作量非常大,并不能在一線工作中產(chǎn)生立竿見影的效果,這使得醫(yī)院干部人事檔案管理重視度低、檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱、檔案材料整理不規(guī)范、信息化建設(shè)落后等問題突出。
1 醫(yī)院干部人事檔案管理的突出問題
1.1 檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱
醫(yī)院干部人事檔案材料的形成、完善涉及到醫(yī)院的多個(gè)部門,工作量大,檔案管理工作不是一線工作,沒有直接體現(xiàn)工作業(yè)績,部分科室、個(gè)人檔案意識(shí)薄弱,對(duì)干部人事檔案不夠重視。再加上檔案管理人員不足,需要從其他科室借調(diào)人員來完成工作,這些人員工作不夠仔細(xì)、業(yè)務(wù)不夠強(qiáng),因此檔案材料收集不齊全、整理不規(guī)范、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
1.2 醫(yī)院干部人事檔案材料整理不規(guī)范
醫(yī)院干部人事檔案材料的形成過程不是一朝一夕的工作,涉及了多部門、多人員、長時(shí)間的過程,這就需要醫(yī)院的人事部門在進(jìn)行材料審核時(shí)做到嚴(yán)格把關(guān)。近幾年來,在醫(yī)院干部人事檔案管理工作中,以及與其他醫(yī)院同行們交流發(fā)現(xiàn),醫(yī)院干部人事檔案材料整理不規(guī)范具體表現(xiàn)出以下幾大方面:第一,一些材料形成沒有經(jīng)過干部本人見面以后確認(rèn)簽字。第二,材料書寫內(nèi)容采用圓珠筆、純藍(lán)墨水進(jìn)行書寫,不符合材料書寫內(nèi)容要求。第三,干部形成的先后材料不一致,包括出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間等。第四,檔案材料出現(xiàn)涂改現(xiàn)象,而且屢見不鮮。
1.3 醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)落后
新時(shí)期,信息技術(shù)的快速發(fā)展,人們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代,醫(yī)院干部人事檔案管理信息化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的必要階段,強(qiáng)化信息綜合有效探究,給予專題信息、咨詢建議和政策方案,才可以有效促進(jìn)干部人事檔案管理的功效。當(dāng)前,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)重視不夠,投入少,使得醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)較落后,檔案信息服務(wù)僅停留在信息檢索上,無法實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的分析統(tǒng)計(jì)等工作,造成建立的檔案沒能發(fā)揮應(yīng)有的作用,這無形中浪費(fèi)了檔案信息資源。
2 醫(yī)院干部人事檔案管理工作措施
2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí),更新檔案管理理念
醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)是醫(yī)院的掌舵人,他們的一言一行、思想意識(shí),都會(huì)對(duì)醫(yī)院各個(gè)方面能否高效運(yùn)行發(fā)揮著重要作用,增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的干部人事檔案管理意識(shí)是先決條件,只有領(lǐng)導(dǎo)重視了,對(duì)于不同部門的工作才有全局性,每項(xiàng)工作才能落實(shí)到位。
一方面,要加強(qiáng)硬件方面的投入意識(shí)?,F(xiàn)代信息技術(shù)下,我們已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)飛速發(fā)展的社會(huì),各種工作的開展,都離不開各種現(xiàn)代化的設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備,從而提高工作效率,為檔案管理工作提供物質(zhì)保障。? 另一方面,要加強(qiáng)軟件方面的投入意識(shí)。人是軟件方面投入最重要的因素,所有工作的完成,必須用人來完成,不僅要加強(qiáng)檔案管理人員配備外,還要增強(qiáng)這些人員的甄選和培訓(xùn)工作。醫(yī)院干部人事檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致辛苦的工作,要求配備具有思想政治素質(zhì)過硬、善于交流和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員充實(shí)檔案干部隊(duì)伍,將過去重保管的陳舊思想去掉,樹立以服務(wù)人民的思想理念,主動(dòng)與組織人事部門溝通交流,提升專業(yè)化能力,持續(xù)加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè),打造一支堪當(dāng)時(shí)代重任的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。
2.2 健全制度,檔案工作有章可巡
