鄒春艷 劉永貴
摘 要:在檢測機(jī)構(gòu)檔案管理工作中,技術(shù)檔案的保存與銷毀屬于其中關(guān)鍵?;诖?,本文將簡單介紹技術(shù)檔案保存與銷毀的制度規(guī)定,并深入探討技術(shù)檔案保存與銷毀制度的科學(xué)化探索,希望研究內(nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)從業(yè)人員帶來一定啟發(fā)。
關(guān)鍵詞:技術(shù)檔案;保存;銷毀
檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理水平在很大程度上受到檔案保存與銷毀的影響,檔案的收集整理及保管也會受到直接影響。為有效提升檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案保存與銷毀科學(xué)性,正是本文圍繞相關(guān)制度開展具體研究的原因所在。
1 技術(shù)檔案保存與銷毀的制度規(guī)定
1.1 基本管理制度規(guī)定
檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理工作需結(jié)合機(jī)構(gòu)運(yùn)行實(shí)際,為充分發(fā)揮檔案的追溯性和客觀證據(jù)作用,檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理技術(shù)檔案,各部門也需要基于職責(zé)收集和提交相關(guān)技術(shù)檔案資料,檔案管理員需負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔整理,以此開展最為基本的技術(shù)檔案管理工作。
1.2 技術(shù)檔案的保存規(guī)定
為滿足檢測機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案保存需要,需配備專門的檔案室,檔案室需具備防火、防盜、防潮設(shè)施,檔案管理員也需要在日常工作中做好檔案貯存環(huán)境的維護(hù)工作,保護(hù)技術(shù)檔案的安全貯存,避免技術(shù)檔案出現(xiàn)不正常丟失和損壞問題,對于出現(xiàn)變質(zhì)或損壞的技術(shù)檔案,則需要及時(shí)復(fù)印和修補(bǔ)。技術(shù)檔案不得隨意捆放,而是需要嚴(yán)格進(jìn)行分類并建立技術(shù)檔案目錄,最終方可保存于檔案柜中,為方便檢索和查詢,檔案柜需設(shè)置明顯標(biāo)識。如歸檔的技術(shù)檔案出現(xiàn)丟失、損壞、涂改等現(xiàn)象,必須及時(shí)追查原因,并結(jié)合嚴(yán)重程度追求責(zé)任。對于用于延續(xù)歷史和知識累計(jì)而保留的任何已作廢技術(shù)文件,在上報(bào)負(fù)責(zé)人后,技術(shù)部需開展針對性檢定并加蓋“歷史資料”標(biāo)識,以此進(jìn)行單獨(dú)保存[1]。
作為檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的主要構(gòu)成,檢測報(bào)告在簽發(fā)后應(yīng)基于檔案管理信息系統(tǒng)及相應(yīng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲,檔案管理人員則需要定期監(jiān)督檢查檢測報(bào)告的規(guī)范化程度,并通過相應(yīng)記錄表重點(diǎn)記錄不符合要求情況,及時(shí)更改相關(guān)錯(cuò)誤。檔案管理員還需要保證在配備防潮、防火、防盜設(shè)施的環(huán)境中安全貯存檢測報(bào)告電子記錄,避免丟失和不正常損失情況出現(xiàn)。
1.3 技術(shù)檔案的更改
