韓麗麗

摘 要：隨著社會主義事業(yè)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增長，其內(nèi)容和形式也發(fā)生著變化。在不同的時間和空間，人們利用檔案的目的和要求各異，只靠一、二種檢索工具還難以滿足利用者，從不同角度來利用檔案的需要。為此，文章主要就檔案檢索工具功能的局限性及改進方法進行了分析，以供廣大同仁研究探討。

關(guān)鍵詞：檔案檢索工具;功能;局限性;改進方法

檔案檢索工具是對檔案進行科學管理和查找利用的一種工具。它既存貯著館藏檔案的內(nèi)容和成分，又具有提供檔案線索和報道檔案信息的功能。這種檢索工具，它能幫助我們迅速、準確地查找到所需的檔案，是我們提供檔案利用的必要工具。

1 檔案檢索工具的主要類型

1.1 案卷目錄

案卷目錄是檔案館最基本、數(shù)量最多的檢索工具。它是以館藏檔案全宗為單位，并經(jīng)過系統(tǒng)整理，逐卷登記造冊備查的一種目錄工具。

現(xiàn)階段，各級各類檔案館仍依靠它對檔案管理和檢索。但是，需要注意開放檔案與未開放檔案目錄的管理與使用，以免造成未開放檔案使用失泄密，危急國家安全與利益。筆者以為，案卷目錄使用原則是：新中國成立后檔案按解密劃控規(guī)定，凡不屬于控制使用范圍內(nèi)的檔案均列為開放范圍，可以開放使用;凡列入控制使用范圍的檔案均不得向利用者開放使用。新中國成立前檔案除革命歷史檔案外均可向社會開放。簡言之，除控制使用范圍檔案和革命歷史檔案以外的檔案，均可向利用者開放案卷目錄查找檔案，以最大化發(fā)揮檔案的作用。

1.2 卡片式檢索工具

卡片式檢索工具發(fā)展到今天，仍發(fā)揮著自己應有的檢索作用，是檔案發(fā)揮作用的重要檢索工具之一?？ㄆ綑z索工具種類繁多，按其詳細程度可分為案卷級和文件級（包括人物卡片）兩種。案卷級卡片檢索內(nèi)容因同于案卷目錄，一般情況下不予編制，往往用于較特殊載體檔案的檢索。文件級卡片在著錄中是以一份文件為著錄對象進行著錄，信息檢索準確程度高，得以普遍使用。同時，它還具有數(shù)字化檢索體系建設基礎(chǔ)之功能。這種功能表現(xiàn)在：卡片上各種檢索信息內(nèi)容都可轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案館建設所要采集的信息，從而提高數(shù)字化檔案館建設的速度。

1.3 專題目錄和各種索引

這種檢索工具具有社會歷史發(fā)展階段的痕跡，適宜范圍很廣，靈活性強，是為適應當時黨和國家及社會需要而編寫的一些開放的專題目錄索引。例如，20世紀80年代為適應當時全國編史修志高潮，各地檔案館大多編制了適應本地區(qū)編史修志需要的專題目錄索引，使檔案的作用得以發(fā)揮，取得了顯著的社會效益，檔案工作得到了全社會的重視和支持。現(xiàn)階段為適應關(guān)注民生、服務民生工作的需要，不少檔案館編寫了有關(guān)民生方面的專題目錄索引，向各級黨政機關(guān)與社會各界提供檔案信息服務。

1.4 其他檢索工具

1）全宗介紹。是以文章敘述的形式介紹和提示檔案館所保存的某一個全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種檢索工具。它是編輯檔案館指南的基礎(chǔ)。2）檔案館指南。它是全面概述和提示檔案館館藏檔案全宗數(shù)量及各全宗檔案種類與內(nèi)容的一種檢索工具。此外，還有館藏全宗名冊、案卷目錄登記簿、全宗組織結(jié)構(gòu)索引等檢索工具。

1.5 計算機檢索工具

隨著信息時代的到來，計算機技術(shù)以無可比擬的優(yōu)勢滲透到了各行各業(yè)。如果將計算機技術(shù)具有的數(shù)據(jù)信息處理功能應用到檔案提供利用工作中，將大幅度提高檔案館提供利用工作的效率和質(zhì)量，取得顯著的經(jīng)濟效益和社會效益。實踐證明，利用計算機技術(shù)檢索檔案，可以大幅度縮短查找檔案的時間，并通過網(wǎng)絡技術(shù)，較短時間內(nèi)查找齊全與利用目的相關(guān)的檔案材料。由于檢索速度快，搜尋內(nèi)容準，利用效果必然就好。