醫(yī)院干部人事檔案制度構(gòu)建應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況,構(gòu)建一整套合理的工作模式,使其達(dá)到一個(gè)更加合理的狀態(tài)。完善《干部人事檔案管理工作人員職責(zé)》、《干部人事檔案收集制度》、《鑒別歸檔制度》《查(借)閱制度》《轉(zhuǎn)遞制度》《保管、保密制度》等制度。同時(shí)規(guī)范了干部人事檔案管理工作臺(tái)賬,查(借)閱檔案、轉(zhuǎn)遞檔案、接收材料都嚴(yán)格按照規(guī)定審批并登記在冊(cè),做到“入有來源、出有去向,查有記錄”,檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化,使檔案工作有章可巡,有制可依。為了確保各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處,需要采取逐級(jí)抓制度落實(shí)方式,以確保工作有序推進(jìn)。
此外,干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度,及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息,主動(dòng)向干部人事檔案材料形成部門、干部本人和其他有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。同時(shí)制定層次分明的獎(jiǎng)懲制度,對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的給予一定的獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)于工作中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的適當(dāng)處罰,這樣才能形成規(guī)范化、齊全化和歸檔及時(shí)化。
2.3 規(guī)范管理,切實(shí)保證干部人事檔案收集整理工作的質(zhì)量
干部人事檔案材料收集歸檔工作遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則,重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料。
在醫(yī)院干部人事檔案管理工作中,檔案材料的統(tǒng)一要求,規(guī)范工作是非常重要的,俗話說:無規(guī)矩不成方圓。材料不規(guī)范、不統(tǒng)一,就會(huì)造成差之毫厘謬以千里的局面。要如何提升統(tǒng)一要求,規(guī)范工作,對(duì)有關(guān)部門和人員應(yīng)采取高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。醫(yī)院干部人事檔案管理方面,確保在檔案材料制作過程中一定要確保干部的姓名、出生年月、參加工作時(shí)間等信息前后一致、如實(shí)填寫,并用書寫要求的筆墨工具以及統(tǒng)一規(guī)格的辦公用紙等。這就需要有關(guān)部門和人員認(rèn)真負(fù)責(zé),出現(xiàn)問題要及時(shí)查漏補(bǔ)缺,嚴(yán)格按規(guī)范執(zhí)行。
此外,為規(guī)范干部人事檔案管理,認(rèn)真做好收集、整理、審核和管理等工作。在整理中,力求細(xì)致,做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。在材料鑒別上,嚴(yán)格把關(guān),注重真實(shí)性;在材料分類上,注重準(zhǔn)確性,做到卷卷檔案分類準(zhǔn)確無誤、內(nèi)容齊全,保證了檔案收集工作的及時(shí)性和完整性。同時(shí),還要認(rèn)真落實(shí)工作要求,制定細(xì)化工作措施,融入到日常干部人事檔案管理工作。
2.4 加大醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,傳統(tǒng)的信息管理方式不足之處表現(xiàn)得越來越明顯了,檢索信息時(shí)間久、綜合信息調(diào)取不方便等各種問題突出。把現(xiàn)代化信息技術(shù)導(dǎo)入醫(yī)院干部人事檔案管理工作里面,構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)范的醫(yī)院干部人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)體系成為建立的一個(gè)重要方面。在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上,應(yīng)該注重醫(yī)院干部人事檔案管理信息資源的采集、開發(fā)與利用,在硬件設(shè)備構(gòu)建中,強(qiáng)化信息資源和系統(tǒng)的開發(fā)運(yùn)用。這就需要醫(yī)院干部人事檔案管理各個(gè)部門的共同參與,理清各部門職責(zé),才能確保采集的信息便于使用,發(fā)揮更好的作用,也便于后期的維護(hù)等各種工作的分工和權(quán)限,如對(duì)各類信息采取科學(xué)分類,查閱時(shí)能夠提供各種詳盡的資料,突出檔案信息資源管理的功效。在使用醫(yī)院干部人事檔案管理信息系統(tǒng)時(shí),能夠準(zhǔn)確、多層次、多方位的找出信息資源來。先進(jìn)的管理系統(tǒng),可以有效增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案查找、調(diào)取以及管理的快捷方便性,只有加強(qiáng)信息化建設(shè),才能從根本上形成一套具有科學(xué)性、規(guī)范化、協(xié)調(diào)一致性的運(yùn)行機(jī)制。
3 結(jié)語
干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù),進(jìn)一步加強(qiáng)干部檔案從嚴(yán)管理,落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部的要求,嚴(yán)明組織人事紀(jì)律,管好用好干部人事檔案,才能更好地為干部人事工作、人事決策工作服務(wù),更好地發(fā)揮干部人事檔案在服務(wù)從嚴(yán)管理干部和精準(zhǔn)科學(xué)選人用人中的重要作用。
參考文獻(xiàn)
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