在檢測機(jī)構(gòu)中,技術(shù)報(bào)告的涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)與結(jié)果需由檢測人員負(fù)技術(shù)責(zé)任,且審查時(shí)任何領(lǐng)導(dǎo)和主管均不具備更改權(quán)力,內(nèi)容錯(cuò)誤也需要由檢測人員進(jìn)行更改,逐級檢查程序也需要由此重新履行。如技術(shù)報(bào)告不符合要求,則需要堅(jiān)決退回,改正后必須重新打印。檢測報(bào)告單屬于檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的重要組成,如發(fā)現(xiàn)其存在錯(cuò)誤,檢測機(jī)構(gòu)需及時(shí)發(fā)出《重新檢測或檢測報(bào)告更改通知單》,以此保證報(bào)告單修改的及時(shí)性,原技術(shù)報(bào)告需收回并銷毀。一般情況下檢測機(jī)構(gòu)不允許接收檢查單位及相關(guān)單位任意查對檢測原始數(shù)據(jù),如特殊情況需要進(jìn)行查對,應(yīng)嚴(yán)格辦理文件借閱手續(xù),并在指定地點(diǎn)與時(shí)間進(jìn)行。
1.4 技術(shù)檔案的銷毀
檢測機(jī)構(gòu)超期的技術(shù)檔案需統(tǒng)一銷毀,銷毀前需登記造冊并通過批準(zhǔn)。對于要求銷毀的技術(shù)文件,需針對性填寫銷毀記錄,并獲批準(zhǔn)。此外,在檢測機(jī)構(gòu)銷毀技術(shù)檔案的過程中,需遵循相關(guān)規(guī)定圍繞技術(shù)檔案開展的嚴(yán)格的鑒定,只有通過鑒定的技術(shù)文件才能夠銷毀,不得出現(xiàn)擅自銷毀技術(shù)文件情況,否則檔案層面的損失、企業(yè)和國家的損失均可能因此出現(xiàn),鑒定和銷毀的相互成就必須得到重視[2]。
2 技術(shù)檔案保存與銷毀制度的科學(xué)化探索
2.1 結(jié)合電子文件檔案管理系統(tǒng)
在技術(shù)檔案保存與銷毀制度的科學(xué)化探索中,電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)充分發(fā)揮自身作用,因此必須嚴(yán)格規(guī)定鑒定銷毀的相關(guān)內(nèi)容,并建立健全電子文件檔案管理系統(tǒng)的檔案鑒定銷毀模塊。為滿足技術(shù)檔案的銷毀需要,鑒定銷毀需基于電子文件檔案管理系統(tǒng)明確不同類型電子技術(shù)檔案的保存期限,系統(tǒng)可由此自動鑒定搜索超出保存期間的技術(shù)檔案,結(jié)合國家及機(jī)構(gòu)關(guān)于鑒定銷毀檔案的相關(guān)規(guī)定,即可在審批完成后,進(jìn)行技術(shù)檔案的銷毀,對于屬于保密范圍的技術(shù)檔案,必須徹底從電子文件檔案管理系統(tǒng)清除,并保證相關(guān)恢復(fù)技術(shù)無法恢復(fù)保密技術(shù)檔案。對于無需保密的技術(shù)檔案,則僅需要進(jìn)行邏輯刪除。值得注意的是,電子文件檔案管理系統(tǒng)在銷毀處理技術(shù)檔案的過程中,需同時(shí)保存銷毀日志,以此滿足備案、查詢需要;電子文件檔案管理系統(tǒng)的檔案鑒定銷毀模塊建立健全同樣不容忽視,具體的建立健全應(yīng)圍繞數(shù)據(jù)整編歸檔模塊與檔案鑒定銷毀模塊的分類編目對接實(shí)現(xiàn),以此基于檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的保管期限與分屬類型,自動實(shí)現(xiàn)待銷毀的技術(shù)檔案檢索,配合修改、維護(hù)、自定義等功能,即可更好管理電子技術(shù)檔案的保管期限。檔案管理人員在發(fā)現(xiàn)過期技術(shù)檔案后,應(yīng)針對性提出銷毀申請,申請需由具備鑒定銷毀權(quán)限的檔案管理人員負(fù)責(zé),具體鑒定需由分管部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),最終由檢測機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽批?;陔娮游募n案管理系統(tǒng)的技術(shù)檔案銷毀流程可概括為:“電子檔案數(shù)據(jù)庫→身份認(rèn)證→過期技術(shù)檔案檢索→待銷毀技術(shù)檔案列表→科研類、財(cái)務(wù)類、干部人事類、檢測報(bào)告類、其他→提出鑒定銷毀申請→鑒定→簽批→銷毀→檔案回收站→是否徹底清空”。
2.2 加強(qiáng)技術(shù)檔案保存與銷毀