2 檔案檢索工具功能的局限性

1）可檢索利用范圍狹窄，直接影響檔案作用發(fā)揮。實踐證明了一個不爭的事實，那就是檔案的有效利用率正逐年下降，檔案的作用得不到有效地發(fā)揮出來，一定程度上制約了檔案工作的開展。糾其原因，無外乎歷史原因和現(xiàn)時原因。盡管如此，我們也要堅定地走下去，爭取早日實現(xiàn)檔案檢索計算機化。

2）社會對檔案檢索工具的認識程度差。據(jù)調(diào)查，人們對查找檔案內(nèi)容途徑幾乎一無所知，就更談不上對各種檢索工具的功能、用途的認知和使用。

3）檔案服務方式落后。目前，檔案的服務方式只能依托現(xiàn)有的檢索工具，還局限在“你來我查，你問我答”的被動服務方式，缺乏現(xiàn)代化快速查找提供利用的氛圍。

3 檔案檢索工具功能的改進方法

3.1 檔案檢索工具工作理論要發(fā)展，對其認識要進一步提高

檔案檢索工具是記錄、報道、查找檔案材料的手段，是開發(fā)檔案信息資源的工具，是揭示館（室）藏的重要手段，檔案館（室）的各項工作就是正確處理“藏”與“用”的關(guān)系，收藏的終極目的是供人們使用。檔案館（室）通過收集工作，把檔案集中保存起來，但檔案不能自動發(fā)揮作用造福于人類。自古以來，由于檔案工作的政治屬性和一定的保密要求，檔案館（室）被視為禁區(qū)，究竟保存著什么樣的檔案材料，外界無法知道，更談不上去利用。在社會主義國家，檔案是人民共有的文化財富。機關(guān)檔案室保存的檔案供機關(guān)用;檔案館保存的檔案，可向社會開放供人民大眾用。為了讓各行各業(yè)的工作人員和人民群眾了解檔案館（室），存些什么檔案，價值如何，有無自己所需要的檔案材料，并能把所需檔案從茫茫的檔案海洋中迅速準確地查找出來，這就需要借助檢索工具幫助利用者打開檔案館（室）（庫）的大門，溝通檔案材料與利用者和檔案人員之間的聯(lián)系。檢索工具對已入藏的檔案信息進行加工和形態(tài)上的轉(zhuǎn)換將館藏縮影展現(xiàn)在人們的面前，只要掌握了使用方法，就能在最短的時間內(nèi)，以最少的精力，從數(shù)量浩瀚的檔案中，順利地提取和輸出所需要的檔案信息，因此，強化檔案檢索工具，加大其工作力度，確是檢索工具工作的當務之急。

3.2 檔案檢索工具工作的思路要開拓，檢索工具工作的力度要加大

首先，檢索工作要從單一型的低層次開發(fā)，逐步向多元化的高水平發(fā)展，要改善檢索工具工作的條件，敢于運用計算機等現(xiàn)代化設備和先進手段，及時、有效地實施開發(fā)，縮短加工時間與傳遞時差，提高利用的時效，同時，還要充分運用現(xiàn)代通訊技術(shù)，加強館（室）之間檔案檢索工具的交流，擴大館際間實現(xiàn)情報交流，資源共享，又能幫助各館工作人員擴大視野，掌握和了解各館之間館藏和開放檔案情況，有利于檔案工作人員做好咨詢服務工作，當好利用者的參謀， 檔案館之間由于信息渠道暢通，可以通過提供重份檔案，相互復制等方式互通有無，對于豐富館藏，提高服務質(zhì)量，均有積極意義。

其次，檢索迅速準確。檔案檢索效率和質(zhì)量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有較高的查全率。所謂迅速，是指導面對堆積如山的檔案材料，無論利用者以何種方式或角度索要都能及時查出，這就要求檢索工具種類適當，職能劃分正確，組織合理，排列有序、結(jié)構(gòu)性能好，方便查找，所謂準確，是指凡利用者要求提供的檔案材料，一查就能查到，并能及時提供出來，如果沒有也能肯定答復，做到準確無誤，把漏檢與誤檢降低至最低限度，這在很大程度上取決于檢索工具對檔案內(nèi)容和外形特征的著錄與標引的質(zhì)量。

4 結(jié)語

總之，檔案檢索工具工作是一項專業(yè)性、研究性很強的工作，該工作對于現(xiàn)代檔案事業(yè)的進程和發(fā)展都具有至關(guān)重要的作用。

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