為實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案保存與銷毀制度的科學(xué)化,還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)檔案保存與銷毀。技術(shù)檔案保存的加強(qiáng)同樣需結(jié)合電子文件檔案管理系統(tǒng),并重點(diǎn)從收集錄入和整編歸檔兩方面入手。收集錄入需關(guān)注技術(shù)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化,以此規(guī)范開展技術(shù)檔案的收集、轉(zhuǎn)化、錄入,相關(guān)圖形文件、掃描文件、音頻文件、視頻文件等形式的技術(shù)檔案均需要存儲至檔案數(shù)據(jù)庫,技術(shù)檔案在收集、轉(zhuǎn)化、錄入過程的安全性和完整性必須得到重視;技術(shù)檔案的整編歸檔需重點(diǎn)關(guān)注檢索、維護(hù)、保管展開,結(jié)合電子文件檔案管理系統(tǒng),應(yīng)基于保管機(jī)構(gòu)、保管期限、內(nèi)容、載體、來源等依據(jù)確定不同的保管方式,并確立和明確立卷方案及立卷規(guī)則,配合人工與計(jì)算機(jī)輔助相結(jié)合方式,最終完成整編歸檔,這一過程需得到檔案管理人員的技能和經(jīng)驗(yàn)支持,配合針對性的技術(shù)鑒定,即可更好保證技術(shù)檔案保存質(zhì)量。
檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案銷毀的加強(qiáng)需關(guān)注機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的參與、鑒定與銷毀的突出、專業(yè)檔案鑒定工作小組建設(shè)、規(guī)章制度改進(jìn)優(yōu)化。機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的參與加強(qiáng)需解決以往領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮作用有限的不足,保證技術(shù)檔案檢定及時(shí)性;鑒定與銷毀的突出需保證在工作的首位突出技術(shù)檔案鑒定與銷毀工作,為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo),應(yīng)在考核中加入技術(shù)檔案的鑒定與銷毀工作內(nèi)容,技術(shù)檔案利用率、鑒定與銷毀工作的高效高質(zhì)開展均可由此實(shí)現(xiàn);專業(yè)檔案鑒定工作小組建設(shè)需堅(jiān)持學(xué)科雜、專業(yè)性強(qiáng)、穩(wěn)定性高等原則,以此為技術(shù)檔案銷毀工作夯實(shí)基礎(chǔ);規(guī)章制度改進(jìn)優(yōu)化需首先結(jié)合檢測機(jī)構(gòu)實(shí)際,建立健全《檔案鑒定與銷毀工作》規(guī)章制度,明確鑒定與銷毀工作的具體負(fù)責(zé)人員及其職責(zé),相關(guān)獎(jiǎng)懲措施的嚴(yán)格落實(shí)也需要得到重視。
3 結(jié)論
綜上所述,技術(shù)檔案保存與銷毀制度的科學(xué)化具備較高現(xiàn)實(shí)意義。在此基礎(chǔ)上,本文涉及的結(jié)合電子文件檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)技術(shù)檔案保存與銷毀等內(nèi)容,則提供了可行性較高的制度科學(xué)化建設(shè)路徑。為更好地服務(wù)于技術(shù)檔案保存與銷毀,電子文件檔案管理系統(tǒng)必須更為充分的發(fā)揮自身作用。
參考文獻(xiàn)
[1]李艷迎.檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(19):100-101.
[2]孫菁.論做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性和措施[J].山東檔案,2019(02):47-48.
作者簡介
鄒春艷(1979-),女,重慶,本科,畢業(yè)重慶大學(xué),副研究館員,研究方向:檔案管理。